Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Ośrodku „Pogranicze-sztuk, kultur, narodów” w Sejnach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 października 2005 roku (znak: RIO.V.6012 - 6/05), o treści jak niżej:

Pan Krzysztof Czyżewski

Dyrektor Ośrodka

„Pogranicze-sztuk, kultur, narodów”

w Sejnach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2004 rok, przeprowadzonej w Ośrodku „Pogranicze- sztuk, kultur, narodów” w Sejnach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji instytucji kultury pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 28a i art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.).

Stwierdzono, że obowiązująca w Ośrodku instrukcja w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych nie określa w sposób wyczerpujący wszystkich elementów służących wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej. Zwrócić należy w szczególności uwagę na braki w zakresie określenia rodzajów stosowanych dokumentów finansowo-księgowych oraz pełnego wykazu operacji gospodarczych, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty finansowo-księgowe. W instrukcji nie zawarto m.in. opisu takich dokumentów, jak: umowa-zlecenia, umowa o dzieło, dowód przyjęcia gotówki do kasy „KP”, faktury wystawiane przez Ośrodek czy karta drogowa (kontrola prawidłowości wypełniania kart drogowych, służących m.in. do rozliczania paliwa, wykazała, że wypełniane były one za okresy miesięczne bez wskazywania ilości przejechanych kilometrów, stanów licznika na początek i koniec każdego dnia korzystania z samochodu oraz godziny odjazdu i przyjazdu – str. 37 protokołu kontroli). Instrukcja nie zawiera również imiennego wykazu osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym wraz ze wzorem ich podpisu. Zamieszczenie takiego wykazu jest właściwe, ponieważ umożliwia precyzyjne ustalenie obiegu dokumentów i osób, które zostały zobowiązane do wykonywania kontroli oraz tę kontrolę faktycznie wykonały – str. 10-11 protokołu kontroli. Należy również zwrócić uwagę na nieuregulowanie zasad ustalania cen za koncerty „Kapeli Klezmerskiej” oraz wstęp do Synagogi, jak też przyjętego w praktyce sposobu przyjmowania wpłat za koncerty Kapeli oraz usługi kserograficzne wykonywane przez Ośrodek – str. 29 protokołu kontroli.

Z ustaleń wynika, iż zakresy czynności głównej księgowej oraz specjalisty ds. kadr i sekretariatu (pełniącej jednocześnie funkcję kasjera) nie odpowiadają czynnościom faktycznie wykonywanym przez tych pracowników. W treści zakresów czynności nie określono także kwestii zastępstwa w wykonywaniu obowiązków, w sytuacji nieobecności głównej księgowej – str. 13, 34 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stwierdzono również, że Ośrodek nie posiada opracowanych procedur rejestracji wpływu dokumentów finansowo-księgowych do jednostki, w wyniku czego zewnętrzne dokumenty finansowo-księgowe nie zawierają dat ich wpływu. Wskazywanie tych dat ma istotne znaczenie między innymi dla zachowania terminowości regulowania zobowiązań – str. 14 protokołu kontroli. Nie zostało też ustanowione tzw. pogotowie kasowe, mimo iż w kasie Ośrodka pozostają na koniec poszczególnych dni środki finansowe, które nie są odprowadzane na rachunek bankowy – str. 22 protokołu kontroli. Poza tym nieprawidłowo była prowadzona ewidencja druków ścisłego zarachowania (m.in. stwierdzono niezgodność stanu faktycznego czeków gotówkowych ze stanem ewidencyjnym), co należy wiązać z nieustaleniem w formie pisemnej zasad prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania; omawianą ewidencją nie zostały też objęte druki inwentaryzacyjne, co było niezgodne z wewnętrzna instrukcją w sprawie inwentaryzacji majątku –str. 23-24 protokołu kontroli.

Kontrolujący zwrócił ponadto uwagę na potrzebę komunikowania pracownikom ustanowionych regulacji wewnętrznych, celem zapewnienia, że ustanowione procedury kontroli będą stosowane i przestrzegane– str. 14 protokołu kontroli.

Z przywołanych na wstępie przepisów ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do odpowiedniego zorganizowania systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Wewnętrzna kontrola finansowa powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowania mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalać drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce. Zakres uprawnień dotyczących gospodarki finansowej lub majątkowej jednostki, powierzonych poszczególnym pracownikom, powinien być precyzyjnie określony. Przyjęcie uprawnień winno być potwierdzone podpisem pracownika. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej zawierają „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13) na podstawie art. 35o ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.

Kierownik jednostki wprowadził zarządzeniem z dnia 2 stycznia 2002 roku zakładowy plan kont wskazując jako podstawę opracowania rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), które, jak wynika z § 1 tego rozporządzenia, nie ma zastosowania do jednostek sektora finansów publicznych działających w formie instytucji kultury. W dokumentacji opisującej przyjęte przez Ośrodek zasady rachunkowości (w skład której wchodzi m.in. wspomniany zakładowy plan kont) zabrakło wskazania metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, spośród określonych w art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (D. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), a także określenia systemu służącego ochronie danych, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, nakazanego art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości – str. 11, 15 protokołu kontroli.

Ponadto, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy w dokumentacji wskazać stosowaną wersję oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji. Stwierdzono niedopełnienie tego obowiązku w odniesieniu do programu placowego, służącego w badanej jednostce m.in. do ewidencji wynagrodzeń – str. 12 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, a także uregulowania wewnętrzne, m.in. poprzez:

a) niesporządzenie wydruku dziennika na koniec roku obrotowego, z naruszeniem art. 13 ust. 6 ustawy (wydruk sporządzono w trakcie kontroli) – str. 15 protokołu kontroli,

b) zaniechanie kolejnego numerowania zapisów dokonanych w dzienniku oraz sumowania zapisów w sposób ciągły w roku obrotowym, niezgodnie z przepisem art. 14 ust. 2 ustawy – str. 16 protokołu kontroli,

c) niewłaściwą, tj. z naruszeniem treści ekonomicznej kont księgi głównej, ewidencję operacji dotyczących ubezpieczeń pracowników, pożyczek mieszkaniowych oraz zwrotów i pomyłek bankowych – str. 17 protokołu kontroli,

d) nieoznaczanie raportów kasowych nazwą jednostki, której dotyczą, z naruszeniem postanowienia art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy – str. 20 protokołu kontroli,

e) niezapewnienie należytego powiązania zapisów w raportach kasowych z dowodami źródłowymi w świetle wymogu art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy – str. 20 protokołu kontroli,

f) księgowanie źródłowych dowodów księgowych nie zawierających niektórych elementów wskazanych przepisami art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy, a mianowicie pokwitowania odbioru gotówki z kasy wraz ze wskazaniem daty odbioru oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekret) – str. 20, 21 protokołu kontroli,

g) niezamieszczanie na fakturach z odroczonym terminem płatności adnotacji o dacie dokonania przelewu, wbrew wewnętrznej instrukcji obiegu dokumentów – str. 20-21 protokołu kontroli,

h) niewskazywanie we wnioskach o zaliczkę terminu ich rozliczenia, niezgodnie z instrukcją obiegu dokumentów – str. 25-26 protokołu kontroli,

i) dokonywanie zapisów w księgach inwentarzowych Centrum Dokumentacji bez oznaczania datą dokonanego wpisu przyjęcia na stan środka trwałego, z naruszeniem art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy – str. 43 protokołu kontroli,

j) nieujęcie w ewidencji analitycznej wszystkich środków trwałych będących w posiadaniu Ośrodka, co spowodowało brak zgodności tej ewidencji z ewidencja syntetyczną środków trwałych, naruszający przepis art. 16 ust. 1 ustawy – str. 44 protokołu kontroli.

W zakresie prowadzenia rachunkowości kontrola wykazała też, że Ośrodek nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 26 ustawy o rachunkowości i nie przeprowadził inwentaryzacji należności drogą potwierdzenia salda. Kwota należności, która nie została potwierdzona nie była jednakże wysoka – wynosiła 402,38 zł – str. 26-27 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości naliczania i odprowadzania odpisu na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazało, że nie dotrzymano terminów przekazania odpisu na rachunek bankowy Funduszu, określonych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.) – str. 33-34 protokołu kontroli.

Badaniu poddano także prawidłowość stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.). Stwierdzono, że kierownik Ośrodka udzielił w trybie zapytania o cenę zamówienia publicznego na zakwaterowanie i wyżywienie uczestników projektu „Tratwa Muzykantów”; postępowanie to zostało przeprowadzone z naruszeniem przepisów ustawy. Kontrola udzielenia tego zamówienia została też przeprowadzona (przed kontrolą Izby Obrachunkowej) przez inspektorów zespołu kontrolnego Biura Kontroli Finansowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku. W ocenie inspektorów, przy udzieleniu tego zamówienia doszło do naruszenia dyscypliny finansów publicznych – str. 38-41 protokołu kontroli

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości instytucji kultury jako jednostki sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do art. 28a ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do przyjętego zakresu czynności, należy do obowiązków głównego księgowego, a także kierownika jednostki, na którym ciąży powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji zasad rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie uzupełnień oraz przestrzeganie wewnętrznych regulacji składających się na procedury kontroli finansowej, z wykorzystaniem „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, a także uwag zawartych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu, dotyczących:

a) powinności objęcia pisemnymi procedurami wszystkich dokumentów występujących w obiegu jednostki (zewnętrznych i wewnętrznych) oraz procesów związanych z poborem należności;

b) ujęcia w zakresach czynności pracowników wyłącznie zadań faktycznie przez nich wykonywanych,

c) właściwego prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania, w tym obejmowania ewidencją wszystkich dokumentów, posiadających taki charakter w świetle przepisów wewnętrznych,

d) ustalenia niezbędnego zapasu gotówki, który może pozostawać w kasie jednostki,

e) komunikowania ustalonych procedur podległym pracownikom, celem należytego wykonywania przez nich powierzonych obowiązków.

2. Dokonanie uzupełnień dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, mając na uwadze wskazane przepisy ustawy o rachunkowości.

3. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) przenoszenie na trwały nośnik, na koniec rok obrotowego, zapisów dziennika,

b) prowadzenie dziennika w sposób odpowiadający wymaganiom art. 14 ustawy o rachunkowości,

c) ewidencjonowanie rozrachunków z poszczególnych tytułów na właściwych kontach zgodnie z ich treścią ekonomiczną,

d) dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych, zawierających wszystkie elementy wymagane przepisami, w tym wewnętrznymi, w sposób pozwalający na identyfikację tych dowodów z dokonanymi zapisami w księgach rachunkowych,

e) bieżące prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych oraz uzgadnianie, co najmniej na koniec roku, sald tej ewidencji z ewidencją syntetyczną.

4. Inwentaryzowanie należności według zasad wynikających z art. 26 ustawy o rachunkowości.

5. Terminowe przekazywanie równowartości odpisu na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

           Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Województwa Podlaskiego

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach