Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Powiatu Łomżyńskiego

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Łomży

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 grudnia 2005 roku (znak: RIO.IV.6011 - 2/05), o treści jak niżej:

                                                                                     Zarząd Powiatu

Łomżyńskiego

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej za lata 2003 i 2004 przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Łomży, na podstawie art. 1 ust.1 oraz trybie art. 5 ust 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół z Łomży stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badając regulacje organizacyjno – prawne dotyczące funkcjonowania badanej jednostki samorządu terytorialnego tj. Statut i Instrukcje w sprawie kontroli wewnętrznej dowodów księgowych i ich obiegu w Starostwie oraz zasad inwentaryzacji – stwierdzono, że w statucie (§ 52 pkt 7) dopuszczono przyznawanie nagród z funduszu nagród m.in. dla Starosty i członków Zarządu, czego nie dopuszcza ustawa z 22 czerwca 1990 r. o pracownikach samorządowych - art. 20 ust. 5. Fakt wypłaty takiej nagrody miał miejsce w grudniu 2004, w wysokości 1200 złotych. Została ona przyznana wicestaroście (członek Zarządu Powiatu) przez Starostę. W instrukcji, o której mowa wyżej skarbnik został zobowiązany (§ 4 pkt 30) do zatwierdzania dowodów do wypłaty w zastępstwie wicestarosty, tym samym kompetencje skarbnika rozszerzono poza zakres ustawowy wynikający z treści art. 35 ustawy o finansach publicznych, który to sprowadza się tylko do strony formalno - rachunkowej – str. 3 protokołu kontroli.

W uchwale Rady Powiatu z dnia 22.09.1999 r. Nr X/44/99 w sprawie określenia trybu prac nad projektem uchwały budżetowej postanowiono w § 6, że materiały związane z projektem budżetu powinny obejmować m.in. informacje o stanie mienia komunalnego, a z której to informacji nie zawsze można było określić rodzaj mienia i jego stan. Analizując informację o stanie mienia komunalnego stanowiącą załącznik Nr 3 do uchwały Nr 62/128/04 z 9.11.2004 r. Zarządu Powiatu, ustalono rozbieżności między danymi w niej zawartymi a danymi zawartymi w sprawozdaniach finansowych. Uchybienie stanowiły także stwierdzone przypadki braku wskazania rodzaju składników mienia a wskazanie tylko jego wartość, co opisano na stronie 8 protokołu kontroli z uwzględnieniem treści zawartych w załączniku 4 do tego protokołu. Zgodnie z art. 120 ustawy o finansach publicznych informację opracowuje Zarząd Powiatu.

Dokonując kontroli w zakresie wydatków bieżących, w kontekście stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19 poz. 177), ustalono, iż w jednym przypadku nastąpiło naruszenie przepisów wskazanej ustawy. Dotyczy to umowy zawartej 31.03.2004 r. z dostawcą tablic rejestracyjnych „MIKOZNAK” na czas do 31.12.2006 r., wyłonionym w trybie zapytania o cenę w sytuacji gdy nie określono ani ilości tablic ani wartości ogółem a tylko cenę jednostkową i tym samym w umowie nie wskazano wartości zamówienia, o której mowa w art. 32 ust.1, w związku z art. 2 pkt 13 w/w ustawy. W zawieranych umowach z kontrahentami brak było kontrasygnaty skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej, czym nie realizowano postanowień art. 48 pkt 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym Analizując roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych, przesłane 7.02.2005 r. Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, w kontekście dokumentacji źródłowej stwierdzono rozbieżności w przedmiocie, ilości i wartości zamówień wykazanych w sprawozdaniu a wynikających z dokumentacji źródłowej (ewidencja księgowa, umowy, faktury). I tak, w części sprawozdania dotyczącego zakupu usług wykazano m.in. trzy zamówienia na zakup usług geodezyjnych na łączną kwotę 218.723 zł (wydatki poniesione w 2004 r.) zamiast na kwotę 236.428 zł wynikającą z zawartych umów z kontrahentami, zgodnie z wyżej cytowanym art. 32 ust.1, zaś w części sprawozdania dotyczącego zakupu robót budowlanych wskazano, że udzielono trzy zamówienia – faktycznie zaś udzielono dwóch – str. 26-28 protokołu kontroli.

Przedmiotem badania była także realizacja przez Powiat Łomżyński w latach 2003 i 2004 dochodów budżetu państwa wynikających z wykonywania zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami. W wyniku kontroli stwierdzono, iż niewłaściwie opracowywano jednostkowe plany finansowe (w rozumieniu obowiązujących przepisów), dotyczące dochodów i wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami. Procedurę opracowania planów finansowych, w tym obowiązki zarządu jednostki samorządu terytorialnego w zakresie przekazywania jednostkom organizacyjnym odpowiednich informacji oraz zakres danych w nich zawartych ustalają przepisy art. 126 ustawy o finansach publicznych a także § 3, 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 ze zm.) - str. 8-9 protokołu kontroli.

W zakresie ewidencji księgowej rozliczeń dotyczących realizowanych przez powiat dochodów budżetu państwa stwierdzono, iż była ona prowadzona wyłącznie w budżecie (organie) na kontach 133 i 224 oraz na koncie pozabilansowym 993, natomiast nie prowadzono ewidencji księgowej powyższych dochodów w Starostwie Powiatowym jako jednostce budżetowej realizującej te dochody.

Realizacja, rozliczenie i przekazanie na rachunek bieżący Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, wykonanych przez Starostwo Powiatowe dochodów budżetu państwa, następowały w terminach oraz zgodnie z zasadami wynikającymi z § 7 ust. 1 i 2 przywoływanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 roku – str. 13-14 protokołu kontroli

Z ustaleń opisanych na przywołanych wyżej stronach protokołu kontroli wynika, iż jednostka dokonywała przypisu należności stanowiących dochody budżetu państwa jedynie poprzez ewidencjonowanie należność głównej na koncie pozabilansowym 993 – „Rozliczenia z innymi budżetami”. Brak przypisu odsetek skutkował brakiem właściwych danych w ewidencji i sprawozdawczości w zakresie należności (różnicy między kwotami należnymi i faktycznymi wpłatami), w księgach rachunkowych nie ujmowano odsetek za nieterminowe regulowanie należności dotyczących dochodów Skarbu Państwa. Norma zawarta w przepisie § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... nakazuje ujęcie odsetek od należności w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Odsetki powinny być ewidencjonowane za pośrednictwem konta 290 „Odpisy aktualizujące należności”, zgodnie z opisem zawartym w załączniku Nr 2 do przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów.

Stwierdzono, iż niewłaściwie klasyfikowano w ewidencji wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości oraz dochody z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.) (jak również przepisami poprzednio obowiązującego rozporządzenia z 25 marca 2003 r.), dochody te należało ewidencjonować w §: 0760 „Wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności”, a nie w § 0470, jak to jest praktykowane w kontrolowanej jednostce. W efekcie niewłaściwie wykazywano w sprawozdaniach Rb-27ZZ tytuły zrealizowanych dochodów.

Oprócz tego, w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za lata 2003 i 2004, niewłaściwie klasyfikowano dochody z tytułu udziału powiatu w zrealizowanych dochodach na rzecz budżetu państwa. Ujmowano je w dziale 750 „Administracja publiczna”, rozdziale 75020 „Starostwa powiatowe” i § 0970 „Wpływy z różnych dochodów”, zamiast w § 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” – str. 14 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości powiatu.

         Wykonywanie budżetu powiatu i gospodarowanie mieniem, stosownie do przepisów art. 32 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o samorządzie powiatowym, należy do zadań zarządu powiatu. Zarząd wykonuje zadania przy pomocy m.in. starostwa powiatowego, którego kierownikiem, a także zwierzchnikiem służbowym pracowników, jest starosta (art. 33 i art. 35 ust. 2 ustawy). Na Staroście, jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, spoczywa odpowiedzialność za gospodarkę finansową tej jednostki, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych.

         Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości spoczywa na Głównym Księgowym (Skarbniku), stosownie do postanowień art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie regulacji wewnętrznych, o których mowa w części opisowej wystąpienia, do obowiązujących przepisów; zaniechanie wypłaty nagród osobom, o których mowa w art. 20 ustawy o pracownikach samorządowych.

2. Właściwe sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego

3. Ujmowanie w zawieranych umowach z kontrahentami ilości i wartości przedmiotu zamówienia; kontrasygnowanie umów przez skarbnika; rzetelne sporządzanie sprawozdań o dokonanych zamówieniach publicznych

4. Zobowiązanie Skarbnika Powiatu do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) ujmowanie zbiorczych rozliczeń powiatu z budżetem państwa z tytułu zrealizowanych i przekazanych dochodów w ewidencji budżetu powiatu i jednostki,

b) prawidłowe ewidencjonowanie należności z tytułu realizowanych dochodów budżetu państwa (w tym z tytułu odsetek).

5. Stosowanie prawidłowej klasyfikacji budżetowej w odniesieniu do:

a) realizowanych dochodów budżetu państwa,

b) dochodów powiatu stanowiących udział w zrealizowanych dochodach budżetu państwa.

6. Zapewnienie prawidłowości procedury opracowywania jednostkowych planów finansowych w zakresie dochodów i wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, mając na uwadze, że dla wypełnienia obowiązków planistycznych przez jednostki organizacyjne realizujące te zadania niezbędne jest podejmowanie odpowiednich działań ze strony Zarządu Powiatu.

         O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30–dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży