Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Domu Kultury w Łapach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 kwietnia 2005 roku (znak: RIO.I.6012 - 1/05), o treści jak niżej:

                                                                           Pani Małgorzata Borowska

                                                                                              Dyrektor Domu Kultury

                                                                                              w Łapach

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2004 r., przeprowadzonej w Domu Kultury w Łapach, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono występujące nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Z analizy dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wynika, że w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych naruszono przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), co polegało w szczególności na:

- pominięciu w wykazie ksiąg rachunkowych w zakładowym planie kont zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, stosownie do wymagań art. 10 ust. 1 pkt 3 ppkt a ustawy – str. 6 protokołu kontroli;

- braku powiązania dowodów księgowych, wskazanych w opisie, z zapisami w dzienniku, stosownie do wymagań art. 14 ust. 2 ustawy – str. 7 i 12 protokołu kontroli;

- zamieszczeniu w zakładowym planie kont wykazu kont syntetycznych, nie nadając niektórym z nich treści ekonomicznej i nie określając zasad księgowania na nich operacji gospodarczych – str. 7 protokołu kontroli;

- stwierdzonych przypadkach braku autoryzacji sposobu zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych – str. 12 protokołu kontroli.

         Z ustaleń kontrolującego wynika, że Dom Kultury nie otrzymał kwoty 10.000 zł dotacji podmiotowej przyznanej jednostce uchwałą Rady Gminy z dnia 30.09.2004 r. (plan dotacji 673.900 zł, wykonana dotacja 663.900 zł) – str. 15 protokołu kontroli. Wartość nieotrzymanej dotacji powinna stanowić dla Domu Kultury należność z tytułu przychodów i zostać wykazana w bilansie jednostki. Kwotę należności należało ująć na kontach rozrachunkowych i pozostałych przychodach operacyjnych 2004 r. (DK nie wykazuje w urządzeniach księgowych należności z tego tytułu) – str. 12-13 protokołu kontroli.

         W trakcie kontroli poddano ocenie regulacje dotyczące organizacji i funkcjonowania w Domu Kultury w Łapach wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w art. 28a i art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Ustalono, że w kontrolowanej jednostce elementy systemu kontroli wewnętrznej, w tym kontroli finansowej, wymienione na stronie 4, 5 i 12 protokołu kontroli, zawarte są w dokumentach organizacyjnych, zakresach uprawnień i odpowiedzialności pracowników, a także zostały unormowane przez p. Dyrektor wewnętrznymi przepisami: zarządzeniem w sprawie trybu wykonywania kontroli wewnętrznej oraz instrukcją obiegu dokumentów. Zarządzenie ustalające tryb kontroli wewnętrznej wskazuje jedynie rodzaje kontroli i zakres ich wykorzystania, nie ustala natomiast sposobu, w jaki następuje kontrola, czyli tzw. procedur kontroli, gwarantujących prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej i zapewniające m.in., że:

1) przychody są pobierane, ewidencjonowane i wykazywane w sprawozdaniach zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) wydatki dokonywane będą na cele i w wysokości przewidzianej planem i poprzedzone zostaną wstępną oceną celowości i gospodarności;

3) postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone będą zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o zamówieniach publicznych. Obecnie sprawę zamówień publicznych reguluje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177);

4) gospodarowanie mieniem jednostki prowadzone będzie zgodnie z obowiązującymi przepisami i uregulowaniami wewnętrznymi. Dotychczas brak jest uregulowań wewnętrznych dotyczących gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku.

         Również instrukcja obiegu dokumentów – przywołana w opisie na str. 4 protokołu kontroli – ustalająca istotne dla prawidłowego funkcjonowania gospodarki finansowego jednostki dokumenty, nie wymienia zasad przekazywania ich na właściwe stanowiska pracy, w określonych terminach i kolejności. Obieg wskazanych dowodów księgowych powinien obejmować drogę od chwili ich sporządzania do momentu zaksięgowania, ze uwzględnieniem środków kontroli w tym zakresie, stanowiących elementy systemu kontroli finansowej.

         Z przywołanych przepisów wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej. Kontrola finansowa dotyczy wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem. Kierownik jednostki z uwzględnieniem jej zadań, struktury i obsady kadrowej powinien ustalić procedury w formie pisemnej obejmujące wszystkie procesy zachodzące w jednostce. Dlatego też instrukcje, regulaminy, rejestracja wpływu dokumentów do jednostki, zakresy czynności pracowników składające się na procesy kontroli powinny być opracowane w sposób zapewniający prawidłowe jej funkcjonowanie, zgodnie ze „Standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszonymi Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13), które w myśl art. 35a ust. 3 ustawy powinny być brane pod uwagę przy organizowaniu systemu kontroli wewnętrznej (standardy Nr 12 i 14 w części D „Mechanizmy systemu kontroli finansowej”).

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania, bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości instytucji kultury.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności należą do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie nieprawidłowości w prowadzeniu dziennika poprzez dokonywanie w nim zapisów powiązanych ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

2. Ujęcie w zakładowym planie kont wszystkich ksiąg rachunkowych prowadzonych faktycznie przez jednostkę.

3. Uzupełnienie wykazu kont syntetycznych stosowanych w jednostce o opis ich treści ekonomicznej oraz zasady księgowania na nich operacji gospodarczych.

4. Uzupełnienie wewnętrznych regulacji obowiązujących w jednostce w zakresie systemu kontroli wewnętrznej, z uwzględnieniem wskazań zawartych w protokole kontroli.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Łap