Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej powiatu Sokólskiego

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Sokółce

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5 lipca 2005 roku (znak: RIO.I.6011 - 8/05), o treści jak niżej:

Zarząd Powiatu

Sokólskiego

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Sokólskiego za lata 2003-2004, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Sokółce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badanie zagadnienia autoryzacji operacji finansowych wykazało, iż zgodnie z postanowieniami Instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzonej Zarządzeniem Nr 11/02 Starosty Sokólskiego z dnia 20 maja 2002 r., Skarbnik Powiatu wymieniony został m.in. jako osoba upoważniona jednocześnie do zatwierdzania dokumentów księgowych do zapłaty oraz do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej tych dokumentów. Należy wskazać, iż funkcja głównego księgowego budżetu jednostki samorządu terytorialnego (skarbnika) została określona przepisami art. 35 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Zgodnie z nimi, głównym księgowym jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność m.in. w zakresie wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi (nie zaś dysponowania nimi), a także dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Dowodem dokonania przypisanych skarbnikowi obowiązków winien być jego podpis, złożony na dokumentach dotyczących danej operacji, którego znaczenie wskazuje enumeratywnie przepis art. 35 ust. 3 ustawy (złożenie podpisu oznacza, że skarbnik nie wnosi zastrzeżeń do merytorycznego i formalno-rachunkowego przebiegu operacji gospodarczej, jej zgodności z prawem, a także planem finansowym i zabezpieczeniem w środkach finansowych na jej pokrycie). Z przywołanych względów, autoryzacja operacji przez Skarbnika nie może dotyczyć wydania polecenia realizacji tych operacji, gdyż stanowiłoby to zadysponowanie środkami pieniężnymi, do czego skarbnik, w związku z przypisaną mu rolą w procesie wewnętrznej kontroli finansowej, nie jest uprawniony – str. 12-13 protokołu kontroli.

         Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych budżetu Powiatu i Starostwa jako jednostki budżetowej w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), a także uregulowań wewnętrznych wykazało, że:

- nie prowadzono ewidencji księgowej operacji związanych z realizacją projektów finansowych ze środków funduszy pomocowych na wyodrębnionych do tego celu kontach bilansowych, określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.; wskazać przy tym należy, iż postanowienia w kwestii prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej zawierały umowy w sprawie dofinansowania realizacji projektów – str. 14-15 protokołu kontroli;

- dokonywano zapisów na koncie 133 „Rachunek bieżący budżetu” również na podstawie innych dowodów niż wyciągi bankowe (poleceń księgowania), tj niezgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia – str. 16 protokołu kontroli;

- nieprawidłowo prowadzono ewidencję księgową należności z tytułu dochodów budżetowych na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, zamiast, jak wskazują przepisy załącznika nr 2 do rozporządzenia, na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – str. 18 protokołu kontroli;

- wykazywano na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” (w ewidencji budżetu) zobowiązania wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku VAT, tj. niezgodnie z opisem tego konta zawartym w załączniku nr 1 do rozporządzenia – str. 18 protokołu kontroli.

         Analiza prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji pozostałych środków trwałych wykazała, że kontrolowana jednostka postępowała niezgodnie z procedurą, przyjętą w wewnętrznej instrukcji, w odniesieniu do likwidacji środków trwałych o wartości 345 zł (w wyniku rozliczenia inwentaryzacji stwierdzono brak trzech obiektów inwentarzowych, natomiast komisja inwentaryzacyjna, na podstawie oświadczeń zebranych od osób, którym sprzęt powierzono wnioskowała o ich zdjęcie ze stanu ewidencyjnego ze względu na wyeksploatowanie) – str. 64 protokołu kontroli.

         Przedmiotem kontroli była także realizacja przez Powiat Sokólski w 2003 i 2004 roku dochodów budżetu państwa w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej. Największym źródłem tego typu dochodów, które wystąpiły w badanej jednostce, były dochody z gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa.

W art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) ustawodawca wymienił otwarty katalog zadań związanych z gospodarowaniem zasobem nieruchomości Skarbu Państwa, należących do właściwości starosty, wśród nich m.in. ewidencjonowanie nieruchomości oraz sporządzanie planów wykorzystania zasobu (art. 23 ust. 1 pkt 1 i 3).

