Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Bakałarzewo

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Bakałarzewie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 stycznia 2006 roku (znak: RIO.V.6011 - 8/05), o treści jak niżej:

Pan Adam Szymański

Wójt Gminy Bakałarzewo

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Bakałarzewo za 2004 rok przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Bakałarzewie, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), a także uregulowania wewnętrzne, poprzez:

- przeksięgowanie salda konta 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu” z naruszeniem terminu wskazanego w rozporządzeniu – str. 13 protokołu kontroli,

- nie prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 139 – str. 12 protokołu kontroli.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 139 powinna zapewnić podział wydzielonych środków na rodzaje, a także według kontrahentów, w myśl opisu funkcjonowania wskazanego konta zawartego w załączniku nr 2 do rozporządzenia,

- dokonywanie zapisów na koncie 133 niezgodnie z wyciągiem bankowym – str. 13-14 protokołu kontroli,

- prowadzenie analityki do konta 224 niezgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu – str. 19 protokołu kontroli;

- stosowanie nieprawidłowej korespondencji kont przy ewidencjonowaniu Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska – str. 14 protokołu kontroli,

- sporządzanie raportów kasowych z naruszeniem wskazanych w opisie przepisów ustawy o rachunkowości– str. 17 protokołu kontroli.

Analiza tytułów rozrachunków ujętych w urządzeniach księgowych budżetu, wykazała nieprawidłowości polegające na zaewidencjonowaniu:

- na niewłaściwym koncie syntetycznym (na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”) otrzymanej subwencji oświatowej przeznaczonej na wydatki w styczniu następnego roku budżetowego – str. 14 protokołu kontroli.

Według załącznika Nr 1 do wskazanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku właściwe byłoby konto 909 „Rozliczenia międzyokresowe”;

- pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska na koncie 224, zamiast na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”, w myśl wskazań cytowanego rozporządzenia;

- lokaty bankowej w kwocie 500.000,00 zł na koncie 224, zamiast na 133.

Zgodnie z treścią wskazanego rozporządzenia na koncie 133 ujmuje się również lokaty dokonywane ze środków rachunku budżetu.

Stwierdzono również, iż kontrolowana jednostka w bilansie z wykonania budżetu Gminy Bakałarzewo sporządzonego na dzień 31.12.2004 r. nieprawidłowo ujęła po stronie aktywów w poz. 1.1. Należności finansowe krótkoterminowe, lokaty bankowe w kwocie 500.000,00 zł – str. 16 protokołu kontroli.

Lokaty bankowe są to środki pieniężne a nie należności i winne być ujęte w bilansie po stronie aktywów pod poz. 1.1. środki pieniężne budżetu.

Zgodnie z treścią art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, podmioty podlegające przepisom tej ustawy przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych, drogą otrzymania od banku potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów.

W przypadku uzgodnienia sald środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, stroną inicjującą jest bank, który przesyła stosowne pismo. Obowiązkiem jednostki jest sprawdzenie sald wykazanych w piśmie z ewidencją księgową i w przypadku zgodności - potwierdzenie ich prawidłowości.

Kontrolowana jednostka otrzymała z Banku Spółdzielczego w Suwałkach wydruk sald rachunków klientów do potwierdzenia na dzień 31.12.2004 r. Z zapisów w ewidencji księgowej wynika, że salda wykazane w księgach rachunkowych są niezgodne z saldami wykazanymi przez bank o kwotę odsetek (o 13.190,82 zł), od dwóch lokat bankowych po 250.000,00 zł, zaewidencjonowanych na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”. Odsetki od wyżej wymienionych lokat nie są zaewidencjonowane w 2004 r księgach rachunkowych jednostki – str. 21-22 protokołu kontroli. Zgodnie z treścią załącznika Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku odsetki winne być zaewidencjonowane na koncie 901 „Dochody budżetowe”. Saldo Ma konta 901 oznacza sumę osiągniętych dochodów budżetu za dany rok (w 2004 roku saldo to jest pomniejszone o kwotę odsetek, tj. o 13.190,82 zł). Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 901 przenosi się na konto 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”.

Odsetki od wyżej wymienionych lokat zostały ujęte w księgach rachunkowych 2005 roku, w momencie ich likwidacji i zostały zaewidencjonowane po stronie Wn na koncie 133 „Rachunek bieżący” i po stronie Ma na koncie 901 „Dochody budżetowe” w rozdziale 75814 § 0920.

Stwierdzono ponadto przypadki niezgodnego z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634) klasyfikowania wydatków – str. 67 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu wynagrodzeń wskazuje, iż w pismach ustalających wysokość wynagrodzenia pracowników Urzędu brak jest informacji na temat grupy dodatku funkcyjnego i procentowej stawki dodatku (jest podana jedynie kwota dodatku) – str. 66 protokołu kontroli. Narusza to przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223).

Sprawdzenie przestrzegania wewnętrznych regulacji w zakresie inwentaryzacji wykazało, że nie przestrzegano instrukcji i zarządzeń wydanych w tej sprawie, co polegało między innymi na dokonaniu przez komisję spisową, w dniu zakończenia inwentaryzacji, weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych – str. 94 protokołu kontroli.

Wyceny rzeczowych składników majątkowych, ujętych w arkuszach spisowych dokonują na polecenie głównego księgowego pracownicy pionu głównego księgowego. Po dokonaniu inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątku ustala się różnice inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanu faktycznego podanego w arkuszach spisowych ze stanem wynikającym z ewidencji ilościowo-wartościowej.

Ponadto badana jednostka otrzymała nieodpłatnie sprzęt komputerowy, który został ujęty w księdze inwentarzowej Gminnego Ośrodka Kultury, bez wartości początkowej, na podstawie protokołu przekazania sprzętu komputerowego – str. 92 protokołu kontroli. Środki trwałe są to rzeczowe aktywa i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki – art. 3 ust. 15 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 16 g ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r Nr 54, poz. 654 ze zm.) za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, uważa się w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości.

     Ustalono również, że ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych poniesione zostały w 2004 roku koszty obsługi rachunku bankowego w kwocie 17,00 zł – str. 98 protokołu kontroli. Zgodnie z przepisami art. 10 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych administrowanie środkami funduszu należy do obowiązków pracodawcy. W pojęciu administrowania zawiera się ponoszenie kosztów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Funduszu w zakładzie pracy, w tym m.in. kosztów obsługi bankowej

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów.

Z ustaleń dokonanych w toku kontroli wynika, że nie prowadzono postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (w badanym okresie nie doręczono 20 nakazów płatniczych). W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie żyje organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w związku z art.102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy – str. 53 protokołu kontroli.

Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na jednostkowy fakt naruszenia przez podatnika będącego osobą prawną, obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowej na podatek od nieruchomości – str. 44 protokołu kontroli. Dokonane ustalenia wskazują, w kontekście przywołanych ustaw, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji.

Kontrola prowadzona w zakresie prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowała również zagadnienia dotyczące stosowania ulg i zwolnień ustawowych w omawianej należności.

Stwierdzone w tym obszarze uchybienia dotyczyły udzielania zwolnienia z tytułu zakupu gruntów, błędnie ustalając okres jego obowiązywania, z naruszeniem przepisów wskazanych na stronie 35 protokołu kontroli oraz naliczenia kwoty ulgi inwestycyjnej od wydatków udokumentowanych rachunkiem niespełniającym wymogów wskazywanych przepisami przywołanymi w opisie na stronach 36 i 37 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie formalno – prawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one:

- wydawania decyzji, które nie spełniały wymogów formalnych wynikających z treści art. 210 ustawy – str. 41 i 57 protokołu;

- sporadycznych przypadków braku powszechności i prawidłowości obciążania odsetkami za zwłokę przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności, stanowiących naruszenie przepisów art. 53 ustawy – str. 48 protokołu.

Kontrola rzetelności sporządzania sprawozdania Rb-PDP za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2004 roku wykazała, że w wierszu A5 (podatek od nieruchomości), kol. 4 „skutki udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń …” zawyżono kwotę skutków o 148,00 zł - wyliczenie tej kwoty zawarto na stronie 59 protokołu.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania, niewłaściwego stosowania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym w zakresie podatków i opłat lokalnych.

Organem wykonawczym gminy jest wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy; zakresy obowiązków niektórych pracowników urzędu gminy zostały wskazane w protokole kontroli). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych (urzędu), w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej spoczywa na kierowniku jednostki (wójcie) zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych.

         Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisów art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należało do zadań Skarbnika Gminy, stosownie do przyznanego zakresu obowiązków, a także na kierowniku jednostki, na którym m.in. spoczywa powinność wdrażania i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia rachunkowości, z uwzględnieniem wskazań zawartych w treści protokołu kontroli oraz w części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

2. Uzgadnianie sald rachunków bankowych na zasadach wynikających z ustawy o rachunkowości.

3. Ujmowanie odsetek od lokat bankowych w księgach rachunkowych na koniec roku obrotowego.

4. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków budżetowych.

5. Dokonanie wyceny nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych.

6. Przestrzeganie wewnętrznych uregulowań w zakresie inwentaryzacji.

7. Ponoszenie kosztów obsługi rachunku bankowego ZFŚS ze środków Urzędu Gminy. Dokonanie zwrotu na dobro Funduszu kwoty wskazanej w protokole kontroli odpowiadającej wysokości wydatków na obsługę w roku 2004.

8. Prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzającego do doręczenia wszystkich decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego.

9. Przestrzeganie obowiązku dokonywania czynności sprawdzających celem wyeliminowania nieprawidłowości, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, z zakresu terminowości składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne – podatników podatku od nieruchomości.

10. Stosowanie prawidłowo ulg i zwolnień w podatku rolnym z uwzględnieniem obowiązujących przepisów ustawy o podatku rolnym.

11. Przestrzeganie postanowień art. 67 Ordynacji podatkowej nakazujących przeprowadzenie każdorazowo postępowania dowodowego, na potwierdzenie ważnego interesu podatnika uzasadniającego umorzenie zaległości podatkowej, mając na uwadze wynikającą z art. 122 tej ustawy konieczność dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz obowiązek zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego nakazany treścią art. 187 cytowanej wyżej ustawy.

12. Przestrzeganie powszechności i prawidłowości naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej, mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę…(Dz. U. Nr 240, poz. 2063).

13. Sporządzanie rzetelnych sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, dokonanie korekty sprawozdania za 2004 rok, eliminując stwierdzone nieprawidłowości i przekazanie go do RIO w Białymstoku.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłaszania zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

     Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach