Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej gminy Szypliszki

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Szypliszkach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4 sierpnia 2005 roku (znak: RIO.V.6011 - 3/05), o treści jak niżej:

Pan

Mariusz Grygieńć

Wójt Gminy Szypliszki

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Szypliszki za okres 2004 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Szypliszkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz podległych jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów i wydatków oraz udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badanie dokumentacji zasad prowadzenia rachunkowości, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy z dnia 23 grudnia 2002 roku, wykazało m.in., że:

a) nie zawarto w niej planu kont dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, o którym mowa w § 11 ust. 1 i załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), a także w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 ze zm.) – str. 11-12 protokołu kontroli;

b) określenie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera nie wypełniało wymogów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) w zakresie wskazania wersji stosowanego oprogramowania oraz daty rozpoczęcia eksploatacji – str. 15-16 protokołu kontroli;

c) nie określono sposobu prowadzenia wymaganych przepisami prawa ewidencji pomocniczych; zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r., podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont wynikający z rozporządzenia, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych. Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej stanowią natomiast element zakładowego planu kont z mocy art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości – str. 18, 107-108 protokołu kontroli.

Należy też wskazać, iż rachunkowość obejmuje również gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych (art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy), w związku z czym przyjęte zasady rachunkowości powinny normować także to zagadnienie, w sposób dostosowany do specyfiki prowadzonej ewidencji księgowej i wymagań ustawy. Stosowana w jednostce praktyka kompletowania dowodów księgowych oraz stosowania ich numeracji nie ma odzwierciedlenia w posiadanych uregulowaniach i nie sprzyja właściwej kontroli kompletności posiadanych zbiorów – str. 16-17 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dowodów księgowych i zapisów księgowych, wykazało uchybienia wynikające z naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. oraz niestosowania przyjętych regulacji wewnętrznych; m.in.:

a) naruszano obowiązek comiesięcznego sporządzania zestawień obrotów i sald kont księgi głównej; zasady sporządzania zestawień zawiera art. 18 ustawy – str. 17 protokołu kontroli;

b) nie na wszystkich dowodach źródłowych zamieszczano wskazanie sposobu ich ujęcia w księgach (dekretacja), wymagane art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy i przepisami wewnętrznymi – str. 19 protokołu kontroli;

c) nie prowadzono niektórych kont syntetycznych w ewidencji budżetu gminy (wymaganych m.in. dla właściwego prezentowania danych w bilansie z wykonania budżetu): 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, 909 „Rozliczenia międzyokresowe” i 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”. Nie prowadzono też konta 290 „Odpisy aktualizujące należności” w ewidencji Urzędu – jednostki budżetowej; z przepisu § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia wynika zasada, iż określone w tym rozporządzeniu konta mogą być pominięte w prowadzeniu ksiąg tylko w przypadku, gdy w jednostce nie występują operacje podlegające zaewidencjonowaniu na tych kontach – str. 20-21, 24, 26 protokołu kontroli;

d) niezgodnie z przepisami wewnętrznymi kompletowano dowody źródłowe dotyczące obrotu gotówkowego, na co wskazano na str. 21-22 i 78 protokołu kontroli;

e) nie prowadzono ewidencji analitycznej do niektórych kont syntetycznych Urzędu Gminy: 225 „Rozrachunki z budżetami” i 229 „Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne”, a także 020 „Wartości niematerialne i prawne” oraz 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”. Powinność oraz zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej do wskazanych kont wynikają z załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów – str. 26, 111, 120 protokołu kontroli;

f) nie ujęto w księgach rachunkowych należności z tytułu dochodów budżetowych w kwocie 6.358,23 zł, pochodzących ze sprzedaży mieszkań komunalnych (cena sprzedaży podlega zapłacie w ratach) – str. 26-27 protokołu kontroli;

g) nieprawidłowo prowadzona była ewidencja syntetyczna i analityczna majątku trwałego, ponieważ:

- ewidencję część majątku gminy utrzymywano na koncie 015 „Mienie zlikwidowanych jednostek”, mimo iż mienie po zlikwidowanym zakładzie budżetowym przeszło w użytkowanie Urzędu Gminy i powinno być ujęte na koncie 011 „Środki trwałe”. Spowodowało to m.in. niezgodność salda tego konta z prowadzoną do niego ewidencją szczegółową o 251.650,68 zł w wyniku ujmowania na stronie Ma konta 135 dokonywanych umorzeń, powodujących coroczne zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych objętych ewidencją tego konta – str. 108-109 protokołu kontroli;

- zmiany w stanie posiadania mienia komunalnego nie były na bieżąco ewidencjonowane w księgach rachunkowych. Zaewidencjonowane w księgach 2004 roku zmniejszenie wartości środków trwałych o 389.831,48 zł wynikało ze zdarzeń (dokonanej sprzedaży) powstałych także w 1999 i 2002 roku; jak wskazano w protokole, badana jednostka nie uregulowała schematu obiegu dokumentów w omawianym zakresie, w sposób zapewniający należyty przepływ informacji między stanowiskami pracy w Urzędzie – str. 109-110 protokółu kontroli;

- księgi rachunkowe nie odzwierciedlają prawidłowej kwoty umorzeń, bowiem przy ewidencji likwidacji środków trwałych nie dokonywano wyksięgowania umorzeń dotyczących likwidowanych środków. Poza tym, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 071 „Umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” wykazuje brak zgodności z saldem konta księgi głównej, co stanowi naruszenie art. 16 ust. 1 ustawy – str. 110-111 protokołu kontroli.

Ponadto z opisu przeprowadzonej w 2004 roku inwentaryzacji środków trwałych wynika, że wystąpiły nieprawidłowości dotyczące sposobu przeprowadzenia spisu z natury oraz rozliczenia wyników tej inwentaryzacji. Wypełnienie arkuszy spisu z natury nastąpiło na podstawie ksiąg inwentarzowych, nie zaś faktycznego stwierdzenia stanów poszczególnych składników majątkowych, przy czym wskazać należy, iż grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, podlegające inwentaryzacji poprzez tzw. weryfikację stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, nie powinny być obejmowane arkuszami spisu z natury (sposób udokumentowania czynności wykonywanych przy tego rodzaju inwentaryzacji powinien być odrębnie uregulowany w wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej). Należy również zauważyć, iż z punktu widzenia celu inwentaryzacji, w tym jako elementu wewnętrznej kontroli finansowej, nie jest właściwe powoływanie na przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej pracownika zobowiązanego do prowadzenia ewidencji księgowej składników majątkowych objętych spisem (z zakresu czynności pracownika powołanego przez Pana Wójta na przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej wynika, iż do jego obowiązków należy m.in. prowadzenie ewidencji środków trwałych i materiałów inwestycyjnych) – str. 113-115 w protokołu kontroli.

W trakcie sprawdzania zagadnień związanych z uchwalaniem budżetu i opracowywaniem planów finansowych przez jednostki organizacyjne gminy ustalono, że Urząd Gminy nie posiadał planu finansowego, o którym mowa w art. 126 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych (w planie urzędu jednostki samorządu terytorialnego powinny być ujęte wszystkie wydatki budżetowe nieujęte w planach finansowych innych jednostek budżetowych), natomiast plany finansowe oświatowych jednostek budżetowych nie uwzględniały planu dochodów, mimo że jednostki te realizowały dochody budżetowe.

W sprawdzanym 2004 roku brak było poza tym harmonogramu realizacji dochodów i wydatków na III kwartał; kontrolowana jednostka nie udokumentowała również przekazania podległym jednostkom informacji o sporządzonych harmonogramach. Przywołane kwestie reguluje art. 29 ustawy o finansach publicznych – str. 31-32 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Nie prowadzono postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (4 przypadki – nieodebrane decyzje, 8 przypadków – podatnicy nie żyją, brak ustalenia spadkobierców, 5 przypadków – nie ustalono miejsca pobytu podatnika). W sytuacji, gdy organ podatkowy ustali, że podatnik nie żyje, powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100, w związku z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenia postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje- art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy- strona 38 protokołu kontroli.

Wymierzono, w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, podatek od nieruchomości oraz podatek leśny osobom niebędącym podatnikami podatku rolnego. W myśl art. 6c ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 roku Nr 94, poz. 431 ze zm.) wyłącznie podatnikom podatku rolnego, będącym jednocześnie podatnikami podatku od nieruchomości lub podatku leśnego wymierza się podatki w formie łącznego zobowiązania pieniężnego – str. 39 protokołu kontroli.

Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników będących osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek rolny, podatek od nieruchomości oraz podatek leśny - str.50, 51 i 58 protokołu kontroli. Dokonane ustalenia wskazują, w kontekście przepisów przywołanych ustaw, że organ podatkowy nie dokonał czynności sprawdzających, między innymi w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej.

Z ustaleń kontroli wynika, że deklaracji nie złożył właściciel środka transportowego – str. 60 protokołu kontroli, natomiast organ podatkowy zaniechał prowadzenia czynności sprawdzających, wymaganych wskazanym wyżej przepisem Ordynacji podatkowej i nie żądał złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub nie wezwał do jej złożenia, zgodnie z treścią art. 274a § 1 wskazanej ustawy.

Brak czynności sprawdzających był także przyczyną następujących ustaleń. Jak wynika z opisu zawartego na stronach 49-50 oraz 52 protokołu kontroli nie opodatkowano (czyli nie wyegzekwowano deklaracji lub nie wydano decyzji określającej wysokości zobowiązania podatkowego) stanowiącej własność osoby prawnej nieruchomości, składającej się z 0,10 ha użytków rolnych oraz budynku o powierzchni ok. 750m², zaliczanego do kategorii „pozostałe” (zaniżenie podatku z tego tytułu, w 2004 roku wynosiło około 2.642,00 zł).

Następnym obszarem, w obrębie, którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tym zakresie dotyczyły:

- nie zachowania ustawowych zasad ustalania momentu wygaśnięcia obowiązku podatkowego w podatku od środków transportowych w przypadku pojazdu, który został zbyty w marcu 2004 roku – str. 60 protokołu,

- bezpodstawnego opodatkowania nieużytków, zawyżenie podatku z tego tytułu (w trzech stwierdzonych przypadkach), wynosiło 130,00 zł. Jak wskazuje opis na stronie 54 protokołu kontroli naruszony został przepis art. 7 ust.1 pkt 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 roku Nr 9 poz.84 ze zm.).

Kontrola prowadzona w zakresie wymiaru należności podatkowych obejmowała również zagadnienia dotyczące stosowania ulg w podatku rolnym. Stwierdzone w tym zakresie nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim udzielania ulg wojskowych z błędnie ustalonym okresem ich obowiązywania, poprzez zastosowanie ulgi od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poborowy powołany został do służby wojskowej, naruszającym przepisy ustawy o podatku rolnym, wskazane na str. 42 – 44 protokołu.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły również postępowania egzekucyjnego w administracji. Nie prowadzono pełnych, systematycznych i terminowych działań zmierzających do likwidacji zaległości podatkowych w podatku rolnym i w podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Opis zawarty na stronach 48 i 57 protokołu wskazuje, że wystawiano tytuły wykonawcze po znacznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności. Brak pełnych działań stanowi naruszenie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 roku Nr 110, poz. 968 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541).

Uchybienia stwierdzono także w obrębie formalno-prawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one:

- przypadków braku obciążania odsetkami za zwłokę przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności, co stanowi naruszenie przepisów art. 53 ustawy - str. 47, 57, 59 i 62 protokołu,

- nie stosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu, tj. odpowiednio przepisów art.21 § 3 oraz art.75 i 76 Ordynacji podatkowej – str. 47 oraz 57 protokołu kontroli.

Kontrola rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za rok 2003 wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.). Polegało to na zawyżeniu w wierszu A4 (podatek rolny) w kolumnie 4 (skutki udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń...) kwoty skutków o 944,00 zł – str. 66 protokołu kontroli. Analogiczne badanie przeprowadzone za okres roku 2004 wykazało nieprawidłowości polegające na zaniżeniu w wierszu A4 (podatek rolny) w kolumnie 4 (skutki udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń...) kwoty skutków o 1.075,00 złotych.

Kontrola pozostałych dochodów uzyskanych przez gminę wykazała nieprawidłowe zaliczanie niektórych dochodów do paragrafów klasyfikacji budżetowej w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.) – str. 69 protokołu kontroli.

Na dochody budżetu gminy z powodu braku kontroli wewnętrznej nie wpłynęły należności z tytułu dzierżawy gruntów za drugie półrocze 2004 roku. Z obciążenia dzierżawców, którego dokonano w trakcie przeprowadzania kontroli, wynika, że w okresie kontrolowanym nie zrealizowano dochodów na kwotę 2.328,80 zł. Z opisu stanu faktycznego w zakresie realizacji dochodów z najmu i dzierżawy wynika, że badana jednostka nie przywiązuje należytej wagi do prawidłowego przepływu informacji między stanowiskami pracy, co skutkowało m.in. opóźnieniem wpływu dochodów, bądź przesunięciem ich na następny rok budżetowy – str. 69-70 protokołu kontroli.

Składane przez pracowników oświadczenia o używaniu samochodów prywatnych do celów służbowych, będące podstawą realizacji wydatków z tytułu wypłaty ryczałtów za używanie samochodów, zawierają niekompletne dane wymagane obowiązującymi przepisami prawa zawartymi w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Oświadczenia winny spełniać wymogi określone w § 4 pkt 1 tegoż rozporządzenia, a wszelkie nieprawidłowości winny być eliminowane na etapie wstępnej kontroli dokumentów księgowych. Uwagi dotyczące zagadnienia wydatków ewidencjonowanych jako wydatki na krajowe podróże służbowe zawarto w protokole w pkt 3.1.2.6. na str. 81 protokołu kontroli. W pkt 3.1.2.5. zawarto umotywowaną sugestię o potrzebie wprowadzenia zmian do zawartych wcześniej umów dotyczących korzystania z samochodów prywatnych do celów służbowych.

W sprawdzonym 2004 roku nie dokonano korekty naliczenia odpisu na Fundusz Świadczeń Socjalnych w stosunku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w zakładzie pracy. Obowiązek taki został wskazany w § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz.168). Z danych sporządzonych przez pracowników Urzędu dla potrzeb kontroli wynika, że faktyczne zatrudnienie było niższe o 1 etat, co oznacza, że wydatki z budżetu gminy na realizację odpisu na Fundusz za 2004 rok były zawyżone o 695,68 zł – str. 122 protokołu kontroli.

Wyniki przeprowadzonej kontroli wskazują również, że jednostka nie wykonała w pełni zaleceń pokontrolnych, wydawanych w oparciu o ustalenia poprzedniej kontroli kompleksowej gminy – str. 123 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa, a także niewłaściwego funkcjonowania niektórych procedur wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie Gminy.

Organem wykonawczym gminy jest wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust 1 i 3 ustawy; zakresy czynności niektórych pracowników zostały przywołane w protokole kontroli). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych spoczywa na wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych.

         Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości należy do Skarbnika Gminy, stosownie do przepisów wewnętrznych i art. 35 ustawy o finansach publicznych, a także Wójta, na którym spoczywa powinność wdrażania i aktualizowania dokumentacji zasad rachunkowości oraz nadzór nad wykonywaniem obowiązków w zakresie rachunkowości w myśl przepisów art. 4 ust 5 i 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia.

2. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, w szczególności poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów i sald z częstotliwością i w sposób określony w art. 18 ustawy o rachunkowości;

b) zamieszczanie dekretacji na wszystkich księgowych dowodach źródłowych;

c) dokonywanie zapisów księgowych na wszystkich właściwych kontach księgowych, zgodnie z treścią ekonomiczną tych kont wskazaną w rozporządzeniu Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r.

d) zaprowadzenie kont ksiąg pomocniczych do wskazanych kont księgi głównej;

e) prawidłowe (kompletne) ujmowanie w księgach rachunkowych należności z tytułu dochodów budżetowych;

f) doprowadzenie do zgodności ze stanem faktycznym i wymogami przepisów prawa ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych, poprzez wyeliminowanie nieprawidłowości wskazanych w protokole i niniejszym wystąpieniu.

3. Rzetelne przeprowadzanie inwentaryzacji w drodze spisu z natury składników majątkowych. Zaniechanie powoływania na przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji księgowej składników majątkowych objętych spisem, a także rozważenie zasadności ponownego przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych.

4. Opracowywanie planu finansowego dla Urzędu Gminy. Spowodowanie, aby plany finansowe jednostek oświatowych zawierały plan dochodów budżetowych, stosownie do zakresu ich realizacji.

5. Opracowywanie harmonogramu realizacji dochodów i wydatków na wszystkie kwartały roku budżetowego, stosownie do przyjętej zasady jego opracowywania, oraz przekazywanie informacji o sporządzonym harmonogramie podległym jednostkom organizacyjnym.

6. Prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzających do doręczania wszystkich decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego.

7. Przestrzeganie obowiązku dokonywania czynności sprawdzających celem wyeliminowania nieprawidłowości, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, z zakresu terminowości składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne i podmioty nieposiadające osobowości prawnej.

8. Przeprowadzenie postępowania podatkowego celem określenia wysokości zobowiązania w podatku rolnym oraz w podatku od nieruchomości w stosunku do osoby prawnej wskazanej w treści protokołu kontroli.

9. Zaniechanie wymierzania podatku leśnego i podatku od nieruchomości w formie łącznego zobowiązania pieniężnego.

10. Egzekwowanie od podatników będących osobami fizycznymi obowiązku składania deklaracji podatkowych, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego w podatku od środków transportowych.

11. Przestrzeganie prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób fizycznych.

12. Zaniechanie wymierzania podatku od nieruchomości od gruntów stanowiących nieużytki, stosownie do przepisów wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

13. Stosowanie prawidłowo ulg w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej z uwzględnieniem przepisów o podatku rolnym.

14. Podejmowanie pełnych i terminowych działań mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych, z uwzględnieniem przepisów wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, a w szczególności ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i rozporządzenia w sprawie wykonania przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

15. Przestrzeganie powszechności naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności, zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej.

16. Stosowanie odpowiednich procedur wskazywanych przepisami Ordynacji podatkowej w zakresie likwidacji nadpłat.

17. Sporządzanie rzetelnych sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, dokonanie korekty sprawozdań za lata 2003 i 2004.

18. Właściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej dochodów budżetowych.

19. Objęcie właściwymi procedurami wewnętrznej kontroli finansowych procesów związanych z gromadzeniem dochodów budżetowych z majątku gminy.

20. Przeanalizowanie dokumentów dotyczących realizacji wydatków na podróże służbowe w celu ich aktualizacji i wyeliminowania nieprawidłowości wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

21. Właściwe, tj. z uwzględnieniem ewentualnych korekt, naliczanie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Dokonanie zwrotu z rachunku Funduszu na rachunek budżetu kwoty zawyżenia odpisu na 2004 rok.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

   Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach.