Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Hajnówka

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Hajnówce

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 sierpnia 2005 roku (znak: RIO.I.6011 - 11/05), o treści jak niżej:

Pani Olga Rygorowicz

Wójt Gminy Hajnówka

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy za okres 2004 r., przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Hajnówka na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Gmina realizuje zadania z zakresu upowszechniania kultury za pośrednictwem dwóch jednostek organizacyjnych: Gminnej Biblioteki Publicznej oraz Gminnego Ośrodka Kultury. Przyjęte przez Radę Gminy statuty tych jednostek przywołują, jako podstawę ich funkcjonowania, m.in. ustawę z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.). Należy wskazać, iż zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 tej ustawy, jednostki samorządu terytorialnego organizują działalność kulturalną tworząc samorządowe instytucje kultury. Ustawa określa także zasady prowadzenia gospodarki finansowej przez instytucje kultury (rozdział 3). Wskazane przepisy stanowią m.in., iż finansowanie z budżetu działalności instytucji kultury może następować w formie dotacji podmiotowych. W zakresie finansowania działalności opisywanych jednostek stwierdzono natomiast, iż realizują one wydatki bezpośrednio z budżetu gminy - str. 8 protokołu kontroli.

Przedstawiony stan faktyczny świadczy o uchybieniach formalnych w zakresie funkcjonowania gminnych jednostek prowadzących działalność upowszechniania kultury. Należy wskazać, iż pokrywanie kosztów działalności tych jednostek bezpośrednio w formie wydatków budżetowych sprawia, że w istocie działają one na zasadach właściwych jednostkom budżetowym. Odmienne są także powinności takich podmiotów w sferze rachunkowości (np. do ewidencji funduszu instytucji należy stosować postanowienia art. 29 ust. 2-4 przywołanej wyżej ustawy, instytucje kultury nie sporządzają sprawozdawczości budżetowej, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej; zobowiązane są natomiast do sporządzania sprawozdawczości określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z 10 grudnia 2001 r. w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych).

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 4 kwietnia 2001 roku (sygn. SA/Sz 2268/00), stwierdził m.in., że ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej jest aktem prawnym regulującym kompleksowo zasady funkcjonowania podmiotów prowadzących działalność kulturalną polegającą na tworzeniu, upowszechnianiu i ochronie kultury. Analiza treści tego aktu prawnego wskazuje, że ustawodawca zawarł w nim regulacje organizacyjno-prawne dotyczące jednostek prowadzących działalność kulturalną, które mają charakter przepisów szczególnych w stosunku do innych ustaw, w tym również do ustawy o finansach publicznych.

Kontrola prawidłowości prowadzenia dokumentacji składającej się na wewnętrzne procedury kontroli finansowej wykazała, że nie uregulowano niektórych zagadnień mających istotny wpływ dla prawidłowości funkcjonowania kontroli wewnętrznej, bądź nie przestrzegano już istniejących. Z ustaleń kontroli wynika, iż:

-                    raporty kasowe podpisywane były tylko przez pracownika sporządzającego raport, któremu powierzono obowiązek prowadzenia kasy. Na raporcie nie zamieszczano informacji o jego sprawdzeniu. Z analizy przepisów wewnętrznych, tj. z załącznika Nr 3 do Instrukcji w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych wprowadzonej zarządzeniem Nr 36/01 Wójta Gminy z dnia 28 grudnia 2001 r. wynika, iż do sprawdzania raportów kasowych zobowiązany był Skarbnik Gminy. W trakcie kontroli ustalono, iż do raportów kasowych wpisywane były nierzetelnie numery kwitariuszy K-103 – str. 31 protokołu kontroli,

- jedynie sprawozdania jednostkowe składane przez Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Hajnówce sporządzane były przez kierownika tej jednostki, natomiast pozostałe sprawozdania jednostkowe (np. GOPS) sporządzane były przez p. Skarbnik i podpisywane przez p. Wójt. Kierownicy jednostek budżetowych, jako podmioty zobowiązane do sporządzania jednostkowych sprawozdań budżetowych w zakresie budżetu jednostek samorządu terytorialnego, zostali wymienieni w § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.). Należy podkreślić, iż fakt prowadzenia skoncentrowane obsługi księgowej jednostek nie może prowadzić do zniesienia obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów – str. 26 protokołu,

- w kasie Urzędu przechowywane były druki ścisłego zarachowania tj. czeki gotówkowe, natomiast kwitariusze przychodowe K-103 przechowywane były przez p. Witolda Makaca, któremu zakresem czynności z dnia 03.01.2005 r. powierzono prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania m. in. kwitariuszy przychodowych i czeków gotówkowych. Z załącznika Nr 3 do Instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych wynika, iż druki ścisłego zarachowania m.in. czeki gotówkowe i kwitariusze przychodowe K-103 ewidencjonuje kasjer w księdze druków ścisłego zarachowania – str. 32 protokołu,

- badanie prawidłowości wykonywania kontroli w stosunku do operacji gospodarczych powodujących powstanie zobowiązań jednostki, dokonane na przykładzie umów o udzielenie zamówień publicznych wykazało, że nie były one opatrzone kontrasygnatą Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej – str. 71 prot. kontroli. Wymóg opatrzenia kontrasygnatą skarbnika czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych wynika z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Jego zachowanie jest warunkiem skuteczności zawieranej umowy.

- w okresie objętym kontrolą badana jednostka prowadziła księgi rachunkowe przy użyciu programów komputerowych. Ustawa o rachunkowości w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c wskazuje, iż do obowiązków jednostek prowadzących księgi rachunkowe przy użyciu komputera należy określenie m.in. daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Ustalono, iż kontrolowana jednostka nie posiada zarządzenia kierownika jednostki w sprawie wprowadzenia do stosowania programów, w oparciu o które są prowadzone księgi rachunkowe oraz które wskazywałoby datę rozpoczęcia jego eksploatacji – str. 23 protokołu.

W wyniku kontroli prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości uchybiające przepisom ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), polegające w szczególności na:

-                  dokonywaniu licznych poprawek błędów w dowodach księgowych, poprzez zamazywanie korektorem ich treści oraz dokonywanie przeróbek w sposób odbiegający od postanowień w art. 25 ust. 1 pkt. 1 ustawy o rachunkowości – str. 24 protokołu,

-                  prowadzeniu rozrachunków z tyt. zaciąganych pożyczek na koncie 224 -”Rozrachunki budżetu”, zamiast na koncie 260 – „Zobowiązania finansowe” – str. 33 protokołu,

-                  nieujęciu do ksiąg rachunkowych 2003 roku wszystkich kosztów, które dotyczyły tego okresu, tj. naruszeniu zasady memoriału wyrażonej w art. 6 ustawy o rachunkowości – str. 35 protokołu.

W zakresie gospodarowania mieniem komunalnym gminy ustalono, że Rada Gminy Hajnówka nie podjęła dotychczas uchwały określającej zasady nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych i wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, stosownie do kompetencji wskazanej w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym.

Należy wskazać, iż obecne brzmienie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym zostało ukształtowane zmianą wynikająca z ustawy z dnia 6 listopada 1992 r. o zmianie ustawy o samorządzie terytorialnym (Dz. U. Nr 100, poz. 499). Przed nowelizacją przepis ten stanowił, iż do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy dotyczących „nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata”. Dokonanie prawidłowej wykładni obecnego brzmienia przepisu art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy nie jest możliwe bez uwzględnienia kierunku zmian jego treści. Odwołanie się jedynie do jego literalnego brzmienia może wzbudzać wątpliwości interpretacyjne, co do celu zamieszczenia zapisu „do czasu określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy”. Ustalenie znaczenia tej normy przy zastosowaniu reguł wykładni funkcjonalnej prowadzi do wniosku, iż ustawodawca zmieniając treść art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) miał na celu zobowiązanie rady gminy do określenia ogólnych zasad gospodarowania nieruchomościami gruntowymi w formie uchwały zawierającej normy o charakterze generalnym i abstrakcyjnym. Zamieszczenie zwrotu „do czasu...” powinno być interpretowane przy uwzględnieniu brzmienia tego przepisu sprzed nowelizacji. Do 1992 roku przepis ten przewidywał każdorazowe podejmowanie stosownej uchwały w sprawach dotyczących gospodarowania nieruchomościami gruntowymi gminy. Znajdujący się obecnie w jego treści zwrot „do czasu...” należy traktować jako wyraz racjonalności ustawodawcy, który wprowadzając obowiązek określenia przez radę ogólnych zasad chciał zapobiec powstaniu luki prawnej w przepisach regulujących zasady gospodarowania nieruchomościami gruntowymi gmin. Prawodawca, przewidując iż proces opracowania i uchwalania zasad jest czasochłonny, miał na celu uregulowanie tych kwestii w okresie, w którym przepisy gminne będą dostosowywane do wymagań ustawy. Było to warunkiem umożliwiającym zachowanie ciągłości w zakresie gospodarowania nieruchomościami gruntowymi.

Przedstawiona wykładnia jest zgodna z postanowieniami art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym, w myśl, którego gospodarowanie mieniem komunalnym należy do kompetencji wójta. Ponadto, stosownie do art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) do kompetencji wójta należy gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości, obejmujące m.in. dokonywanie czynności, które powinny być przedmiotem uchwały podjętej na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym.

Istnienie ogólnych i stałych zasad gospodarowania nieruchomościami należy uznać za służące prawidłowej i ukierunkowanej realizacji ustawowych zadań organu wykonawczego, a także ułatwienia jego pracy. Każdorazowe podejmowanie uchwał przez radę przenosi na nią w praktyce część uprawnień wójta z zakresu gospodarowania nieruchomościami gruntowymi.

Kontrola udzielania zamówień publicznych, której wyniki opisano na stronach 74 -76 protokołu kontroli wykazała, że w okresie objętym kontrolą udzielono w trybie przetargu nieograniczonego zamówienia publicznego na modernizację drogi gminnej Nowoberezowo-osiedle PGR o dł. 0,525 km. Z okazanej dokumentacji wynika, iż kosztorys inwestorski na wskazane roboty, opracowany z datą 20.08.2004 r. przewidywał wykonanie przedmiotu zamówienia na kwotę 180.382,47 zł. (netto). Ustalono, iż pierwotnie prowadzone postępowanie zostało unieważnione w dniu 17.09.2004 r., na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, podając jako uzasadnienie fakt, iż cena złożonych ofert przewyższa kwotę kosztorysu inwestorskiego oraz kwotę jaką zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia.

W dniu 17 września 2004 r. zamawiający dokonał ponownego ustalenia wartości szacunkowej zamówienia publicznego przyjmując jako podstawę pierwotnie sporządzony kosztorys z dnia 20.08.2004 r., który opiewał na kwotę 180.382,47 zł. oraz ogłosił przetarg na modernizację drogi gminnej Nowoberezowo - osiedle PGR o dł. 0.525 km. Z przedstawionej kontrolującym dokumentacji wynika, iż przedmiar robót, który był przedmiotem zamówienia publicznego udzielonego ponownie, uległ znacznemu ograniczeniu w stosunku do przedmiaru robót w oparciu o który został sporządzony kosztorys inwestorski, w wyniku skreślenia niektórych pozycji. W takim stanie rzeczy, stwierdzono, iż zamawiający błędnie oszacował wartość zamówienia na kwotę 180.382,47 zł.

W zakresie zabezpieczenia należytego wykonania robót, zawarto w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zapis, zgodnie, z którym wybrany wykonawca przez podpisaniem umowy będzie zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania robót w wysokości 5% ceny całkowitej podanej w ofercie. Ustalono, iż powyższe zabezpieczenie zostało przelane na rachunek Urzędu, jednakże zostało ono wniesione w wysokości 5% kwoty netto, na którą opiewała umowa.

         W zakresie wydatków na ZFŚS ustalono, że nie zachowano terminu przekazania równowartości naliczonego odpisu w odpowiedniej wysokości na rachunek bankowy Funduszu. Całkowity odpis na ZFŚS w 2004 r. stanowił kwotę 21.740,06 zł. Do dnia 31 maja 2004 r. badana jednostka przelała na rachunek Funduszu 13.916,98 zł., co stanowiło 64% naliczonego odpisu. W myśl przepisu art. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), do dnia 31 maja winna być przekazana na rachunek funduszu kwota stanowiąca co najmniej 75% równowartości odpisu

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Przeprowadzona kontrola wykazała, iż badana jednostka nie rejestrowała dla ANRSP informacji, co do powierzchni, rodzajów i klas gruntów. Uniemożliwia to weryfikację danych zawartych w deklaracjach podatkowych w ramach czynności sprawdzających, które powinny być dokonywane przez organ podatkowy stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z treścią art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 1993 roku Nr 94, poz. 431 ze zm.) podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej – strona 46 protokołu kontroli. Wśród podatników podatku rolnego będących osobami fizycznymi stwierdzono przypadki, opisane na stronie 48 protokołu kontroli, błędnego wyliczenia podstawy opodatkowania (hektarów przeliczeniowych) stanowiącego naruszenie art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym.

Sytuacja opisana na stronie 46 protokołu kontroli, dotycząca deklaracji podatkowych składanych przez osoby prawne na podatek leśny, wskazuje, że w tej grupie podatników także nie wykonywano czynności sprawdzających, stosownie do wskazanego wyżej przepisu Ordynacji podatkowej. Na podstawie okazanej w czasie kontroli dokumentacji stwierdzono także, że podmiot wymieniony w opisie na wskazanej stronie protokołu kontroli nie wypełnił obowiązku, nałożonego treścią przepisu art. 6 ust. 5 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.) i nie złożył w kontrolowanym okresie deklaracji podatkowej na podatek leśny. Brak reakcji organu podatkowego na powyższa sytuację świadczy o nierealizowaniu ustawowych obowiązków w zakresie czynności sprawdzających.

Przeprowadzona kontrola stwierdziła przypadki, opisane na stronie 49 protokołu kontroli, nie złożenia przez osoby fizyczne informacji na podatek leśny, przez co został naruszony art.6 ust. 2 ustawy o podatku leśnym.

Przeprowadzona analiza powszechności i prawidłowości obciążenia podatkiem od nieruchomości osób fizycznych wykazała uchybienia polegające na nie wyegzekwowaniu, w przypadkach opisanych na stronie 48 protokołu kontroli, informacji (wcześniej wykazów nieruchomości), jako podstawowego materiału dowodowego służącego ustalaniu podstawy opodatkowania, zgodnie z art. 6. ust. 6 ustawy z dnia 12 styczna 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 roku Nr 9, poz. 84 ze zm.).

         Podczas kontroli prawidłowości przyznawania ulgi z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie nowego gospodarstwa rolnego stwierdzono, że na podaniach składanych przez podatników brak jest adnotacji dotyczącej daty wpływu podania. Uniemożliwia to ustalenie momentu stosowania ulgi, który zgodnie z treścią art. 13d ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 roku, Nr 94, poz. 431 ze zm.) następuje pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Taki stan rzeczy wskazuje, iż część dokumentów wpływa do urzędu z pominięciem kancelarii. Narusza to wskazania § 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.) zgodnie, z którym korespondencję wpływającą do urzędu przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo – strony 52 - 53 protokołu kontroli.

         W zakresie przyznawania ulg inwestycyjnych w podatku rolnym stwierdzono, iż część dokumentacji dowodowej, na podstawie, której przyznano ulgę decyzją nr Fn. 3113-5-2/2004 z dnia 10 lutego 2004 roku jest nieczytelna (kopie rachunków znajdujące się w dołączonym do wniosku zestawieniu rachunków pod pozycjami nr 45, 46 i 100 na łączną kwotę wydatków 11438,70 zł). Artykuł 13 ust. 2 ustawy o podatku rolnym wskazuje, iż ulga inwestycyjna przyznawana jest po zakończeniu inwestycji i polega na odliczeniu od należnego podatku rolnego od gruntów położonych na terenie gminy, w której została dokonana inwestycja - w wysokości 25% udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych. Przedstawione kopie nie dają możliwości prawidłowego ustalenia elementów niezbędnych do uznania ich za dokumentujące poniesione wydatki.

         W trakcie kontroli wymiaru oraz poboru opłaty administracyjnej stwierdzono nieprawidłowości, opisane na stronie 55 protokołu kontroli, dotyczące sposobu poboru tej opłaty. Pobierano ją w znakach opłaty skarbowej, niezgodnie z uchwałami Rady Gminy Hajnówka Nr XXXIII/210/02 z dnia 28 marca 2002 roku w sprawie ustalenia opłaty administracyjnej, terminu płatności oraz sposobu jej poboru oraz Nr XIV/86/04 w sprawie opłaty administracyjnej.

         W zakresie poboru podatku od psów ustalono, iż kontrolowana jednostka nie pobierała od podatników tego podatku płacących należność po terminie płatności odsetek za zwłokę, naruszając w ten sposób przepisy art. 55 Ordynacji podatkowej – str. 54 protokołu kontroli.

Przeprowadzona kontrola wykazała w zakresie rachunkowości podatków i opłat, że kontrolowana jednostka, w okresie objętym kontrolą nie posiadała pełnej dokumentacji przewidzianej treścią art. 10 ust.1 pkt 3 lit. b oraz c ustawy o rachunkowości – str. 57 i 58 protokołu kontroli.

Przypadki opisane na stronie 58 protokołu kontroli wskazują na nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji księgowej podatków i opłat, z naruszeniem wskazanych przepisów rozporządzenia Ministra Finansów dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 ze zm.).

Nieprawidłowo zostały zaprezentowane skutki finansowe zastosowanych zwolnień, ulg, umorzeń w poborze podatków, podlegających wykazaniu w kolumnie 4 sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych jednostki samorządu terytorialnego (Rb-PDP), za okres I półrocza oraz roku 2004. Z ustaleń kontroli, opisanych na stronie 60 protokołu, wynika, iż uchybienia polegały na zaniżeniu skutków podlegających wykazaniu w tym sprawozdaniu. Zasady sporządzania sprawozdania RB-PDP zawarte są w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279). Przepisy § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a) przywołanego rozporządzenia nakładają obowiązek sporządzenia omawianego sprawozdania na przewodniczącego jednostki samorządu terytorialnego (w gminie wójta).

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji obowiązujących przepisów prawnych dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki oraz wymiaru i poboru podatków lokalnych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych (urzędu), w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej spoczywa na kierowniku jednostki (wójcie) zgodnie z art. 28 a ustawy o finansach publicznych. W obecnym stanie prawnym (obowiązującym po dniu 27 października 2002 roku) wójt jest organem wykonawczym gminy, na którym spoczywają obowiązki przypisane dotychczas zarządowi, dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym).

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy, stosownie do zakresu czynności, do Skarbnika Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Ustalenie zasad finansowania gminnych jednostek prowadzących działalność w zakresie upowszechniania kultury w sposób zgodny z przepisami ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

2. Spowodowanie, aby czynności prawne skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych opatrywane były kontrasygnatą Skarbnika.

3. Zobowiązanie Skarbnika Gmin do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych badanej jednostki, mając na uwadze tezy zawarte w niniejszym wystąpieniu oraz protokole kontroli.

4. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej poprzez wykonywanie kontroli formalno-rachunkowej w stosunku do raportów kasowych.

5. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) przestrzeganie, ustalonych w ustawie i opracowanej specyfikacji, zasad pobierania zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

b) ustalanie szacunkowej wartości zamówienia w oparciu o kosztorys inwestorski oraz aktualny przedmiar robót będących przedmiotem postępowania.

6. Uzupełnienie przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli finansowej o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

7. Podjęcie działań zmierzających do zaprezentowania projektu i przyjęcia przez Radę Gminy uchwały ustalającej zasady nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata.

8. Przekazywanie równowartości naliczonego odpisu na ZFŚS, w odpowiedniej wysokości na rachunek bankowy Funduszu, w terminach określonych przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

9. Wyeliminowanie nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego w zakresie opodatkowania podatkami: rolnym i leśnym m.in. poprzez prowadzenie stosownych czynności sprawdzających.

10. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie powszechności i prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości osób fizycznych, wskazanych w treści protokołu kontroli i wystąpieniu pokontrolnym, mając na względzie obowiązujące w powyższym zakresie przepisy a także dyspozycje zawarte w ustawie Ordynacja podatkowa.

11. Uzupełnienie akt wymiarowych o brakujące informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych i lasach w myśl wskazań wymienionych przepisów ustaw podatkowych.

12. Stosowanie ulgi z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie nowego gospodarstwa rolnego oraz ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym na podstawie czytelnego materiału dowodowego, potwierdzającego ustawowe przesłanki jej przyznania.

13. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

14. Naliczanie i pobieranie odsetek za zwłokę od nie terminowych wpłat podatków.

15. Pobór opłaty administracyjnej zgodnie z przepisami ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz wskazanej uchwały rady gminy w Hajnówce.

16. Sporządzenie niezbędnej dokumentacji, wymaganej treścią wskazanych przepisów ustawy o rachunkowości oraz stosowanie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.

17. Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Z-ca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku