Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 marca 2005 roku (znak: RIO.V.6012 - 1/05), o treści jak niżej:

                                                                                  Pan Stanisław Dziemian

Dyrektor Powiatowego

Centrum Pomocy Rodzinie

w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2004 rok, przeprowadzonej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W wyniku kontroli stwierdzono, iż w wprowadzone w badanej jednostce regulacje, składające się na procedury kontroli wewnętrznej, nie odnoszą się do kwestii udzielania zamówień publicznych. Udzielanie zamówień publicznych, będące jednym z przedmiotów kontroli wewnętrznej w myśl przepisów art. 35a ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), powinno znaleźć odzwierciedlenie w pisemnych procedurach kontroli, odnoszących się zarówno do stosowania procedur ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.), jak i trybu stwierdzania, że dokonywane zakupy nie wymagają stosowania ustawy - str. 7 i 20 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania ustalonych procedur stwierdzono, iż występują formalne rozbieżności między postanowieniami instrukcji obiegu dokumentów księgowych a stosowaną praktyką, dotyczące dokumentowania kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym – str. 7 protokołu kontroli. Nie przestrzegano także obowiązku potwierdzania przez głównego księgowego podpisem faktu sprawdzenia salda końcowego podanego na wyciągu bankowym ze stanem ewidencyjnym, czego wymagają postanowienia Instrukcji obiegu dokumentów księgowych – str. 13 protokołu kontroli.

W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, iż kontrolowana jednostka w przepisach wewnętrznych nie zawarła pełnych uregulowań, wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), w zakresie sposobu i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym m.in. wykazu ksiąg rachunkowych – str. 5 i 8 protokołu kontroli.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) oraz uregulowania wewnętrzne jednostki, poprzez:

a) oznaczanie dowodów księgowych w sposób utrudniający ich identyfikację i powiązanie z zapisami w księgach rachunkowych – str. 8 protokołu kontroli, co narusza postanowienia art. 14 ust. 2 i art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy; w przypadku dokonywania jednego zapisu księgowego dotyczącego kilku dowodów źródłowych, numer zapisu powinien odpowiadać numerowi dowodu zbiorczego sporządzonego zgodnie z wymaganiami art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy, wymieniającego w swej treści wszystkie dowody źródłowe, na podstawie których dokonano łącznego zapisu,

b) niewskazywanie na niektórych dokumentach księgowych sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych, czego wymaga art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 9 protokołu kontroli,

c) sporządzanie zestawień obrotów i sald niezgodnie z przepisami art. 18 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy, tj. z pominięciem sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, a w efekcie także sumy sald na ten dzień – str. 9 protokołu kontroli,

d) nieoznaczanie dowodów załączonych do raportów kasowych numerem pozycji ujęcia w raporcie, jak tego wymaga Instrukcja kasowa – str. 13 protokołu kontroli,

e) zaniechanie ewidencjonowania zakupionych licencji programów komputerowych na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”; stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 pkt 14 lit. a) ustawy licencje komputerowe posiadają cechy wartości niematerialnych i prawnych, w związku z czym powinny być ujmowane na koncie 020, stosownie do zasad jego funkcjonowania zawartych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 9 i 21 protokołu kontroli,

f) zawieranie w ewidencji analitycznej środków trwałych niepełnego oznaczenia w zakresie klasyfikacji środków trwałych, określonej przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317) – str. 21 protokołu kontroli; stosownie do zasad funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe”, określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia, ewidencja analityczna do tego konta powinna zapewnić m.in. należyte obliczenie umorzenia amortyzacji, czego warunkiem jest wskazanie pełnej klasyfikacji rodzajowej.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki budżetowej.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Powinność prowadzenia rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami spoczywała na Głównym Księgowym oraz pracownicy zatrudnionej na stanowisku starszego inspektora, stosownie do postanowień zawartych w zakresach czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie wewnętrznych procedur kontroli finansowej o regulacje dotyczące udzielania zamówień publicznych.

2. Zapewnienie przestrzegania ustalonych procedur kontroli w zakresie wskazanym w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

3. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o wykaz ksiąg rachunkowych, przy uwzględnieniu techniki ich prowadzenia.

4. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) oznaczanie dowodów księgowych w sposób umożliwiający jednoznaczne ich powiązanie z zapisami w księgach rachunkowych, przy uwzględnieniu wskazanych w części opisowej wystąpienia zasad dokonywania łącznych zapisów zbiorów dowodów,

b) wskazywanie na wszystkich dowodach księgowych sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji),

c) sporządzanie zestawień obrotów i sald zawierających wszystkie dane wymagane przepisami art. 18 ustawy o rachunkowości,

d) oznaczenie dowodów kasowych numerem pozycji, pod którą zostały ujęte w raporcie kasowym,

e) wprowadzenie do ewidencji konta 020 i ujmowanie na nim posiadanych wartości niematerialnych i prawnych,

f) wskazywanie w ewidencji analitycznej środków trwałych pełnej klasyfikacji rodzajowej.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu do czasu ich rozpatrzenia.

Podstawą zgłaszania zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

   w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Suwalskiego.

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Suwałkach