Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Augustowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 sierpnia 2005 roku (znak: RIO.V.6012 - 5/05), o treści jak niżej:

                                                                                              Pan

                                                                                              Zdzisław Wasilewski

                                                                                              Kierownik PCPR

                                                                                              w Augustowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2004 r., przeprowadzonej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Augustowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontroli poddano między innymi stan wewnętrznych uregulowań PCPR, składających się na procedury wewnętrznej kontroli finansowej oraz opisujących przyjęte zasady rachunkowości. Z poczynionych ustaleń wynika, iż niezbędne jest dołożenie większej dbałości w zakresie spraw formalnych związanych z opracowywaniem i wprowadzaniem przepisów wewnętrznych. Okazane kontrolującemu akty wewnętrzne w wielu przypadkach m.in. nie zawierają podpisów kierownika. Należy również wskazać na braki merytoryczne w treści dokumentacji. Przykładem może być Instrukcja inwentaryzacyjna, która ogranicza się w swej treści jedynie do inwentaryzacji przeprowadzanej drogą spisu z natury. Instrukcja nie ustala zatem wytycznych dotyczących przeprowadzania inwentaryzacji innymi metodami, przewidzianymi dla składników aktywów i pasywów przepisami art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – str. 7-10 protokołu kontroli.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości przeprowadzono pod kątem zgodności przepisów wewnętrznych z ustawą o rachunkowości, przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), a także spójności ze stosowanymi w praktyce rozwiązaniami. Stwierdzono, iż prowadzone w ewidencji konta syntetyczne nie wynikają w zakładowego planu kont – str. 12 protokołu kontroli. Stosownie do przepisów § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, standardowa liczba kont dla jednostki budżetowej, wynikająca z załącznika Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., może być uzupełniona w planie kont jednostki o dodatkowe konta, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami wynikającymi z rozporządzenia. Ograniczenie liczby kont w planie kont jednostki może nastąpić tylko o te konta, spośród wymienionych w rozporządzeniu, które dotyczą operacji nie występujących w jednostce.

Z ustaleń kontroli wynika także, iż dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie odzwierciedla specyfiki prowadzonej w PCPR ewidencji księgowej. Należy wskazać w tym zakresie m.in. na fakt prowadzenia ewidencji księgowej metodą przebitkową, a także na system tworzenia kont syntetycznych, zastępujących co do zasady ewidencję szczegółową (przede wszystkim w zakresie rozrachunków) – str. 12-13, 22-23 i 26 protokołu kontroli.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono liczne nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont… Charakter nieprawidłowości wskazuje, iż stan ewidencji sprzeciwia się wymogom rzetelności i sprawdzalności ksiąg rachunkowych w rozumieniu art. 24 ustawy o rachunkowości. Ustalono, iż:

a) nie sporządzano zestawienia obrotów dzienników częściowych za rok budżetowy, naruszając postanowienia art. 14 ust. 3 ustawy; odrębne dzienniki prowadzono dla działalności bieżącej PCPR i działalności socjalnej – str. 12 protokołu kontroli;

b) nie zachowano ciągłości sumowania obrotów dzienników w roku budżetowym, czym naruszono wymagania art. 14 ust. 1 i 2 ustawy – str. 13 i 41 protokołu kontroli;

c) nie sporządzano zestawień obrotów i sald w rozumieniu art. 18 ust. 1 ustawy; sporządzane zestawienia nie zawierały sald kont syntetycznych (sald nie wyprowadzano także w księdze głównej), natomiast wykazywane w zestawieniach obroty dotyczyły w niektórych przypadkach sumy obrotów więcej niż jednego konta księgi głównej – str. 12-13 protokołu kontroli

d) nie uzgadniano sumy obrotów dziennika z sumą obrotów kont księgi głównej na koniec sprawdzanego roku; sumy te wykazywały różnice powstałe w wyniku wystąpienia nieprawidłowości w księgowaniach stornujących – str. 14-18 protokołu kontroli; sposób dokonywania korekt polegał na wycofaniu ze zbioru niektórych dowodów księgowych, a następnie przepisaniu zapisów na niektórych kontach księgi głównej, już bez uwzględnienia operacji wynikających z usuniętych dowodów (w treści dziennika dokonywano dopisków dotyczących wprowadzonych korekt, po uwzględnieniu których kontrolujący uzgodnił obroty dziennika i kont księgi głównej); opisane nieprawidłowości naruszają art. 14 ust. 1 ustawy, nakazujący umożliwienie uzgodnienia obrotów dziennika z obrotami kont księgi głównej oraz art. 25 ust. 1 ustawy, wskazujący sposób poprawiania błędnych zapisów w księgach rachunkowych, z którego wynika że niedopuszczalne jest dokonanie poprawek wcześniejszych zapisów tylko w niektórych urządzeniach księgowych i wycofanie dowodu księgowego będącego podstawą tych zapisów ze zbioru dowodów księgowych;

e) niezgodnie z zasadami ustalonymi rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. dokonano zamknięcia kont księgi głównej za objęty kontrolą rok budżetowy; przepisy rozporządzenia określają, które konta podlegają przeksięgowaniom rocznym i nie wykazują w związku z tym salda na koniec roku i w bilansie otwarcia następnego roku (w jednostce budżetowej będą to w szczególności konta zespołu 4 i 7); z opisu zawartego na str. 19 i 24 protokołu kontroli wynika, iż 31 grudnia 2004 r. sporządzono dokument „Polecenie księgowania”, na podstawie którego zlikwidowano salda takich kont jak 011, 013, 071, 072, 135, 229, 231, 800, 851 i 860, w wyniku czego w przedstawionych kontrolującemu urządzeniach księgowych za 2004 rok konta te nie wykazywały sald, co nie było zgodne ze stanem rzeczywistym;

f) nie stosowano wszystkich kont wymaganych przepisami rozporządzenia, mimo wystąpienia zdarzeń podlegających ewidencji na tych kontach; uwagi dotyczą kont 020 „Wartości niematerialne i prawne” oraz 401 „Amortyzacja” - str. 19-20 i 40 protokołu kontroli;

g) zaniechano ujęcia w księgach rachunkowych zwrotu przelewu dokonanego z rachunku bankowego ZFŚS, co spowodowało okresową niezgodność stanu środków pieniężnych w księgowości banku i księgowości jednostki; opisany fakt naruszał zasady funkcjonowania konta 135 określone w przepisach rozporządzenia oraz wymóg odzwierciedlania w księgach rachunkowych stanu rzeczywistego, ustalony przepisem art. 24 ust. 2 ustawy - str. 24-25 protokółu kontroli.

h) zaniechano ujęcia w księgach rachunkowych danego roku wszystkich kosztów dotyczących tego roku budżetowego, czym naruszono zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w myśl której w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty – str. 27-28 protokołu kontroli.

         W zakresie prawidłowości ponoszenia kosztów podróży służbowych stwierdzono, iż w przedłożonym przez Pana wyliczeniu kosztów podróży wystąpiły błędy rachunkowe, które nie zostały zweryfikowane (mimo podpisu głównego księgowego na dowód dokonania kontroli), co świadczy o nieprawidłowym funkcjonowaniu wstępnej kontroli dowodów księgowych pod względem rachunkowym, przypisanej głównemu księgowemu jednostki na mocy art. 35 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) – str. 33 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalania wynagrodzeń pracownikom PCPR wykazała, że osobę zatrudnionej na stanowisku pracownika socjalnego zakwalifikowano do niższej kategorii zaszeregowania, niż wynika to z załącznika Nr 4 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61, poz. 708 ze zm.). Ustalono X kategorię zaszeregowania, podczas gdy przepisy rozporządzenia przewidują kategorie XI-XIV - str. 35 protokołu kontroli. Przyjęta kategoria zaszeregowania nie wpłynęła na zawyżenie lub zaniżenie wynagrodzenia pracownika w świetle przepisów rozporządzenia. Począwszy od dnia 7 sierpnia 2005 r. kwestie te w analogiczny sposób regulują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. (Dz. U. Nr 146, poz. 1222).

Sprawdzając dokumentację dotyczącą wydatków na wynagrodzenia stwierdzono ponadto, że niektóre składniki wynagrodzenia wypłacane są pracownikom bez pisemnego ustalenia przez Pana Kierownika ich aktualnej wysokości. Uwagi dotyczą wypłaty składników wynagrodzeń (m.in. dodatku funkcyjnego), których wysokości, ustalonej uprzednio pracownikom, nie zmieniono w związku z „ubruttowieniem” płac na podstawie art. 110 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887 ze zm.). W świetle przepisów art. 29 Kodeksu pracy wszelkie zmiany wysokości składników wynagrodzenia powinny być wprowadzone w formie pisemnej zmiany umowy o pracę - str. 36-37 protokołu kontroli.

Ustalono, że ze środków ZFŚS poniesione zostały w 2004 roku koszty obsługi rachunku bankowego Funduszu w kwocie 14,50 zł. Zgodnie z przepisem art. 10 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) administrowanie środkami funduszu należy do obowiązków pracodawcy. W pojęciu administrowania zawiera się ponoszenie kosztów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Funduszu w zakładzie pracy, w tym m.in. kosztów obsługi bankowej (pismo Ministerstwa Finansów z dnia 30 grudnia 1998 r., znak: PB3-5656722-571/98) – str. 41 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości były przede wszystkim wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa ustalających zasady prowadzenia rachunkowości, a także gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych.

Stosownie do postanowienia art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Powinność prowadzenia rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami spoczywa na głównym księgowym. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dołożenie większej staranności przy opracowywaniu i wprowadzaniu uregulowań wewnętrznych.

2. Dostosowanie procedur wewnętrznej kontroli finansowej do wymagań obowiązujących przepisów oraz potrzeb jednostki.

3. Wprowadzenie uzupełnień w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości PCPR, polegających zwłaszcza na ustaleniu planu kont odpowiadającego potrzebom jednostki oraz formalnym uregulowaniu stosowanych w jednostce zasad prowadzenia ewidencji księgowej, mając na uwadze przepisy § 12 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont oraz art. 10 ustawy o rachunkowości.

4. Zobowiązanie Głównego Księgowego PCPR do podjęcia niezwłocznych działań zmierzających do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) sporządzanie rocznych zestawień dzienników częściowych

b) sumowanie obrotów dzienników w sposób ciągły w roku budżetowym,

c) ustalanie sald kont syntetycznych w księdze głównej oraz wykazywanie ich w zestawieniach obrotów i sald; wyodrębnianie w zestawieniach obrotów i sald, obrotów i sald wszystkich kont syntetycznych funkcjonujących w księdze głównej,

d) zapewnienie zgodności miedzy obrotami dziennika i obrotami zestawienia obrotów i sald,

e) wprowadzanie w księgach rachunkowych korekt zapisów w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

f) zaniechanie bezpodstawnego likwidowania w ewidencji na koniec roku sald kont wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli; dokonywanie rocznych zamknięć zgodnie z zasadami wskazanymi w opisie funkcjonowania poszczególnych kont, zawartym w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont…,

g) wprowadzenie do ewidencji kont 020 i 401 oraz ujmowanie na nich operacji wskazanych w załączniku Nr 2 do przywołanego wyżej rozporządzenia,

h) dokonywanie zapisów na kontach odpowiadających rachunkom bankowym zgodnie z danymi wynikającymi z wyciągów bankowych,

g) przestrzeganie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

5. Zapewnienie należytego wypełniania obowiązków przez Głównego Księgowego w zakresie kontroli dowodów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym.

6. W zakresie ustalania wynagrodzeń pracownikom:

a) zakwalifikowanie pracownika socjalnego do właściwej kategorii zaszeregowania,

b) ustalenie w formie pisemnej aktualnej wysokości poszczególnych składników wynagrodzeń otrzymywanych przez pracowników PCPR.

7. Ponoszenie kosztów obsługi rachunku bankowego ZFŚS ze środków jednostki. Dokonanie zwrotu na dobro Funduszu kwoty 14,50 zł odpowiadającej wysokości wydatków na obsługę Funduszu w 2004 roku.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Augustowskiego

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach.