zalecenia - Zespół Szkół Techniczno-Rolniczych w Sejnach

Autor:	BIP Admin
Dodane przez:	BIP Admin
Data utworzenia:	2006-01-02 10:20
Data modyfikacji:	2006-01-02 10:21
Data publikacji:	2006-01-02 10:21
Wersja dokumentu:	1

Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Techniczno-Rolniczych w Sejnach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 listopada 2005 roku (znak: RIO.V.6012 - 7/05), o treści jak niżej:

Pan Henryk Wydra

Dyrektor

Zespołu Szkół Techniczno-Rolniczych

w Sejnach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2004 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkół Techniczno-Rolniczych w Sejnach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie planu finansowego, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, gospodarowanie składnikami majątkowymi, rozliczenia z budżetem jednostki samorządu terytorialnego.

Analiza ustanowionych pisemnie procedur wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 28a i art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zm.), wykazała, że w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych nie została określona droga (obieg) dokumentów od momentu ich wpływu lub sporządzenia w jednostce, do momentu zadekretowania i ujęcia w księgach rachunkowych – str. 8 protokołu kontroli.

Badając dokumentację opisującą przyjęte przez Zespół zasady rachunkowości pod kątem jej zgodności z przepisami art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) stwierdzono, że nie zawiera ona opisu stosowanego programu komputerowego i daty rozpoczęcia jego eksploatacji oraz nie określa metod zabezpieczenia dostępu do danych komputerowych (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy) – str. 6-7, 10 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika także, iż poprzedni Dyrektor ZST-R przypisał w zakresie obowiązków głównego księgowego jednostki prowadzenie księgowości Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Sejnach, która jest oddzielną jednostką organizacyjną Powiatu Sejneńskiego, niefunkcjonującą w strukturze organizacyjnej Zespołu Szkół. Jak wynika z art. 35 ustawy o finansach publicznych, głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, a taką jest Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna, jest pracownik, któremu kierownik tej jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność, m.in. w zakresie prowadzenia rachunkowości. Obowiązek zapewnienia obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej wymienionej placówki oświatowej, zgodnie z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), spoczywa na organie prowadzącym. W tej sprawie skierowałem pismo do Zarządu Powiatu Sejneńskiego.

Ponadto ustalono, że główny księgowy Zespołu nie wywiązywał się z obowiązku wynikającego z zakresu czynności, dotyczącego prowadzenia zeszytu kontroli wewnętrznej i odnotowywania w nim przeprowadzonych kontroli kasy oraz magazynu żywności – str. 9 protokołu kontroli.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), a także uregulowania wewnętrzne, poprzez:

a) niewskazywanie przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera danych pozwalających na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu księgowego, co stanowiło naruszenie art. 14 ust. 4 w zw. z art. 13 ust. 3 ustawy – str. 10 protokołu kontroli,

b) niezamieszczanie w zestawieniach obrotów i sald kont księgi głównej sald za okres sprawozdawczy oraz nieprawidłowe wykazywanie obrotów narastająco na niektórych kontach, stwierdzono też, że nie została zachowana zgodność obrotów zestawienia z obrotami dziennika; wymogi w zakresie omawianych zestawień określa art. 18 ust. 1 ustawy – str. 10, 11 protokołu kontroli,

c) niesporządzenie na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, czym naruszono art. 18 ust. 2 ustawy – str. 11 protokołu kontroli,

d) niezamieszczanie przy stwierdzeniu zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji) podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania; wymóg w tym względzie wynika z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 11 protokołu kontroli,

e) nieuwidacznianie na listach płac daty odbioru gotówki, co pozostawało w sprzeczności z postanowieniem Instrukcji kasowej oraz art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy – str. 13 protokołu kontroli,

f) ujmowanie w ewidencji podstawowych środków trwałych obiektów o wartości początkowej w przedziale od 1.000,- do 3.500,- zł, podlegających ewidencji na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, stosownie do postanowień § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów oraz zakładowego planu kont jednostki – str. 32 protokołu kontroli,

g) ujmowaniu w ewidencji analitycznej podstawowych środków trwałych obiektów o wartości początkowej poniżej 1000,- zł, podlegających ewidencji pozaksięgowej w sposób wskazany w zakładowym planie kont – str. 32 protokołu kontroli,

h) niedokonanie jednorazowego, poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, umorzenia środków dydaktycznych; zasady umarzania tego rodzaju składników aktywów określa § 5 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów – str. 32-33 protokołu kontroli.

W sferze przestrzegania wewnętrznych przepisów jednostki stwierdzono również, że nie zachodziła zgodność stanu czeków gotówkowych z prowadzoną ewidencją. Wynikało to z faktu, iż kasjer jednostki dokonywał rozchodowania w całości czeków gotówkowych w dniu ich pobrania, zamiast sukcesywnego ewidencjonowania zużycia, wynikającego z rzeczywistego wykorzystania poszczególnych blankietów czekowych – str. 14 protokołu kontroli. Ponadto, wbrew postanowieniom Instrukcji inwentaryzacyjnej, kierownik jednostki powołał do podkomisji spisowych osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane aktywa trwałe – str. 33-34 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości procedur opracowywania planów finansowych wykazała, że projekt planu finansowego Zespołu Szkół na 2004 rok nie został zaopiniowany przez Radę Pedagogiczną (w 2005 roku, jak wynika z dokumentacji, Dyrektor Zespołu poinformował o wielkości subwencji na ten rok oraz o zamierzeniach remontowych). Kompetencja rady pedagogicznej do wyrażania opinii o planie finansowym szkoły wynika z art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy o systemie oświaty – str. 16 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość pobierania dochodów ustalono, że Zespół Szkół jako wynajmujący wystawiał faktury za najem garażu niezgodnie z terminem ustalonym w zawartej umowie. Terminowość wystawiania faktur ma szczególne znaczenie dla kontrolowanej jednostki jako podatnika podatku VAT. Zgodnie bowiem z art. 19 ust 13 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia na terytorium kraju usług najmu i dzierżawy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze. Powstanie obowiązku podatkowego rzutuje zaś na powinności podatnika w zakresie wystawiania faktur VAT. Stosownie do przepisu § 15 ust. 1 obowiązującego obecnie rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania... (Dz. U. Nr 95, poz. 798), w przypadkach określonych m.in. w powołanym art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy, fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego – str. 18 protokołu kontroli.

Ponadto w jednym przypadku nie została zachowana tożsamość w określeniu nabywcy usługi w fakturze VAT w stosunku do oznaczenia strony – najemcy w umowie najmu – str. 18-19 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości przekazywania środków na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazała, że nie dotrzymano terminu przekazania równowartości 75% odpisu na rachunek bankowy Funduszu, określonego w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 355 ze zm.). Do dnia 31 maja 2004 r. została przekazana kwota 59.925,- zł, stanowiąca równowartość 63,5% naliczonego odpisu – str. 25 protokołu kontroli.

W protokole kontroli (str. 25) wskazano również na potrzebę dostosowania wewnętrznego Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w zakresie postanowień dotyczących tworzenia Funduszu, do obowiązujących od 31 sierpnia 2004 r. regulacji art. 53 ustawy – Karta Nauczyciela.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności, należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie wewnętrznej instrukcji obiegu dokumentów finansowo księgowych w Zespole Szkół o postanowienia określające drogę tych dokumentów (wraz z poszczególnymi czynnościami kontroli wewnętrznej), od momentu ich wpływu lub sporządzenia do momentu zadekretowania i ujęcia w księgach rachunkowych.

2. Dokonanie uzupełnień w dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości poprzez:

a) opracowanie wykazu stosowanych programów komputerowych i dat rozpoczęcia ich eksploatacji,

b) określenie metod zabezpieczenia dostępu do danych.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do zaprowadzenia zeszytu kontroli wewnętrznej, o którym mowa w jego zakresie czynności.

4. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) nadawanie zapisom księgowym i dowodom księgowym wszystkich cech wymaganych ustawą o rachunkowości oraz wewnętrzną instrukcją,

b) sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej w sposób określony art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym zachowanie zgodności zestawień obrotów i sald z obrotami dziennika,

c) sporządzanie co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawień sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych,

d) prowadzenie ewidencji księgowej środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz ich umorzenia zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów oraz postanowieniami zakładowego planu kont.

5. Zobowiązanie kasjera do właściwego, tj. odzwierciedlającego stan faktyczny, prowadzenia ewidencji rozchodu czeków gotówkowych.

6. Zaniechanie powoływania do zespołów spisowych osób odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe.

7. Przedkładanie do zaopiniowania Radzie Pedagogicznej Zespołu Szkół opracowanego projektu planu finansowego Szkoły.

8. Zapewnienie terminowego, tj. uwzględniającego postanowienia umowy i przepisów w sprawie podatku od towarów i usług, wystawiania faktur VAT dla najemców.

9. Dotrzymywanie terminu odprowadzania na rachunek bankowy równowartości 75% odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Dostosowanie postanowień Regulaminu ZFŚS w zakresie jego tworzenia do obowiązujących przepisów Karty Nauczyciela.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu do czasu ich rozpatrzenia.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach.

W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 22.11.2005 roku, do organu wykonawczego:

Zarząd Powiatu

Sejneńskiego

Uprzejmie informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku Zespół w Suwałkach zakończyła w dniu 26 września 2005 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Zespole Szkół Techniczno-Rolniczych w Sejnach. W następstwie poczynionych ustaleń skierowałem do Dyrektora Zespołu Szkół wystąpienie pokontrolne, zawierające opis stwierdzonych uchybień i wnioski zmierzające do ich usunięcia, które przekazuję w załączeniu.

Z ustaleń kontroli wynika m.in., że poprzedni Dyrektor Zespołu Szkół przypisał w zakresie obowiązków głównego księgowego jednostki prowadzenie księgowości Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Sejnach, która jest oddzielną jednostką organizacyjną Powiatu Sejneńskiego, niefunkcjonującą w strukturze organizacyjnej Zespołu Szkół. Jak wynika z art. 35 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, a taką jest Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna, jest pracownik, któremu kierownik tej jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność, m.in. w zakresie prowadzenia rachunkowości. Obowiązek zapewnienia obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej wymienionej placówki oświatowej, zgodnie z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), spoczywa na organie prowadzącym. Stosownie do przepisu art. 5c pkt 2 tej ustawy, zadania i kompetencje organu prowadzącego, określone w art. 5 ust. 7, wykonuje zarząd powiatu.