Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Monieckim Ośrodku Kultury w Mońkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 listopada 2005 roku (znak: RIO.I.6012 - 7/05), o treści jak niżej:

                                                                           Pan Tomasz Pac

                                                                                              Dyrektor Monieckiego

Ośrodka Kultury w Mońkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2004 r., przeprowadzonej w Monieckim Ośrodku Kultury w Mońkach, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Moniecki Ośrodek Kultury jako samorządowa instytucja kultury, działająca na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, zgodnie z art. 5 pkt 7 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych, zalicza się do sektora finansów publicznych, w związku z czym mają do niej zastosowanie przepisy tej ustawy, a w szczególności postanowienia działu I „Zasady ogólne finansów publicznych”. Zasady owe dotyczą między innymi kwestii kontroli finansowej, która w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Obejmuje ona:

1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobieranie i gromadzenie środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,

3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie ustalonych procedur kontroli.

Procedury kontroli finansowej ustala w formie pisemnej kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy powszechnie uznawane.

W kontrolowanej jednostce rozwiązania dotyczące funkcjonowania kontroli wewnętrznej zawarte zostały głównie w opracowaniu o nazwie „Instrukcja w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych” napisanym odręcznie, bez daty jej wydania i wprowadzenia w życie i podpisanym przez Dyrektora MOK, działającego w latach 1990-1998. Opracowanie to nie zawiera postanowień określonych przepisami wydanymi po tym okresie – s. 13 i 14 prot. kontroli.

         Jak ustalono nie zostały również wprowadzone w życie zmienione zasady gospodarki finansowej. Do dnia 31 grudnia 1999r. instytucje kultury (tzw. instytucje upowszechniania kultury) mogły prowadzić gospodarkę finansową na zasadach obowiązujących zakłady budżetowe. Z dniem 1 stycznia 2000 r., po wejściu w życie ustawy z dnia 21 stycznia 2000 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z funkcjonowaniem administracji publicznej (Dz. U. Nr 12 poz. 136 ze zm.), instytucje kultury wymienione w ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, zobowiązane były prowadzić gospodarkę finansową na zasadach określonych treścią rozdziału 3 tej ustawy.

         W związku z powyższym od dnia 1 stycznia 2000 r. do instytucji kultury nie stosuje się przepisów dotyczących form gospodarki finansowej określonych w ustawie z dnia 26 listopada 1998 r o finansach publicznych. Art. 29 ustawy o zmianie niektórych ustaw związanych z funkcjonowaniem administracji publicznej spowodował, że instytucje kultury działające uprzednio na zasadach zakładów budżetowych i prowadzące rachunkowość na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, zobowiązane są stosować tę ustawę w myśl art. 2 ust. 1 pkt 1.

Konsekwencją tej zmiany jest to, że instytucje kultury zostały zwolnione z obowiązku prowadzenia rachunkowości w oparciu o plan kont wprowadzony przez Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości; oraz sporządzania sprawozdawczości w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady rachunkowości instytucji kultury (w tym sprawozdawczość finansową) jest, więc ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U z 2002 r. nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Jednostki objęte przepisami ustawy o rachunkowości zgodnie z art. 4, obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy – s. 16 prot. kontroli.

Regulamin Organizacyjny Monieckiego Ośrodka Kultury nadany przez Dyrektora i zatwierdzony Uchwała Nr 66/82/2000 Zarządu Miasta i Gminy Mońki z dnia 1 lutego 2000r., przewiduje w strukturze organizacyjnej MOK stanowisko głównej księgowej. Dla tego stanowiska Regulamin Organizacyjny przewiduje określony zakres czynności, który nie uwzględnia niektórych obowiązków wynikających z przepisów – s.18 prot. kontroli.

Ustawa z dnia 26 listopada 1008 r. o finansach publicznych określiła w art. 35, że głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

1) prowadzenia rachunkowości jednostki

2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi

3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym

4) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych

Osoba zatrudniona na stanowisku głównego księgowego Monieckiego Ośrodka Kultury otrzymała „Zakres czynności i obowiązków” pismem z dnia 4 stycznia 1999 roku, w którym zakres obowiązków i odpowiedzialności ustalony został bardzo ogólnie. – s.19 prot. kontroli.

Do zakresu odpowiedzialności głównego księgowego została zapisana odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji majątku. Ustawa o rachunkowości wyłącza możliwość przekazania przez kierownika jednostki odpowiedzialności za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury – s. 20 prot. kontroli.

Wyżej omówiony zakres czynności i obowiązków doręczony bezpośrednio osobie pełniącej funkcję głównego księgowego nie jest dokumentem obejmujących całość spraw związanych z tym stanowiskiem. Poza Regulaminem Organizacyjnym, zadania głównego księgowego (w zakresie wykonywania kontroli wewnętrznej, prowadzenia ewidencji księgowej i zabezpieczenia przestrzegania dyscypliny budżetowej) określa również „Instrukcja w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych” Zadania w zakresie kontroli wewnętrznej i prowadzenie ewidencji księgowej winny być włączone do zakresu obowiązków głównego księgowego.

             W wyniku badania przestrzegania przez MOK zasad prowadzenia rachunkowości określonych przez ustawę o rachunkowości stwierdzono m.in., że:

1) Dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości w Monieckim Ośrodku Kultury, o której mowa w art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowiło w okresie objętym kontrolą, Zarządzenie Nr 1/2001 Dyrektora z dnia 17 stycznia 2001 r. w sprawie Zakładowego Planu Kont. Porównanie przyjętej dokumentacji opisującej zasady rachunkowości z wymaganiami określonymi w ustawie wykazało, że nie spełnia ona wymogów ustawowych, gdyż nie zawiera szeregu istotnych rozstrzygnięć pozostawionych przez ustawę do określenia przez kierownika jednostki – s. 21 prot. kontroli.

2) Zgodnie z art. 20 ust. 1 do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym, a podstawą zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych nazywane dowodami źródłowymi. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze, pod warunkiem, że zostaną w nich wymienione pojedynczo dowody źródłowe. Zasady te nie były w kontrolowanym okresie przestrzegane, a w dzienniku dokonywano wyłącznie zapisów zbiorczych. Dziennik za rok 2004 rok zawiera jedynie 248 pozycji zapisów.

3) Dowody księgowe znajdujące się w zbiorze dowodów stanowiących podstawę zapisów księgowych nie były numerowane w sposób pozwalający na ich identyfikację i sprawdzenie sposobu ich zapisu w księgach rachunkowych na wszystkich etapach ich przetwarzania - s.23 prot. kontroli.

4) W dokumencie pt..„Zasady funkcjonowania poszczególnych kont” stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 1 Dyrektora MOK z dnia 17 stycznia 2001r. w sprawie zakładowego planu kont zawarto ustalenia wskazujące, że konto 100 „kasa” służy do ewidencji gotówki znajdującej się w kasie. Jednocześnie analiza tego dokumentu oraz gospodarki kasowej prowadzonej w jednostce wskazuje, iż występują w tym zakresie uchybienia, wskazane na stronach 27 i 28 protokołu kontroli, a polegające przede wszystkim na:

- nieustaleniu przez Dyrektor jednostki wysokość niezbędnego zapasu gotówki, która może być przechowywana w kasie (tzw. Pogotowie kasowe), ustalonego z uwzględnieniem potrzeb w zakresie obrotu gotówkowego,

- nieustaleniu warunków zabezpieczenia gotówki w kasie i możliwość jej bezpiecznego przekazywania do banku oraz pobierania z banku,

- w książce druków ścisłego zarachowania ewidencjonowano jednak jedynie blankiety czeków gotówkowych, nie ewidencjonowano natomiast w tym dokumencie kasowych dowodów operacji gotówkowych. Stosowane druki kasa przyjmie „KP” nie były traktowane jako druki ścisłego zarachowania,

- braku dokumentacji potwierdzającej, że stan gotówki w kasie, stan druków wykorzystywanych do dokonywania operacji gotówkowych był kontrolowany w ramach kontroli wewnętrznej.

6) Zgodnie z zestawieniem obrotów i sald kont syntetycznych na dzień 31 grudnia 2004r. nie wystąpiły nieuregulowane zobowiązania, natomiast należności ewidencjonowane na koncie syntetycznym 200 „rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” wynosiły 7.602,32 złotych.

Należności MOK ewidencjonowane na tym koncie wystąpiły w wymienionej wyżej kwocie już w bilansie otwarcia (wg stanu na dzień 1 stycznia 2004r.) Na koncie tym w ciągu roku nie dokonano żadnych zapisów.

Na dzień 31 grudnia 2004r. konta pozostałych rozrachunków nie wykazywały sald. Do żadnego z tych kont syntetycznych w 2004 r. nie prowadzono ewidencji analitycznej obejmującej wszystkie obroty tego roku. Ustawa o rachunkowości w art. 17 ust 1 określiła, że należy prowadzić konta ksiąg pomocniczych (zawierające zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej) w szczególności dla rozrachunków z kontrahentami oraz rozrachunków z pracownikami – s. 32 prot. kontroli.

         Ustalono, że kwota należności w wysokości 7.602,32 zł wynikająca z ewidencji syntetycznej składa się z:

- należności od Spółki Cywilnej „Magnum” za rok 1994 i 1995 z tytułu czynszu najmu i zwrotu podatku od nieruchomości w łącznej kwocie 5.738,10 zł,

- należności od Przedsiębiorstwa Handlowo Usługowego „MODERN-BUD” w Mońkach z tytułu dzierżawy budynku położonego w Mońkach przy ul Wyzwolenia 16 (byłe kino Sputnik) w łącznej wysokości 1.890,22 zł, w tym z tytułu czynszu dzierżawczego 1.490,22 zł i z tytułu odsetek za 2000 rok w wysokości 374 zł.

Należność od Przedsiębiorstwa Handlowo-Usługowego MODERN BUD w Mońkach wynikła z umowy dzierżawy części budynku zawartej w dniu 1 października 1997 roku na okres do 31 grudnia 2002 roku, w której ustalono, że dzierżawca opłacać będzie do dnia 15 każdego miesiąca czynsz dzierżawy w wysokości 386,40 zł, oraz podatek od nieruchomości od powierzchni w której prowadzona jest działalność gospodarcza, zgodnie ze stawką przyjętą przez Radę Miejską (w 1997 r. w kwocie 7,20 zł za 1m²).

         Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości w rozdziale 4 pod nazwą wycena aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego w art. 35 b postanowiła, że wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego m.in. w odniesieniu do:

- należności z których zapłatą dłużnik zalega a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umówionej kwocie nie jest prawdopodobna,

- należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności.

Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacji - s. 33 prot. kontroli.

Omawiana należność posiada cechy należności o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności i powinna być zaktualizowana w sposób określony przepisami ustawy.

7) Wykonanie zarządzenia Dyrektora w zakresie inwentaryzacji środków pieniężnych i rozrachunków, przedstawiało się następująco:

- protokołu z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania przechowywanych w kasie nie sporządzono,

- przeprowadzenie inwentaryzacji rozrachunków nie została potwierdzona żadnym dokumentem.

Narusza to obowiązki wynikające z treści art. 27 ustawy o rachunkowości wskazujące, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami w księgach rachunkowych – s. 34 prot. kontroli.

8) Ewidencja księgowa kosztów według rodzajów prowadzona była na kontach syntetycznych o symbolach trzycyfrowych w księdze handlowej dziennik główna.

Poza wymienioną wyżej ewidencją syntetyczną kosztów prowadzono dodatkową ewidencję w formie rejestrów - wzór K-278, w której powtarzano zapisy dokonane na kontach syntetycznych, oraz kwalifikowano i ewidencjonowano te koszty w poszczególnych pozycjach przewidzianych w Zakładowym planie kont oraz tworzonych nowych pozycjach nieprzewidzianych w planie kont.

W planie i wykonaniu kosztów w 2004 r. wprowadzono dodatkowe pozycje. W pozostałych kosztach (konto syntetyczne 407) dodatkowo wydzielono:

- 05 utrzymanie Monieckiego Zespołu Śpiewaczego,

- 06 zakup stolików i krzeseł,

- 07 organizacja gminnych, powiatowych, wojewódzkich konkursów, przeglądów
i imprez plenerowych..

Wprowadzone dodatkowe pozycje zmieniły charakter prowadzonej ewidencji kosztów
wg rodzajów. Zwłaszcza pozycje 05 i 07 mają charakter ewidencji kosztów kalkulacyjnych, pozwalającej na ustalenie kosztów określonego rodzaju działalności. Wprowadzenie tych pozycji powoduje zniekształcenie danych ewidencjonowanych na innych kontach grupujących koszty wg rodzajów. W celu prowadzenia ewidencji kosztów w układzie kalkulacyjnym kontrolowana jednostka powinna wprowadzić do zakładowego planu kosztów konta zespołu 5 - s. 47- 48 prot. kontroli.

9) W wyniku przeglądu zapisów dokonywanych na kontach syntetycznych w księdze handlowej dziennik główna stwierdzono, że kontrolowana jednostka stosuje błędne zasady kwalifikowania i ewidencjonowania wpływów na rachunek bankowy Monieckiego Ośrodka Kultury wnoszonych przez kontrahentów Ośrodka za pobraną energię elektryczną, energię cieplną, zużycie wody, wywóz nieczystości, za które opłaty na rzecz dostawców dokonuje MOK rozliczając je następnie na inne jednostki).

      Badanie procedury opracowywania, zatwierdzania oraz dokonywania zmian w planie działalności instytucji kultury wykazało, że:

1) Burmistrz Moniek pismem Nr FRG. 3010-04 z dnia 26 sierpnia 2003r. zarządził opracowanie projektu budżetu bądź planu finansowego na 2004r.

Z powyższego pisma skierowanego do jednostek organizacyjnych wynikało m.in. że:

- instytucje kultury (Biblioteka i MOK) przedstawią projekt planu opracowany według pozycji przychodów i rodzajów kosztów z uwidocznieniem kosztów wynagrodzeń i od nich pochodnych,

- w planach kosztów instytucje kultury nie mogą uwzględniać odpisów amortyzacyjnych od budynków,

- projekt planu z zatrudnienia i wydatków na wynagrodzenia wszystkie jednostki wraz z instytucjami kultury opracują na wzorze stanowiącym załącznik do pisma,

- w planach na 2004r. wysokość wydatków na wynagrodzenia nie może przekroczyć wielkości ustalonych na 2003r. Wysokość nagród nie może być wyższa od 3% funduszu na wynagrodzenia.

W wykonaniu zarządzenia Burmistrza Moniek Moniecki Ośrodek Kultury opracował „Projekt planu przychodów i kosztów na 2004 rok. Do projektu planu załączono:

- plan zatrudnienia i funduszu wynagrodzeń na rok 2004,

- tabelę kalkulacyjną zatrudnienia i funduszu płac na 2004r. na kwotę 169282 złotych.

Opracowany w powyższej wersji projekt planu finansowego nie obrazował ani stanu finansowego instytucji (nie wykazywał m.in. stanu środków obrotowych na początek roku, który wynosił 25.025,97), ani wyniku finansowego planowanego na 2004 rok (który zakładał stratę w wysokości 9.777 złotych z tytułu nie pokrytej amortyzacji budynków).

W myśl postanowień art. 27 ust. 4 ustawy, plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji.

2) Plan finansowy na 2004r. Monieckiego Ośrodka Kultury w trakcie roku zmieniany był następująco:

a) na podstawie pisma FRG.3010-/04 z dnia 2004-04- (brak) Burmistrza Moniek informującego o zwiększeniu dotacji w wysokości 8.076 zł z przeznaczeniem na wzrost wynagrodzeń pracowników od 1 stycznia 2004r.

Zwiększona dotacja zgodnie z pismem dotyczyła następujących kosztów:

         - wynagrodzenia osobowe                               6.720 zł

         - składki na ubezpieczenia społeczne                 1.191 zł

         - składki na Fundusz Pracy                                 165 zł

b) na podstawie pisma FRG. 3014-37/04 z dnia 29 czerwca 2004r. Burmistrza Moniek informującego że uchwałą Nr XV/102/04 z dnia 24 czerwca 2004r. zwiększono dotację o kwotę 1.000 zł z przeznaczeniem na zakup stroi dla zespołu artystycznego

c) Uchwała Nr XVI/104/04 z dnia 9 września 2004r. Rada Miejska zwiększyła dotację o kwotę 5.000 zł z przeznaczeniem na organizację Dni Moniek. Podstawą dokonania zmiany w planie finansowym MOK było pismo nr FRG. 3014-56/04 z dnia 15 września 2004r. Burmistrza Moniek.

d) decyzją Dyrektora Monieckiego Ośrodka Kultury z dnia 30 grudnia 2004r. w sprawie zmian planu finansowego na 2004r., dokonano zwiększenia przychodów własnych o kwotę 21.215 zł (ze wskazaniem poszczególnych kont syntetycznych przychodów) oraz zmniejszeń i zwiększeń kosztów (ze wskazaniem kont analitycznych kosztów).

