Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej powiatu Monieckiego
przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Mońkach
przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku
Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 maja 2005 roku (znak: RIO.I.6011 - 6/05), o treści jak niżej:
Zarząd Powiatu
Monieckiego
W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Monieckiego za okres 2003 i 2004 roku, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Mońkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 755 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
W trakcie kontroli badaniu poddano elementy organizacji i funkcjonowania w Starostwie Powiatowym w Mońkach systemu wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w art. 35a ustawy z 29 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Według przepisów tego artykułu kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Kierownik jednostki (z uwzględnieniem jej zadań, struktury organizacyjnej, kadrowej itp.) winien ustalić procedury kontroli finansowej w formie pisemnej, obejmując wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem publicznym, (art. 35a ust. 3 ustawy; „)).
Jednym z podstawowych aktów wewnętrznych regulujących procedury kontroli wewnętrznej jest
owiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej:
a) stosownie do postanowień umowy dotacyjnej z dnia 22 listopada 2004 r. oraz aneksu nr 1 z dnia 22 grudnia 2004 r. Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Mońkach przedłożył rozliczenie dotacji przyznanej przez Zarząd Powiatu w wysokości 57.000 zł. Ze złożonego rozliczenia wynika, że stosownie do postanowień umowy dotacja została przeznaczona na:
- zakup i montaż nowoczesnego i energooszczędnego bezfreonowego urządzenia na potrzeby prosektorium szpitalnego SP ZOZ – 7.500 zł;
- prace związane z remontem budynku szpitala SP ZOZ w Mońkach, tj. wymianę stolarki okiennej i drzwiowej oraz przeprowadzenie remontu łazienek pacjentów na Oddziale Chorób Wewnętrznych w wysokości 7.500 zł;
- przeprowadzenie niezbędnych generalnych prac remontowych w Przychodni Rejonowej w Mońkach oraz w Gminnych i Wiejskich Ośrodkach Zdrowia w wysokości 42.000 zł.
Rozliczenie przyznanej dotacji w imieniu SP ZOZ podpisał kierownik Sekcji Administracyjno-Gospodarczej (bez daty). W ramach rozliczenia został sporządzony wykaz faktur za dokonane przez SP ZOZ zakupy, do którego załączono kserokopie faktur wymienionych w rozliczeniu oraz kserokopie dowodów opłacenia tych faktur. Na żadnym z tych dokumentów nie stwierdzono informacji SP ZOZ, że wydatki określone tymi dokumentami zostały pokryte dotacją budżetową. W dokumentacji tej nie stwierdzono również żadnych śladów kontroli przez odpowiednie służby Starostwa Powiatowego ani też opinii, czy otrzymaną dotację SP ZOZ wykorzystał zgodnie z jej przeznaczeniem określonym w umowie.
Wewnętrzne regulacje organizacyjno-prawne w zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej nie określają w sposób jednoznaczny, komu został przypisany obowiązek dokonywania takiej kontroli, sposobu jej dokumentowania oraz podejmowania decyzji o uznaniu zgodności wykorzystania dotacji z jej przeznaczeniem lub żądania jej zwrotu w związku z nieprawidłowym wykorzystaniem dotacji. Dokonany w trakcie kontroli przegląd faktur załączonych do rozliczenia potwierdza konieczność sprawowania kontroli prawidłowości wykorzystania przyznanych kwot, gdyż np. na fakturach VAT nr 249/2004 i nr 252/2004 z dnia 2 listopada 2004r. wystawionych przez firmę TERRAZYT za dostawę okien i drzwi o łącznej wartości 4.800 zł widnieje wskazanie dotacjobiorcy, iż zakupione materiały zostały wbudowane w mieszkaniach służbowych kierowników Ośrodka Zdrowia w Kalinówce Kościelnej i Ośrodka Zdrowia w Jasionówce.
Należy również wskazać, że obowiązujący przepis art. 55 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. Nr 91, poz. 408 ze zm.), ustalający enumeratywnie cele, które mogą być finansowane z dotacji budżetowej, nie przewiduje finansowania remontów prowadzonych przez ZOZ (kontrolowana jednostka planowała dotacje na wskazane w umowie prace w par. 6220 „Dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych innych jednostek sektora finansów publicznych”) – str. 115-118 protokołu kontroli;
b) w 2004 roku z Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej przyznano dotacje m.in. dla Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w wysokości 31.000 zł i spółek wodnych: „KRYPNO”, „MOŃKI” w kwocie po 4.000 zł.
