Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Orla

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Orli

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 grudnia 2005 roku (znak: RIO.I.6011 - 12/05), o treści jak niżej:

Pan

Michał Iwańczuk

Wójt Gminy Orla

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Orla za okres 2004 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Orla na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy Orla oraz podległych jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W trakcie kontroli spraw organizacyjnych, w tym elementów organizacji i funkcjonowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej stwierdzono, że podstawowym aktem regulującym strukturę i funkcjonowanie Urzędu Gminy jest regulamin organizacyjny, obowiązujący obecnie na podstawie zarządzenia Nr 22/04 Wójta Gminy z dnia 1 czerwca 2004 roku. Akt ten określa w sczególności strukturę organizacyjną i strukturę zatrudnienia w Urzędzie oraz zakresy zadań poszczególnych referatów. W odniesieniu do referatu finansowo-budżetowego stanowi, iż zadania jego polegają m.in. na obsłudze finansowo-księgowej budżetu, obsłudze kasowej Urzędu i jednostek organizacyjnych, oraz wykonywaniu kontroli gospodarki finansowej gminnych jednostek organizacyjnych. Ustalono, że referat finansowo-budżetowy Urzędu Gminy, oprócz obsługi finansowo-księgowej budżetu gminy i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, dodatkowo prowadził obsługę w zakresie rachunkowości Gminnego Ośrodka Kultury w Orli, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Orli i Gminnej Biblioteki Publicznej w Orli. Regulamin organizacyjny Urzędu, a także zakresy czynności, uprawnień i obowiązków pracowników referatu finansowo-budżetowego pomijają w swojej treści fakt prowadzenia obsługi w zakresie rachunkowości tych jednostek organizacyjnych (wzmianka o objęciu wymienionych podmiotów rachunkowością prowadzoną w Urzędzie Gminy znajduje się w statutach tych jednostek). Stosowana w okresie kontrolowanym dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie zawiera żadnych regulacji w zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych dla tych podmiotów (poza wskazaniem kont księgowych rachunków bankowych GOK i Biblioteki) – str. 6-10, 13, 25, 73 protokołu kontroli.

Należy stwierdzić, że zarówno Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej funkcjonujący w formie jednostki budżetowej, jak i Biblioteka oraz Gminny Ośrodek Kultury, które funkcjonują jako gminne instytucje kultury (nie okazano jednakże rejestru instytucji kultury – str. 9-10 protokołu kontroli) są objęte podmiotowym zakresem ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Z tego względu ciążą na nich obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości w rozumieniu art. 4 tej ustawy. Zgodnie z tym artykułem, jednostki obowiązane są prowadzić rachunkowość w oparciu o przyjęte zasady, w sposób zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie ich sytuacji majątkowej i finansowej, w tym wykazywanie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Zastosowane rozwiązania organizacyjne w zakresie obsługi finansowo-księgowej nie mogą prowadzić do zniesienia obowiązków określonych przepisami ustawy.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w świetle wymogów art. 10 ustawy o rachunkowości, poza opisanymi nieprawidłowościami, wykazała ponadto, że:

- brak jest wykazu prowadzonych ksiąg rachunkowych; wykaz ksiąg rachunkowych jest elementem wymaganym w zakresie opisu sposobu prowadzenia ksiąg z mocy art. art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy (badana jednostka prowadzi księgi zarówno przy pomocy komputera, jak i metodą tradycyjną),

- dokumentacja pomija przyjęte i stosowane rozwiązania w zakresie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę do dokonanych w nich zapisów; opisu w tym względzie wymaga art.10 ust.1 pkt 4 ustawy.

Stwierdzono również, że wystąpiły nieprawidłowości w zakresie realizowania obowiązków sprawozdawczych, określonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.; obecnie obowiązuje w tym zakresie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. (Dz. U. Nr 170, poz. 1426)). W okresie objętym kontrolą Urząd Gminy jako jednostka budżetowa i GOPS nie sporządzały sprawozdań jednostkowych Rb-27S, Rb-28S, Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-Z, Rb-N (dane sprawozdawcze w tym zakresie sporządzano zbiorczo). W badanym okresie nie prowadzono urządzeń księgowych w sposób umożliwiający sporządzenie wymienionych wyżej sprawozdań jednostkowych. Nie zostały też sporządzone bilanse jednostkowe za 2004 rok dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, GOPS jako jednostki budżetowej oraz GOK i Biblioteki jako instytucji kultury (sporządzono jeden bilans, obejmujący łącznie aktywa i pasywa wszystkich wymienionych jednostek organizacyjnych). Zaniechano również sporządzenia skonsolidowanego bilansu jednostki samorządu terytorialnego – str. 18-19 protokołu kontroli. Zasady sporządzania bilansów jednostkowych i łącznych oraz bilansu skonsolidowanego określają przepisy §§ 14-19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.). Nadto należy wskazać, że do jednostek sektora finansów publicznych działających w formie instytucji kultury nie mają zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., co wynika z § 1 tego rozporządzenia. Instytucje kultury (którym z chwilą wpisu do właściwego rejestru nadawany jest przymiot osobowości prawnej), winny prowadzić gospodarkę finansową w oparciu o przepisy Rozdziału 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.), natomiast rachunkowość, a w tym sprawozdawczość finansową, w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 10 grudnia 2001 r. w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 148, poz. 1653).