Decyzją powyższą Dyrektor MOK zwiększył założoną w planie finansowym MOK stratę w wysokości 9.777 zł o dalsze 3.410 zł, ponieważ zwiększenie dochodów oraz zmniejszenie niektórych planowanych kosztów nie pokryły planowanego zwiększenia kosztów innego rodzaju. Decyzją tą dostosowano plan finansowy do jego faktycznego wykonania.

Zgodnie z postanowieniem art. 26 ust. 2 ustawy o finansach publicznych ujęte w planach finansowych wydatki mogą ulec zmianie, jeżeli zrealizowano przychody wyższe od prognozowanych a zmiana wydatków nie spowoduje zwiększenia dotacji z budżetu, nie zmniejszy planowanych zysków oraz planowanego stanu środków na dzień 31 grudnia roku objętego planowaniem. Zmiany przychodów i wydatków wymagają zmian w rocznym planie finansowym. Z porównania wielkości kosztów ogółem (345.819 zł) oraz ogółu przychodów (332.632zł) ustalono, że ostateczny plan finansowy Ośrodka przewidywał stratę w wysokości 13.187 zł - str. 35-39 prot. kontroli.

Wyniki badania ewidencji księgowej oraz dokumentowania przychodów wskazują, że na koncie 700 – 01 w 2004 roku ewidencjonowano wpływy z „dzierżawy pomieszczeń, Klubu Boguszewo i Świetlicy „Promyk”. Kontrola dokumentacji źródłowej dotyczącej Klubu Boguszewo doprowadziła do ustaleń zawartych w opisie na stronach 42 i 43 protokołu kontroli. Z ewidencji, o której wyżej mowa wynika, że na koncie tym ewidencjonowano jedynie faktyczne wpłaty najemcy z tytułu czynszu (wykonanie kasowe) a nie dokonywano przypisu należności. W 2004 roku najemca uiścił czynsz za wszystkie miesiące w łącznej wysokości 1.440 zł. Wpłaty najemcy przyjmowane były do kasy MOK w rozbiciu na czynsz (120zł) i podatek od nieruchomości (np.63zł). Odprowadzane do banku wpłaty za podatek od nieruchomości ewidencjonowane były jako zwrot kosztów i zmniejszenie rozchodów środków pieniężnych z rachunku bankowego (zapis ujemny W - n 406-01 podatek od nieruchomości M a 130 rachunek bieżący). Najemca w 2004 roku wpłacał z tego tytułu łącznie kwotę 760 złotych. Aneks do umowy, o którym mowa w opisie na przywołanych stronach protokołu kontroli, zmniejszający wielkość czynszu podlegającego wpłacie do Monieckiego Ośrodka Kultury nie określał rodzaju i zakresu prac remontowych do wykonania, których zobowiązany został najemca lokalu ani sposobu udokumentowania i rozliczenia wykonanych robót.

Ewidencja księgowa prowadzona w sposób wyżej przedstawiony nie zawiera informacji o wysokości należnego Monieckiemu Ośrodkowi Kultury czynszu przeznaczonego na remont jak i wysokości kosztów wykonywanych remontów. W myśl postanowień art. 6 ustawy o rachunkowości w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte i przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego niezależnie od terminu ich zapłaty.

         Kontrola prowadzona była również pod kątem wywiązywania się MOK z obowiązków w zakresie sporządzania sprawozdawczości finansowej. Jak wskazuje opis na stronach 25 i 26 protokołu kontroli, wykazała ona, że:

- sporządzone na koniec 2004r. sprawozdanie statystyczne F 01/dk traktowane było jako równorzędne z bilansem i rachunkiem zysków i strat, o których mowa w ustawie o rachunkowości,

- sprawozdanie to nie zawiera wszystkich danych, których obowiązek wykazywania wynika z załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w związku z czym nie jest sprawozdaniem równoważnym,

- za 2004 rok kontrolowana jednostka nie sporządziła sprawozdania finansowego określonego w rozdziale 5 ustawy o rachunkowości. Wg ustnych wyjaśnień złożonych kontrolującemu przez główną księgową, takiego sprawozdania nikt od niej nie żądał.

