Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Sejnach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku  Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5 stycznia 2005 roku (znak: RIO.V.6012 - 10/05), o treści jak niżej:

         Pani Wirginia Pestka

         Kierownik

         Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie

         w Sejnach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2004 rok, przeprowadzonej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Sejnach, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badaniu poddano stan dokumentacji składającej się na procedury wewnętrznej kontroli finansowej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Sejnach. Analizy przepisów wewnętrznych dokonano pod kątem zupełności uregulowania procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, będących przedmiotem kontroli finansowej w świetle przepisów art. 28a i art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zm.).

Stwierdzono, że obowiązująca w jednostce instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych nie wyczerpuje w pełni zagadnień służących wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej. W szczególności należy zwrócić uwagę na braki w zakresie określenia rodzajów stosowanych dokumentów finansowo-księgowych oraz pełnego wykazu operacji gospodarczych, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty finansowo-księgowe. W instrukcji nie zawarto m.in. opisu takich dokumentów, jak: faktura wpływająca do jednostki, dowód wypłaty gotówki z kasy „KW”, polecenie księgowania „PK” czy polecenie wyjazdu służbowego – str. 8-9 protokołu kontroli. Opis obiegu dokumentów księgowych powinien dawać możliwość prześledzenia ich drogi w jednostce od momentu sporządzenia albo wpływu do momentu zadekretowania i ujęcia w księgach rachunkowych. Poza tym, fakt dokonywania operacji gospodarczych polegających na dokonywaniu rozliczeń, np. z tytułu odbycia podróży służbowej czy zwrotu poniesionych przez pracownika wydatków na zakupy materiałów, za pośrednictwem punktu kasowego banku obsługującego badaną jednostkę, nie wynikał z postanowień omawianej instrukcji – str. 18 protokołu kontroli.

W związku z funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej pozostają także ustalenia dotyczące podziału zadań i powierzenia obowiązków pracownikom. Ustalono, iż prowadzenie ksiąg rachunkowych PCPR w Sejnach zostało powierzone p. B. Fidrychowi zatrudnionemu na stanowisku starszego księgowego (z ustaleń kontroli wynika, iż osoba ta wykonywała w praktyce czynności głównego księgowego). Nadany wskazanemu pracownikowi zakres czynności odnosi się natomiast do powierzenia obowiązków i odpowiedzialności w zakresie rachunkowości (podstawę jego opracowania stanowiły przepisy art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Nie stwierdzono, aby w badana jednostka zatrudniała osobę, wobec której dokonano powierzenia obowiązków i odpowiedzialności właściwych głównemu księgowemu na podstawie art. 35 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Taki stan należy ocenić negatywnie w świetle kontroli wewnętrznej. Zakres obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych, oprócz prowadzenia rachunkowości jednostki, obejmuje bowiem wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych – str. 7-8 i 12-13 protokołu kontroli.

Należy wskazać, iż na gruncie przywołanych wyżej przepisów ustawy o finansach publicznych, jak i postanowień zawartych, w obowiązującej od dnia 1 stycznia 2006 r., ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104) - art. 44, 45 i 47, kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do właściwego zorganizowania systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Odpowiednie uporządkowanie organizacji jednostki jest koniecznym warunkiem prowadzenia skutecznego systemu kontroli wewnętrznej. Wewnętrzna kontrola finansowa powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalić drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce. Zakres uprawnień dotyczących gospodarki finansowej lub majątkowej jednostki, powierzonych poszczególnym pracownikom, powinien być precyzyjnie określony. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej zawierają „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13) na podstawie art. 35a ustawy o finansach publicznych. Zachowają one moc do czasu wejścia w życie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie nowej ustawy o finansach publicznych, nie dłużej jednak niż do dnia 30 czerwca 2006 r. (art. 241 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r.). Delegacja do określenia przez Ministra Finansów standardów kontroli finansowej wynika z art. 63 ust. 2 nowej ustawy o finansach publicznych.

W wyniku kontroli dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości PCPR w Sejnach, stwierdzono, iż dokumentacja ta wymaga uzupełnień w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.). W omawianej dokumentacji zabrakło wskazania wykazu ksiąg rachunkowych oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, nakazanych przepisami art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W zakładowym planie kont, jako jednym z elementów dokumentacji opisujące przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, nie zawarto natomiast wykazu kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych, zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…  – str. 9-11 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, poprzez:

a) nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, czym naruszono przepisy art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Uchybienie, o którym mowa, nie występowało już w księgach rachunkowych 2005 r. – str. 14 protokołu kontroli;

b) niewłaściwą, tj. z naruszeniem treści ekonomicznej kont księgi głównej, ewidencję operacji dotyczących ubezpieczenia pracowników – str. 15-16 protokołu kontroli;

c) dokonywanie zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” z naruszeniem zasady, w myśl której winny być one dokonywane na podstawie wyciągów bankowych w celu zapewnienia pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem, a także zasady czystości obrotów oznaczającej, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny – str. 16 protokołu kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych należały do głównego księgowego, którego prawa i obowiązki określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Objęcie pisemnymi procedurami wszystkich dokumentów występujących w obiegu jednostki oraz operacji gospodarczych związanych z dokonywaniem rozliczeń za pośrednictwem punktu kasowego banku obsługującego badaną jednostkę.

2. Powierzenie obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego w zakresie wymaganym przepisem art. 45 ustawy o finansach publicznych.

3. Dokonanie uzupełnień dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości, mając na uwadze wskazane przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r.

4. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, na które wskazano w protokole i niniejszym wystąpieniu.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Sejneńskiego

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

 w Białymstoku Zespół w Suwałkach.