Stosownie do przepisów art. 28a i 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15 poz. 148 ze zm.) kierownik każdej jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. W tym celu winien on opracować w formie pisemnej procedury wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce (w przypadku skoncentrowanej obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych możliwe jest, aby kierownicy tych jednostek w sposób formalny przyjęli ustalone wspólne procedury obiegu i kontroli dokumentów, operacji gospodarczych i finansowych, z uwzględnieniem jednakże ich kompetencji i odpowiedzialności za procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem np. zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków w ramach ustalonych planów finansowych, autoryzację operacji gospodarczych, okresową weryfikację przydzielonych i nabytych składników majątkowych drogą spisu z natury). Natomiast na organie wykonawczym jednostki samorządu terytorialnego (wójcie), stosownie do postanowień art. 127 ustawy o finansach publicznych, ciąży obowiązek corocznej kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki ustanowionych procedur kontroli finansowej. Kontrola taka powinna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek.

Kontrolowana jednostka posiada wewnętrzne regulacje, zawarte w Regulaminie kontroli, odnoszące się do kontroli jednostek podległych. Badanie wykonania obowiązków w tym zakresie wykazało jednakże, iż nie były one dopełnione, w szczególności w Zespole Szkół w Orli, który nie jest objęty skoncentrowaną obsługą księgową – str. 11-12 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, a także regulacje wewnętrzne, polegające w szczególności na:

- prowadzeniu zapisów w księgach rachunkowych na podstawie poleceń księgowań przy braku przesłanek do ich sporządzenia w świetle art. 20 ustawy i przepisów wewnętrznych, co było główną przyczyną niezgodności zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu” z zapisami w księgowości banku, a także powodowało, że jedną operację gospodarczą dokumentował więcej niż jeden dowód, z których każdy zawierał dekretację (art. 22 ust. 4 ustawy) – str. 15-16, 21-22 protokołu kontroli;

- prowadzeniu zapisów w dzienniku z naruszeniem zasady chronologii oraz braku bieżącego uzgadniania obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald, co stanowiło naruszenie wymogów art. 14 ust. 1 i art. 18 ust. 1 ustawy; w okresie objętym kontrolą sporządzane zestawienia obrotów i sald nie zawierały obrotów i sumy obrotów za okresy miesięczne – str. 17 protokołu kontroli;

- braku określenia w raportach kasowych wspólnych dla Urzędu Gminy, GOPS, GOK i GBP operacji kasowych dotyczących poszczególnych jednostek organizacyjnych – str.23 protokołu kontroli;

- prowadzeniu zapisów w raportach kasowych z naruszeniem wewnętrznych zasad i procedur gospodarki kasowej w zakresie sposobu sporządzania dowodów zbiorczych – str. 23 protokołu kontroli;

- braku ewidencji szczegółowej do kont zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia” według poszczególnych grup rozrachunków i obsługiwanych jednostek organizacyjnych - str. 23 protokołu kontroli;

- ujmowaniu zaciągniętych pożyczek na koncie 134 „Kredyty bankowe”; zgodnie z zasadami funkcjonowania kont, zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów, kontem właściwym do ujmowania pożyczek w księgach rachunkowych jest konto 260 „Zobowiązania finansowe” – str. 27 protokołu kontroli.

Przeprowadzona kontrola wykazała, że badana jednostka nie przestrzegała ustawowych procedur obowiązujących przy opracowywaniu planów finansowych podległych jednostek organizacyjnych, wynikających z art. 125 i 126 ustawy o finansach publicznych.

Z art. 125 ustawy wynika, że najpóźniej do 22 grudnia podległe jednostki organizacyjne opracowują projekty planów finansowych na kolejny rok, biorąc za podstawę informacje, które winien przekazać organ wykonawczy gminy po sporządzeniu projektu uchwały budżetowej. Zachowanie tej procedury jest istotne z uwagi, iż opracowane projekty planów finansowych stanowią podstawę gospodarki finansowej jednostek podległych od dnia 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planów finansowych. Zgodnie zaś z art. 126 ustawy, w terminie 21 dni od dnia uchwalenia uchwały budżetowej, wójt opracowuje układ wykonawczy budżetu i następnie przekazuje podległym jednostkom informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu. W oparciu o tę informację jednostki organizacyjne gminy dostosowują projekty planów do uchwały budżetowej. Szczegółowe zasady i tryb opracowywania projektów planów i planów finansowych jednostek i zakładów budżetowych określało w okresie badanym rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych... (Dz. U. Nr 122 poz. 1333; obecnie kwestie te reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190).

         W kontrolowanej jednostce nie stwierdzono dokumentacji, która wskazywałaby na zachowanie przywołanych procedur przy opracowywaniu projektów planów i planów finansowych podległych jednostek budżetowych. Ustalono natomiast, że plan finansowy Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej w ogólnej sumie zaplanowanych wydatków zawierał wydatki Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej – nie sporządzono odrębnego planu finansowego tej jednostki organizacyjnej – str. 28-29 protokołu kontroli.

         Ponadto należy wskazać, że zadania zlecone z zakresu administracji rządowej realizował w okresie objętym kontrolą Urząd Gminy i Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej. Kontrolowana jednostka posiadała plan finansowy zadań zleconych, o którym mowa art. 126 ust. 1 pkt 3 ustawy finansach publicznych, jednakże nie zostały opracowane plany finansowe dochodów i wydatków związanych z realizacją zadań zleconych przez poszczególne jednostki organizacyjne, jak to wynika z przepisów § 3-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego... (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 ze zm.) – str. 74-75 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków ustalono, że Rada Gminy Orla podjęła uchwałę Nr VII/48/03 z dnia 18 czerwca 2003 roku w sprawie uchwalenia regulaminu dostarczania wody na terenie Gminy Orla. Zgodnie z § 12 tego regulaminu, rozliczenia za zbiorowe zaopatrzenie w wodę są prowadzone przez dostawcę z odbiorcami na podstawie określonych w taryfach cen i stawek opłat oraz ilości dostarczonej wody.

Podstawą rozliczeń w okresie kontrolowanym były stawki za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków przyjęte w uchwale Nr XII/75/03 Rady Gminy z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie ustalenia stawek za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków (uchwałą Nr XIX/120/05 z dnia 26 stycznia 2005 r. organ stanowiący dokonał zmiany wymienionej uchwały w zakresie wysokości stawek). Wymienione uchwały były podjęte na podstawie m.in. art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o gospodarce komunalnej.

Należy wskazać, że ustawa z dnia 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. Nr 72, poz. 747 ze zm.) określa szczegółowo zasady ustalania i zatwierdzania taryf (Rozdział 5 i 6). Zgodnie z nimi, przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne (w kontrolowanej gminie działalność określoną w ustawie prowadzi Urząd Gminy Orla) jest obowiązane do określania taryf na 1 rok, z uwzględnieniem przepisów art. 20 ustawy, a także rozporządzenia szczegółowo określającego sposoby ustalania taryf, wydanego na podstawie art. 23 (m.in. taryfa winna być kalkulowana na podstawie niezbędnych przychodów, przy uwzględnieniu kosztów związanych ze świadczeniem usług, po dokonaniu ich alokacji na poszczególne taryfowe grupy odbiorców usług). Ustalone przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne taryfy, na podstawie wniosku przedsiębiorstwa, podlegają weryfikacji przez wójta oraz zatwierdzeniu przez radę gminy i powinny obowiązywać, co do zasady, przez jeden rok, stosownie do przepisów art. 24 ustawy (m.in. art. 24 ust. 9a stanowi, iż na uzasadniony wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego rada gminy, w drodze uchwały, przedłuża czas obowiązywania dotychczasowych taryf, lecz nie dłużej niż o 1 rok).

Stan faktyczny opisany na str. 60-61 protokołu kontroli wskazuje, że przywołane regulacje ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków nie były w kontrolowanej gminie stosowane – nie okazano wniosku o zatwierdzenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków oraz szczegółowej kalkulacji cen i stawek opłat. Ustalono też, że w 2004 roku nie były prowadzone rozliczenia za zbiorowe odprowadzanie ścieków (zrzutu ścieków do sieci kanalizacyjnej dokonuje znikoma liczba podmiotów); ponadto Rada Gminy nie uchwaliła dotychczas regulaminu odprowadzania ścieków, o którym mowa w art. 19 ustawy.

W sferze gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości stwierdzono, że do czasu przeprowadzenia kontroli nie zostały określone przez Radę Gminy zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr 142 poz. 1591 ze zm.). Brzmienie tego przepisu (zawierającego zwrot „ do czasu określenia zasad”) oraz kompetencja organu wykonawczego do gospodarowania mieniem komunalnym (art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym) wskazuje na powinność podjęcia przez organ stanowiący uchwały w tej sprawie.

Ustalono również, że Wójt Gminy nie opracował planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, wbrew art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) – str. 71 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała także, iż w okresie objętym kontrolą kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej działali jednoosobowo przy braku odpowiednich pełnomocnictw udzielonych przez Wójta Gminy na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym – str. 71 protokołu kontroli.

Ponadto, w trakcie kontroli nie okazano udokumentowanego potwierdzenia sposobu udostępnienia nieruchomości z zasobu nieruchomości gminy samorządowym jednostkom organizacyjnym (stosownie do przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami, formą władania nieruchomościami przez jednostki nieposiadające osobowości prawnej winien być trwały zarząd). Nie okazano też odpowiednich uchwał Rady Gminy w sprawie wyposażenia gminnych jednostek organizacyjnych w majątek, wydanych na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h) ustawy o samorządzie gminnym – str. 71-72 protokołu kontroli.

Kontrola w zakresie dochodów budżetowych, w tym z majątku gminy oraz z tytułu podatków i opłat lokalnych, prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

W wyniku kontroli sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2004 rok stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wykazanych skutków wynikających z obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków z tytułu udzielonych ulg odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechania poboru. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o dane wynikające z rejestrów wymiarowych, decyzji podatkowych, deklaracji, wykazów nieruchomości, informacji podatkowych i uchwał w sprawie podatków i opłat lokalnych.

W przypadku skutków dotyczących obniżenia górnych stawek stwierdzono, że wykazana w sprawozdaniu kwota w wysokości 143.418 złotych jest zaniżona. Do obliczenia skutków nie ujęto wszystkich nieruchomości stanowiących własność gminy i podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Między innymi przy obliczaniu skutków nie ujęto gruntów pozostałych oraz zaniżono powierzchnię budynków pozostałych. Po ujęciu wszystkich powierzchni nieruchomości wynikających z ewidencji urzędu ustalono, że kwota skutków została zaniżona o 36.260 złotych.

Również w przypadku skutków wynikających z udzielonych ulg i zwolnień opisana na wstępie nieprawidłowość miała istotny wpływ na jej wysokość. W badanym okresie zgodnie z treścią uchwały Nr II/13/03 z dnia 16 grudnia 2002 roku z podatku od nieruchomości zwolniono:

a) grunty, budynki i budowle stanowiące własność (współwłasność) gminy wykorzystywane do celów zaopatrzenia wsi e wodę oraz oczyszczalnie ścieków,

b) grunty, budynki lub ich części oraz budowle zajęte na działalność statutową jednostek straży pożarnych, klubów sportowych, instytucji kultury.

Po uwzględnieniu wszystkich nieruchomości, które faktycznie korzystały ze zwolnienia ustalono, że faktyczne skutki wynoszą 75.485 złotych.

Natomiast odnośnie skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatku rolnym ustalono, że wysokość ich została zawyżona. W badanym okresie Rada Gminy nie wprowadziła żadnych zwolnień w podatku rolnym, a zatem skutki wynikały jedynie z decyzji organu podatkowego na podstawie, których udzielono ulg w zapłacie podatku. Analiza decyzji podatkowych wykazała, że do ich obliczenia błędnie ujęto decyzje odroczeniowe o numerach 3113-1-23/04 i 3111-4-10/04. W przypadku pierwszej z wymienionych decyzji dokonano odroczenia płatności I raty podatku rolnego z 2004 r. do dnia 30.09.2004 r. Natomiast na podstawie drugiej decyzji odroczono termin płatności II raty podatku za 2004 r. do dnia 31.10.2004r. Wysokość każdej z odroczonych rat wynosiła 8.377,40 zł. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.) w sprawozdaniu wykazuje się kwoty wynikające z decyzji odroczeniowych i w sprawie rozłożenia na raty wówczas, gdy ustalone terminy płatności wykraczają za dany okres sprawozdawczy. W przypadku wymienionych decyzji termin odroczenia wynikający z nich nie wykraczał poza okres sprawozdawczy. W związku z powyższym kwota skutków powinna być niższa o 16.755 złotych.

W podatku od środków transportowych skutki obniżenia górnych stawek podatku, powinny wynieść 46.833 złotych. W 2004 r. zgodnie z ewidencją opodatkowaniu podlegało 59 pojazdów. W wyniku porównania stawek obowiązujących na terenie Gminy ze stawkami maksymalnymi wynikającymi z obwieszczenia oraz danymi wynikającymi z ewidencji podatkowej ustalono kwotę jak wyżej.

W przypadku skutków dotyczących udzielonych ulg i zwolnień w podatku od środków transportowych ustalono, że w sprawozdaniu wykazano je w wysokości 19.593 złotych. Tymczasem w trakcie kontroli ustalono, że w badanym okresie z przedmiotowego podatku uchwałą Rady Gminy zwolnionych zostało 5 pojazdów będących własnością gminy. Przyjmując stawki podatku obowiązujące w 2004 roku z tytułu zastosowania zwolnienia dochody zmniejszyły się o kwotę 6.511 złotych. W 2004 roku wydano także 12 decyzji dotyczących umorzenia i rozłożenia na raty zobowiązań z tytułu podatku od środków transportowych. Ustalono, że wysokość skutków wynikająca z tych decyzji, jaką należało wykazać w sprawozdaniu wynosi 26.261 złotych. Reasumując łączna kwota skutków jaką należało wykazać w sprawozdaniu wyniosła 32.772 złotych – str. 32 -35 protokołu kontroli.

Podczas kontroli realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości, podatku rolnego i leśnego stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie posiada pełnych danych geodezyjnych z terenu całej gminy z podziałem na poszczególnych podatników. Sytuacja ta dotyczy szczególnie osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej. Brak danych z ewidencji geodezyjnej w istotny sposób uniemożliwia wykonanie m.in. czynności sprawdzających wynikających z art. 274 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jedn. z 2005 Dz. U. Nr 8, poz.60 ze zm.). Zgodnie z przywołanym przepisem w trakcie tych czynności należy stwierdzić formalną poprawność składanych deklaracji oraz ma obowiązek ustalić stan faktyczny w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Bez posiadania danych z ewidencji geodezyjnej w części dotyczącej deklarowanej powierzchni gruntów jest to niemożliwe.

Nie stwierdzono również, aby w dokumentacji znajdowały się informacje wynikające z dokumentów źródłowych podatnika i dotyczące posiadanych budynków i budowli. Pozwoliłoby to na weryfikację danych wykazywanych przez nich w deklaracjach podatkowych.

W trakcie kontroli zagadnień z zakresu wymiaru podatku rolnego w grupie podatników - osób fizycznych stwierdzono przypadki błędnego ustalenia podstawy opodatkowania (hektarów przeliczeniowych). Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 roku, Nr 94, poz. 431 ze zm.) podstawę opodatkowania tą należnością stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej - str. 39 protokołu kontroli. Opis nieprawidłowości na tej stronie wskazuje także na naruszenie art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym, dotyczącego opodatkowania grupy podatników posiadających we współwłasności grunty stanowiące gospodarstwo rolne. Stwierdzono także przypadki niewykonania obowiązku nałożonego na podatników podatku rolnego treścią art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym – str. 40 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania ulg inwestycyjnych w podatku rolnym stwierdzono naruszenie zasad przyznawania ulg tego rodzaju wynikających z treści art. 13 ust. 2 ustawy o podatku rolnym – str. 51- 52 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli stwierdzono rozbieżności pomiędzy danymi wykazywanymi przez podatników w deklaracjach podatkowych a danymi wynikającymi z ewidencji geodezyjnej, co wskazuje na uchybienia w zakresie powszechności i prawidłowości opodatkowania. Z analizy deklaracji wynika również, że organ podatkowy nie prowadzi czynności sprawdzających (art. 272 Ordynacji podatkowej) albo prowadzi je w sposób nierzetelny. Wskazuje na to występowanie nieprawidłowości formalnych w deklaracjach oraz brak dalszych czynności organu podatkowego w celu ich wyeliminowania. I tak:

- podatnik o nr ewidencyjnym 130117 w złożonej deklaracji nie obliczył należnego podatku wstawił jedynie powierzchnie przedmiotów podlegających opodatkowaniu;

- również w przypadku podatnika o nr ewidencyjnym 230034 stwierdzono, że nie obliczył należnego podatku, a wykazał jedynie powierzchnie i wartość przedmiotów do opodatkowania. W deklaracji wykazał również wartość budowli związanych z działalnością gospodarczą. Brak jest natomiast innych składników, które mogłyby wskazywać na prowadzenie działalności gospodarczej;

- podatnik o nr ewidencyjnym 1240002 złożył korektę deklaracji, w której wykazał do opodatkowania mniejszą powierzchnię budynków związanych z działalnością, nie wyjaśniając przy tym przyczyn tej zmiany. Zgodnie z art. 81 ustawy Ordynacja podatkowa skorygowanie deklaracji musi również być wyjaśnione na piśmie przez podatnika. Ponadto z ewidencji geodezyjnej wynika, że podatnik posiada grunty o powierzchni 6300 m², natomiast w deklaracji wykazana powierzchnia gruntów wynosi 5700 m²;

- podatnicy o nr 1240027 i 1240014 wykazali do opodatkowania nieruchomości związane z działalnością gospodarczą. W związku z tym, iż mamy do czynienia z przedsiębiorcami zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, grunty, budynki i budowle są związane z działalnością gospodarczą wówczas, gdy są w posiadaniu przedsiębiorcy chyba, że ze względów technicznych nie mogą być wykorzystywane do prowadzonej działalności. W dokumentacji podatkowej nie ma żadnych dokumentów, które wskazywałyby, że mamy do czynienia z taką właśnie sytuacją. Brak jest również dowodów na to, że organ podatkowy próbował wyjaśnić przyczynę takiego sposobu zakwalifikowania nieruchomości. Również w przypadku podatnika o nr ewidencyjnym 1240021 organ podatkowy nie prowadził czynności wyjaśniających, dlaczego wykazał on do opodatkowania 10700 m² gruntów, jeżeli z ewidencji geodezyjnej wynika, że posiada ich 122100 m². Należy również zauważyć, że zgodnie z danymi geodezyjnymi całość gruntów będących w posiadaniu podatnika jest sklasyfikowanych jako drogi. Należy, więc wyjaśnić, czy i w jakim stopniu grunty sklasyfikowane jako drogi są drogami publicznymi i korzystają z wyłączenia z opodatkowania wynikającego z treści art. 2 ust. 3 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Na fakt nie prowadzenia czynności sprawdzających wskazuje również brak w ewidencji podatkowej dokumentów świadczących o podejmowaniu działań w celu wyegzekwowania deklaracji podatkowych w przypadku, gdy nie wpłynęły one w terminach wynikających z art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. Nr 9, poz. 31 ze zm.), art. 6a ust. 8 ustawy z dnia 15 listopada 1983r. o podatku rolnym (tekst jednolity Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 ze zm.) i art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U Nr 200, poz. 1682 ze zm.).

Przeprowadzona analiza powszechności i prawidłowości obciążenia podatkiem od nieruchomości osób fizycznych, wykazała uchybienia polegające na nie wyegzekwowaniu, w przypadkach opisanych na stronie 41 protokołu kontroli, informacji podatkowych w podatku od nieruchomości, jako podstawowego materiału dowodowego służącego ustalaniu podstawy opodatkowania, zgodnie z art. 6. ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Dodać tu należy, iż obowiązek ujawnienia przez podatnika podstawy opodatkowania – poprzez złożenie „wykazu nieruchomości” – obowiązywał także w poprzednim stanie prawnym, przed dokonaniem nowelizacji przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (nowela z 30 października 2002 roku (Dz. U. Nr 137, poz. 1683), obowiązująca od 1 stycznia 2003 roku). W zakresie prawidłowości wymiaru omawianej należności, kontrola wykazała także przypadki rozbieżności danych zawartych w wykazach nieruchomości, złożonych przez osoby fizyczne, z danymi zawartymi w rejestrach wymiarowych, według których faktycznie opodatkowano podatników.

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, że podatnik o nr 9990007 nie przestrzegał przepisów art. 6a ust. 8 pkt 2 ustawy o podatku rolnym. W dokumentacji podatkowej stwierdzono przypadki, że pomimo wygaśnięcia umów na dzierżawę gruntów podatnik nie dotrzymywał terminów, o których jest mowa ww. przepisie. Do opodatkowania wykazywał on je z kilku miesięcznym opóźnieniem. Nieprawidłowość ta może być również przyczyną rozbieżności między powierzchniami gruntów deklarowanych przez podatnika w deklaracji a załącznikiem obejmujących zmiany z zawierania i wygaśnięcia umów dzierżaw, w którym podawane są powierzchnie gruntów będące w posiadaniu podatnika. Stwierdzone różnice wykazane zostały w tabeli na stronie 38 protokołu kontroli. Mając na uwadze powyższe ustalenia należy podjąć działania mające na celu wymuszenie na podatniku składania korekty deklaracji w terminach wynikających z odpowiednich przepisów. Ponadto należy wyjaśnić faktyczną powierzchnię gruntów będących w posiadaniu podatnika. W tym celu dane z deklaracji należy porównać z danymi zawartymi w ewidencji geodezyjnej oraz umowami dzierżawy.

W toku kontroli zagadnień dotyczących prawidłowości wymiaru podatku leśnego od osób fizycznych, stwierdzono przypadki, opisane na stronie 40 protokołu kontroli, dotyczące nie złożenia przez podatników informacji podatkowych, stanowiących podstawowy materiał dowodowy do wymiaru tej należności. Nieprawidłowość ta stanowi naruszenie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.

Ponadto przeprowadzona kontrola wymiaru podatku leśnego od osób fizycznych wskazuje, iż dla całej grupy podatników tej należności został on dokonany z naruszeniem przepisu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 30 listopada 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz.1682 ze zm.), który mówi, iż podatek leśny od 1 ha, za rok podatkowy wynosi, z zastrzeżeniem ust. 3, równowartość pieniężną 0,220 m³ drewna, obliczaną według średniej ceny sprzedaży drewna uzyskanej przez nadleśnictwa za pierwsze trzy kwartały roku poprzedzającego rok podatkowy. Stawka podatku leśnego w 2004 roku powinna więc wynieść za 1 ha lasu 23,694 zł (107,70 x 0,220 m³ = 23,694). Przy wymiarze podatku leśnego w badanym okresie u wszystkich osób fizycznych kontrolowana jednostka zastosowała stawkę podatkową 24,47 zł za hektar fizyczny lasu – str. 40 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli działań upominawczych oraz egzekucyjnych stwierdzono, że organ podatkowy nie przestrzega przepisów wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22.11.2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Związane jest to z tym, że w stosunku do zobowiązań z lat 2001-2003 podjął on działania windykacyjne w 2004 roku. Zgodnie z treścią rozporządzenia wierzyciel zobowiązany jest do systematycznej kontroli płatności zobowiązań. W przypadku upomnień wysyłanych z kilkuletnim opóźnieniem mamy do czynienia z naruszeniem podstawowego wymogu w tym zakresie - systematyczności. Ponadto działania upominawcze objęły jedynie piątą część zaległości. Zgodnie § 5 ust 1 ww. rozporządzenia po bezskutecznym upływie terminu płatności wskazanym w upomnieniu organ podatkowy wystawia niezwłocznie tytuł wykonawczy. W wyniku porównania dat wystawienia upomnień i tytułów ustalono, że czas jaki upłynął pomiędzy tymi czynnościami wyniósł od 1,5 miesiąca do blisko 3 miesięcy. W badanym okresie nie wystawiono tytułów za zobowiązania z roku 2004. Tymczasem w okresie tym nastąpił wzrost zaległości o ponad 120.000 złotych – str. 43 -44 protokołu kontroli.

      W toku kontroli nie stwierdzono, aby Rada Gminy podejmowała na rok 2004 uchwałę ustalającą wysokość stawek opłaty targowej oraz zasady jej poboru. Zgodnie z ewidencją księgową w 2004 roku nie uzyskano dochodów z tytułu opłaty targowej i nie stwierdzono również, aby przygotowując projekt budżetu zakładano uzyskanie dochodów z tego tytułu. Z treści art. 15 i 19 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wynika jednoznacznie, iż Rada Gminy zobowiązana jest do określenia wysokości stawek opłaty targowej oraz zasad jej poboru w drodze uchwały – str. 45 protokołu kontroli. Jak stwierdzono 26 stycznia 2005 roku Rada Gminy w Orli podjęła uchwałę Nr XIX/117/05 w sprawie określenia zasad ustalania i poboru oraz terminu płatności i wysokości stawek opłaty targowej, która weszła w życie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego.

W wyniku kontroli decyzji podatkowych pod względem formalno prawnej zgodności z obowiązującymi przepisami stwierdzono, iż w przypadku decyzji na podstawie, których udzielano ulg w zapłacie podatku w postaci odroczenia terminu płatności zobowiązania podatkowego i rozłożenia na raty podatku lub zaległości podatkowej organ podatkowy nie prowadził postępowania podatkowego oraz odstępował od ich uzasadnienia. Na podstawie art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy po ustaleniu, że zachodzi ważny interes podatnika lub ważny interes publiczny może m.in. odroczyć termin płatności, rozłożyć na raty podatek bądź zaległość podatkową. W związku z powyższym na organie podatkowym przed wydaniem decyzji ciąży obowiązek ustalenia czy zachodzi któraś z wymienionych przesłanek. W przypadku stwierdzenia, że taka sytuacja ma miejsce może on dokonać rozstrzygnięcia w zakresie, jaki uzna za stosowne. Nie mniej jednak musi ono mieć oparcie w zebranych w trakcie postępowania dowodach i ustalonych faktach. Ponadto we wszystkich decyzjach odstąpiono od podawania uzasadnienia faktycznego powołując się na treść art. 210 § 5 wymienionej ustawy. Zgodnie ze wskazanym przepisem możliwość odstąpienia od uzasadnienia decyzji istnieje wówczas, kiedy uwzględnia ona w całości żądanie strony, z wyjątkiem sytuacji kiedy na podstawie decyzji została przyzna ulga w zapłacie podatku. Odroczenie i rozłożenie na raty zobowiązań podatkowych jest ulgą w zapłacie podatku, a zatem stosowanie ww. przepisu nie jest możliwe. W wyniku kontroli stwierdzono również, że w przypadku decyzji o numerach: Fn. 3114-2-20/04; Fn. 31143-2-17/04; Fn. 31143-2-17/04; Fn. 31143-2-14/04 Fn 3113-1-23/04; 3111-4-10/04 udzielono ulgi w zapłacie podatku podatnikom, którzy są przedsiębiorcami. W trakcie postępowania organ podatkowy nie wyegzekwował od nich dokumentacji wymaganej przepisami ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. Nr 123, poz. 1291).

Również w przypadku decyzji na podstawie, których umorzono podatek stwierdzono, że uzasadnienie decyzji nie spełnia wymogów, jakie określone zostały w art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z nim uzasadnienie faktyczne w decyzji powinno odnosić się do zebranych w toku postępowania dowodów i ustalonych faktów. Z treści uzasadnienia wynika natomiast, że organ podatkowy przytacza treść art. 67 § 1 i wyjaśnia, kiedy mamy do czynienia z ważnym interesem podatnika bądź ważnym interesem publicznym. Natomiast nie ma odniesienia do zebranych dokumentów takich jak protokół z przesłuchania strony, protokół z oględzin oraz dokumenty dotyczące ponoszonych kosztów. Ponadto w niektórych decyzjach stwierdzono również uchybienia natury formalnej. Między innymi nie przestrzegano przepisów art. 139 i 200 Ordynacji podatkowej. W pierwszym przypadku polega to na naruszaniu terminów do załatwienia spraw w sytuacji, gdy z przepisu wynika, że rozstrzygnięcie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. W przypadku szczególnie skomplikowanych spraw okres ten może być przedłużony do 2 miesięcy. Natomiast w drugim przypadku organ podatkowy nie wyznaczał stronom siedmiodniowego terminu do wypowiedzenia się w sprawie zebranych materiałów dowodowych – str. 46 - 49 protokołu kontroli.

Podczas kontroli powszechności i prawidłowości obciążenia podatkiem od środków transportowych stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- podatnik będący posiadaczem pojazdu o numerze rejestracyjnym BBI L570 w deklaracji błędnie ustalił wysokość podatku do zapłaty. Zgodnie z deklaracją samochód ciężarowy posiadany przez podatnika ma DMC o wartości 7,5 tony. Wykazany przez podatnika podatek za ten pojazd wyniósł 620,51 złotych. Z uchwały Rady Gminy wynika, że za pojazd o wskazanym DMC stawka podatku wynosi 700 złotych;

- z posiadanej przez urząd ewidencji wynika, że podatnik będący właścicielem pojazdu o nr rej. BBI 50PC (naczepa o DMC zespołu pojazdów 48 ton) nie wykazał go do opodatkowania. Pojazd te był w posiadaniu podatnika do dnia 23.03.2004 r. Mając więc na uwadze art. 9 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych na podatniku ciążył obowiązek podatkowy do końca marca;

- natomiast w przypadku podatnika o numerze konta 8/2002 stawierdzono, że błędnie ustalił on kwotę podatku za posiadaną przyczepę. Z deklaracji wynika, że podatnik posiada samochód ciężarowy o DMC 22 tony oraz przyczepę o DMC pojazdu 24 tony. W przypadku przyczepy, w załączniku do deklaracji podatnik wskazał, że DMC przyczepy jest równe DMC zespołu pojazdów i wynosi 24tony. Zgodnie z art. 8 pkt 5 i 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych opodatkowaniu podlegają przyczepy, które łącznie z pojazdem posiadają DMC powyżej 7 ton. Podatnik wypełniając deklarację w pozycji dotyczącej DMC zespołu pojazdów powinien wpisać sumę DMC samochodu i przyczepy i w tym przypadku będzie to 46ton. W związku z powyższym podatek powinien wynieść 950 złotych, a nie 680.

Ponadto po analizie deklaracji należy stwierdzić, że organ podatkowy nie prowadzi czynności sprawdzających, do których jest zobligowany na mocy art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa. W trakcie kontroli stwierdzono, że w deklaracjach dotyczących pojazdów(naczepy, przyczepy i ciągniki siodłowe) o numerach rejestracyjnych: BIE 7002; BBI N482; BBI C153; BBI 13PA; BBI P315; BBI C301; BBI N059; BBI KO73; BBI 343; BIF F453; BBI P318; BBI H970; BBI N006 nie było wskazanej  DMC zespołu pojazdów. Organ podatkowy nie wezwał podatników do uzupełnienia tak istotnych informacji, które mają decydujący wpływ na ustalenie wysokości podatku. Na brak takich czynności wskazuje również fakt, że w większości przypadków podatnicy deklaracje złożyli dopiero w miesiącu kwietniu i później, z naruszeniem terminów wynikającym z treści art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych- str. 49 - 50 protokołu kontroli.

W zakresie poboru i wymiaru opłaty administracyjnej przez kontrolowaną jednostkę stwierdzono nieprawidłowości opisane na stronach 45 i 46 protokołu kontroli.

Podczas kontroli zapisów dokonywanych na koncie 221 –należności z tytułu dochodów budżetowych stwierdzono, że w momencie wpływu deklaracji lub wydania decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego nie jest dokonywany przypis podatku w korespondencji z kontem 750 - przychody i koszty finansowe. W skutek tego wszystkie wpłaty dokonywane w ciągu roku widnieją na kocie 221 jako należności nieprzypisane (nadpłaty), co jest niezgodnie ze stanem rzeczywistym i zapisami na kontach rozrachunkowych prowadzonych do konta 221. Na kontach analitycznych przypisy dokonywane są na bieżąco, tj. w momencie wydania decyzji lub wpływu deklaracji. Przypis na koncie syntetycznym dokonywany jest w ostatnim dniu roku podatkowego. W związku z tym należy stwierdzić, iż sposób prowadzenia ewidencji księgowej, w tej część, jest niezgodny z zapisami zakładowego planu kont, który przewiduje jej prowadzenie w oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych dla organów samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 ze zm.) – str. 52 – 53 protokołu kontroli.

Przypadki opisane na stronach 55 i 56 protokołu kontroli wskazują na nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji księgowej podatków i opłat, z naruszeniem wskazanych przepisów rozporządzenia Ministra Finansów dnia 25 maja 1999 roku.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m. in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uwzględnienie w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy oraz zakresach czynności poszczególnych pracowników referatu finansowo-budżetowego faktu prowadzenia obsługi księgowej podległych jednostek organizacyjnych.

2. W zakresie dokumentacji zasad rachunkowości:

a) spowodowanie opracowania dokumentacji zasad prowadzenia rachunkowości jednostek objętych scentralizowaną księgowością, z uwzględnieniem form organizacyjno-prawnych tych jednostek;

b) dokonanie uzupełnienia opracowanej dokumentacji zasad rachunkowości o wykaz prowadzonych ksiąg rachunkowych, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, oraz opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.

3. Zapewnienie prowadzenia scentralizowanej księgowości w sposób umożliwiający sporządzanie wymaganych jednostkowych sprawozdań budżetowych i bilansów przez wszystkie jednostki objęte obsługą, stosownie do obowiązujących przepisów. Sporządzanie bilansu skonsolidowanego jednostki samorządu terytorialnego.

4. Realizowanie obowiązku nałożonego przepisami art. 127 ustawy o finansach publicznych w kwestii kontroli podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych.

5. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, na które wskazano w protokole i niniejszym wystąpieniu.

6. Przestrzeganie procedur opracowywania planów finansowych podległych jednostek organizacyjnych, określonych w ustawie o finansach publicznych i rozporządzeniu wykonawczym do tej ustawy.

7. Przedkładanie Radzie Gminy taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków z uwzględnieniem zasad ich opracowywania i zatwierdzania wynikających z obowiązujących przepisów.

8. Wystąpienie do organu stanowiącego z projektem uchwały dotyczącej zasad gospodarowania nieruchomościami, stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 1 i 3 i art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym.

9. Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

10. Udzielenie pełnomocnictw kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, o których mowa w art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

11. Uwzględnianie przy tworzeniu jednostek organizacyjnych przepisów prawnych dotyczących zasad wyposażania tych jednostek w składniki majątku, w tym nieruchomości. Podjęcie stosownych działań w kwestii uporządkowania formalno-pranego aspektu władania przez funkcjonujące jednostki organizacyjne nieruchomościami gminy.

12. Przeprowadzenie weryfikacji danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za rok 2004, z uwzględnieniem opisu zawartego w protokole kontroli i części opisowej niniejszego wystąpienia.

13. Uzupełnienie akt wymiarowych o brakujące informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych, w myśl wskazań wymienionych przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, podatku rolnym i leśnym.

14. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie opodatkowania podatkami lokalnymi, z uwzględnieniem sytuacji opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, których źródłem są zaniechania w stosowaniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających.

15. Prowadzenie czynności upominawczych i egzekucyjnych w sposób określony w przepisach z zakresu egzekucji w administracji publicznej

16. Wydawanie decyzji podatkowych zawierających wszystkie elementy wskazywane treścią art. 210 ustawy Ordynacja podatkowa oraz przestrzegania przepisów działu IV dotyczącego postępowania podatkowego.

17. Zachowanie prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym poprzez właściwe ustalanie podstawy opodatkowania (hektary przeliczeniowe).

18. Prawidłowe dokonywanie wymiaru podatku rolnego dla gospodarstw będących we współwłasności.

19. Stosowanie zwolnień i ulg w podatku rolnym z uwzględnieniem przepisów ustawy o podatku rolnym.

20. Stosowanie właściwie ustalonych stawek przy wymiarze podatku leśnego od osób fizycznych stosując.

21. Pobieranie opłaty administracyjnej zgodnie z przytoczonymi w protokole kontroli

przepisami.

22. Prowadzenie ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych zgodnie z przepisami przytoczonymi w treści protokołu kontroli, wyeliminowanie nieprawidłowości naruszających przepisy wskazanego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku