Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół i Przedszkola w Tykocinie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 maja 2005 roku (znak: RIO.I.6012 - 3/05), o treści jak niżej:

                                                                  Pan Wojciech Andraszek

                                                                  Dyrektor Zespołu Szkół i Przedszkola

                                                                  w Tykocinie

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2004 rok, przeprowadzonej w Zespole Szkół i Przedszkola w Tykocinie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż służby finansowo-księgowe ZSiP w Tykocinie prowadziły obsługę finansową innej jednostki budżetowej, a mianowicie Zespołu Szkół w Radulach. Podstawę prowadzenia obsługi stanowiło porozumienie z dnia 31 sierpnia 2003 r. zawarte pomiędzy dyrektorami obu szkół. Dla obsługiwanego podmiotu nie była jednakże prowadzona odrębna ewidencja księgowa (nawet analityczna). Zespół Szkół w Radulach nie posiadał ponadto odrębnego planu finansowego, zaś jego wydatki ujmowane były w jednym sprawozdaniu budżetowym, razem z wydatkami ZSiP w Tykocinie.

Zespół Szkół w Radulach stanowi odrębną jednostkę budżetową w rozumieniu art. 18 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Podstawę jej gospodarki finansowej winien stanowić plan dochodów i wydatków. Dysponentem środków określonych w tym planie powinien być kierownik jednostki, który na mocy art. 28a ustawy o finansach publicznych i art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) jest odpowiedzialny za całość jej gospodarki finansowej. Ponadto ciąży na nim obowiązek sporządzania odrębnych sprawozdań budżetowych z wykonania planu. Wiąże się to z obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób umożliwiający sporządzanie wymaganych sprawozdań – str. 4-5 protokołu kontroli.

         W wyniku badania organizacji i funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, której procedury zawarte zostały w aktach wewnętrznych obowiązujących w jednostce, stwierdzono uchybienia w zakresie autoryzacji i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. Dotyczyły one braku sprawdzenia (przykładowo wymienionych w protokole kontroli) dowodów księgowych pod względem merytorycznym i zatwierdzenia ich do zapłaty przez kierownika jednostki. Stwierdzono ponadto dokumenty, na których nie był zamieszczony podpis Głównego Księgowego na dowód dokonania wstępnej kontroli, o której mowa w art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o finansach publicznych. Zasady kontroli dokumentów księgowych wynikały z postanowień Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych z dnia 2 września 2002 r., która w opisanych przypadkach nakazywała ich zwrot właściwym osobom celem uzupełnienia – str. 11-12 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości sporządzania dokumentów księgowych kontrola wykazała nieokreślanie w niektórych wnioskach o zaliczkę terminu jej rozliczenia, co stanowiło naruszenie postanowień zawartych w § 8 pkt 6 przywołanej Instrukcji – str. 12 protokołu kontroli.

Nie realizowano ponadto obowiązku wynikającego z ideogramu obiegu dokumentów księgowych zawartego w Instrukcji, polegającego na opatrywaniu wpływających do jednostki zewnętrznych dowodów księgowych datą wpływu przez kancelarię szkoły – str. 12 protokołu kontroli.

Analizując poprawność ujmowania w ewidencji jednostki operacji gospodarczych na poszczególnych kontach, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), stwierdzono, że:

a) przeksięgowania straty bilansowej z 2003 roku z konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” na stronę Wn konta 800 „Fundusz jednostki” dokonano dopiero w dniu 31 grudnia 2004 r., zamiast pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego – str. 12-13 protokołu kontroli;

b) zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” dokonywano z naruszeniem zasady, w myśl której ich podstawą winny być wyciągi bankowe; ponadto nie zachowano także zasady czystości obrotów na tym koncie, nakazującej stosowanie do błędnych zapisów, zwrotów, nadpłat i korekt technicznego zapisu ujemnego – str. 16 i 21 protokołu kontroli,

c) błędnie ujęto wpłatę darowizny pieniężnej na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” w korespondencji z kontem 247. Darowizny pieniężne, stanowiące w okresie objętym kontrolą przychody środka specjalnego, należało zaewidencjonować na koncie 131 „Rachunki bieżące” i 760 „Pozostałe przychody i koszty”. W związku z niewykorzystaniem tych środków do końca roku obrotowego na koncie 247 wystąpiło saldo po stronie Ma w kwocie 200 zł – str. 16-18 protokołu kontroli.

