Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Nr 1 w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 stycznia 2006 roku (znak: RIO.V.6012 - 9/05), o treści jak niżej:

Pani Ewa Bogucka-Fimowicz

Dyrektor Zespołu Szkół Nr 1

w Suwałkach

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych za okres 2004 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkół Nr 1 w Suwałkach, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. Z 2001r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         W toku kontroli udzielania zamówień publicznych stwierdzono nieprawidłowości w postępowaniu w sprawie zamówienia publicznego na remont zaplecza sali gimnastycznej, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego. Powołana komisja, z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sporządziła w dniu 16.01.2004 roku dokumentację podstawowych czynności postępowania przetargowego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na roboty budowlane (załącznik Nr 2 do protokołu kontroli). Powyższa dokumentacja nie została podpisana przez jednego z członków komisji, wskazanego w opisie na stronie 22 protokołu kontroli. Komisja wybrała wykonawcę, który zaoferował najniższą cenę. Propozycja wyboru oferty najkorzystniejszej nie została zatwierdzona przez zamawiającego, czyli Dyrektora Zespołu Szkół Nr 1. W dokumentacji przewidziano formę pisemną zatwierdzenia wyboru najkorzystniejszej oferty. W złożonym wyjaśnieniu (załącznik Nr 3 do protokołu kontroli) Pani Dyrektor wskazała, że dokonała wyboru najkorzystniejszej oferty, ale nie potwierdziła tego faktu poprzez zatwierdzenie podpisem na dokumentacji podstawowych czynności postępowania, ponieważ dokumentacja zawierała błędy. Jak wynika ze złożonego wyjaśnienia, do uzupełnienia dokumentacji została zobowiązana Pani Jolanta Szklarzewska – pracownik gospodarczy. Należy podkreślić, iż w § 2 zarządzenia Dyrektor określiła, że sporządzenie dokumentacji postępowania i przedłożenie do zatwierdzenia należy do zadań komisji – str. 21 protokołu kontroli. W okresie od 16.01.2004 r. do 26.02.2004 roku kierownik jednostki nie wyegzekwowała usunięcia błędów w dokumentacji przetargowej, a wskazywanym w ustnych wyjaśnieniach powodem tego stanu rzeczy był fakt wyniesienia przez Panią Jolantę Szklarzewską materiałów związanych z przetargiem do Prokuratury Rejonowej w Suwałkach,. Tak, więc bez zawarcia umowy na roboty budowlane potwierdzonej pismem zostały rozpoczęte prace remontowe. Obowiązek pisemnego potwierdzenia umowy o roboty budowlane wynika z treści art. 648 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.).

         Ponadto Zamawiający, czyli Dyrektor Zespołu Szkół Nr 1 nie powiadomiła oferentów o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zgodnie z obowiązującym w tym czasie art. 50 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych (Dz. U. Nr 72, poz. 664 ze zm.) o wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający winien był zawiadomić niezwłocznie wszystkich wykonawców biorących w postępowaniu o zamówienie. Komisja, bez posiadanych kompetencji, powiadomiła oferentów o rozstrzygnięciu przetargu. W powiadomieniach (załączniki Nr 4 i 5 do protokołu kontroli) nie podano miejsca i terminu zawarcia umowy.

         Odbiór robót remontowych został dokonany w dniu 5 marca. Po odbiorze robót, dopiero 13 maja 2004 roku została sporządzona i zatwierdzona dokumentacja podstawowych czynności postępowania o zamówienie publiczne oraz została zawarta umowa o roboty budowlane – str. 21-24 protokołu kontroli. W obecnym stanie prawnym zasady i tryb udzielania zamówień publicznych reguluje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 117 ze zm.).

         Badanie dokumentacji opisującej przyjęte przez Zespół zasady rachunkowości, pod kątem jej zgodności z przepisami art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), wskazuje, iż nie zawiera ona wykazu ksiąg rachunkowych stosowanych w jednostce – str. 6 protokołu kontroli. Ponadto „Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów” została wprowadzona w życie z dniem 27 września 2004 roku i nie dopełniono obowiązku stosowania przyjętych zasad rachunkowości w sposób ciągły, w myśl wskazań art. 5 ust.1 ustawy o rachunkowości – str. 6 protokołu kontroli.

         W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…oraz uregulowania wewnętrzne poprzez:

a) nie uwidacznianie na wydrukach komputerowych danych pozwalających na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu, czym naruszono art. 14 ust. 4 wymienionej ustawy,

b) nie określenie metody ewidencji rzeczowych aktywów obrotowych – str. 5 protokołu kontroli,

c) nie wystawianie dowodu KP na podstawie którego winna być zaprzychodowana pobrana gotówka z banku do kasy – str. 11 protokołu kontroli,

d) nie ewidencjonowanie na koncie 139 – „Inne rachunki bankowe” środków pieniężnych, które zostały przekazane jednostce na sfinansowanie wypłat stypendiów – str. 30 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości udzielania zaliczek gotówkowych pracownikom wykazała, że w pojedynczych przypadkach wystąpiło nieterminowe ich rozliczenie, natomiast we wnioskach o zaliczkę nie zamieszczano daty rozliczenia się z pobranej zaliczki – str. 12 protokołu kontroli.

         Badanie prawidłowości opracowywania planów finansowych wykazało, że projekt planu nie został zaopiniowany przez Radę Pedagogiczną. Kompetencja Rady w tym względzie wynika z treści art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – str. 14 protokołu kontroli.

         Stwierdzono ujmowanie wydatków budżetowych w nieprawidłowych podziałkach klasyfikacji budżetowej, co dotyczyło badań okresowych, odprowadzania ścieków, zakupu materiałów i wyposażenia. Narusza to wskazania wynikające z treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132) – str. 16 protokołu kontroli.

         Podczas kontroli wydatków z tytułu wynagrodzeń ustalono, że tygodniowy wymiar zajęć dydaktycznych, opiekuńczych i wychowawczych realizowany był przez niektórych nauczycieli w wymiarze powyżej 27 godzin. Tygodniowy wymiar ww. zajęć nie może przekraczać 27 godzin, co wynika z art. 42 ust. 4a w związku z ust. 5a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112 ze zm.) – str. 18 protokołu kontroli. Ponadto stwierdzono, że dla Pani Jolanty Szklarzewskiej, której powierzono stanowisko referenta, wypłacano wynagrodzenie zasadnicze powyżej stawki wynikającej z maksymalnej kategorii zaszeregowania przewidzianego dla tego stanowiska oraz wypłacano dodatek funkcyjny, pomimo, że ww. nie kieruje żadnym zespołem pracowników – str. 18-19 protokołu kontroli.

         Stwierdzono, że dokonywano nieprawidłowego rozliczania kosztów z tytułu krajowych podróży służbowych, polegającym na nie naliczaniu i nie wypłacaniu diet oraz ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej. Zgodnie z ustnym oświadczeniem Głównej księgowej powodem tego były względy oszczędnościowe – str. 20 protokołu kontroli.

Należy wskazać, iż zasady rozliczania kosztów z tytułu krajowych podróży służbowych zostały określone w treści rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). W myśl wskazanych przepisów pracownikowi po odbyciu podróży służbowej przysługuje, po pierwsze dieta, pod warunkiem, że podróż służbowa trwała ponad 8 godzin, a pobyt w miejscu delegowania nie uwzględniał posiłków (obiadu), po drugie zwrot kosztów podróży, w tym także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej, pod warunkiem faktycznego korzystania z nich. Wskazane względy natury oszczędnościowej nie mogą zatem stanowić przesłanki do zaniechania wypłat z wymienionych tytułów.

         Kontrola ewidencji i gospodarowania środkami trwałymi wykazała uchybienia, naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) oraz uregulowań wewnętrznych, poprzez:

 - ujmowanie w ewidencji analitycznej środków trwałych o wartości poniżej 3500,00 zł – str. 27 protokołu kontroli,

- ujmowanie w ewidencji analitycznej dotyczącej pozostałych środków trwałych programów komputerowych – 28 protokołu kontroli.

         W zakresie funkcjonowania środka specjalnego stwierdzono, że ponoszone wydatki były niezgodne z celami wskazanymi w uchwale Rady Miasta Suwałki. Ponadto dla środków z tytułu darowizn w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej nie były sporządzane odrębne plany finansowe. W obecnym stanie prawnym organ stanowiący Miasta Suwałk nie podjął uchwały określającej źródła dochodów własnych, a także nie wskazał jednostek budżetowych, które mogłyby tworzyć rachunek dochodów własnych – str. 30 protokołu kontroli.

         Ustalenia dotyczyły także faktu braku podpisu głównego księgowego na umowach o roboty budowlane. Powyższe naruszało wymogi w tym zakresie, wynikające z udzielonego przez Prezydenta Miasta Suwałki pełnomocnictwa dla Dyrektora Zespołu – str. 27 protokołu kontroli.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania, bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

         Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu obowiązków należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych poprzez:

a) zachowanie formy pisemnego wyboru najkorzystniejszej oferty (art. 9 ust. 1 w związku z art. 91 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych),

b) niezwłoczne zawiadamianie wykonawców przez zamawiającego o wyborze oferty (art. 92 Prawo zamówień publicznych),

c) zawieranie umów w terminie określonym w art. 94 wskazanej ustawy.

2. Dokonanie uzupełnień w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez:

a) opracowanie wykazu danych tworzących księgi rachunkowe,

b) określenie metody ewidencji rzeczowych aktywów obrotowych.

3. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) stosowanie przyjętych zasad rachunkowości w sposób ciągły,

b) spowodowanie, ażeby wydruki komputerowe zawierały dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu księgowego,

c) wystawianie dowodu KP w celu zaprzychodowania pobranej gotówki z banku do kasy,

d) ewidencjonowanie otrzymanych sum na zlecenie na koncie 139.

4. Zamieszczanie na wnioskach o zaliczkę terminu rozliczenia się z pobranej zaliczki oraz przestrzeganie obowiązku terminowego rozliczania się pracowników z pobranych zaliczek.

5. Zapewnienie, aby projekty planu finansowego były opiniowane przez radę pedagogiczną.

6. Ujmowanie wydatków budżetowych w prawidłowych podziałkach klasyfikacji budżetowej.

7. Przestrzeganie, ażeby tygodniowy wymiar zajęć dydaktycznych, opiekuńczych i wychowawczych dla nauczycieli nie przekraczał normatywu wynikającego z obowiązujących przepisów.

8. Ustalanie wynagrodzeń pracowników wg kategorii zaszeregowania przewidzianej dla zajmowanego stanowiska, z uwzględnieniem wskazań zawartych w treści protokołu oraz części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

9. Dokonywanie naliczania i wypłacania diet oraz ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej.

10. Ujmowanie w ewidencji analitycznej środków trwałych obiektów inwentarzowych spełniających warunki dotyczące wartości początkowej ustalonej dla środków trwałych oraz ewidencjonowanie programów komputerowych w prowadzonej ewidencji szczegółowej dla wartości niematerialnych i prawnych.

11. Sporządzanie odrębnych planów finansowych dla środków z tytułu darowizn w postaci pieniężnej.

12. Zamieszczanie na umowach cywilno – prawnych podpisu Głównego Księgowego zgodnie ze wskazanymi regulacjami wewnętrznymi.

         O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu do czasu ich rozpatrzenia.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Prezydent Miasta Suwałk.

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Suwałkach.