Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Ośrodku Wsparcia

dla Osób z Zaburzeniami Psychicznymi w Lipniaku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 marca 2005 roku (znak: RIO.V.6012 - 2/05), o treści jak niżej:

Pani Bożenna Chmielewska

 Dyrektor Ośrodka Wsparcia

 dla Osób z Zaburzeniami Psychicznymi

 w Lipniaku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2004 rok, przeprowadzonej w Ośrodku Wsparcia dla Osób z Zaburzeniami Psychicznymi w Lipniaku, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji Ośrodka Wsparcia dla Osób z Zaburzeniami Psychicznymi w Lipniaku, pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 28a i art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zm.).

Stwierdzono, że obowiązująca w jednostce Instrukcja obiegu dokumentów nie wyczerpuje w pełni zagadnień służących wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej. Zwrócić należy w szczególności uwagę na braki w zakresie określenia rodzajów stosowanych w jednostce dokumentów finansowo-księgowych oraz pełnego wykazu operacji gospodarczych, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty finansowo-księgowe. Między innymi wskazać należy na nie zawarcie w Instrukcji opisu takich dokumentów jak karta drogowa czy karta wynagrodzeń. Instrukcja nie zawiera również imiennego wykazu osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym wraz ze wzorem ich podpisu. Zamieszczenie takiego wykazu jest właściwe, ponieważ umożliwia precyzyjne ustalenie (na podstawie Instrukcji) obiegu dokumentów i osób, które zostały zobowiązane do wykonywania kontroli oraz tę kontrolę faktycznie wykonały – str. 10 protokołu kontroli. Stwierdzono także, że dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Suwałkach podpisywał polecenia wyjazdu służbowego dyrektorom Ośrodka. Zakres funkcji wykonywanych przez dyrektora PCPR w zakresie operacji skutkujących powstaniem wydatków Ośrodka nie wynika z wewnętrznych regulacji – str. 12 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stwierdzono też, że badana jednostka nie posiada opracowanych procedur rejestracji wpływu dokumentów finansowo-księgowych do jednostki, w wyniku czego większość zewnętrznych dokumentów finansowo-księgowych nie zawiera dat ich wpływu do jednostki. Wskazywanie tych dat na dokumentach ma istotne znaczenie m.in. dla zachowania terminowości regulowania zobowiązań – str. 12 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika także, iż brak dowodów na formalne przyjęcie powierzonych uprawnień i obowiązków przez głównego księgowego i kasjera Ośrodka. Przyznane tym pracownikom zakresy czynności nie zawierają podpisów na okoliczność przyjęcia zawartych w ich treści uprawnień i obowiązków – str. 7-8 protokołu kontroli. W odniesieniu do czynności wykonywanych faktycznie przez kasjera należy ponadto wskazać, iż w zakresie obowiązków nie przypisano kasjerowi prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania - str. 22 protokołu kontroli.

Z przywołanych na wstępie przepisów ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do odpowiedniego zorganizowania systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Wewnętrzna kontrola finansowa powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalić drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce. Zakres uprawnień dotyczących gospodarki finansowej lub majątkowej jednostki, powierzonych poszczególnym pracownikom, powinien być precyzyjnie określony. Przyjęcie uprawnień winno być potwierdzone podpisem pracownika. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej zawierają “Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13) na podstawie art. 35o ustawy o finansach publicznych

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) oraz uregulowania wewnętrzne, poprzez:

a) dokonywanie zapisów w dzienniku bez zachowania chronologii zdarzeń, czym naruszono art. 14 ust.1 ustawy; chronologii nie zachowano również w przypadku zapisów na kontach księgi głównej, naruszając art. 15 ust. 2 ustawy – str. 14 protokołu kontroli,

b) niewłaściwą ewidencję operacji dotyczących naliczania i odprowadzania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – str. 16 protokołu kontroli; prawidłowe ujęcie wskazanych operacji powinno być udokumentowane zapisami: Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” – Wn 400 (naliczenie odpisu jako zobowiązania działalności podstawowej wobec Funduszu), Ma 131 „Rachunki bieżące” – Wn 240 (przelew środków na rachunek Funduszu) i Wn 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia” – Ma 851 (wpływ środków na rachunek Funduszu, stanowiący podstawę zwiększenia Funduszu w świetle przepisów art. 5 ust. 1 w zw. z art. 2 pkt 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych),

c) nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 020 „Wartości niematerialne i prawne” – str. 16 protokołu kontroli,

d) ujmowanie w ewidencji analitycznej przychodu niektórych środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych przy wskazaniu innej daty dokonania zapisu niż w ewidencji syntetycznej (w niektórych przypadkach z poprzedniego miesiąca), co narusza postanowienia art. 16 ust. 1 w zw. z art. 23 ust. 2 ustawy – str. 16-17 protokołu kontroli,

e) niewskazywanie na dowodach znajdujących się pod raportami kasowymi numeru i pozycji ujęcia dowodu w raporcie kasowym, jak to ustalono w Instrukcji kasowej – str. 20 protokołu kontroli,

f) zaprzychodowanie do kasy gotówki pobranej z banku na podstawie niewłaściwego, w świetle uregulowań wewnętrznych, dowodu kasowego – str. 20-21 protokołu kontroli,

g) dokonywanie w raportach kasowych zapisów dotyczących obrotu gotówką w innych dniach, niż faktycznie wystąpił obrót, co stanowi naruszenie zasady bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych w rozumieniu art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, a także sprzeciwia się postanowieniom Instrukcji kasowej – str. 21 protokołu kontroli,

h) wystawianie dwóch dowodów kasowych dokumentujących przyjęcie gotówki do kasy przy braku wskazania, który dowód stanowi podstawę zapisu (art. 22 ust. 4 ustawy) – str. 21 protokołu kontroli,

i) poprawianiu błędnych zapisów w zestawieniach obrotów i sald (prowadzonych w okresie objętym kontrolą metodą tradycyjną) w sposób niedopuszczony przepisami art. 25 ust. 1 ustawy – str. 16 protokołu kontroli

j) nieumieszczanie na dowodach dotyczących zakupu środków trwałych adnotacji o wpisaniu ich do księgi inwentarzowej, jak tego wymagają przepisy Instrukcji obiegu dokumentów – str. 21-22 protokołu kontroli,

k) prowadzenie kart wynagrodzeń w sposób niezapewniający uzyskanie wszystkich informacji dotyczących otrzymywanych przez pracowników składników wynagrodzeń; należy zaznaczyć, iż poszczególne składniki wynagrodzenia powinny być wyodrębniane m.in. dla celów obliczenia wynagrodzenia za czas urlopu i dodatkowego wynagrodzenia rocznego – str. 13 protokołu kontroli,

l) ujmowanie na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” składników majątkowych o wartości poniżej 50 zł, tj. niezgodnie z zasadami przyjętymi w dokumentacji zasad rachunkowości jednostki – str. 38 protokołu kontroli,

m) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 310 „Materiały” w księdze inwentarzowej, zamiast na kartotekach materiałowych, jak tego wymagają uregulowania wewnętrzne – str. 39-40 protokołu kontroli.

Badając wydatki na wynagrodzenia i pochodne stwierdzono, że instruktorowi terapii zajęciowej przyznany został dodatek za prowadzenie spraw BHP. Przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61, poz. 708 ze zm.) nie przewiduje takiego składnika wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w jednostce organizacyjnej j.s.t. – str. 29 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości ponoszenia wydatków z tytułu ryczałtu za używanie do celów służbowych samochodu niebędącego własnością pracodawcy ustalono, że kwota ryczałtu wypłaconego ówczesnemu Dyrektorowi Ośrodka W. Wasilewskiemu (zatrudnionemu obecnie w ośrodku jako instruktor terapii zajęciowej) za miesiąc luty 2004 roku została zawyżona o 10,48 zł. Powodem powstania nieprawidłowości było nie pomniejszenie ryczałtu za ten miesiąc o 1/22 z powodu przebywania pracownika na urlopie. Pomniejszenie ryczałtu z tego tytułu powinno nastąpić stosownie do przepisów § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy  (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) – str. 30-31 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości rozliczania paliwa zużywanego podczas podróży samochodem służbowym wykazała, że jako normę zużycia paliwa przyjęto bezpodstawnie stawkę  nieznacznie wyższą od ustalonej zarządzeniem dyrektora – str. 33 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania, bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności, należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej poprzez:

a) uzupełnienie regulacji wewnętrznych, składających się na procedury kontroli finansowej, o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia,

b) zapewnienie, aby przyjęcie przez pracowników określonych uprawnień i obowiązków było stwierdzone ich podpisem,

c) ujęcie w zakresach czynności pracowników wszystkich faktycznie wykonywanych przez nich zadań związanych z gospodarką finansową jednostki.

2. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) chronologiczne ujmowanie zdarzeń w dzienniku i na kontach księgi głównej,

b) ewidencjonowanie operacji związanych z naliczeniem odpisu i przekazaniem jego równowartości na rachunek ZFŚS w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

c) założenie ewidencji analitycznej do konta 020,

d) dokonywanie zapisów w ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych pod datą zapisu w ewidencji syntetycznej,

e) oznaczanie dowodów kasowych numerem pozycji ujęcia w raporcie kasowym,

f) stosowanie dowodów kasowych przewidzianych przepisami wewnętrznymi,

g) zaniechanie podwójnego dokumentowania przychodów gotówki do kasy,

h) ujmowanie operacji gotówkowych w księgach w dniu ich dokonania,

i) oznaczanie dowodów zakupu pozostałych środków trwałych wymaganymi adnotacjami o ujęciu w księgach inwentarzowych,

j) wyszczególnianie w kartach wynagrodzeń wszystkich składników wynagrodzeń otrzymywanych przez pracowników,

k) ujmowanie w ewidencji środków trwałych składników majątkowych o wartości przekraczającej 50 zł, stosownie do przyjętych rozwiązań,

l) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 310 na kartotekach materiałowych.

3. Ustalanie składników wynagrodzenia pracownikom zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku.

4. Rozliczenie z p. W. Wasilewskim kwoty 10,48 zł odpowiadającej nienależnie pobranemu ryczałtowi za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

5. Rozliczanie zużycia paliwa w samochodzie służbowym przy zastosowaniu ustalonej normy.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu do czasu ich rozpatrzenia.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach.

2. Zarząd Powiatu Suwalskiego