Badanie ksiąg rachunkowych pod kątem przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) wykazało, iż sporządzane na koniec każdego okresu sprawozdawczego zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej nie zawierały wszystkich danych wymaganych przepisem art. 18 ustawy. Dotyczyło to obrotów za okres sprawozdawczy oraz ich sumy – str. 11 protokołu kontroli.

         W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w ewidencji jednostki ujmowane były operacje gospodarcze dotyczące rozliczeń z Międzyzakładową Kasą Zapomogowo-Pożyczkową Pracowników Oświaty. Szczegółowe zasady organizowania i działania pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych, a także obowiązki zakładów pracy w tym zakresie, zostały określone przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 rok w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. Nr 100, poz. 502 ze zm.). Wynika z nich m.in., iż rachunkowość PKZP prowadzona powinna być zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi rachunkowości; według zasad określonych tymi przepisami sporządzane jest także roczne sprawozdanie finansowe. Zakład pracy świadczy zaś tylko pomoc PKZP w zakresie określonym w § 4 ust. 1 rozporządzenia, w tym m.in. w prowadzeniu księgowości, obsługi kasowej i prawnej – str. 17 protokołu kontroli.

         Badanie prawidłowości zwrotu kosztów używania w celach służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271) wykazało, że w umowach cywilnoprawnych zawartych między pracodawcą a pracownikami powoływano się na przepisy nieobowiązującego aktu prawnego – str. 30 protokołu kontroli. Ponadto w zakresie zawierania umów i prowadzenia rozliczeń z tytułu zwrotu kosztów stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

a) ustaleniu w umowie zawartej w dniu 19 kwietnia 2004 r. z p. G. S. limitu kilometrów na jazdy lokalne w sposób nieodpowiadający warunkom wynikającym z przywołanego rozporządzenia, a mianowicie poprzez ustalenie limitu na jednej trasie przejazdu liczącej 10 kilometrów; zwrotu kosztów dokonywano na podstawie faktycznie przejechanych w ciągu miesiąca kilometrów, co świadczy o tym, iż w rzeczywistości umowa ta nie dotyczyła ryczałtu na jazdy lokalne, lecz zwrotu kosztów podróży służbowych odbywanych samochodem prywatnym (§ 1 ust. 2 rozporządzenia); jedynie sposób rozliczeń z pracownikiem przyjęto w formie właściwej dla ryczałtów na jazdy lokalne – str. 30 protokołu kontroli,

b) niedokonaniu zmiany umowy na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych przez p. J. S. (zawartej w dniu 29 września 2004 r.) w zakresie marki i pojemności skokowej silnika samochodu, w związku z czym doszło do rozbieżności pomiędzy umową a oświadczeniem pracownika, stanowiącym podstawę wypłacenia ryczałtu za miesiąc listopad 2004 r.; obowiązek zmiany umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności ustanowiony został w § 11 tejże umowy – str. 30 protokołu kontroli,

c) wypłaceniu ryczałtu dla p. E. M. w wysokości przewidzianej za 300 km przebiegu za miesiąc kwiecień 2004 r. i za 360 km przebiegu za miesiąc maj 2004 r. pomimo, iż przyznany umową z dnia 1 września 2003 r. miesięczny limit wynosił 180 kilometrów (nadpłata w kwocie 235,37 zł brutto) – str. 31 protokołu kontroli,

c) wypłaceniu ryczałtu dla p. A. P. w wysokości przewidzianej za 100 km przebiegu za miesiąc maj 2004 r., pomimo iż przyznany umową z dnia 1 września 2003 r. miesięczny limit km wynosił 50 km (nadpłata w kwocie 39,23 zł brutto) – str. 31 protokołu kontroli,

d) niezmniejszeniu na łączną sumę 138,47 zł brutto, kwoty ustalonych ryczałtów za miesiąc grudzień 2004 r., tj.  o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności pracowników w miejscu pracy, w związku z przewidzianą w przepisach rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 18 kwietnia 2002 r. w sprawie organizacji roku szkolnego (Dz. U. Nr 46, poz. 432) zimową przerwą świąteczną wynoszącą 7 dni; powyższy wymóg wynika z § 4 powołanego rozporządzenia Ministra Infrastruktury – str. 31-32 protokołu kontroli,

e) wypłacaniu ryczałtów za jazdy lokalne w kwotach niższych niż wynikało to z zawartych umów, bez uzasadnienia wynikającego z nieobecności w pracy – str. 31 protokołu kontroli,

         Stwierdzone nieprawidłowości wskazują, iż intencją Pana Dyrektora było wypłacanie zwrotów kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych na podstawie faktycznie przejechanej liczby kilometrów. Potwierdza to także wyjaśnienie złożone przez Pana Dyrektora. Należy wskazać, iż wysokość zwrotu kosztów w formie ryczałtu na jazdy lokalne jest zależna, w świetle § 4 rozporządzenia, nie od liczby przejechanych faktycznie kilometrów, ale od limitu ustalonego w umowie i dni obecności w pracy. Wysokość zwrotu kosztów na podstawie faktycznie odbytych przejazdów powinna się odbywać na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i rozliczana stosownie do przepisów rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

         Podczas kontroli wydatków na wynagrodzenia stwierdzono, iż pracownicy zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. zatrudnienia (pełniącej także funkcje kasjera) wypłacany był dodatek za prowadzenie kasy w wysokości 150 zł miesięcznie (przyznany w angażu). Należy wskazać, iż obowiązujące przepisy dotyczące wynagradzania pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego nie przewidują takiego składnika wynagrodzenia – str. 29 protokołu kontroli.

         Wynagrodzenia pracowników pedagogicznych składały m.in. się z wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, godziny doraźnych zastępstw, a także godziny nauczania indywidualnego. Kontrola wykazała, iż ustalania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw dokonywano niezgodnie z zasadami ustanowionymi w art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112 ze zm.) oraz § 13 ust. 1 i ust. 2 obowiązującego w jednostce Regulaminu wynagradzania nauczycieli, nakazującymi uwzględnianie przy ich obliczaniu dodatku za warunki pracy. Na podstawie badanej próby stwierdzono zaniżenie wynagrodzenia dwóm nauczycielom na łączną kwotę 161,38 zł – s. 23-25 protokołu kontroli.

         Odrębną pozycję na liście płac pracowników pedagogicznych stanowiło wynagrodzenie za godziny nauczania indywidualnego, ustalane w sposób analogiczny jak wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe. Wynagrodzenie nauczyciela może składać się z enumeratywnie wymienionych w art. 30 ust. 1 i 2 Karty Nauczyciela składników, wśród których nie przewidziano wynagrodzenia za godziny nauczania indywidualnego, jako odrębnej kategorii godzin. Z uwagi na to, że przydział tych godzin przekraczał tygodniowy obowiązkowy wymiar zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych dla nauczycieli ZSiP, należy uznać, iż w istocie stanowiły one godziny ponadwymiarowe. Należy też wskazać, że prowadzenie indywidualnego nauczania dziecka zakwalifikowanego do kształcenia specjalnego znajduje się w wykazie trudnych warunków pracy i stanowi podstawę przyznania nauczycielowi dodatku z tego tytułu - § 6 pkt 6 rozporządzenia MENiS z dnia 11 maja 2000 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli...((Dz. U. Nr 39, poz. 455 ze zm.) w zw. z art. 34 ust. 1 Karty Nauczyciela.

Wysokość stawek dodatku za warunki pracy oraz szczegółowe warunki przyznawania tych dodatków, zgodnie z art. 30 ust. 6 Karty Nauczyciela, powinny zostać określone przez organ prowadzący (radę gminy) w regulaminie. Rola organu prowadzącego sprowadza się zatem do wymienionych kompetencji, zaś przyznanie dodatku za warunki pracy wynika wprost z powołanych wyżej przepisów i ma charakter obligatoryjny. Kontrola wykazała, iż w postanowieniach Regulaminu wynagradzania nauczycieli ustalonego przez Radę Miejską w Tykocinie znajdują się jedynie regulacje dotyczące zasad przyznawania dodatku za trudne warunki pracy związane z prowadzeniem zajęć w klasach łączonych – str. 25-28 protokołu kontroli.

         W wyniku czynności kontrolnych ustalono ponadto, iż w praktyce Pan Dyrektor nie realizował tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, mimo iż zgodnie z obowiązującą Uchwałą Nr 39/95/2000 Zarządu Miasta i Gminy w Tykocinie w sprawie obniżenia tygodniowego wymiaru zajęć nauczycielom, którym powierzono stanowisko kierownicze w szkole, obowiązany był do realizacji wymiaru zajęć w wysokości 5 godzin tygodniowo – str. 28 protokołu kontroli. Na mocy art. 42 ust. 6 w zw. z art. 42 ust. 7 Karty Nauczyciela dyrektorowi szkoły przysługuje możliwość całkowitego zwolnienia od obowiązku realizacji zajęć, przy czym zwolnienie takie przyznaje organ prowadzący szkołę. Kompetencje organu prowadzącego określone w przywołanych przepisach przysługują obecnie radzie gminy – art. 91d pkt 1 Karty Nauczyciela.

W trakcie kontroli ocenie poddano prawidłowość udzielania zamówień publicznych. Stwierdzono, iż postępowanie o udzielenie zamówienia na remont 4 łazienek i wymianę wykładziny na 3 korytarzach przeprowadzone zostało z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.) - str. 32-35 protokołu kontroli. Badanie dokumentacji postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego wykazało bowiem, iż pomiędzy zamawiającym a wykonawcą prowadzone były negocjacje dotyczące złożonej oferty, w wyniku czego dokonano zmiany oferowanej pierwotnie ceny za wykonanie przedmiotu zamówienia na niższą (z 72.605,23 zł brutto na 61.565,17 zł brutto). Pozostaje to w sprzeczności z normą zawartą w przepisie art. 87 Prawa zamówień publicznych, zakazującą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywania jakiejkolwiek zmiany w jej treści. Dodatkowo należy zauważyć, iż pierwotna cena oferowana przez wykonawcę przekraczała kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na finansowanie zamówienia. Wskazany przypadek, zgodnie z treścią art. 93 ust. 1 pkt 4 Prawa Zamówień Publicznych, stanowi jedną z przesłanek uzasadniających unieważnienie postępowania.

         W wyniku porównania danych wynikających z kosztorysu inwestorskiego i kosztorysu ofertowego (stanowiącego jednocześnie kosztorys powykonawczy), przedłożonego przez Przedsiębiorstwo Remontowo-Budowlane Stefan Zajk z Pisza stwierdzono, iż kosztorys ofertowy zawierał pozycję nie przewidzianą w kosztorysie inwestorskim – lp. 7 KNR 4-010710-03  (uzupełnienie tynków zewn. kat. II z zaprawą cementowo-wapniową na ściankach i słupkach prost. na podł. z cegły i pustaków w ilości 9,840 m²) o wartości 226,17 zł brutto. Rozbieżności między kosztorysem inwestorskim i ofertą oznaczają, że zamawiający nie dokonał szczegółowej analizy prawidłowości złożonej oferty.

W wyniku kontroli gospodarowania środkami finansowymi gromadzonymi w formie środków specjalnych, utworzonych na mocy uchwał Rady Miejskiej w Tykocinie stwierdzono, iż jako przychód środka specjalnego pod nazwą „Wpłaty czynszów” został potraktowany wpływ ze sprzedaży złomu w wysokości 4.050 zł oraz wpłata prowizji PZU w kwocie 1.629 zł. Wpływy z powyższych tytułów nie stanowiły źródeł przychodów środka specjalnego w świetle uchwały Nr VII/42/03 Rady Miejskiej w Tykocinie z dnia 27 kwietnia 2003 r.; źródłem tym mogły być jedynie wpływy z tytułu najmu i dzierżawy pomieszczeń szkolnych. Należało je zatem potraktować jako dochody budżetowe, które zgodnie z zasadami funkcjonowania jednostek budżetowych określonymi w art 18 ustawy o finansach publicznych, winne zostać odprowadzone na rachunek dochodów jednostki samorządu terytorialnego – str. 39 protokołu kontroli.

Uchybienia stwierdzono także w zakresie wydatkowania środków finansowych gromadzonych w ramach omawianego środka specjalnego. Zgodnie z treścią wymienionej Uchwały Rady Miejskiej w Tykocinie, środki pochodzące z najmu i dzierżawy pomieszczeń szkolnych należało przeznaczać na remonty i odtworzenie mienia. Część środków wydatkowano zaś na zakup książek (par. 4240) oraz opłaty (par. 4430), tj. cele nie wynikające z uchwały. Wydatki ujęte we wskazanych paragrafach klasyfikacji budżetowej przewidziane były w planie przychodów i wydatków tego środka specjalnego – str. 40 protokołu kontroli.

Należy podkreślić, iż przepis art. 21 ustawy o finansach publicznych dotyczący środków specjalnych został uchylony z dniem 1 stycznia 2005 r. przez art. 1 pkt 4 ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 273, poz. 2703). W obecnym stanie prawnym samorządowe jednostki budżetowe, na podobnych zasadach jak w przypadku środków specjalnych, mogą gromadzić na rachunku dochodów własnych wpływy ze źródeł określonych w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego (art. 18a ust. 3 ustawy o finansach publicznych). W związku z tym nadal przewidziany jest wymóg gromadzenia wpływów pozostających w dyspozycji jednostki budżetowej jedynie w takim zakresie, w jakim zostało to przewidziane w uchwale organu stanowiącego oraz wydatkowanie ich na cele wskazane w uchwale.

         W trakcie czynności kontrolnych ustalono ponadto, iż badana jednostka w planie finansowym, jak i w sprawozdaniach półrocznym i rocznym Rb-32 z wykonania planów finansowych środków specjalnych, ujęła wpływy z najmu składników majątkowych do par. 083 „Wpływy z usług” – s. 39 protokołu kontroli. Zgodnie obecnie obowiązującym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.), wpływy z najmu należy ujmować do par. 075 (poprzednio obowiązujące zasady klasyfikacji zawierały analogiczne postanowienia).

Poza tym stwierdzono, iż jednostkowe sprawozdania Rb-32 z wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budżetowych były sporządzane w pełnych złotych – str. 40 protokołu kontroli. Stosownie do przepisu § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.) jednostkowe sprawozdania budżetowe powinny być sporządzane w złotych i groszach, stosownie do zasad obowiązujących przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

         W wyniku kontroli stwierdzono także, iż ZSiP nabywał produkty rolne od rolników ryczałtowych. Nabycie tych produktów dokumentowane było przez jednostkę za pomocą faktur VAT RR. Zgodnie z treścią art. 116 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), do wystawiania wymienionych faktur uprawnione są podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni, którego to statusu badana jednostka do dnia zakończenia kontroli nie posiadała (czynności rejestracyjne rozpoczęto w trakcie trwania kontroli). Stwierdzono także przypadek nabycia na podstawie faktury VAT RR 91 kg pomarańczy za łączną kwotę 382,20 zł, tj. towaru niebędącego produktem rolnym w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług (załącznik Nr 2 do ustawy) – str. 42 protokołu kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieznajomości i nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej rachunkowości jednostek budżetowych, a także zaniedbań organu prowadzącego. W związku z ustaleniami kontroli skierowałem do Burmistrza Tykocina odrębne pismo.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej spoczywała na Dyrektorze Zespołu Szkół i Przedszkola jako kierowniku jednostki budżetowej, który stosownie do przepisów art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiada za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Zakres obowiązków dyrektora szkoły w zakresie spraw finansowych i organizacyjnych wskazany został również przepisami art. 39 ust. l pkt l i 5 ustawy o systemie oświaty.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Głównym Księgowym ZSiP, stosownie do zakresu czynności oraz przepisów art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Prowadzenie ewidencji księgowej w sposób umożliwiający sporządzenie obowiązującej sprawozdawczości przez Zespołu Szkół w Radulach.

2. Zapewnienie, aby wszystkie dowody księgowe zawierały adnotacje świadczące o ich sprawdzeniu pod względem merytorycznym, dokonaniu kontroli przez głównego księgowego oraz zatwierdzeniu do wypłaty.

3. Udzielanie pracownikom zaliczek z każdorazowym określeniem terminów ich rozliczenia.

4. Zamieszczanie na wpływających do jednostki zewnętrznych dowodach księgowych daty wpływu, stosownie do wymagań przepisów wewnętrznych.

5. Przestrzeganie, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia, zasad ujmowania poszczególnych operacji w ewidencji księgowej, ustalonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...

6. Sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej zawierających wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o rachunkowości.

7. Zaniechanie ujmowania w ewidencji jednostki operacji gospodarczych dotyczących rozliczeń Międzyzakładowej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.

8. Prawidłowe rozliczanie kosztów podróży odbywanych przez pracowników samochodami niebędącymi własnością pracodawcy. W przypadku zachowania systemu zwrotów w formie ryczałtów na jazdy lokalne:

a) dostosowanie umowy z p. J. Sokół do stanu faktycznego w zakresie pojemności używanego samochodu,

b) wypłacanie ryczałtów w wysokości wynikającej z umów zawartych z pracownikowi, niezależnie od liczby przejechanych kilometrów,

c) pomniejszanie ryczałtów o 1/22 za każdy dzień nieobecności w pracy.

9. Zrezygnowanie z wypłacania dodatku za prowadzenie kasy i ustalenie wynagrodzenia osobie, której został przyznany, na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów.

10. Obliczanie wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw zgodnie z obowiązującymi zasadami, tj. przy uwzględnieniu dodatków za warunki pracy.

11. Realizowanie przez Pana Dyrektora ustalonego przez organ prowadzący tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć.

12. Prawidłowe prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności poprzez przestrzeganie zakazu prowadzenia między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty i dokonywania jakichkolwiek zmian w jej treści.

13. Dokonywanie rzetelnej analizy ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

14. Gromadzenie i wydatkowanie dochodów pozostających w dyspozycji ZSiP w zakresie zgodnym z odpowiednią uchwałą Rady Miejskiej w sprawie dochodów własnych jednostek budżetowych.

15. Dokumentowanie zakupu towarów zgodnie z obowiązującymi przepisami.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

         W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 10.05.2005 roku, do organu wykonawczego:

                                                                                  Pan

Krzysztof Chlebowicz

                                                                                  Burmistrz Tykocina

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół i Przedszkoli w Tykocinie przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku stwierdzono nieprawidłowości szczegółowo opisane w wystąpieniu pokontrolnym, którego egzemplarz przekazuję Panu w załączeniu do niniejszego pisma. Jednocześnie chciałbym wskazać, iż dla wyeliminowania niektórych spośród stwierdzonych nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Pana Burmistrza stosownych działań.

W trakcie kontroli stwierdzono, iż ZSiP w Tykocinie prowadzi obsługę finansowo-księgową Zespołu Szkół w Radulach na podstawie porozumienia zawartego między dyrektorami tych jednostek. Ustalono, że ZS w Radulach nie posiada planu finansowego, jak również nie sporządza wymaganych sprawozdań. Wydatki tej jednostki wykazywane są w sprawozdaniach ZSiP. Przepisy art. 125 i 126 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), jak również rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190), nakładają na Pana, jako organ wykonawczy gminy, określone obowiązki w procesie opracowywania planów finansowych jednostek budżetowych gminy (m.in. tryb i terminy przekazywania informacji niezbędnych do opracowania planów finansowych i ich projektów). Realizacja obowiązków w tym zakresie przez dyrektora ZS w Radulach nie może nastąpić bez podjęcia przez Pana Burmistrza odpowiednich działań wynikających ze wskazanych przepisów.

Ponadto stwierdzono, iż w kontrolowanej jednostce wypłacane było wynagrodzenie za godziny nauczania indywidualnego, ustalane w sposób analogiczny jak wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe. Wynagrodzenie nauczyciela może składać się ze składników enumeratywnie wymienionych w art. 30 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112 ze zm.), wśród których nie przewidziano wynagrodzenia za godziny nauczania indywidualnego, jako odrębnej kategorii godzin. Należy wskazać, że prowadzenie indywidualnego nauczania dziecka zakwalifikowanego do kształcenia specjalnego znajduje się w wykazie trudnych warunków pracy i stanowi podstawę przyznania nauczycielowi dodatku z tego tytułu - § 6 pkt 6 rozporządzenia MENiS z dnia 11 maja 2000 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli...((Dz. U. Nr 39, poz. 455 ze zm.) w zw. z art. 34 ust. 1 Karty Nauczyciela. Przyznanie dodatku za trudne warunki pracy musi mieć jednak oparcie w wysokości jego stawki, określonej, na podstawie art. 30 ust. 6 Karty Nauczyciela, w Regulaminie wynagradzania nauczycieli przez Radę Miejską. Doprowadzenie zasad wynagradzania nauczycieli do zgodności z obowiązującymi przepisami wymaga zatem przedłożenia Radzie Miejskiej projektu zmiany Regulaminu, ustalającego wysokość stawki dodatku za prowadzenie indywidualnego nauczania.

                                                                                   Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku