Kontrola problemowa gospodarki finansowej  

przeprowadzona w Zespole Szkół w Czyżach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 stycznia 2006 roku (znak: RIO.I.6012 - 9/05), o treści jak niżej:

Pan Mirosław Pietkiewicz

Dyrektor

Zespołu Szkół w Czyżach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2004 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkół w Czyżach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badając dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości pod kątem jej zgodności z przepisami art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.) stwierdzono, że wymaga ona uzupełnienia o podstawowe elementy wskazane w ustawie. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie zawiera takich elementów jak wykaz ksiąg rachunkowych (art. 10 ust.1 pkt 3b ustawy) oraz system służący ochronie danych i ich zbiorów (dowodów księgowych), ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów (art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy). Ponadto należy wskazać, że stosownie do przepisu § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. podstawę prowadzenia rachunkowości może stanowić odpowiedni plan kont syntetycznych, ustalony dla kontrolowanej jednostki na podstawie załącznika Nr 2 do rozporządzenia stosownie do jej potrzeb, uzupełniony jednakże co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych - str. 6-7 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r., polegające w szczególności na:

- opatrywaniu zapisów księgowych prowadzonych w dziennik głównej tylko jedną datą bez wskazania jej znaczenia; stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 ustawy, zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji, datę dowodu księgowego, jeżeli jest ona inna niż data dokonania operacji oraz datę zapisu księgowego – str. 8 protokołu kontroli,

- dokonywaniu zapisów na kontach 130 i 131 niezgodnie z zasadami ich funkcjonowania, określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia w wyniku nie zachowania zasady czystości obrotów oraz zgodności zapisów na koncie z danymi wyciągów bankowych, spowodowanej księgowaniem m.in. zwrotów wydatków zapisem czerwonym – str. 8-9 protokołu kontroli,

- nieewidencjonowaniu na kontach rozrachunkowych zobowiązań jednostki; stwierdzono, że nie ujmowano w ewidencji zobowiązań, których termin płatności minął, jak również zobowiązań dotyczących roku 2003, a opłaconych w roku 2004, naruszając tym samym art. 20 ust. 1 ustawy nakazujący ujęcie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, a także zasady memoriału wyrażonej w art. 6 ust. 1 ustawy – str. 13-14 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że wystąpiły nieprawidłowości w zakresie realizacji obowiązku sporządzania sprawozdań budżetowych. Za okres objęty kontrolą nie były sporządzone przez badaną jednostkę niektóre sprawozdania wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24 poz. 279 ze zm.). Ustalenie dotyczy sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń – str. 9 protokołu kontroli. Obowiązek sporządzenia sprawozdań spoczywał na Panu Dyrektorze na podstawie § 4 ust.1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia. Począwszy od 21 września 2005 r. obowiązki e analogicznie określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. (Dz. U. Nr 170, poz. 1426).

W trakcie kontroli nie stwierdzono udokumentowanego potwierdzenia, aby projekt planu finansowego Zespołu Szkół w Czyżach na 2004 rok został zaopiniowany przez Radę Pedagogiczną zgodnie z wymogiem art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256 poz. 2572 ze zm.) – str. 16 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli ustalono, że w badanym okresie Pan Dyrektor nie ustalił w formie odrębnych przepisów wewnętrznych procedur kontroli finansowej, o których była mowa w art. 35a ustawy o finansach publicznych (obecnie art. 47 obowiązującej od 1 stycznia 2006 roku ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych). Funkcjonujące w badanym okresie elementy wewnętrznej kontroli finansowej (sprowadzające się głównie do podziału niektórych obowiązków w zakresach czynności) nie określały konkretnych mechanizmów i procedur kontrolnych służących badaniu poszczególnych operacji związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Stosownie do przywołanych wyżej przepisów, kierownik jednostki (z uwzględnieniem jej zadań, struktury organizacyjnej, kadrowej itp.) winien ustalić procedury kontroli finansowej w formie pisemnej, obejmując nimi wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem publicznym. Zakres uprawnień dotyczących gospodarki finansowej lub majątkowej jednostki, powierzonych poszczególnym pracownikom, powinien być precyzyjnie określony. Na kierowniku spoczywa także obowiązek zapewnienia stosowania ustalonych procedur. Obowiązujące wytyczne, podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej, zawierają „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13). – str. 5-6 protokołu kontroli.

Nieustalenie odpowiednich procedur kontrolnych było m.in. przyczyną powstania opisanych niżej nieprawidłowości.

Stwierdzono, że woźny i intendent wykonywali czynności związane z gospodarką finansową jednostki, nie mające oparcia w upoważnieniach przyznanych im w zakresach czynności. Pracownicy ci wystawiali w imieniu jednostki rachunki za wynajęcie beczkowozu i środków transportu będących w posiadaniu Zespołu Szkół – str. 24 protokołu kontroli. W zakresie wypożyczania sprzętu i wyposażenia Szkoły za odpłatnością nie przestrzegano ponadto, ustalonego w § 15 ust. 3 pkt 4 Statutu Szkoły, trybu zawarcia umowy między zainteresowanymi stronami – str. 5 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli ustalono, że dodatek motywacyjny dla nauczycieli był przyznawany bez wskazania okresu jego obowiązywania. Naruszono tym samym zasady przyznawania dodatku motywacyjnego ustalone w obowiązującej w okresie objętym kontrolą uchwale Zarządu Gminy Czyże z 3 października 2000 r. Stan taki należy ocenić jako nieprawidłowy także w świetle obecnie obowiązującej uchwały Nr XV/112/05 Rady Gminy Czyże z dnia 24 lutego 2005 r., podjętej na podstawie art. 30 ust. 6 Karty Nauczyciela – str. 19-20 protokołu kontroli,

W wyniku kontroli zastrzeżeniami objęto sposób prowadzenia rejestru doraźnych zastępstw. Stwierdzono, że wynikają z jego treści rozbieżności względem miesięcznych zestawień zbiorczych stanowiące podstawę rozliczeń. Także rozliczenia godzin prowadzone na podstawie danych zawartych w rejestrach i zestawieniach obarczone były błędami – str. 20-21 protokołu kontroli. Zasady prowadzenia wskazanej dokumentacji, rzutującej na wysokość wydatków jednostki na wypłatę wynagrodzeń nauczycieli, nie zostały ustalone w formie wewnętrznych procedur.

Stwierdzone w badanej jednostce uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub nieznajomości przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki oświatowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym przygotowanie projektów regulacji wewnętrznych z tego zakresu należały do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają od 1 stycznia 2006 r. przepisy art. 45 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o elementy wymagane ustawą o rachunkowości, wskazane w części opisowej wystąpienia.

2. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

- zawieranie w treści zapisów księgowych wszystkich wymaganych dat oraz określanie ich charakteru, stosownie do przepisów art. 23 ustawy o rachunkowości;

- dokonywanie zapisów na kontach 130 i 131, zgodnie z zasadami ich funkcjonowania, tzn. przy zachowaniu zgodności zapisów między księgowością jednostki i księgowością banku oraz czystości obrotów;

- ewidencjonowanie zobowiązań jednostki w celu zapewnienia zgodności prowadzonej ewidencji z przepisami art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz prawidłowości danych zawartych w sporządzanych sprawozdaniach.

3. Sporządzanie sprawozdań budżetowych Rb-Z i Rb-N.

4. Przedstawianie do zaopiniowania radzie pedagogicznej projektu planu finansowego jednostki.

5. Opracowanie kompletnych procedur wewnętrznej kontroli finansowej, przy uwzględnieniu wytycznych zawartych w „Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszonych Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku.

6. Zawieranie umów dotyczących wypożyczania sprzętu i wyposażenia będącego w posiadaniu jednostki. Formalne uregulowanie kwestii sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów dotyczących tych procesów w procedurach wewnętrznej kontroli finansowej, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeby zapisania odpowiednich postanowień w zakresach czynności pracowników.

7. Przyznawanie dodatku motywacyjnego na oznaczony okres, zgodnie z postanowieniami uchwały Rady Gminy.

8. Uregulowanie zasad ewidencjonowania i rozliczania godzin doraźnych zastępstw w ramach procedur wewnętrznej kontroli finansowej jednostki oraz wyeliminowanie niezgodności występujących w obrębie tego zagadnienia, przytoczonych w protokole kontroli.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Czyże