         Zgodnie z postanowieniami art. 15 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych sporządzają sprawozdania z wykonania procesów związanych z gromadzeniem środków publicznych oraz ich rozdysponowaniem. Rodzaje, formy, terminy i zasady sporządzania sprawozdań budżetowych z wykonania budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz z wykonania planów finansowych jednostek budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, funduszy celowych i pozostałych jednostek sektora finansów publicznych określa Minister Finansów.

         Na podstawie art. 15 ust 2 ustawy o finansach publicznych Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

W § 1 ust. 2 tego rozporządzenia Minister Finansów postanowił, że rodzaje, formy terminy i zasady sporządzania sprawozdań budżetowych z wykonania planów finansowych i w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji pozostałych jednostek sektora finansów publicznych posiadających osobowość prawną określają odrębne przepisy.

         Takim odrębnym przepisem jest między innymi Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 r. w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U Nr 1478 poz. 1653), które określiło rodzaje i zasady sporządzania sprawozdań przez jednostki sektora finansów publicznych posiadające osobowość prawną nieobjęte rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

         Podstawowym przepisem obowiązującym Moniecki Ośrodek Kultury jako jednostki posiadającej osobowość prawną, na podstawie art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości jest rozdział 5 tej ustawy „Sprawozdania finansowe jednostki”.

W myśl uregulowań zawartych w tym rozdziale sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów, oraz ustalenia wyniku finansowego.

Sprawozdanie finansowe składa się z:

1)     bilansu

2)     rachunku zysków i strat

3)     informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia

W bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy. W rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Informacja dodatkowa powinna zawierać istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe odpowiadało warunkom określonym w art. 4 ust 1 ustawy, a w szczególności:

- wprowadzenie do sprawozdania finansowego zawierające m.in. opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,

- dodatkowe informacje i objaśnienia do pozycji bilansu i rachunku zysków i strat w tym m.in. proponowany podział zysku lub sposób pokrycia straty.

Zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym, o którym wyżej mowa określony został w załączniku nr 1 do ustawy – s.24 prot. kontroli.

W trakcie kontroli ustalono, że w 2004r. kontrolowana jednostka dokonała zakupu komputera składającego się z elementów wymienionych w fakturze, a wyszczególnionych w protokole kontroli.

Fakturę VAT PPHU „KAROLINA” Marzena Stypułkowska z dnia 22 lipca 2004r. za wymieniony wyżej sprzęt na kwotę 2496 zł zakwalifikowano do ujęcia w księgach rachunkowych jako zakup środków trwałych (W-n 800, Ma 130 i W-n 010 – Ma 800). Klasyfikacja taka, która była niezgodna z ustaleniami zakładowego planu kont, spowodowała, że kwotą 2496 zł nie obciążono kosztów działalności jednostki w 2004 roku. W myśl zawartych w tym dokumencie rozwiązań przedmiot ten winien być zaewidencjonowany na koncie syntetycznym 011 „pozostałe środki trwałe”, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu oddania do używania. Stosowanie innych zasad kwalifikowania rzeczowych składników majątku wymaga zmiany ustaleń zakładowego planu kont.

Wymieniony wyżej składnik rzeczowego majątku trwałego wpisany został w księdze środków trwałych stanowiącej ewidencję analityczną do konta syntetycznego środki trwałe jako „Dysk, napęd, obudowa, procesor, płyta główna As Rock, pamięć DDRAM 256 MB PC-400”. Postanowienia zakładowego planu kont w zakresie kwalifikowania oraz ewidencjonowania rzeczowego majątku MOK nie były stosowane również w okresie poprzedzającym okres objęty kontrolą. – s. 57 prot. kontroli.

Zakupiony sprzęt zgodnie z przyjętą kwalifikacją został ujęty na koncie syntetycznym 010 środki trwałe i wpisany do planu amortyzacji. Za 2004r. naliczono amortyzację tego sprzętu od sierpnia 2004r. w wysokości 312 zł (2496 x 5/12 x 30%) i w takiej wysokości ujęty w kosztach.

Ustalono, że w 2004r. kontrolowana jednostka dokonała zakupów rzeczowych składników majątkowych, które zakwalifikowała do ujęcia w ewidencji księgowej na koncie 011 „Pozostałe środki trwałe w użytkowaniu, za ogólną kwotę 12414 zł.

Zgodnie z zasadą zapisaną w zakładowym planie kont na koncie 011 ewidencjonowane są środki trwałe niepodlegające ewidencji na koncie 010, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. W związku z powyższym przyjęcie tych środków na stan winno towarzyszyć dokonanie zapisów dotyczących ich umorzeń (jako korekty wartości początkowej w celu uwidocznienia faktu zużywania się majątku trwałego) oraz amortyzacji (tj. zaliczenia utraconej na skutek zużycia wartości środków trwałych do kosztów działalności jednostki prowadzonej przy pomocy tych środków).

Kontrolowana jednostka dokonała naliczenia i ujęcia w ewidencji księgowej umorzenia tych środków w kwocie 12.414 zł, natomiast w koszty działalności zaliczyła amortyzację w wysokości 10.070 złotych tj. o kwotę 2.344 złotych mniej.

Różnica w wymienionej wyżej kwocie powstała w wyniku błędów w kwalifikowaniu do ujęcia w księgach rozrachunkowych zakupowanych rzeczowych składników majątku trwałego – s. 52 i 53 prot. kontroli.

Jako urządzenia analityczne do konta syntetycznego 070 odpisy umorzeniowe środków trwałych sporządzono zestawienie pod nazwą „Ewidencja umorzenia środków trwałych na 2004 rok

Główna Księgowa MOK wyjaśniła, że w zestawieniu tym nie ujmuje środków trwałych całkowicie umorzonych i w związku z tym niepodlegających dalszemu umarzaniu.

Zestawienie to nie spełnia w związku z tym wymogów ewidencji analitycznej umorzeń, natomiast dostarcza danych do rozliczenia amortyzacji rocznej. Kwoty wykazane w tym zestawieniu są następnie powtarzane w zestawieniu pod nazwą „Plan amortyzacji środków trwałych na 2004r.” - s. 61 prot. kontroli.

Ustawa o rachunkowości, jak również ustawa z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54 poz. 654 z późn. zm.) nie zawierają definicji amortyzacji, ustalają natomiast zasady jej dokonywania. Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości należy przyjąć, że odpisy amortyzacyjne są dokonywane w celu uwzględnienia utraty wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, na skutek używania lub upływu czasu. Odpisów tych powinno dokonywać się drogą systematycznego i planowego rozłożenia wartości początkowej składników podlegających amortyzacji na ustalony okres amortyzacji.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, niektóre kwestie dotyczące definicji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz zakresu amortyzacji tych składników majątku, reguluje odmiennie od ustawy o rachunkowości. Różnice te muszą być uwzględnione przy ustalaniu podstawy naliczenia podatku dochodowego.

W instrukcji w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych zamieszczono rozdział IV pod nazwą „Gospodarka materiałowa i inwentarzowa”. Wymieniona instrukcja w swej treści nie reguluje spraw dokumentowania obrotów środkami rzeczowymi oraz ich ewidencjonowania w księgach pomocniczych – s. 55-56 prot. kontroli.

W wyniku badania dokumentacji i ewidencji księgowej posiadanego przez MOK majątku trwałego ustalono również, że Zarząd Miasta i Gminy w Mońkach działając na podstawie art. 202 ust. 1,2,3, art. 72 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami, i art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym wydał w dniu 8 marca 2000r. decyzję GGR. 72240-8/00, którą stwierdził nabycie z mocy prawa z dniem 2 marca 1992r. użytkowania wieczystego nieruchomości Nr 1016/2 o pow. 2234 m² położonej przy ulicy Białostockiej 25 w Mońkach.

Decyzją powyższą ustalona została również obowiązująca od 1 stycznia 2001r. opłata roczna z tytułu wieczystego użytkowania gruntów w wysokości 3% wartości gruntu (ustalonej przez rzeczoznawcę majątkowego w kwocie 43.273 zł) to jest 1.298,20 zł. Prawo wieczystego użytkowania gruntu nie zostało dotychczas ujęte w ewidencji księgowej rzeczowych aktywów trwałych.

Moniecki Ośrodek Kultury nie posiada natomiast decyzji o wygaszeniu zarządu nieruchomością Nr 334 położoną we wsi Boguszewo, na której zlokalizowany jest budynek, w którym w latach poprzednich był klub wiejski. Budynek ten jest częściowo wydzierżawiony. Kontrolowana jednostka nie posiada również decyzji o nabycia z mocy prawa użytkowania wieczystego tej nieruchomości oraz własności położonego na niej budynku – s. 57-59 prot. kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieznajomości lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa, dotyczących tworzenia, gospodarki finansowej i rachunkowości instytucji kultury.

         Odpowiedzialność za ustalone podczas kontroli nieprawidłowości spoczywa na kierowniku jednostki kontrolowanej, a także – w zakresie księgowości i sprawozdawczości – na głównym księgowym.

W myśl postanowień art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości (z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Natomiast zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki sektora finansów publicznych odpowiedzialny jest za całość gospodarki finansowej.

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie analizy oraz uzupełnienia wewnętrznych regulacji w zakresie wykonywania kontroli finansowej w celu zachowania ich zgodności z przepisami art. 35a ustawy o finansach publicznych, z uwzględnieniem Standardów kontroli finansowej określonych przez Ministra Finansów w komunikacie nr 1 z dnia 20.01.2003 roku W takcie aktualizacji tych uregulowań w szczególności należy:

a) dokonać aktualizacji zakresu obowiązków pracowników zatrudnionych w MOK pod kątem ich uprawnień i odpowiedzialności w zakresie wykonywania kontroli finansowej,

b) określić sposób udokumentowania wpłat gotówkowych przyjmowanych do kasy Ośrodka oraz wysokość zapasu gotówki przechowywanej w kasie,

c) określić sposób dokumentowania czynności oraz wyników inwentaryzacji,

ustalić rodzaje druków objętych reżimem ścisłego zarachowania oraz sposób ich wydawania i rozliczania,

d) ustalić sposób kontroli wewnętrznej obrotów gotówkowych oraz dokumentowania wyników tej kontroli.

2. Doprowadzenie zasad gospodarki finansowej MOK jako samorządowej instytucji kultury, do zgodności z przepisami zwartymi w rozdziale 3 ustawy z dnia 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, natomiast rachunkowość jednostki do zgodności z przepisami ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości. W szczególności należy:

a) plany działalności Ośrodka sporządzać w zakresie określonym przez art. 27 ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,

b) przestrzegać postanowień art. 26 ust. 2 ustawy o finansach publicznych przy dokonywaniu zmian w planach finansowych,

c) dokonać uzupełnienia postanowień dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, głównie o zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami głównymi oraz rodzaje urządzeń księgowych stanowiących konta ksiąg pomocniczych,

d) przestrzegać zasad dokonywania zapisów księgowych określonych przez art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

e) dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów księgowych numerować i opisywać w sposób pozwalający na ich identyfikację i sprawdzenie sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach ich przetwarzania,

f) sporządzać sprawozdania finansowe obowiązujące samorządowe osoby prawne, a w szczególności sprawozdania finansowe ustalone przepisami rozdziału 5 ustawy o rachunkowości,

g) przestrzegać postanowień ustawy o rachunkowości zawartych w art. 6 ustalających, że w księgach rachunkowych jednostki należy ujmować wszystkie osiągnięte i przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące roku obrotowego niezależnie od terminu ich zapłaty, w szczególności w zakresie rozrachunków z tytułu wynajmu i dzierżawy pomieszczeń,

h) zapisów księgowych dotyczących rozliczeń z tytułu najmu i dzierżawy dokonywać w sposób zgodny z zasadami rachunkowości, umożliwiającej ujęcie w ewidencji pełnych kosztów eksploatacji i utrzymywania budynków oraz przychodów uzyskiwanych z ich wynajmu,

i) przestrzegać zasad zapisanych w uregulowaniach wewnętrznych a dotyczących kwalifikowania środków trwałych, ich umarzania i amortyzacji.

3. Wyeliminowanie nieprawidłowości wymienionych w protokole kontroli oraz w części opisowej niniejszego wystąpienia poprzez:

a) dokonywanie aktualizacji należności o znacznym stopniu prawdopodobieństwa ich nieściągalności, stosownie do postanowień art. 35b ustawy o rachunkowości,

b) skorygowanie błędnych zapisów w ewidencji kosztów działalności Ośrodka oraz wyniku finansowego,

c) sporządzanie sprawozdania finansowego za 2004 r., obejmującego bilans, rachunek zysków i strat, informacji dodatkowej.

4. Podjęcie działań zmierzających do uregulowania stanu prawnego nieruchomości położonej w miejscowości Boguszewo, będącej we władaniu Ośrodka.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

                                                                                       w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Miasta Mońki