Dotacji dla SP ZOZ udzielono na podstawie umowy zawartej w dniu 2 kwietnia 2004 r., w której wskazano, że dotacja zostaje udzielona na dofinansowanie zakupu jednorazowych pojemników na nieczystości stałe, wymianę wyeksploatowanej lodówki freonowej do przechowywania szczepionek w Gabinecie Szczepień Poradni Dziecięcej na specjalistyczną chłodziarkę bezfreonową. Przekazaną kwotę 31.000 zł zakwalifikowano do wydatków Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej jako dotacje przekazane z funduszy celowych na realizację zadań bieżących dla jednostek sektora finansów publicznych (par. 2440 klasyfikacji budżetowej).
Z okazanego rozliczenia dotacji, które podpisał kierownik Sekcji Administracyjno-Technicznej, wynika, że ZOZ wydatkował na zakup pojemników na zużyty sprzęt medyczny i odpady szpitalne kwotę 23.012,96 zł, na zakup worków foliowych na nieczystości stałe – 4.415,18 zł i na zakup chłodziarki bezfreonowej kwotę 3.690,50 zł.
W trakcie przeglądu załączonych do rozliczenia faktur ustalono, że w rozliczeniu dotacji uwzględniono dowody wydatków dokonanych wcześniej, niż zawarto umowę o udzielenie dotacji, a mianowicie:
- fakturę VAT nr 99/86/2004 z dnia 6 lutego 2004 r. za 800 szt. pojemników na odpady o wartości 3.771,- zł,
- fakturę VAT nr 198/86/2004 z dnia 17 marca 2004 r. za 820 szt. pojemników na odpady o wartości 3.801,60 zł,
- fakturę VAT nr 329/04–MF z dnia 27 lutego 2004 r. za 170 worków foliowych o wartości 812,52 zł.
Z treści zawartej umowy nie wynika, iżby wydatki poniesione przed zawarciem umowy mogły być uwzględnione w rozliczeniu otrzymanej dotacji. Na załączonych do rozliczenia fakturach brak jest jakichkolwiek śladów ich kontroli zarówno w SP ZOZ jak i w Starostwie Powiatowym i uznania wydatków dokumentowanych tymi dowodami jako poniesionych ze środków dotacji celowej, zgodnie z jej przeznaczeniem – str. 123-125 protokołu kontroli.
Potwierdzenia sprawdzenia i akceptacji Starostwa Powiatowego nie stwierdzono również na rozliczeniach przedłożonych przez spółki wodne, które otrzymały dotacje na bieżące utrzymanie – konserwację urządzeń melioracji wodnych. Wskazać też należy, iż przychody Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej powinny być wydatkowane na cele wskazane w art. 407 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. Nr 62, poz. 627 ze zm.), tj. na wspomaganie działalności wymienionej w art. 406 pkt 1-11 oraz na realizacje przedsięwzięć związanych z ochroną ziemi i inne zadania ustalone przez radę powiatu służące ochronie środowiska i gospodarki wodnej, wynikające z zasady zrównoważonego rozwoju (działalność, o której wyżej mowa, zgodnie z art. 408 ustawy, może być finansowana przez przyznawanie dotacji). Z przepisów art. 406 ustawy nie wynika wprost możliwość przeznaczenia środków Funduszu na konserwację urządzeń melioracji szczegółowych (art. 406 pkt 4 ustawy przewiduje możliwość finansowania zadań modernizacyjnych i inwestycyjnych, służących ochronie środowiska i gospodarce wodnej, w tym instalacji lub urządzeń ochrony przeciwpowodziowej i obiektów małej retencji wodnej), natomiast stopień ogólności, w jakim Rada Powiatu zatwierdziła zestawienie przychodów i wydatków Funduszu na 2004 rok nie pozwala stwierdzić, iż zadania realizowane poprzez dotację były ustalone przez ten organ – str. 126-130 protokołu kontroli.
Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dowodów księgowych i zapisów księgowych wykazało, że pod jedną pozycją księgową znajduje się znaczna liczba dowodów księgowych. Brak odpowiedniego oznakowania oraz określenia ich liczby w danej pozycji nie pozwala na ich łatwe powiązanie z zapisami dziennika oraz na stwierdzenie zachowania ich kompletności. Zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, zaś stosownie do art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy, księgi posiadają cechę sprawdzalności, jeżeli m.in. udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych – str. 23 protokołu kontroli.
Badając unormowania wewnętrzne dotyczące prowadzenia rachunkowości stwierdzono, że ustalona Zarządzeniem Nr 3/2004 Starosty Monieckiego z dnia 5 stycznia 2004 r. dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości dla Starostwa Powiatowego w Mońkach nie określiła zasad ewidencji nieruchomości Skarbu Państwa, którymi Starosta gospodaruje na podstawie art. 23 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Z ustaleń kontroli wynika, że Wydział Budżetowo-Finansowy Starostwa Powiatowego prowadził, na podstawie otrzymywanego z Wydziału Geodezji „wykazu gruntów Skarbu Państwa”, ewidencję pozabilansową na drukach „karta kontowa środków trwałych prowadzonych dla poszczególnych użytkowników gruntów” – str. 92-93 protokołu kontroli.
Analizując prawidłowość realizacji obowiązków sprawozdawczych ustalono, że kontrolowana jednostka w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 r. wykazała w sposób niewłaściwy dane dotyczące wartości nominalnej niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń dla SP ZOZ w Mońkach (wiersze F1 i F2). Z wyjaśnień udzielonych kontrolującym przez p. Skarbnik wynika, iż kwota 177.600,- wykazana w obu wierszach sprawozdania stanowi pozostałość do spłaty w 2005 roku przez ZOZ rat kredytowych i odsetek. Stosownie do zasad sporządzania omawianego sprawozdania, zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.), w wierszu F2 winna być prezentowana wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń oznaczająca kwotę (wraz z należnościami ubocznymi – w przypadku takiego poręczenia), którą poręczyciel byłby zobowiązany zapłacić, gdyby dłużnik, za którego udzielono poręczenia, nie dokonał spłaty zobowiązania samodzielnie w roku budżetowym objętym sprawozdaniem. Natomiast wiersz F1 winien obrazować kwotę, według stanu na koniec danego okresu sprawozdawczego, którą poręczyciel byłby zobowiązany zapłacić, gdyby dłużnik, za którego udzielono poręczenia, nie dokonał spłaty zobowiązania samodzielnie (wykazywane dane winny zatem wynikać z harmonogramu spłat dłużnika, z uwzględnieniem zarówno spłat przypadających w danym roku objętym sprawozdaniem (wiersz F2), jak i spłat przypadających na lata następne, według stanu na koniec danego okresu sprawozdawczego) –str. 36-37 protokołu kontroli.
Badaniu poddano także prawidłowość realizacji dochodów z tytułu gospodarowania przez Starostę zasobem nieruchomości Skarbu Państwa, wykonującego zadania z zakresu administracji rządowej.
Stwierdzono, że w 2004 r., poza wpływami określonymi w art. 23 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, powiat zrealizował dochody z opłat za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności w wysokości 10.807,24 zł. Całość pobranych dochodów została odprowadzona na rachunek Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Należy wskazać, iż stosownie do postanowienia art. 5 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966; wskazany przepis wszedł w życie w 2004 roku), źródłem dochodów własnych powiatu jest 5,0 % dochodów uzyskiwanych na rzecz budżetu państwa w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie przekształcenia prawa użytkowania wieczystego (ustanowionego na nieruchomości Skarbu Państwa) w prawo własności należy do starosty wykonującego zadanie z zakresu administracji rządowej, co wynika z art. 2 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 4 września 1997 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności (Dz. U. Nr 120, poz. 1299 ze zm.). Wobec tego, należało zarachować 5% osiągniętych wpływów ze wskazanego tytułu na dochody budżetowe powiatu – str. 101 protokołu kontroli.
Badanie procedur opracowywania planów finansowych podległych jednostek organizacyjnych oraz sprawozdań z ich wykonania, dokonane na podstawie dokumentacji posiadanej przez Starostwo Powiatowe, wykazało m.in., że plan finansowy Gospodarstwa Pomocniczego przy Zespole Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Mońkach na 2004 rok, został sporządzony z pominięciem podziałek klasyfikacji przychodów i wydatków budżetowych. Było to niezgodne z przepisem § 40 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333), stanowiącym, iż projekty planów finansowych oraz plany finansowe gospodarstw pomocniczych sporządzane są w szczegółowości dział, rozdział i paragraf – str. 111-112 protokołu kontroli.
W zakresie gospodarowania mieniem komunalnym powiatu ustalono, że Rada Powiatu Monieckiego nie podjęła dotychczas uchwały określającej zasady nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych i wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, stosownie do kompetencji wskazanej w art. 12 pkt 8 lit. a) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (Dz. U z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.). Kontrolującym okazano projekt uchwały Rady Powiatu Monieckiego w tej sprawie z listopada 1999 roku, który nie uzyskał pozytywnej opinii Komisji Rozwoju Gospodarczego, Rolnictwa i Ochrony Środowiska (na posiedzeniu Komisji odbytym w dniu 30 listopada 1999 r. wyrażono obawę, iż uchwała wyeliminuje Radę w podejmowaniu decyzji o gospodarowaniu nieruchomościami) – str. 86-87 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż uchwała organu stanowiącego, określająca w sposób uniwersalny zasady gospodarowania nieruchomościami winna służyć wykonywaniu uprawnień zarządu powiatu do gospodarowania mieniem powiatu (art. 32 ust. 2 pkt 3 ustawy). Zakres regulacji organu stanowiącego w kwestii gospodarowania nieruchomościami nie mógłby natomiast ograniczać (lub przenosić na organ wykonawczy) jego uprawnień wynikających z przepisów zawartych w ustawie o gospodarce nieruchomościami.
Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości powiatu.
Wykonywanie budżetu powiatu, stosownie do przepisu art. 32 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym, należy do zadań zarządu powiatu. Zarząd wykonuje zadania przy pomocy m.in. starostwa powiatowego, którego kierownikiem, a także zwierzchnikiem służbowym pracowników, jest starosta (art. 33 i art. 35 ust. 2 ustawy). Starosta gospodaruje także zasobem nieruchomości Skarbu Państwa, stosownie do ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Obowiązki w zakresie rachunkowości spoczywały na skarbniku powiatu. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) jednostki sektora finansów publicznych określa art. 35 ustawy o finansach publicznych.
Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:
1. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej dokonywania wydatków poprzez:
a) ustalenie stanowisk odpowiedzialnych za merytoryczną weryfikację otrzymywanych od podmiotów dotowanych rozliczeń dotacji oraz trybu podejmowania decyzji o akceptacji rozliczenia lub ewentualnego żądania zwrotu dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem;
b) dokonanie merytorycznej kontroli prawidłowości rozliczeń dotacji omówionych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu.
2. Dokonywanie wydatków w formie dotacji mając na uwadze przepisy prawne określające zadania (cele), które mogą być z tych dotacji finansowane.
3. Zapewnienie, aby kontrole jednostek organizacyjnych obejmowały w każdym roku co najmniej próbę wskazaną w przepisach ustawy o finansach publicznych.
4. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu rachunkowości poprzez:
a) jednoznaczne powiązanie zapisów księgowych z dowodami księgowymi;
b) uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o elementy związane z pozabilansową ewidencją księgową nieruchomości Skarbu Państwa;
c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń danych o nominalnej wartości niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń przypadających do spłaty w danym roku budżetowym i na koniec roku budżetowego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
5. Realizowanie dochodów własnych powiatu ze źródła wskazanego w art. 5 ust. 1 pkt 6 ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego.
6. Spowodowanie sporządzania planu finansowego gospodarstwa pomocniczego jednostki budżetowej z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej.
7. Rozważenie ponownego wystąpienia do Rady Powiatu z projektem uchwały określającej zasady nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata.
O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.
Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Białymstoku
Odsłon dokumentu: 120438070 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak
|