Na podstawie przedłożonego kontrolującym dokumentu – określonego jako plan wykorzystania zasobu nieruchomości Skarbu Państwa wg stanu na dzień 31 grudnia 2004 r. – stwierdzono, iż informacje w nim zawarte odnosiły się także do gruntów nie wchodzących w skład zasobu w rozumieniu art. 21 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj. do nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste. W stanie prawnym od dnia 22 września 2004 r., do zasobu należą nieruchomości, które stanowią własność Skarbu Państwa i nie zostały oddane w użytkowanie wieczyste oraz nieruchomości będące przedmiotem użytkowania wieczystego Skarbu Państwa. Stosownie do wymienionego przepisu ustawy, plan wykorzystania zasobu winien być sporządzany w odniesieniu do nieruchomości tym zasobem objętych – s. 34 protokołu kontroli.

Obowiązek związany z ewidencjonowaniem nieruchomości Skarbu Państwa wypełniony został przez badaną jednostkę w postaci prowadzonej pozabilansowo ewidencji księgowej oraz ewidencji geodezyjnej. Ewidencja księgowa w formie syntetycznej wskazywała łączną powierzchnię oraz wartość gruntów Skarbu Państwa z podziałem na: grunty będące przedmiotem użytkowania wieczystego, grunty będące przedmiotem użytkowania wieczystego PKP, grunty znajdujące się w trwałym zarządzie, grunty znajdujące się w trwałym zarządzie Biebrzańskiego Parku Narodowego i dróg krajowych, grunty będące w dzierżawie, grunty do rozdysponowania i pozostałe grunty. Dodatkowo, wartość gruntów będących przedmiotem użytkowania wieczystego i znajdujących się w trwałym zarządzie, a więc tylko część gruntów objętych ewidencją syntetyczną, ujmowana była w pozabilansowej ewidencji analitycznej prowadzonej w formie oddzielnych kartotek według poszczególnych kontrahentów. Zastosowany w praktyce sposób pozabilansowej ewidencji księgowej mienia Skarbu Państwa nie wynikał z obowiązującej w Starostwie Powiatowym w Sokółce dokumentacji zasad rachunkowości. Poza tym należy zauważyć, iż ewidencja księgowa (według stanu na koniec 2004 r.) dotyczyła także nieruchomości nienależących według obowiązującego stanu prawnego do zasobu nieruchomości Skarbu Państwa – str. 34-36 protokołu kontroli.

         W odniesieniu do zagadnień związanych z ewidencją księgową dochodów z nieruchomości Skarbu Państwa i sprawozdawczością budżetową w tym zakresie kontrola wykazała:

a) niezaewidencjonowanie naliczenia opłaty za 2004 rok w wysokości 1.563 zł, należnej z tytułu użytkowania wieczystego działki o nr 1911/3 (ustalono iż użytkownik wieczysty wymienionej działki zalegał z opłatami rocznymi od 2002 r.). W związku z zaniechaniem ujęcia w ewidencji księgowej należności głównej, w księgach rachunkowych nie ujęto także odsetek za nieterminowe jej regulowanie (przypis odsetek za 2004 r. powinien wynosić 144,25 zł). Z przepisu § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. wynika powinność ujęcia odsetek od należności w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału – str. 39-40 protokołu kontroli;

b) nieujmowanie odsetek od nieterminowych wpłat z tytułu użytkowania wieczystego za pośrednictwem konta 290 „Odpisy aktualizujące należności”, które zgodnie z opisem zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. służy do ewidencji odsetek od należności przypisanych a niewpłaconych – str. 42 protokołu kontroli;

c) błędne ujmowanie części wpływów z tytułu czynszu dzierżawnego (405,30 zł w 2003 r. i 384 zł w 2004 r.) w ewidencji analitycznej prowadzonej według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów: czynsze ujęto (i wykazano w sprawozdaniach Rb-27ZZ) w par. 0470 „Wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste”, zamiast w par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa...”, właściwym na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.) i następnie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.) – s. 44 protokołu kontroli;

d) sporządzanie przez Starostwo Powiatowe w Sokółce jednostkowych sprawozdań Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami w sposób nie w pełni odpowiadający zasadom ich sporządzania, określonym w § 6 ust. 1 pkt 6 i ust. 2 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.). Ustalono, iż wskazana jednostka wypełniała kolumnę „Dochody należne jednostce samorządu terytorialnego”, podczas gdy obowiązek jej wypełniania przypisany został jednostce samorządu terytorialnego w sprawozdaniach zbiorczych – str. 41 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała również, iż plany finansowe jednostki organizacyjnej – Starostwa Powiatowego w zakresie dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, sporządzone zostały z naruszeniem przepisów § 4 ust. 1 i § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 110, poz. 1077 ze zm.). Mianowicie, plany opracowywano w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej, lecz bez uwzględnienia wszystkich źródeł powstania tych dochodów (tj. najmu i dzierżawy, przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, odsetek) – str. 33-34 protokołu kontroli.

Kontrola w zakresie przekazywania przez Zarząd Powiatu dochodów z nieruchomości Skarbu Państwa na subkonto właściwego dysponenta części budżetowej oraz odprowadzania dochodów związanych z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu administracji rządowej na rachunek budżetu Powiatu w świetle art. 23 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami wykazała, że badana jednostka niewłaściwie ustalała dochody powiatu od wpływów z poszczególnych źródeł powodując ich zaniżenie:

a) w 2004 r. nie pobrano dochodów Powiatu na kwotę 179,48 zł od wpływów z opłat za użytkowanie wieczyste (łączna kwota opłat rocznych wyniosła 317.839,15 zł, z czego na subkonto Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (PUW) przelano 238.558,84 zł; 25% od kwoty 317.839,15 zł wynosi 79.459,78 zł, potrącono zaś 79.280,30 zł) – str. 41 protokołu kontroli;

b) z tytułu dzierżawy gruntów Skarbu Państwa przelano w 2003 r. do PUW 498,51 zł, co stanowiło 96,09% dochodów za dzierżawę (za dużo o 5,67 zł), w 2004 r. zaś przekazano 484,18 zł, co stanowiło 83,45% tych dochodów (za dużo o 49,04 zł); tym samym, o wymienione kwoty zaniżono dochody budżetu powiatu – str. 44-45 protokołu kontroli;

c) dochody z odsetek od nieterminowo regulowanych należności za użytkowanie wieczyste, które w 2003 r. wyniosły 520,45 zł i w 2004 r. 2.401,58 zł, były w całości odprowadzane na subkonto PUW, natomiast od tych wpływów należało dokonać potrącenia w wysokości takiej, jak od należności głównej ( 26,02 zł w 2003 r. i 600,39 zł w roku 2004 r.) – str. 42 protokołu kontroli.

Nieznaczne zaniżenie dochodów Powiatu stwierdzono także w związku z realizacją w 2004 r. wpływów z tytułu opłaty melioracyjnej. Tytułem dochodów potrącono kwotę 322,53 zł, stanowiącą 4% tych wpływów. Zgodnie zaś z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966), Powiatowi przysługiwała prowizja stanowiąca 5% od osiągniętych dochodów na rzecz budżetu państwa (o 9,62 zł więcej niż faktycznie potrącono). Dodatkowo w tym roku na rachunek PUW przekazano całość dochodów z tytułu odsetek od nieterminowych wpłat opłaty melioracyjnej; wyniosły one 120 zł, od której to kwoty można było potrącić 5%, czyli 6 zł – str. 60 protokołu kontroli.

Reasumując, należne Powiatowi dochody w związku z realizacją przedstawionych zadań z zakresu administracji rządowej zostały zaniżone na kwotę 876,22 zł.

         W okresie objętym kontrolą wystąpiło także zawyżenie dochodów kontrolowanej jednostki w związku z rozliczeniem środków finansowych pozyskiwanych na rzecz budżetu państwa. Stwierdzono mianowicie, iż tytułem potrąceń od wpływów z opłaty za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności badana jednostka pobrała nienależnie w 2003 r. 409,98 zł i w 2004 r. 1.653,03 zł. W pierwszym przypadku, wskazana kwota stanowiła 5% od sumy wpływów 8.199,57 zł, w drugim zaś 25% od dochodów, które wyniosły 8.265,17 zł. Świadczy to, że dochody z opłaty za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności uznane zostały za wpływy z nieruchomości Skarbu Państwa osiągane ze źródeł wymienionych w art. 23 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu, od wpływów osiąganych ze sprzedaży, opłat z tytułu trwałego zarządu, użytkowania, użytkowania wieczystego, czynszu dzierżawnego i najmu – nieruchomości Skarbu Państwa potrąca się 25% (w 2003 r. 5%) środków, które stanowią dochód powiatu, na którego terenie znajdują się te nieruchomości. Wskazany przepis zawiera enumeratywny, zamknięty katalog wpływów realizowanych w trybie tej ustawy, które stanowią podstawę naliczenia dochodów powiatu. Przepis ten nie mógł być zatem źródłem dochodów Powiatu w związku z wpływami pochodzącymi z wydanych przez Starostę, na mocy przepisów odrębnej ustawy z dnia 4 września 1997 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności (Dz. U. Nr 120, poz. 1299 ze zm.), decyzji administracyjnych. Ustanowienie własności nieruchomości w takim trybie nie może być utożsamiane ze sprzedażą (czy też szerzej – zbyciem) w rozumieniu ustawy o gospodarce nieruchomościami, gdyż w świetle jej przepisów sprzedaż (zbycie) następuje w drodze czynności prawnej (art. 4 pkt 3 lit. b)), nie zaś aktu administracyjnego. Zatem Powiat realizując dochody z tego tytułu w 2003 r. nie mógł potrącać jakiejkolwiek części tych dochodów; w 2004 r. natomiast, na mocy art. 5 ust. 1 pkt 6 ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, należało zarachować na dochody budżetu 5% osiągniętych kwot – 45-47 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, iż na rachunek Powiatu Sokólskiego wpłynęła w 2004 r. kwota 3.370 zł, przyznana na rzecz Skarbu Państwa – Starosty Powiatowego w Sokółce postanowieniem Sądu Rejonowego w Sokółce, znoszącym współwłasność nieruchomości oznaczonej nr 908. Od tej kwoty potrącono jako dochód Powiatu 25%, czyli 842,50 zł. Jak wcześniej przedstawiono, przepis art. 23 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami nie mógł stanowić uzasadnienia poboru dochodów na rzecz budżetu Powiatu także w tym przypadku. Uprawnienie takie wynikało natomiast z przepisu art. art. 5 ust. 1 pkt 6 ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, na podstawie którego można było zarachować 168,50 zł. Przelew na subkonto PUW z tytułu zrealizowania tego dochodu został więc zaniżony o 674 zł – str. 57-58 protokołu kontroli.

W związku z przedstawionym stanem faktycznym, należne budżetowi państwa dochody zostały zaniżone o 2.737,01 zł.

         Innym zagadnieniem objętym kontrolą była kwestia aktualizacji opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego i trwałego zarządu, którą zbadano na przykładzie 50 nieruchomości Skarbu Państwa. Stwierdzono, iż w stosunku do 6 działek objętych próbą nie zlecono określenia ich wartości rynkowej dla potrzeb aktualizacji. Z wyjaśnień udzielonych w trakcie kontroli wynika, iż w efekcie dokonanej analizy rynku nieruchomości brak było przesłanek do aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego tych działek, głównie z uwagi na zaobserwowany spadek cen nieruchomości w tym obrębie – s. 47-48 protokołu kontroli.

Wszystkie pozostałe nieruchomości zostały oszacowane w operacie sporządzonym w grudniu 2002 r., którym objęto łącznie 122 nieruchomości gruntowe. Kontrola wykazała, iż w związku z procedurą aktualizacyjną 3 użytkowników wieczystych skierowało sprawę do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Białymstoku. W wyniku rozpatrzenia wniosków SKO ustaliło w dwóch przypadkach opłatę roczną na dotychczasowym poziomie (oferta przyjęcia nowej opłaty rocznej we wskazanych przypadkach była wyższa od opłaty sprzed aktualizacji o 769,65 zł i 942,75 zł), zaś z trzecim użytkownikiem wieczystym została zawarta ugoda (w odniesieniu do tego podmiotu przesłano ofertę przyjęcia opłaty wyższej o 4.942,47 zł; ustalona w drodze ugody opłata przewyższała dotychczasową o 456,47 zł). Należy wskazać, iż powodem ustalenia w wymienionych przypadkach przez SKO w Białymstoku opłaty rocznej na dotychczasowym poziomie było nieprawidłowe sporządzenie operatu szacunkowego stanowiącego podstawę wypowiedzenia opłat. Nie zawierał on bowiem uzasadnienia dokonanej wyceny nieruchomości, przez co pozbawiono stronę możliwości zweryfikowania zapisów operatu dotyczących wpływu poszczególnych cech na wartość nieruchomości. Wskazany wymóg został ustanowiony w przepisie § 52 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 listopada 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad wyceny nieruchomości oraz zasad i trybu sporządzania operatu szacunkowego (Dz. U. Nr 230, poz. 1924), obowiązującego w dniu wypowiedzenia – s. 48-53 protokołu kontroli.

Zwrócić też należy uwagę, że w wyniku przeprowadzonego przeszacowania nie została dokonana, wskutek zmniejszenia wartości nieruchomości, aktualizacja opłat rocznych z tytułu trwałego zarządu dla Izby Celnej w Białymstoku i KRUS w Warszawie (nowe opłaty byłyby nieznacznie, o 14,92 i o 0,80 zł, niższe od opłat dotychczasowych).Przepisy dotyczące aktualizacji opłaty rocznej z tytułu trwałego zarządu, zawarte w art. 87 ustawy o gospodarce nieruchomościami, nie zawierają zastrzeżenia, jak to ma miejsce w odniesieniu do aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego (art. 77 ust. 2), iż opłaty aktualizacyjnej nie dokonuje się w przypadku, gdy byłaby ona niższa od dotychczas ustalonej na skutek zmniejszenia wartości nieruchomości – str. 53 protokołu kontroli.

         W zakresie związanym z windykacją należności z tytułu dochodów budżetu państwa stwierdzono, iż łączna kwota zaległości na koniec 2004 roku, wobec których nie podjęto czynności windykacyjnych i egzekucyjnych wyniosła 199.766,07 zł. Na wskazaną sumę składała się należność w wysokości 1.707,25 zł (1563 zł należność główna i 144,25 zł odsetki) od użytkownika wieczystego działki, która – jak wcześniej wskazano – nie została ujęta w ewidencji księgowej. Pozostałą część (198.059 zł) stanowiła zaległość Przedsiębiorstwa Państwowej Komunikacji Samochodowej w Białymstoku z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności budynków i urządzeń usytuowanych na gruntach, wobec których PPKS nabył z mocy prawa z dniem 5 grudnia 1990 r. prawo użytkowania wieczystego (decyzje Wojewody Białostockiego z dnia 17 czerwca 1996 r. i z dnia 22 maja 1997 r.). Cenę nabycia budynków i urządzeń należało uiścić na konto Urzędu Rejonowego w Sokółce do dnia 4 października 1996 r. – 46.159 zł oraz do dnia 9 września 1997 r. – 151.900 zł. Przywołane decyzje Wojewody zostały wydane na podstawie przepisów art. 2 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1990 r. o zmianie ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. Nr 79, poz. 464 ze zm.; ustawa utraciła swą moc z chwilą wejścia w życie ustawy o gospodarce nieruchomościami). Zgodnie tymi przepisami i treścią decyzji, wierzytelności podlegały zabezpieczeniu hipotecznemu po bezskutecznym upływie terminu na ich zaspokojenie, co też uczyniono w dniach 27 kwietnia i 2 listopada 1998 r. W trakcie kontroli nie stwierdzono, aby podejmowane były przez Starostę czynności windykacyjne mające na celu ściągnięcie należności od PPKS w Białymstoku (kontrolującemu okazano pismo z dnia 28 czerwca 2001 r., skierowane przez Starostwo do dłużnika w sprawie jego zaległości). Termin przedawnienia wymienionych wierzytelności upływa odpowiednio w październiku 2006 r. i we wrześniu 2007 r. Zdaniem badanej jednostki, zawartym w udzielonym w trakcie kontroli wyjaśnieniu, organem właściwym do podejmowania czynności zmierzających do windykacji omawianych należności jest Wojewoda, co wynika zarówno z przepisów ustawy z 29 września 1990 r. i rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy, jak również obecnie obowiązujących przepisów w kwestii uwłaszczenia państwowych osób prawnych – str. 53-55 protokołu kontroli.

         Należy wskazać, iż z dniem 22 września 2004 r., na mocy art. 1 pkt 138 lit. b) ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o zmianie ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2004 r. Nr 141, poz. 1492), do art. 200 ustawy o gospodarce nieruchomościami (regulującego kwestię uwłaszczenia państwowych osób prawnych) został dodany ust. 5 w brzmieniu Windykację należności, o których mowa w ust. 2 pkt 3, prowadzi właściwy organ. Właściwym organem, według definicji legalnej zawartej w art. 4 pkt 9 ustawy o gospodarce nieruchomościami, jest m.in. starosta wykonujący zadanie z zakresu administracji rządowej, w odniesieniu do nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa. Znaczenie tego przepisu zostało ponadto wyjaśnione w uzasadnieniu rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz o zmianie niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 1421 z 12 marca 2003 r., str. 89). Potrzebę omawianej zmiany uzasadniano w następujący sposób: Rozstrzygnięto kwestię kompetencji do windykacji należności z tytułu uwłaszczenia osób prawnych. Obecnie (tj. przed nowelizacją z 28.11.2003 r.) sprawa nie jest jednoznacznie uregulowana w odniesieniu do nieruchomości Skarbu Państwa. Co prawda starosta ma ogólną kompetencję do gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa, ale decyzje potwierdzające uwłaszczenie wydaje wojewoda, który w tych decyzjach ustala także należności za nabycie, w drodze uwłaszczenia, własności budynków, innych urządzeń i lokali. Wprowadzono zatem zapisy ustalające, że ww. kompetencje będzie posiadał właściwy organ, czyli w przypadku nieruchomości Skarbu Państwa – starosta, wykonujący zadanie z zakresu administracji rządowej (zmiana 123 do art. 200).

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów obowiązujących zwłaszcza w zakresie gospodarki nieruchomościami, a także dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości powiatu.

Wykonywanie budżetu Powiatu Sokólskiego, stosownie do przepisu art. 32 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.), należy do zadań Zarządu Powiatu. Zarząd wykonuje zadania przy pomocy m.in. Starostwa Powiatowego, którego kierownikiem, a także zwierzchnikiem służbowym pracowników, jest Starosta (art. 33 i art. 35 ust. 2 ustawy). Na Staroście jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych (Starostwie) spoczywa odpowiedzialność za gospodarkę finansową tej jednostki, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych. Starosta gospodaruje także zasobem nieruchomości Skarbu Państwa, stosownie do ustawy o gospodarce nieruchomościami.

         Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości spoczywa na głównym księgowym (Skarbniku Powiatu), stosownie do postanowień art. 35 ustawy o finansach publicznych oraz przydzielonego zakresu czynności, uprawnień i odpowiedzialności.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uwzględnienie przez Starostę w procedurach wewnętrznej kontroli finansowej, iż autoryzacja dokumentów finansowo-księgowych przez Skarbnika Powiatu nie może prowadzić do dysponowania przez niego środkami pieniężnymi.

2. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i inwentaryzacji poprzez:

a) prowadzenie ewidencji księgowej programów finansowanych ze środków funduszy pomocowych na wydzielonych do tego celu kontach bilansowych, z uwzględnieniem postanowień w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej, zawartych w umowach na realizację projektów;

b) dokonywanie zapisów księgowych na koncie 133 „Rachunek bieżący budżetu” wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych;

c) prowadzenie ewidencji księgowej rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” wyłącznie w ewidencji księgowej Starostwa jako jednostki budżetowej;

d) ewidencjonowanie należności z tytułu dochodów budżetowych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”.

e) dokonywanie likwidacji środków trwałych zgodnie z przyjętą w Starostwie Powiatowym regulacją wewnętrzną.

3. Sporządzanie przez Starostę planów wykorzystania zasobu nieruchomości Skarbu Państwa w odniesieniu do nieruchomości, które do tego zasobu należą.

4. Uregulowanie przez Starostę w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości zasad pozabilansowej ewidencji nieruchomości Skarbu Państwa.

5. Spowodowanie wyeliminowania stwierdzonych uchybień w zakresie ewidencji księgowej dochodów Skarbu Państwa oraz sprawozdawczości w tym zakresie, w szczególności:

a) prawidłowe ujmowanie w księgach rachunkowych należności z tytułu tych dochodów oraz należnych odsetek za nieterminowe ich regulowanie; zaewidencjonowanie należności w wysokości 1.563 zł z tytułu opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste działki o nr 1911/3 wraz z odsetkami;

b) właściwe klasyfikowanie wpływów z tytułu czynszu dzierżawnego.

6. Opracowywanie planów finansowych w zakresie dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej z uwzględnieniem wszystkich źródeł powstania tych dochodów.

7. Odprowadzanie w prawidłowych wysokościach dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej na rachunek dochodów budżetu Powiatu i subkonto dysponenta części budżetu państwa. Dokonanie rozliczenia z budżetem państwa wskazanych w protokole i niniejszym wystąpieniu kwot dochodów, które nie zostały odprowadzone, stosownie do postanowienia art. 129 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

8. Zapewnienie, aby wykonawcy operatów szacunkowych nieruchomości na potrzeby aktualizacji opłat sporządzali je zgodnie z obowiązującymi przepisami, w celu uniknięcia ewentualnych strat Skarbu Państwa powodowanych, w przypadku odwołania się strony, ustaleniem przez SKO opłat na dotychczasowym poziomie w związku z brakami w tych operatach.

9. Podjęcie stosownych działań windykacyjnych w stosunku do wskazanych dłużników zalegających z należnościami wobec Skarbu Państwa, w tym w stosunku do PPKS w Białymstoku.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3–4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30–dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku