Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Ogólnokształcących

z Litewskim Językiem Nauczania w Puńsku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 maja 2005 roku (znak: RIO.V.6012 - 3/05), o treści jak niżej:

                                                           Pani Irena Bobin

                                                           Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących 

                                                           z Litewskim Językiem Nauczania

                                                           w Puńsku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2004 rok, przeprowadzonej w Zespole Szkól Ogólnokształcących z Litewskim Językiem Nauczania w Puńsku, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji Zespołu Szkól Ogólnokształcących z Litewskim Językiem Nauczania w Puńsku, pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 28a i art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zm.).

                   Stwierdzono, że obowiązująca w jednostce Instrukcja obiegu dokumentów nie wyczerpuje w pełni zagadnień służących wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej – str. 7 protokołu kontroli. W szczególności należy zwrócić uwagę na braki w zakresie pełnego wykazu operacji gospodarczych, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty finansowo-księgowe oraz opisu obiegu dokumentów, który powinien dawać możliwość prześledzenia drogi dokumentów księgowych w jednostce od momentu ich sporządzenia albo wpływu do momentu zadekretowania i ujęcia w księgach rachunkowych.

          W wyniku kontroli stwierdzono również, że ZSO nie posiada opracowanych procedur rejestracji wpływu dokumentów finansowo-księgowych do jednostki, w wyniku czego zewnętrzne dokumenty finansowo-księgowe nie zawierają dat ich wpływu do jednostki. Wskazywanie tych dat ma istotne znaczenie między innymi dla zachowania terminowości regulowania zobowiązań – str. 10 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika także, iż zakresy czynności głównej księgowej, kierownika internatu (pełniącego jednocześnie funkcję kasjera) oraz intendenta nie odpowiadają czynnościom faktycznie wykonywanym przez tych pracowników. W treści zakresów czynności nie określono także kwestii zastępstwa w wykonywaniu obowiązków, w sytuacji nieobecności danego pracownika – str. 5-6 i 9 protokołu kontroli.

Z przywołanych na wstępie przepisów ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do odpowiedniego zorganizowania systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Wewnętrzna kontrola finansowa powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalić drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce. Zakres uprawnień dotyczących gospodarki finansowej lub majątkowej jednostki, powierzonych poszczególnym pracownikom, powinien być precyzyjnie określony. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej zawierają „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13) na podstawie art. 35o ustawy o finansach publicznych.

W sferze przestrzegania wewnętrznych przepisów jednostki stwierdzono, iż nie były przestrzegane zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Wbrew postanowieniom przepisów wewnętrznych nie zostały objęte ewidencją druków ścisłego zarachowania m.in. czeki gotówkowe oraz druki KP – str. 19 protokołu kontroli.

Badając dokumentację opisującą przyjęte przez Zespół zasady rachunkowości, pod kątem jej zgodności z przepisami art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), stwierdzono, iż nie zawiera ona wykazu ksiąg rachunkowych stosowanych w jednostce – str. 6 protokołu kontroli. Ponadto, zakładowy plan kont ZSO wskazuje, jako podstawę opracowania, nieobowiązujące przepisy (zarządzenie Ministra Finansów z 1995 roku – mimo wprowadzenia planu kont w czasie obowiązywania rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r.). Nie zawiera w swej treści także niektórych kont wymaganych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) – str. 6 i 14 protokołu kontroli.

             Z ustaleń kontroli wynika także, że doprecyzowania wymaga obowiązująca w jednostce Instrukcja inwentaryzacyjna. Nie określa ona m.in. zasad dokumentowania inwentaryzacji – str. 7-8 protokołu kontroli. Należy zauważyć, iż postanowienia art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości zawierają nakaz właściwego udokumentowania przeprowadzenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji, co uzasadnia, wobec braku regulacji w tym zakresie w przepisach powszechnie obowiązujących, kompletne określenie w przepisach wewnętrznych szczegółowego sposobu przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji. Wyczerpujący opis dokumentów stosowanych w procesie inwentaryzacji, w tym ich obiegu i kontroli, stanowi także istotny element składający się na procedury kontroli wewnętrznej.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., a także uregulowania wewnętrzne, poprzez:

a) nieprowadzenie kont ksiąg pomocniczych rozrachunków, czym naruszono art. 17 ust. 1 ustawy, a także zasady funkcjonowania poszczególnych kont zespołu 2, zawarte w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów – str. 11 i 20 protokołu kontroli,

b) dokonywanie zapisów w dzienniku z naruszeniem wymagań wynikających z art. 14 ustawy, m.in. nie sumowano obrotów dziennika na koniec miesiąca oraz nie zachowywano kolejnej numeracji zapisów – str. 11 protokołu kontroli,

c) niewykazywanie w zestawieniach obrotów i sald obrotów za okres sprawozdawczy, wymaganych przepisem art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy – str. 11 protokołu kontroli,

d) niewłaściwą ewidencję operacji dotyczących ubezpieczeń pracowników, składek na rzecz Związku Nauczycielstwa Polskiego, potrąceń na rzecz Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej oraz czynszu mieszkaniowego na koncie 229 “Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” zamiast na kontach, odpowiednio, 240 „Pozostałe rozrachunki” i 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – str. 12 protokołu kontroli,

e) przyjmowanie środków związanych z wypłatami na rzecz pracowników z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej na rachunek bieżący jednostki, służący w jednostkach budżetowych do ewidencji stanu środków budżetowych, przeznaczonych na realizację wydatków lub pochodzących ze zrealizowanych dochodów budżetowych – str. 12-13 protokołu kontroli,

f) nieprawidłową ewidencję stypendiów przyznanych uczniom przez Agencję Nieruchomości Rolnych na kontach właściwych w okresie objętym kontrolą środkom specjalnym, zamiast na kontach 139 „Inne rachunki bankowe” i 240, właściwych sumom na zlecenie – str. 13 protokołu kontroli,

g) nieujęcie w księgach rachunkowych danego roku obrotowego wszystkich kosztów dotyczących tego roku, czym naruszono zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy – str. 13-14 protokołu kontroli,

h) księgowanie źródłowych dowodów księgowych niezawierających niektórych elementów wskazanych przepisami art. 21 ust. 1 ustawy, a mianowicie adnotacji o zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), a także pokwitowania odbioru gotówki z kasy wraz ze wskazaniem daty odbioru  oraz  nie sprawdzonych i nie zatwierdzonych do wypłaty; wymagania w tym względzie zawierają także przepisy wewnętrzne obowiązujące w jednostce – str. 16-18 protokołu kontroli,

i) niebieżące dokonywanie zapisów w raporcie kasowym, naruszając tym samym postanowienia art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, a także brak oznaczania dowodów załączonych do raportów, co utrudnia ich identyfikację na podstawie zapisów zawartych w raportach – str. 17-18 protokołu kontroli.

W zakresie wykonywania obowiązków sprawozdawczych, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.), stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym za miesiąc grudzień 2004 roku w rubryce „Zaangażowanie” nie uwzględniono kwot wynikających z istniejących zobowiązań w kwocie 51.003,89 zł; przyczyną nieprawidłowości było nieujęcie kwot zobowiązań na kontach służących ewidencji zaangażowania – str. 15 protokołu kontroli.

Stwierdzono także przypadek niezgodnego z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.) klasyfikowania dochodów, polegający na utworzenia dodatkowego działu (758) i rozdziału (75814) w celu klasyfikowania odsetek bankowych od nieterminowych płatności. Dochody te powinny być – w świetle opinii Ministerstwa Finansów przywołanej w protokole kontroli - klasyfikowane w dziale i rozdziale właściwym dla jednostki je osiągającej – str. 23-24 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości opracowania planów finansowych wykazało, że projekt planu nie został zaopiniowany przez Radę Pedagogiczną. Kompetencja Rady w tym względzie wynika z art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (Dz. U. z 2004r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) - str. 21 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość pobieranych dochodów z tytułu czynszów mieszkaniowych stwierdzono, że opłaty były pobierane w wysokości innej niż ustalona w umowach, przy braku udokumentowania wysokości obecnie pobieranej kwoty. Zmiana wysokości czynszu, jak wynika z § 8 ust. 2 każdej z umów (załączniki Nr 5 i 6 do protokołu), powinna następować w formie jednostronnego zawiadomienia najemcy przez wynajmującego. Jak wynika z wyjaśnienia stanowiącego załącznik Nr 7 do protokołu, zawiadomień tych dokonywano w formie ustnej – str. 24 protokołu kontroli.

Podczas kontroli wydatków z tytułu wynagrodzeń ustalono, że kierownikowi internatu wypłacano dodatek funkcyjny na podstawie decyzji dyrektora Zespołu z dnia 1 marca 2002 roku, w której nie określono czasu, na jaki dodatek ten został przyznany. Stanowiło to naruszenie postanowienia regulaminu wynagradzania wskazującego, że dodatek funkcyjny dla nauczyciela pełniącego funkcje kierownicze przyznaje się na okres 1 roku szkolnego - str. 27-28 protokołu kontroli. Ponadto stwierdzono, że Pani Dyrektor nie dopełniła obowiązku sporządzenia tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, o której mowa w § 3 ust. 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61, poz. 708 ze zm.) - str. 28 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości przekazywania środków na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazała, że nie dotrzymano terminu przekazania równowartości 75% odpisu na rachunek bankowy Funduszu, określonego w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r., Nr 70, poz.335 ze zm.). Do dnia 31 maja przekazano środki stanowiące równowartość 58,6% naliczonego odpisu – str. 29-30 protokołu kontroli.

Kontrola zawieranych umów dotyczących wynajmowania pokoi internatu na noclegi (wpłaty stanowiły przychód środka specjalnego) wykazała, że zwierane były one przez kierownika internatu, który nie został umocowany przez Panią Dyrektor w tym zakresie – str. 35-36 protokołu kontroli. Wobec braku przekazania obowiązków dotyczących zawierania umów najmu, czynności te powinny być dokonywane przez panią Dyrektor.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności, należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej poprzez:

a) uzupełnienie regulacji wewnętrznych, składających się na procedury kontroli finansowej, o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

b) ujęcie w zakresach czynności pracowników wyłącznie zadań faktycznie przez nich wykonywanych oraz zasad pełnienia zastępstw,

c) zapewnienie, aby dokumenty księgowe otrzymywane z zewnątrz były opatrywane adnotacją o dacie ich wpływu do jednostki,

d) obejmowanie ewidencją druków ścisłego zarachowania wszystkich dokumentów, posiadających taki charakter w świetle przepisów wewnętrznych.

2. Dokonanie uzupełnień w dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości poprzez:

a) opracowanie wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych,

b) dostosowanie zakładowego planu kont do obecnie obowiązujących przepisów,

c) szczegółowe określenie w Instrukcji inwentaryzacyjnej dokumentacji stosowanej przy prowadzeniu i ustalaniu wyników inwentaryzacji oraz jej obiegu i kontroli.

3. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie kont ksiąg pomocniczych dla rozrachunków jednostki,

b) prowadzenie dziennika w sposób odpowiadający wymaganiom art. 14 ustawy o rachunkowości,

c) wykazywanie w zestawieniach obrotów i sald obrotów za okres sprawozdawczy,

d) ewidencjonowanie rozrachunków z poszczególnych tytułów na właściwych kontach, których treść ekonomiczną określają przepisy załącznika Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.,

e) zaniechanie przyjmowania na rachunek bieżący jednostki wypłat z KZP na rzecz pracowników,

f) ewidencjonowanie otrzymywanych sum na zlecenie w korespondencji kont 139 i 240,

g) przestrzeganie zasady memoriału,

h) dokonywanie zapisów w ewidencji księgowej na podstawie dowodów posiadających wszystkie elementy wskazane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz wymagane postanowieniami uregulowań wewnętrznych,

i) bieżące dokonywanie zapisów w raportach kasowych oraz oznaczanie dowodów załączonych do raportów w sposób umożliwiający ich jednoznaczną identyfikację,

j) ujmowanie w ewidencji rzeczywistych kwot zaangażowania wydatków i wykazywanie ich w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S.

4. Zaniechanie tworzenia odrębnego działu i rozdziału klasyfikacji budżetowej dla ujmowania dochodów z tytułu odsetek.

5. Zapewnienie, aby projekty planu finansowego były opiniowane przez radę pedagogiczną.

6. Dokumentowanie dokonywanych na podstawie umów zmian wysokości czynszu za wynajmowane lokale mieszkalne.

7. Przyznawanie dodatku funkcyjnego kierownikowi internatu na czas określony, jak tego wymagają przepisy obowiązujące w jednostce.

8. Sporządzenie tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników.

9. Dotrzymywanie terminu odprowadzania 75% równowartości odpisu na rachunek ZFŚS.

10. Zapewnienie, aby umowy najmu zawierane w imieniu Zespołu podpisywane były przez Panią Dyrektor lub osoby przez Panią upoważnione.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu do czasu ich rozpatrzenia.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Sejneńskiego

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach.