 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Gmina Milejczyce |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej gminy Milejczyce przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Milejczycach przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 sierpnia 2005 roku (znak: RIO.I.6011 - 4/05), o treści jak niżej:
Pan Ananiasz Sawicki Wójt Gminy Milejczyce W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy za okres 2004 r., przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Milejczycach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Kontroli poddano prawidłowość udzielania przez gminę Milejczyce zamówień publicznych. Badanie przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.). Wyniki kontroli świadczą o występowaniu istotnych nieprawidłowości, naruszających podstawowe zasad udzielania zamówień publicznych. Kontroli poddano postępowanie o udzielenie zamówienia na „Budowę sieci wodociągowej we wsi Pokaniewo Kolonia i Choroszczewo Kolonia”. Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia na realizację tego zadania kontrolowana jednostka przygotowała projekt budowlany z przedmiarem robót oraz kosztorys inwestorski. Podstawą opracowania projektu budowlanego i kosztorysu inwestorskiego była umowa zawarta w dniu 4 listopada 2002 r. przez Zarząd Gminy Milejczyce. Projekt przewidywał m.in. budowę sieci wodociągowej o łącznej długości 9.513 mb, wykonanie 32 szt. podłączeń domowych zewnętrznych o łącznej długości 2.424 mb., wykonanie rurociągów wewnętrznych z rur stalowych o łącznej długości Przygotowana dla tego zamówienia specyfikacja istotnych warunków zamówienia określała w opisie przedmiotu zamówienia, iż zadanie obejmuje wykonanie 9.514 mb. sieci wodociągowej, 10 szt. hydrantów przeciwpożarowych oraz 17 szt. zasuw liniowych. Data sporządzenia specyfikacji sformułowana została jako „2004.03.”; nie opatrzono jej podpisem osoby zatwierdzającej. Zakres zadania objętego postępowaniem został zatem zmniejszony o wykonanie podłączeń domowych i rurociągów wewnętrznych. Według danych zawartych w kosztorysie inwestorskim, wykonanie sieci wodociągowej, wraz z montażem hydrantów i zasuw oraz robotami towarzyszącymi (wykonanie wykopów i ich zasypanie), wycenione zostało przez sporządzającego kosztorys na kwotę 511.915,66 zł netto, czyli około 126.500 euro. W protokole postępowania wskazano, iż wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na kwotę 242.500 zł, co stanowi równowartość 59.920 euro. Wartości szacunkowej nie ustalono zatem na podstawie kosztorysu inwestorskiego, jak tego wymaga art. 33 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych. Z wyjaśnienia złożonego przez Pana Wójta, stanowiącego załącznika do protokołu kontroli, wynika, iż podstawą ustalenia wartości zamówienia w tej kwocie były uzgodnienia ze sporządzającym kosztorys, co potwierdza, iż wartość zamówienia ustalono niezgodnie z przepisami ustawy. Ustalenie wartości zamówienia na poziomie 242.500 zł wskazuje, iż postępowanie było prowadzone w sposób zmierzający do ominięcia procedur ustawy obowiązujących dla zamówień o wartości powyżej 60.000 euro, w tym m.in. upublicznienia ogłoszenia o przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych (art. 11 ust. 1 w zw. z art. 40 ust. 2 ustawy). W związku z prowadzonym postępowaniem wpłynęła jedna oferta – Przedsiębiorstwa Konserwacji Urządzeń Wodnych i Kanalizacyjnych w Białymstoku, opiewająca na cenę 224.042,80 zł, które zostało wyłonione jako wykonawca zamówienia. Należy wskazać, iż w załączonej do protokołu kontroli dokumentacji postępowania znajduje się dowód przelania przez tego wykonawcę wadium w kwocie 8.400 zł, z którego wynika, że przelewu dokonano w dniu 27 lutego 2004 r. Uwzględniając datę ogłoszenia o przetargu (22 marca 2004 r.) i okres sporządzenia specyfikacji (marzec 2004 r.) należy stwierdzić, iż oferent znał warunki postępowania (w tym także fakt ustalenia zaniżonej w stosunku do kosztorysu inwestorskiego wartości szacunkowej) jeszcze przed formalnym rozpoczęciem przetargu. Umowa z wybranym wykonawcą została podpisana przez Pana Wójta w dniu 7 maja 2004 r. Następnie, w dniu 15 czerwca 2004 r. zawarł Pan umowę z Przedsiębiorstwem Konserwacji Urządzeń Wodnych i Melioracyjnych w Białymstoku na wykonanie robót budowlanych „w ramach inwestycji: Budowa sieci wodociągowej z przyłączami we wsi Pokaniewo Kolonia i Choroszczewo Kolonia”, opiewającą na kwotę 95.722,40 zł brutto (ostatecznie opłacono 104.884,36 zł z powodu zlecenia „robót dodatkowych” do tej umowy i zmiany stawki VAT na materiały budowlane). Nie okazano dokumentacji poświadczającej, że prowadzono postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na te roboty. Jedynie w treści umowy znajduje się wskazanie, iż wyboru oferty dokonano w trybie z wolnej ręki. Brak dokumentacji procedury zamówienia z wolnej ręki, w tym przede wszystkim uzasadnienia wyboru tego trybu wskazuje, iż zamówienie zostało udzielone z pominięciem procedur ustawy, tj. z naruszeniem zasady określonej w art. 7 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. Dodatkowo należy wskazać, iż okoliczności udzielenia zamówienia oraz jego zakres i wartość umowna powodują, że żadna z przesłanek stosowania trybu z wolnej ręki, spośród określonych w art. 67 Prawa zamówień publicznych nie mogła zaistnieć. Z dokumentacji dotyczącej odbioru robót wynika, iż umową z dnia 15 czerwca 2004 r. zlecono wykonanie robót wymienionych w kosztorysie inwestorskim z 20 stycznia 2004 r., polegających przede wszystkim na wykonaniu podłączeń domowych zewnętrznych i rurociągów wewnętrznych. W umowie wskazano jedynie, że zakres robót określa kosztorys ofertowy (kosztorys taki nie został okazany kontrolującym). Należy zatem stwierdzić, iż zakres robót na etapie zawarcia umowy nie został udokumentowany. Z Pańskich wyjaśnień załączonych do protokołu kontroli wynika zaś, iż cenę za wykonanie robót przyjętą w umowie „ustalono ustnie na podstawie projektu technicznego inwestycji i przedstawionych cen przez wykonawcę”. A zatem wykonawca nie złożył oferty wykonania robót w rozumieniu art. 82 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. Opisane fakty świadczą o udzieleniu zamówienia publicznego z dnia 15 czerwca 2004 r. z pominięciem przepisów Prawa zamówień publicznych. Ponadto należy wskazać, iż roboty wykonane na podstawie umowy z 15 czerwca 2004 r. zostały wyłączone z całości zadania określonego w projekcie budowlanym i kosztorysie inwestorskim. W połączeniu faktem zaniżenia wartości zamówienia udzielonego 7 maja 2004 r. dowodzi to, iż zlecenie części robót odrębną umową, podpisaną po upływie pięciu tygodni, było działaniem zamawiającego nakierowanym na podzielenie zamówienia w celu ominięcia procedur ustawy – str. 115-121 protokołu kontroli, załącznik Nr 2 do protokołu kontroli. Kontroli poddano także postępowanie o udzielenie zamówienia na modernizację dróg gminnych: ulica Mietlicka, Kozłowa i Nowy Świat w Milejczycach. W zakresie prawidłowości jego przeprowadzenia stwierdzono, że w całej dokumentacji zamawiający posługuje się przepisami ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych, która utraciła moc obowiązującą z dniem 1 marca 2004 r. Przedmiotowe postępowanie rozpoczęto 9 listopada 2004 r. (data ogłoszenia). W związku z tym wystąpiły nieprawidłowości wynikające przede wszystkim z braku zastosowania niektórych przepisów Prawa zamówień publicznych. Opisania przedmiotu zamówienia w specyfikacji oraz ogłoszeniu o przetargu dokonano bez zastosowania nazwy i kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV). Stosownie do art. 30 ust. 4 w zw. z art. 227 pkt 2 Prawa zamówień publicznych, od dnia 1 maja 2004 r. wprowadzono obowiązek stosowania do opisu przedmiotu zamówienia nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień – str. 113 protokołu kontroli. W ogłoszeniu przetargu nie zamieszczono informacji o ustalonym terminie związania ofertą, jak również zawarto zapis o prowadzeniu postępowania z zastosowaniem preferencji krajowych – str. 113 protokołu kontroli, załącznik Nr 1 do protokołu kontroli. Ustalony przez zamawiającego w ogłoszeniu wymagany termin składnia ofert określono na dzień 19 listopada 2004 r. Wobec faktu, że ogłoszenie o przetargu opatrzono datą 9 listopada 2004 r. należy stwierdzić, że zamawiający naruszył przepis art. 43 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, nakazujący wyznaczenie terminu składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 15 dnia od dnia ogłoszenia – str. 113-114 protokołu kontroli. Forma sporządzonego przez zamawiającego protokołu postępowania o udzielenie zamówienia nie odpowiada wzorowi protokołu określonego w drodze rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, nie zawiera także niektórych danych wymaganych obecnie obowiązującymi przepisami, a mianowicie np. określenia wartości zamówienia i wskazania kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Wzór protokołu oraz zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole określają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. (Dz. U. Nr 71, poz. 646) – str. 114 protokołu kontroli, załącznik Nr 1 do protokołu kontroli. Stwierdzono ponadto, że zamawiający nie sporządził rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania oraz przekazania Prezesowi UZP w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie, wynika z przepisów art. 98 Prawa zamówień publicznych – str. 121 protokołu kontroli. W myśl art. 18 ust. 1 i 2 Prawa zamówień publicznych za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada kierownik zamawiającego. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają także inne osoby, w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Przygotowanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami o zamówieniach publicznych, niezbędnej dokumentacji w celu przeprowadzenia przetargu na wykonanie zadań inwestycyjnych zostało zawarte w zakresie czynności, odpowiedzialności, uprawnień i zastępstwa p. Leona Aleksiejuka, inspektora ds. gospodarki mieniem gminnym, ochrony środowiska, planowania przestrzennego, drogownictwa i inwestycji Urzędu Gminy w Milejczycach z dnia 12 lutego 2004 r. Obowiązki w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przypisano także z dniem 3 listopada 2004 r. Sekretarzowi Gminy p. Joannie Miłkowskiej, której Pan Wójt powierzył „podpisywanie rozstrzygnięć przetargów na inwestycje i remonty” oraz „podpisywanie innych pism, deklaracji w zakresie zamówień publicznych”. Z okazanej kontrolującym dokumentacji organizacyjno-prawnej wynika, że na terenie gminy w 2004 roku działały dwie jednostki wykonujące zadania gminne w zakresie upowszechniania kultury: Gminna Biblioteka Publiczna w Milejczycach oraz Gminna Świetlica w Milejczycach. Jednostki te posiadają statuty nadane 16 grudnia 1999 r. W zakresie zasad prowadzenia gospodarki finansowej wskazano w statutach, że działalność tych jednostek jest finansowana z budżetu gminy, z dochodów własnych i innych źródeł, a zatem postanowienia te nie wykazują niezgodności z przepisami art. 28 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.). Nie okazano natomiast aktów o utworzeniu instytucji kultury. W trakcie kontroli nie stwierdzono także, aby gmina, jako organizator, prowadziła rejestr instytucji kultury. Instytucje kultury, w myśl postanowienia art. 14 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, uzyskują osobowość prawną i mogą rozpocząć działalność z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora. Wpisowi do rejestru instytucja kultury podlega z urzędu. Wzór oraz sposób prowadzenia rejestru instytucji kultury określił Minister Kultury i Sztuki w rozporządzeniu z dnia 17 lutego 1992 r. (Dz. U. Nr 20, poz. 80). W świetle przedstawionych faktów nie można uznać, aby wskazane jednostki zostały formalnie powołane jako instytucje kultury w rozumieniu przepisów ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Między innymi nie zostały także powołane osoby pełniące funkcje kierowników tych jednostek, zaś osoby wykonujące zadania przypisane tym „jednostkom” wynagradzane są ze środków Urzędu Gminy. Powyższe tezy potwierdza także sposób finansowania zadań objętych ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. W ramach prac nad projektem budżetu gminy na 2004 r. złożone zostało „Zapotrzebowanie środków finansowych” Gminnej Biblioteki Publicznej 2004 r. Zapotrzebowanie to obejmowało jedynie niektóre cele, spośród właściwych odrębnej jednostce organizacyjnej. Nie zawierało żadnych wydatków o charakterze stałym, jak wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń oraz koszty utrzymania i eksploatacji pomieszczeń. Wydatki na te cele planowane były przez Urząd Gminy. W dokumentacji związanej z opracowaniem projektu budżetu na 2004 r. znajduje się również „Plan wydatków Świetlicy Gminnej w Milejczycach na 2004 r.”, opracowany przez instruktora Świetlicy Gminnej, z którego wynika, że Świetlica potrzebuje jedynie środków na zakup materiałów do organizacji imprez w 2004 r. w kwocie około 2.400 zł. Plan ten również nie obejmował wydatków o charakterze stałym, które ujęte były w wydatkach Urzędu Gminy. W budżecie gminy na 2004 r. nie przewidziano dotacji podmiotowej z budżetu gminy dla instytucji kultury. Wydatki związane z działalnością kulturalną zaplanowano w całości (w szczegółowości do paragrafu) w dziale 921 „Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego”, rozdziale 92109 „Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby” oraz rozdziale 92116 „Biblioteki”. Ewidencja księgowa prowadzona w Urzędzie Gminy w 2004 r. także nie uwzględniała organizacyjnej i finansowej samodzielności instytucji kultury i była prowadzona jak dla zadań realizowanych przez Urząd Gminy. Wydatki gminy na pokrycie kosztów działalności upowszechniania kultury zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych w rozbiciu na paragrafy klasyfikacji budżetowej – str. 150-152 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż w świetle przepisów ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej instytucja kultury posiada osobowość prawną i jest odrębnym, w stosunku do gminy, podmiotem praw, z własnym majątkiem, środkami trwałymi, przychodami i kosztami, samodzielnie prowadzącym gospodarkę w ramach posiadanych środków (art. 27 ust. 1 i 28 ust. 1 ustawy). Z przepisów ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (art. 9 i 14) jednoznacznie wynika, że niedopuszczalne jest prowadzenie przez jednostkę samorządu terytorialnego działalności w zakresu upowszechniania kultury w innej formie organizacyjno-prawnej oraz finansowej niż wyżej opisana. Oznacza to, że nie może być ona prowadzona w formach określonych w ustawie o finansach publicznych. Dodatkowo wskazania wymaga również, że do pracowników zatrudnionych w formalnie powołanych instytucjach kultury, posiadających osobowość prawną, nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 17 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.). Ustawa ta, zgodnie art. 1 ust. 2 pkt 3, dotyczy jedynie pracowników zatrudnionych w samorządowych jednostkach budżetowych, gospodarstwach pomocniczych jednostek budżetowych i zakładach budżetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych, nie obejmuje zatem pracowników instytucji kultury, jako samorządowych osób prawnych – str. 105 protokołu kontroli. W wyniku badania pozostałej dokumentacji organizacyjno-prawnej jednostek organizacyjnych gminy stwierdzono, że kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (jednostki budżetowej) nie otrzymał pełnomocnictwa do jednoosobowego kierowania tą jednostką, o którym mowa w art. 47 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) – str. 5-6 protokołu kontroli. Referat Finansowy Urzędu Gminy, oprócz obsługi finansowo-księgowej budżetu gminy i Urzędu jako jednostki budżetowej, dodatkowo prowadzi obsługę w zakresie finansów i rachunkowości wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych. Stwierdzono, że żadna z obsługiwanych jednostek nie sporządziła jednostkowych sprawozdań budżetowych – str. 38-39 protokołu kontroli. Obowiązek sporządzenia sprawozdań z wykonania planów finansowych przez kierowników samorządowych jednostek budżetowych wynika z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.). Fakt prowadzenia skoncentrowanej obsługi księgowej jednostek organizacyjnych powinien sprowadzać się jedynie do wykonywania czynności o charakterze „technicznym”. Nie może natomiast prowadzić do zniesienia ciążących na kierownikach jednostek sektora finansów publicznych obowiązków w zakresie sporządzania planów finansowych, sprawozdawczości czy dysponowania środkami finansowymi przyznanymi tym jednostkom w planie. Kontrola terminowości i prawidłowości postępowania przy opracowywaniu budżetu gminy oraz planów finansowych wykazała, że tylko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej sporządził projekt planu finansowego w sposób wynikający z art. 125 ustawy o finansach publicznych oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminowości rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333). Plany finansowe jednostek organizacyjnych nie zostały opracowane. Nie stwierdzono także, aby Pan Wójt wywiązał się z obowiązku przekazania podległym jednostkom informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek uwzględnionych w uchwale budżetowej (art. 126 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych) – str. 59-61 protokołu kontroli. Ponadto nie wypełniono obowiązku opracowania planu finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej. Postanowienia art. 126 ust. 3 ustawy o finansach publicznych ustalają, że w planie finansowym urzędu jednostki samorządu terytorialnego ujmuje się wszystkie wydatki budżetowe nieujęte w planach finansowych innych jednostek budżetowych, w tym wydatki związane z funkcjonowaniem organu stanowiącego, a także dotacje i środki przekazane na rzecz budżetów innych jednostek samorządu terytorialnego i ich związków – str. 60 protokołu kontroli. Do uchwały budżetowej na 2004 r. załączono zestawienie zawierające ogólne kwoty przychodów i wydatków GFOŚiGW, które następnie traktowano jako podstawę do dokonywania wydatków. Stwierdzono, iż nie został sporządzony na 2004 r. plan finansowy Funduszu określający przychody i wydatki w pełnej szczegółowości podziałek klasyfikacji budżetowej – str. 153-154 protokołu kontroli. Stan taki należy uznać za uniemożliwiający prawidłowe sporządzenie sprawozdań Rb-33 z wykonania planów finansowy funduszy celowych nie posiadających osobowości prawnej w rozumieniu przepisów § 23 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 2 w zw. z § 16 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279). Przywołane przepisy wymagają m.in. wykazania w kolumnach „Plan” przychodów i kosztów według paragrafów klasyfikacji budżetowej, których to danych jednostka nie posiadała. Na podstawie analizy rocznego sprawozdania Rb-33 stwierdzono, że dane zamieszczone po stronie planu wykazują rozbieżności w zakresie ogólnych kwot wydatków i stanu środków na koniec roku w stosunku do załącznika do uchwały budżetowej. Z okazanej dokumentacji nie wynika, skąd zaczerpnięto dane wykazane w sprawozdaniu po stronie planu. W trakcie roku budżetowego nie dokonywano zmian w treści załączonego do uchwały budżetowej zestawienia przychodów i wydatków Funduszu – str. 155 protokołu kontroli. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że stosowany w 2004 r. zakładowy plan kont nie spełniał wymagań stawianych przepisami § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczelnych zasada rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), pomijając niektóre konta spośród wymienionych w standardowych planach kont zawartych w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia. W wyniku tego, nie stosowano w ewidencji księgowej kont 290, 909 i 961, pomimo wystąpienia operacji gospodarczych podlegających ewidencjonowaniu na tych kontach – str. 32, 34 i 35 protokołu kontroli. Plany kont zawarte w załącznikach do rozporządzenia Ministra Finansów należy traktować jako standardową liczbę kont, która może zostać ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych nie występujących w jednostce - § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. Odstąpienie od stosowania niektórych kont spowodowało, że ewidencja księgowa nie zawierała wszystkich danych wymaganych obowiązującymi przepisami, o czym będzie mowa w dalszej części wystąpienia. W przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości nie znalazły się także wszystkie spośród wymaganych elementów, wymienionych w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). W tym zakresie należy wskazać przede wszystkim na konieczność ustalenia wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe – str. 32 protokołu kontroli. W opisie konta 011 „Środki trwałe”, zawartym w zakładowym planie kont, ujęto stwierdzenie, że ewidencja szczegółowa środków trwałych powinna ustalać wartość tych środków – str. 132 protokołu kontroli. Zakres danych, jakie powinna zapewniać ewidencja szczegółowa został zatem ograniczony w stosunku do wymagań, jakie stawiają zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. Przepis rozporządzenia nakazują, aby ewidencja szczegółowa zapewniała ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe, a także należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji. Ponadto należy wskazać, że w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nie zostało sprecyzowane, którą z metod prowadzenia kont pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych przyjęto w kontrolowanej jednostce – str. 130 protokołu kontroli. Ustawa o rachunkowości wskazuje w art. 17 ust. 2, że kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych składników, spośród wymienionych w tym przepisie. Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, a także uregulowania wewnętrzne, poprzez: a) prowadzenie dziennika obrotów w sposób nie spełniający wymogów stawianych art. 14 ust. 1 ustawy; dziennik nie zawiera zsumowania obrotów narastająco za okres roku obrotowego, co nie pozwala na uzgodnienie jego rocznych obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald za 2004 r.; ponadto stwierdzono występowanie niezgodności między obrotami dziennika i zestawienia obrotów i sald w niektórych miesiącach 2004 roku - niezgodność obrotów wystąpiła np. w miesiącu październiku 2004 r. - str. 33 protokołu kontroli; b) otwarcie ksiąg rachunkowych na 2004 rok z naruszeniem zasad funkcjonowania kont 101 „Kasa” i 135 „Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”; konta te w bilansie otwarcia wykazywały salda dwustronne, co jest sprzeczne z zasadami ich funkcjonowania określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia; ponadto otwarcia kont dokonano saldami dwustronnymi, mimo że na koniec 2003 r. konta te wykazywały salda jednostronne, co świadczy o nie zapewnieniu warunków wymaganych przepisem art. 13 ust. 5 ustawy, stanowiącym, że przy prowadzeniu ksiąg za pomocą komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę przenoszenia sald - str. 34 protokołu kontroli; c) nie ewidencjonowanie w księgach rachunkowych odsetek; według postanowień § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału; kontem właściwym do ewidencjonowania tych operacji jest konto 290 „Odpisy aktualizujące należności” (pominięte w planie kont jednostki) - str. 34 protokołu kontroli; d) nie ustalanie na koncie 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu” wyniku budżetu gminy za 2004 rok; pominięcie tego konta w ewidencji spowodowało, że przeksięgowanie zrealizowanych rocznych dochodów i wydatków budżetu nastąpiło bezpośrednio na konto 960, w wyniku czego na koniec 2004 r. w księgach widniał wyłącznie skumulowany wynik na zasobach budżetu - str. 35 protokołu kontroli; d) nie księgowanie za pośrednictwem konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe” rozliczenia subwencji oświatowej na 2005 rok, otrzymanej w grudniu 2004 r. (operacje z tym związane ujmowano na koncie 224 „Rozrachunki z budżetami”) - str. 34 i 53 protokołu kontroli; e) księgowanie zaliczki w znakach opłaty skarbowej, udzielonej przez bank, w korespondencji kont Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” - Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” tj. na dwóch kontach rozrachunkowych, co powodowało m.in., że w związku prowadzonymi rozliczeniami po stronie aktywów jednostki widniała należność zamiast wartości znaków skarbowych; zaliczka wina być ujęta zapisem Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” – Ma 240 - str. 50-51 i 54 protokołu kontroli; f) przyjmowanie na rachunek budżetu środków pieniężnych wnoszonych przez wykonawców tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub wadiów; rachunkiem właściwym do przyjmowania tego rodzaju środków pieniężnych jest rachunek depozytowy (którego obroty ewidencjonowane są na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”), umożliwiający poprawne rozliczenie zdeponowanych środków pieniężnych, które jednostka zobowiązana jest zwrócić wraz z należnymi odsetkami; konsekwencją przyjmowania wadiów oraz zabezpieczeń z tytułu należytego wykonania umowy na rachunek budżetu było zwiększanie dochodów budżetowych o wpłacone kwoty oraz ewidencjonowanie ich następnie jako wydatków budżetowych w przypadku zwrotu; opisany sposób ujmowania środków wykonawców narusza treść ekonomiczną kont 901 „Dochody budżetowe” i 902 „Wydatki budżetowe” wskazaną w załączniku Nr 1 do rozporządzenia – str. 51 protokołu kontroli; g) opłacanie z rachunku depozytów (konto 139) kosztów obsługi bankowej, pobieranej przez bank w formie prowizji od wpłat na ten rachunek kwot stanowiących dochód budżetu państwa (pochodzących z opłat za wydane dowody osobiste) oraz ich przelewów na rachunek Urzędu Wojewódzkiego, w wyniku czego stan środków pieniężnych na rachunku bankowym depozytów nie odpowiada wielkości zobowiązań z tytułu wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów, które należy pokryć zgromadzonymi na tym rachunku środkami pieniężnymi - str. 54-55 protokołu kontroli; h) udzielanie zaliczek na wynagrodzenia oraz wydatki rzeczowe i nie rozliczanie ich w terminach przewidzianych w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów; w przepisach wewnętrznych postanowiono, że zaliczka powinna być rozliczona w ciągu 7 dni od daty jej pobrania, a w przypadku nie spłacenia potrącona z najbliższego wynagrodzenia pracownika; wskazane zasad rozliczania zaliczek nie były przestrzegane; stwierdzono, że pracownicy nie rozliczali zaliczek przez okres kilku miesięcy, w ewidencji widnieją również zaliczki nierozliczone na koniec 2004 roku – str. 52-53 protokołu kontroli; i) nie ewidencjonowanie na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” należności dotyczących dochodów realizowanych z czynszów mieszkaniowych – str. 53-54 protokołu kontroli; j) niewłaściwe dokonywanie w raportach kasowych i na koncie 101 zapisów dotyczących operacji kasowych, co skutkowało niezgodnością danych raportów kasowych z rzeczywistym stanem gotówki w kasie, a także rozbieżnościami między danymi zawartymi w raportach i zaewidencjonowanymi na koncie 101 (str. 43-49 protokołu kontroli); przyczyną powstania nieprawidłowości było przede wszystkim: - niedokonanie korekty salda księgowego gotówki na koncie 101 „Kasa” bezpośrednio po kradzieżach gotówki z kasy Urzędu w dniu 5/6 maja i 17/18 grudnia 2004 roku, korekty dokonano, poleceniem księgowania wystawionym przez Skarbnika Gminy, dopiero pod datą 31 grudnia 2004 r. korygując saldo o kwoty skradzionej gotówki w maju i grudniu 2004 roku oraz o kwotę 747,70 zł, tj. kwotę ustalonej przez jednostkę ewidencyjnej nadwyżki gotówki w kasie, czym dostosowano saldo konta 101 do kwoty wynikającej z raportów kasowych; opisane fakty powodowały brak zgodności między saldami z raportów kasowych i saldem konta 101 w trakcie roku budżetowego, ponieważ rozchodu skradzionej gotówki dokonano wcześniej w raportach, przy przenoszeniu sald do kolejnych raportów, - niezgodne z przebiegiem operacji kasowych dokonywanie zapisów w raportach dotyczących gotówki za sprzedane znaki skarbowe; kasjer Urzędu nie zaprzychodowała w raporcie kasowym kwoty 481,80 zł, podjętej uprzednio z rachunku budżetu z przeznaczeniem na zakup znaków, jak również błędnie przeniosła stan końcowy gotówki za znaki z raportu nr 14/04 do raportu nr 15/04; raport nr 14/04 zamknięto ujemnym stanem gotówki w kwocie 373,85 zł, zaś raport nr 15/04 otwarto stanem dodatnim w kwocie 373,85 zł (ustalenie ujemnego stanu gotówki w kasie powinno skutkować podjęciem czynności sprawdzających przez upoważnione osoby, ponieważ jest to stan świadczący o wystąpieniu nieprawidłowości w ewidencji operacji gotówką; brak podjęcia odpowiednich działań w trakcie roku budżetowego świadczy o wadliwym funkcjonowaniu wewnętrznej kontroli finansowej w jednostce); opisane operacje spowodowały powstanie nadwyżki ewidencyjnej w raporcie kasowym w kwocie 747,70 zł (realna nadwyżka stanu ewidencyjnego nad stanem rzeczywistym wynosiła w tym czasie 265,90 zł – przy uwzględnieniu braku księgowania przychodu kwoty 481,80 zł); należy nadmienić, iż korekty na koniec 2004 roku dokonano poprzez doksięgowanie na koncie 101 kwoty 747,70 zł, czym zlikwidowano różnicę między stanem raportu i konta 101 (w rzeczywistości ewidencyjna nadwyżka gotówki do czasu kradzieży wynosiła 265,90 zł), - w wyniku błędnych danych zawartych w raportach kasowych błędnie ustalono wartość gotówki skradzionej z kasy w miesiącu grudniu na kwotę 866,67 zł – po wyeliminowaniu faktycznej nadwyżki ewidencyjnej uwzględnionej w raporcie (265,90 zł), rzeczywista wartość gotówki pozostającej w kasie w chwili kradzieży wynosiła 600,77 zł, k) braku wydzielonej ewidencji posiadanych znaków skarbowych; stan ewidencyjny znaków skarbowych został ustalony w toku czynności kontrolnych, a jego porównanie ze stanem ustalonym w drodze inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2004 r. wykazało niedobór znaków na kwotę 265,90 zł; ustalono, że zespół spisowy nie stwierdził niedoboru po spisie inwentaryzacyjnym przeprowadzonym na koniec 2004 roku, co było wynikiem braku danych co do ewidencyjnego stanu znaków – str. 48-49 protokołu kontroli; l) niewłaściwe ujmowanie środków trwałych na kontach 011 i 013, polegające na różnym ujmowaniu środków trwałych o podobnej wartości (dotyczyło to zwłaszcza sprzętu komputerowego) - str. 134-135 protokołu kontroli; stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, na koncie 013 powinny być ujmowane środki trwałe podlegające umorzeniu w pełnej wysokości w miesiącu przekazania ich do użytkowania, z kolei konto 011 służy ewidencji środków trwałych, co do których dokonuje się obliczenia umorzenia i amortyzacji; wskazanie, które środki trwałe podlegają jednorazowemu umorzeniu (a przez to ewidencji na koncie 013) zawierają przepisy § 5 ust. 3 rozporządzenia w zw. z art. 16d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.); należy wskazać, iż co do zasady ewidencją pozostałych środków trwałych na koncie 013 powinny być objęte składniki majątkowe o wartości początkowej nie przekraczającej 3.500 zł. k) nie sporządzenie zestawienia sald ewidencji analitycznej środków trwałych (prowadzonej na kartach środków trwałych) - str. 133 protokołu kontroli; stosownie do art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych; Stwierdzono, iż w kontrolowanym okresie stosowano nieprawidłową klasyfikację dochodów i wydatków budżetu gminy. Ustalenia dotyczą klasyfikacji: a) dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości, ujmowanych w dziale 756 „Dochody od osób prawnych, od osób fizycznych i od innych jednostek nieposiadających osobowości prawnej oraz wydatki związane z ich poborem” rozdziale 75615 „Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od czynności cywilnoprawnych, podatku od spadków i darowizn oraz podatków i opłat lokalnych” – str. 97 protokołu kontroli, b) dochodów ze sprzedaży nieruchomości ujmowanych w par. 0840 „Wpływy ze sprzedaży wyrobów” – str. 97 protokołu kontroli, c) dochodów z dotacji otrzymanej z Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych na modernizację drogi dojazdowej do gruntów rolnych, ujętej w par. 6320 jako dotacja z budżetu państwa na realizację zadań inwestycyjnych na podstawie porozumień z organami administracji rządowej – str. 69 protokołu kontroli, d) wydatków na zakupy inwestycyjne ujętych w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, zamiast w par. 6060, właściwym wydatkom na zakupy inwestycyjne dóbr gotowych – str. 110 protokołu kontroli. W okresie objętym kontrolą zasady klasyfikacji budżetowej określały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.). Począwszy od 1 stycznia 2005 roku kwestie te normują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowych zasad klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.). W toku kontroli dochodów budżetu gminy ustalono, że gmina nie pobierała w 2004 r. udziału stanowiącego 5% dochodów uzyskiwanych na rzecz budżetu państwa w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami, należnego gminie na podstawie przepisów art. 4 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966). Z ustaleń kontroli zawartych na str. 98 protokołu kontroli wynika, że gmina pobrała w 2004 r. dochody z opłat za wydane dowody osobiste w kwocie 5.610 zł, a zatem nie ustalono dochodów gminy na kwotę 280,50 zł. Badanie procedury sprzedaży lokalu nr 1 w budynku mieszkalnym położonym w Milejczycach przy ul. 3 maja 50 wykazało, iż zorganizowany przetarg zakończono wynikiem negatywnym w dniu 24 czerwca 2004 r., natomiast kolejny przetarg (przy obniżonej cenie wywoławczej) ogłoszono już tego samego dnia – 24 czerwca 2004 r. (drugi przetarg odbył się w dniu 7 lipca 2004 r.) – str. 128-129 protokołu kontroli. Stosownie do obowiązującego w okresie objętym kontrolą przepisu § 2 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości Stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30 ze zm.), zorganizowanie drugiego przetargu mogło nastąpić nie wcześniej nie po upływie jednego miesiąca od daty zamknięcia pierwszego przetargu, zakończonego wynikiem negatywnym. Obecnie obowiązujący przepis art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) ustala minimalny termin, jaki musi upłynąć między zamknięciem pierwszego przetargu i zorganizowaniem kolejnego, na 2 tygodnie od daty zamknięcia pierwszego przetargu. Na podstawie kontroli wydatków na wynagrodzenia pracowników Urzędu Gminy stwierdzono, iż jednemu pracownikowi przyznano dodatek specjalnych na czas nieokreślony – str. 105 protokołu kontroli. Stosownie do obowiązujących w okresie objętym kontrolą przepisów § 8 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 33, poz. 264 ze zm.) dodatek specjalny może być przyznawany na czas określony, nie dłuższy niż rok. Począwszy od dnia 7 sierpnia 2005 r. kwestie te w analogiczny sposób regulują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. (Dz. U. Nr 146, poz. 1223). Kontrola prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowych wykazała dwa przypadki wypłacenia zawyżonych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wyniku wypłacenia dwóm pracownikom faktycznych kosztów przejazdu środkami komunikacji miejskiej w kwocie po 3,60 zł, a oprócz tego ryczałtu za dojazdy w kwocie 4,20 zł – str. 108 protokołu kontroli. Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży na obszarze kraju (Dz. U. 236, poz. 1990 ze zm.) postanawiają w § 6, iż pracownikowi przysługuje ryczałt na koszty dojazdu w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży, natomiast ryczałt nie przysługuje, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów komunikacją miejscową. Wypłacanie obydwu świadczeń jednocześnie tytułem zwrotu kosztów nie ma zatem uzasadnienia w przepisach prawa. Regionalna Izba Obrachunkowa w piśmie RIO.I.0916-5/01 z dnia 13 lipca 2001 r., zawierającym wnioski pokontrolne sformułowane na podstawie wyników kompleksowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej w 2001 r. zaleciła między innymi dopełnienie obowiązków formalnych związanych z faktem prowadzenia przez pracowników Urzędu Gminy obsługi finansowo-księgowej gminnych jednostek organizacyjnych. W odpowiedzi na powyższe zalecenie z dnia 17 sierpnia 2001 r. ówczesny Wójt p. M. Sołyszko poinformował, że „określono w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy obowiązek obsługi finansowej jednostek organizacyjnych gminy przez pracowników Referatu Finansowego Urzędu Gminy w Milejczycach. Uchwała została podjęta w dniu 10 sierpnia 2001r.” W wyniku analizy treści regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Milejczycach ustalonego uchwałą Rady Gminy z dnia 10 sierpnia 2001 r. stwierdzono, że zapisu takiego w regulaminie nie dokonano. Postanowień we wskazanym zakresie nie zawiera również regulamin obowiązujący w okresie objętym kontrolą, wprowadzony zarządzeniem Pana Wójta z dnia 26 lutego 2004 r. Kwestii tej nie regulują także inne uregulowania wewnętrzne – str. 32 i 149 protokołu kontroli. Świadczy to o nierzetelnym poinformowaniu Regionalnym Izby Obrachunkowej przez poprzedniego wójta o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych. Pragnę dodać, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych jest czynem zagrożonym karą grzywny, stosownie do przepisu art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń. Stwierdzono, że pomieszczenie, w którym prowadzone są prace wymiarowe, księgowość podatkowa oraz przyjmowani są interesanci nie gwarantuje zachowania tajemnicy skarbowej odnośnie danych, o których mowa w art. 293 ustawy Ordynacja podatkowa. Monitory komputerów, na których widoczne są dane podlegające ochronie skierowane są na wprost interesantów. Nie stwierdzono również informacji, która wskazywałaby, że w pokoju przebywać mogą jedynie osoby zainteresowane. Wobec powyższego zachodzi potencjalna możliwość, że osoby postronne przebywające w tym pomieszczeniu mogą mieć wgląd do tych zasobów. – str. 70 prot. kontroli. W wyniku kontroli prawidłowości sporządzenia sprawozdania Rb-PDP w zakresie wykazanych skutków wynikających z obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków z tytułu udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechań poboru ustalono, że: - zaniżono skutki obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości na kwotę 15725 zł. Z dokumentacji podatkowej wynika, że przy jej ustalaniu nie ujęto powierzchni nieruchomości będących własnością gminy, a niekorzystających z wyłączenia z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst. jedn. Dz. U. 2002 r. Nr 9, poz. 84 ze zm.), - zawyżono skutki udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości o kwotę 52294 zł. W trakcie kontroli ustalono, że do obliczenia wysokości skutków ujęto zobowiązania przedawnione na podstawie art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa ( tekst jedn. Dz. U. Nr 8, poz. 60). Przedawnienie zobowiązań na podstawie ww. przepisu następuje z mocy prawa i nie jest ulgą w zapłacie podatku, a zatem nie powinny być ujęte w sprawozdaniu, - nie wykazano skutków obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych. Uchwalone przez Radę Gminy stawki podatku są niższe od ich maksymalnych wielkości wynikających z obwieszczenia Ministra Finansów z dnia 31 października 2003 r. w sprawie wysokości górnych granic stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (M.P. z 2003 r. Nr 51, poz. 804). W wyniku porównania stawek obowiązujących na terenie Gminy ze stawkami maksymalnymi wynikającymi z obwieszczenia oraz danymi wynikającymi z ewidencji podatkowej w zakresie wysokości podatku za poszczególne pojazdy ustalono kwotę skutków w wysokości 3743,25 zł. - zaniżono kwotę skutków udzielonych ulg i zwolnień 1250 zł. W badanym okresie z przedmiotowego podatku uchwałą Rady zwolnione były środki transportowe stanowiące własność gminy. Zgodnie z ewidencją podatkową ze zwolnienia korzystały 2 autobusy. – str. 70-72 prot. kontroli. W trakcie kontroli ustalono, że kontrolowana jednostka nie posiada danych geodezyjnych obejmujących swym zasięgiem teren całej gminy. Podczas kontroli prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej pełne dane geodezyjne przedstawiono jedynie w przypadku trzech podatników. Po porównaniu ich z danymi wynikającymi z deklaracji podatkowych ustalono, że podatnik o numerze konta 28, wg geodezji posiada grunty sklasyfikowane jako Tr o powierzchni 4,33 ha, które zgodnie z obowiązującymi przepisami powinny być opodatkowane podatkiem od nieruchomości. W deklaracji wykazano jedynie 2000 m2 gruntów do opodatkowania. Również podatnik o numerze konta 9 wg geodezji posiada 0,48 ha gruntów sklasyfikowanych jako Tr. W deklaracji jedynymi gruntami, jakie wykazano są grunty zajęte pod linie energetyczne o powierzchni 0,74 ha, które korzystają ze zwolnienia na podstawie art. 10 ustawy z dnia 30 października 2002 o zmianie o podatkach i opłatach lokalnych oraz zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 200, poz. 1683). W związku z tym, iż organ podatkowy nie posiada informacji dotyczących numerów działek wymienionych nieruchomości, w tracie kontroli nie ustalono czy w wykazanej w deklaracji powierzchni zwolnionej znajduje się obszar gruntów sklasyfikowanych jako Tr. W przypadku podatnika o numerze konta 6 ustalono, że posiada on grunty sklasyfikowane w ewidencji geodezyjnej jako Bp o powierzchni 5800 m2. Natomiast w deklaracji do opodatkowania wykazano jedynie 5400 m2, które obciążone zostały stawką przyporządkowaną gruntom pozostałym. Dane geodezyjne wskazują, że podatnik posiada działkę o powierzchni 5400 m2 sklasyfikowaną jako B-RVI. Na podstawie posiadanych informacji nie można określić, numerów działek ww. gruntów. Nie wiadomo zatem czy do opodatkowania wykazano zaniżoną powierzchnię gruntów sklasyfikowanych jako Tr czy też wykazano grunty sklasyfikowane jako B-R VI. Jeżeli w trakcie wyjaśniania okazałoby się, że są to grunty B-RVI to należy mieć na uwadze obowiązujące przepisy dotyczące opodatkowania gruntów podatkiem od nieruchomości. Zgodnie, bowiem z § 67 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia z dnia 29 marca 2001 roku Ministra rozwoju regionalnego i budownictwa (Dz. U. Nr 38, poz.454) grunty sklasyfikowane w ten sposób należą do użytków rolnych. Użytki rolne na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości za wyjątkiem, sytuacji, kiedy związane są z działalnością gospodarczą. Jak już wskazano podatnik wykazał przedmiotowe grunty jako niezwiązane z działalnością gospodarczą. Należy również zauważyć, że w deklaracji podatnik wykazał do opodatkowania budowle. A zatem niezbędne jest ustalenie czy podatnik prowadzi działalność gospodarczą i jakiego rodzaju. W związku z powyższym mając na uwadze opisane sytuacje należy wszcząć postępowanie podatkowe w wyniku, którego ustalony zostanie stan faktyczny i prawidłowa podstawa opodatkowania. Natomiast podatnik o numerze konta 5 wg geodezji posiada grunty o powierzchni 1300 m2. W deklaracji do opodatkowania wykazano 6100 m2. Podobnie jak w przypadkach opisanych wyżej należy podjąć działania w celu ustalenia faktycznej powierzchni gruntów będących w posiadaniu podatnika. Opisane powyżej przypadki wskazują, że do prawidłowego prowadzenia ewidencji podatkowej niezbędne jest posiadanie aktualnych danych geodezyjnych. Z czterech przypadków, do których przedłożono dane geodezyjne w trzech stwierdzono sytuacje wymagające wyjaśnienia. Ponadto organ podatkowy powinien również dążyć do zbierania informacji dotyczących pozostałych składników majątku będącego w posiadaniu podatników tj. powierzchnie budynków, wartość budowli związanych z działalnością gospodarczą.– str. 72-74 prot. kontroli. W wyniku kontroli prawidłowości i powszechności opodatkowania stwierdzono, że podatnik o nr 160001 posiada w ewidencji geodezyjnej jako Tr o powierzchni 200 m2, które nie są opodatkowane. Zgodnie art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podlegają grunty, które nie są sklasyfikowane w ewidencji geodezyjnej jako użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych oraz lasy za wyjątkiem związanych z działalnością gospodarczą. W § 67 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków grunty sklasyfikowane jako Tr nie stanowią użytków rolnych oraz gruntów leśnych. W związku z powyższym podlegają one opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości bez względu na sposób ich wykorzystania. – str. 75 prot. kontroli. Podczas kontroli prawidłowości i powszechności opodatkowaniem podatkiem rolnym osób prawnych i jednostek nieposiadających osobowości prawnej, w przypadku podatników o numerach kont 1 i 3, stwierdzono rozbieżności pomiędzy danymi wynikającymi z ewidencji podatkowej, a danymi z ewidencji geodezyjnej. Nieprawidłowości te dotyczyły powierzchni wykazywanych do opodatkowania gruntów oraz w jednym przypadku błędnego ich przeliczenia na hektary przeliczeniowe. Mając więc na uwadze opis w pkt 5.1.2.6 protokołu kontroli należy stwierdzić, że wykazany w deklaracjach podatek jest nieprawidłowy. Natomiast w przypadku podatnika o nr konta 2 nie było możliwości aby w trackie kontroli zweryfikować prawidłowość wykazywanych do opodatkowania gruntów. Związane jest to z dużą ilością zawieranych umów dzierżaw gruntów, których ewidencja geodezyjna nie rejestruje. Również organ podatkowy nie prowadzi takiej ewidencji. Wszystkie kopie umów są dołączane do pozycji każdego dzierżawcy. Również w podatku leśnym w przypadku podatnika o nr ewidencyjnym 2 stwierdzono rozbieżności między powierzchnią gruntów deklarowaną, a powierzchnią wynikającą z ewidencji geodezyjnej. W deklaracji do opodatkowania podatnik wykazał o 3,6297 ha mniej niż wynika z danych geodezyjnych. W trakcie kontroli stwierdzono również, iż deklaracji na podatek leśny nie złożyły podmioty, o których mowa w pkt 5.1.2.8 protokołu kontroli. Z ewidencji geodezyjnej wynika, że pierwszy z wymienionych podmiotów posiada 7,5 ha lasu, a drugi 3,62 ha – str. 76 i 79 prot. kontroli. Nieprawidłowości w zakresie prawidłowości i powszechności opodatkowania stwierdzono również w podatku rolnym i leśnym od osób fizycznych. Podobnie jak w przypadku podatku od nieruchomości najczęstszym występującym błędem jest różnica między powierzchnią gruntów wynikającą z ewidencji geodezyjnej a ewidencja podatkową. W podatku rolnym stwierdzono również błędy polegające na błędnym wpisaniu w ewidencji podatkowej klasy użytku rolnego, co skutkowało zawyżeniem podatku bądź jego zaniżeniem. Natomiast nieprawidłowości w przypadku podatku leśnego polegały głównie na tym, że grunty leśne wykazane przez podatnika jako zwolnione na podstawie, art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.), a organ podatkowy opodatkował bez przeprowadzenia wcześniejszego postępowania. W wyniku analizy zmian geodezyjnych przysyłanych ze starostwa Powiatowego w Siemiatyczach wynika, że na terenie gminy są grunty sklasyfikowane jako Bp R V; Bp Ł IV, Bp Ps IV. Zgodnie z § 68 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków jest dopuszczalne oznaczenie gruntów rolnych dodatkowym członem, gdy zostaną one zabudowane. W takim przypadku jest możliwe oznaczenie gruntów następującym symbolem B-R, B-Ł, B-Ps. Natomiast rozporządzenie nie przewiduje takiej sytuacji jak opisana na wstępie tj. oznaczenie użytków rolnych symbolem Bp zurbanizowane tereny niezabudowane. Należy zatem wystąpić do Starostwa powiatowego w Siemiatyczach o dostosowanie zapisów ewidencji geodezyjnej z rozporządzeniem w sprawie ewidencji gruntów i budynków – str. 77-80 prot. kontroli. W 2004 roku w kontrolowanej jednostce nie prowadzono ewidencji upomnień, której obowiązek prowadzenia wynika z treści art. 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22.11.2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). W myśl wskazanego przepisu powinna być ona prowadzona według określonego w rozporządzeniu wzoru, stanowiącego zał. Nr 3 do rozporządzenia. Brak ewidencji stał się pośrednia przyczyną innej nieprawidłowości polegającej na nadawaniu tych samych numerów upomnieniom wystawianych różnym podatnikom i zaległościom. Do takiego stanu rzeczy przyczynił się niejednolity system wystawiania upomnień, opisany na stronie 82 protokołu kontroli. W kontekście opisanych nieprawidłowości należy zauważyć, iż w 2004 r. roku prowadzenie księgowości podatkowej odbywało się przy pomocy komputera. Wójt Gminy, jako kierownik jednostki, nie wskazał jako obowiązującego takiego sposobu prowadzenia ewidencji księgowej, naruszając w ten sposób obowiązki wynikające z treści art. 10 ustawy o rachunkowości. W badanym okresie nie podjęto działań windykacyjnych odnośnie zaległych zobowiązań powstałych w 2004 r. Zgodnie z ewidencją podatkową wystawiono jedynie 3 tytuły wykonawcze na kwotę 1673,80 zł dotyczące zaległości z lat 1997-2003. W wyniku działań windykacyjnych udało się wyegzekwować kwotę 606,30 zł. Na koniec roku kwota zaległości wyniosła 139587,73 zł. Można, zatem postawić zarzut, iż organ podatkowy nie wypełniał obowiązków nałożonych przepisami ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn Dz. U. z 2002 r. N r 110, poz.968 ze zm.) oraz przepisami wykonawczymi do tej ustawy. – str. 83 prot. kontroli. Podczas kontroli prawidłowości rozliczania inkasentów stwierdzono, że aktem prawnym na podstawie, którego inkasenci pobierają podatki i wypłacane są im wynagrodzenia jest uchwała Rady Gminy Nr XX/96/92 z dnia 18 marca 1993 r. w sprawie zarządzenia poboru podatku rolnego, podatku od nieruchomości i podatku leśnego na terenie Gminy Milejczyce w roku 1993. W związku z tym, iż w uchwale wskazano okres, w którym ona obowiązuje należy stwierdzić, że z jego upływem automatycznie traci ona moc prawną. Ponieważ w 2004 r. do poboru podatków w formie inkasa nadal stosowano zapisy wynikające z ww. uchwały również kontrolę przeprowadzono w oparciu o jej zapisy. W wyniku kontroli stwierdzono, iż sołtysowi wsi Kol. Pokaniewo zaniżono wynagrodzenie. W 2004 roku dokonał on wpłat pobranych podatków w wysokości 9070,20 zł. Zgodnie ze stawkami wynikającymi z uchwały wysokość należnego wynagrodzenia powinna wynieść 771 złotych. Natomiast zgodnie z listą płac przedstawioną do kontroli wypłacone wynagrodzenie wyniosło 725,60 zł – str. 83-84 prot. kontroli. Podczas kontroli prawidłowości stosowania zwolnień gruntów z podatku rolnego udzielanego na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 ze zm.) stwierdzono, że w przypadku decyzji 3111-3/2004 błędnie ustalono okres jego obowiązywania. Zgodnie z art. 12 ust. 3 ww. ustawy, okres zwolnienia, wynosi 5 lat i jest liczony od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Zgodnie z dokumentacją podatnik nabył ziemię w dniu 08.10.2002 roku, a zatem okres zwolnienia przypada od 01.11.2002 roku do 31.10.2007 roku. Z treści decyzji wynika, iż koniec zwolnienia ustalono na 31.10.2006r. W trakcie trwania kontroli organ podatkowy wydał decyzję zmieniającą, w której ustalił prawidłowy okres zwolnienia. – str. 85 prot. kontroli. W wyniku kontroli stwierdzono, że na kontach podatników podatku od posiadania psów dokonywano przypisów na podstawie decyzji w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego. Z przedstawionej dokumentacji wynika, że organ podatkowy przed wydaniem decyzji nie wydał postanowienia o wszczęciu postępowania i nie prowadził postępowania podatkowego w celu ustalenia przesłanek pozwalających na wydanie decyzji. Zgodnie z art. 165 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa wszczęcie postępowania z urzędu następuje w formie postanowienia. Natomiast w art. 21§ 3 określone zostały sytuacje, w których organ podatkowy jest zobligowany do wydania decyzji. Ma to miejsce m.in. w przypadku, gdy w postępowaniu podatkowym ustalono, że podatnik mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo, że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji. Tak więc organ podatkowy wydając decyzje podatkowe naruszył procedury w zakresie postępowania podatkowego zawarte w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa ponieważ przed wydaniem decyzji nie ustalił czy na podatniku ciążył obowiązek podatkowy, o którym mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. – str. 85-86 prot. kontroli. W wyniku kontroli prawidłowości gospodarowaniem drukami ścisłego zarachowania ustalono, że nie przestrzegano uregulowań zawartych w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów ustalającej jednolite zasady sporządzania i kontroli obiegu dokumentów dotyczących budżetu gminy w Milejczycach. Zgodnie z pkt 5 ppkt 5 instrukcji stan ilościowy druków powinien być kontrolowany na koniec każdego miesiąca. Podczas kontroli nie stwierdzono żadnego dokumentu, który potwierdzałby wykonywanie tych czynności - str. 86 prot. kontroli. Kontrola prawidłowości poboru opłaty targowej pozwoliła ustalić, że osoba dokonująca jej poboru nie przestrzega zapisów uchwały w zakresie terminowości rozliczania się z pobranej opłaty. Z wyjaśnień złożonych w trakcie kontroli wynika, że opłata targowa jest pobierana w każdy piątek. Uchwała Nr VII/44/03 w sprawie opłaty targowej przewiduje, że inkasent powinien rozliczyć się w dniu pobrania opłaty. Z analizy biletów opłaty targowej wynika, że nie dotrzymywał on tych terminów. Przykłady nieprawidłowości podano na stronie 87 protokołu kontroli. Kontrola terminowości i prawidłowości rozliczeń inkasenta, której wyniki opisano na stronie 88 protokołu kontroli, wykazała również różnice w wysokości kwoty pobranej i rozliczonej w stosunku do kwoty zaewidencjonowanej jako dochody z tytułu opłaty targowej. W trakcie kontroli poproszono inkasenta oraz kasjerkę z złożenie wyjaśnień. Z wyjaśnień inkasenta wynika, że rozliczoną kwotę opłaty odprowadzał w całości do kasy. Natomiast brak dowodów potwierdzających wpłaty tłumaczył tym, iż nigdy ich nie otrzymywał, ponieważ wpinano je do teczki w celu sporządzenia zestawienia będącego podstawą naliczenia wynagrodzenia. Z wyjaśnień kasjerki wynika, że nie przypomina ona sobie aby brakujące kwoty pobranej opłaty z poszczególnych dni zostały wpłacone. Należy zatem uznać, iż główną przyczyną powstania tych nieprawidłowości jest brak ustanowionych procedur kontroli finansowej w zakresie pracy zarówno inkasenta jak i kasjerki. Zgodnie z art. 35a ustawy o finansach publicznych procedury kontroli powinny regulować i monitorować wszystkie procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych, a także gospodarowaniem mieniem, należy ponadto wskazać na konieczność ustanowienia pisemnych procedur dotyczących poszczególnych procesów. W trakcie kontroli stwierdzono, że część decyzji podatkowych podpisanych zostało przez Skarbnika. Przedstawione upoważnienie z dnia 01.05.1996 r. zostało wydane na mocy art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym (Dz. U. Nr 13, poz. 74 ze zm.). Wynika z niego, że Wójt Gminy upoważnił Panią Skarbnik do wydawania między innymi decyzji w sprawie wymiaru zobowiązań pieniężnych: podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, odraczania, zaniechania, umarzania i stosowania ulg w podatku rolnym. Decyzje podatkowe, będąc szczególnym rodzajem decyzji administracyjnych, posiadają odrębne uregulowania dotyczące ich wydawania, zawarte w odrębnych przepisach. Podstawowym aktem prawnym regulującym owe kwestie jest ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Z treści art. 13 §1 pkt 1 tej ustawy wynika, że organem podatkowym jest Wójt, Burmistrz, Prezydent itd. Ustawa ta reguluje również możliwość cedowania przez organ podatkowy części uprawnień na podległych mu pracowników. Między innymi może on na podstawie art. 143 § 1 upoważnić pracownika do załatwiania spraw w jego imieniu a w szczególności do wydawania zaświadczeń i decyzji. A zatem w przypadku, gdy organ podatkowy chce upoważnić pracownika do załatwiania spraw w jego imieniu powinien wydać upoważnienie na podstawie wskazanego przepisu – str. 89 prot. kontroli. Podczas kontroli decyzji podatkowych wydawanych na podstawie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie formalno prawnej zgodności z obowiązującymi przepisami stwierdzono następujące nieprawidłowości: - brak uzasadnienia decyzji w sprawie umarzania i odraczania terminu płatności zobowiązań podatkowych, czym naruszono art. 210 § 1pkt 6 ustawy, - niezgodne z przepisami Działu IV ustawy Ordynacja podatkowa prowadzenie postępowania podatkowego. Organ podatkowy w jego trakcie nie podjął działań w celu zebrania dokumentów, na podstawie których ustalono by sytuację materialną podatnika i umożliwiłoby rozpatrywania wniosku. Zgodnie z art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy na wniosek podatnika może w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem publicznym lub interesem podatnika umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe. Ograniczenie się jedynie do sporządzenia protokołu o stanie majątkowym, z którego nie wynikają konkretne informacje na temat uzyskiwanych dochodów oraz ponoszonych wydatków nie pozwala stwierdzić czy uiszczenie podatku miałoby istotny wpływ na sytuację materialną podatnika. Nie ustalono również, jaki wpływ na interes publiczny może mieć umorzenie zobowiązania. Przepisy Ordynacji nakładają na organ podatkowy obowiązek prowadzenia postępowania w taki sposób, aby dokładnie ustalić stan faktyczny w sposób umożliwiający załatwienie sprawy, - wydano decyzje w sprawie umorzenia zobowiązań uznanych za przedawnione w myśl art. 70 § 1 ustawy. Przedawnienie zobowiązań następuje z mocy prawa. Wydawanie w tej kwestii decyzji umorzeniowej jest naruszeniem przepisu art. 207 ww. ustawy, który wskazuje, że decyzja rozstrzyga sprawę, co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie podatkowe. W przypadkach przedawnienia zobowiązania nie ma potrzeby prowadzenia postępowania podatkowego. Sprawę rozstrzygają przepisy prawa i nie pozostawiają w tej kwestii, żadnych odstępstw pozwalających na decydowanie o tym organowi podatkowemu. Natomiast sprawa technicznego odpisu z konta podatnika jest rozwiązana w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych dla organów samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511). Z § 4 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia wynika, że do udokumentowania odpisów należności zakwalifikowanych jako przedawnione służy polecenia księgowania. Inną nieprawidłowością, jaką stwierdzono po analizie ww. decyzji, było ujęcie w nich zobowiązań z roku 1999 r. Zgodnie z art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się po upływie 5 lat. Bieg przedawnienia rozpoczyna się od końca roku kalendarzowego, w którym powstało zobowiązanie podatkowe. Mając na uwadze wskazane zapisy należy stwierdzić, że zobowiązanie podatkowe z 1999 roku przedawnia się dopiero z końcem roku 2005. Z zestawienia sporządzonego w trakcie kontroli wynika, że w powyższy, opisany na stronie 90 protokołu kontroli sposób, błędnie odpisano z kont podatników kwotę 10329,78 złotych. W wyniku kontroli w zakresie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem od środków transportowych stwierdzono, następujące uchybienia: - błędne określenia okresu w jakim pojazd podlegał opodatkowaniu, co spowodowało zawyżenie kwoty podatku, - brak reakcji organu podatkowego na wadliwe wypełnienie deklaracji w skutek czego na jej podstawie nie można zweryfikować wartości wykazanego podatku. Zgodnie z deklaracją podatnik do opodatkowania wykazał jeden pojazd, natomiast w załączniku do deklaracji widnieją dwa pojazdy tj. ciągnik siodłowy oraz naczepa. W złożonej deklaracji podatnik wykazał do zapłaty podatek w wysokości 1000 zł. W związku z brakiem określenia w załączniku takich danych jak nr rejestracyjny i DMC zespołu pojazdów, kwoty podatku oraz daty nabycia do ustalenia prawidłowej wysokości zobowiązania posłużono się danymi przesłanymi przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach. W wyniku tego ustalono, że kwota podatku za ciągnik siodłowy powinna wynieść 991,70 zł, a w przypadku naczepy 670 zł, - w oparciu o dane uzyskane ze Starostwa Powiatowego ustalono, że w badanym okresie deklaracji na podatek nie złożył podatnik będący właścicielem pojazdu o nr rejestracyjnym BTE 8224. – str. 91-92 prot. kontroli. Kontrola powszechności i prawidłowości poboru opłaty skarbowej, pozwoliła ustalić, że w przypadku: - wniosków dotyczących umorzenia podatku rolnego i nieruchomości pobrano opłatę w wysokości 5 zł. Dotyczy to wniosków na podstawie, których wydano decyzje o nr 3113-1-2/04; 3113-3/04; 3113-6/04; 3113-7/04; 3113-9/04; 3113-8/04. Zgodnie z załącznikiem do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 253, poz. 2532 ze zm.) w części I kolumnie 4 pkt 14 zwolniono z opłaty podania i załączniki do nich składane w sprawie umorzenia należności, do których mają zastosowanie przepisy ustawy Ordynacja podatkowa, - zaświadczeń o nr 3118-14/2003; 3118-15/2004; 3118-23/2003; 3118-39/2003 wydawanych w sprawie o zaległości w zobowiązaniach podatkowych pobierano opłatę w wysokości 19 i 20 zł, a nie jak przewiduje wymieniona ustawa w wysokości 15 złotych – str. 93 prot. kontroli. W wyniku porównania zapisów w zakładowym planie kont z uregulowaniami prawnymi obowiązującymi w tym zakresie ustalono, że w jego treści nie uwzględniono zasad dotyczących ewidencjonowania dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych wynikających z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych dla organów samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511). Między innymi w opisie do kont 020, 310,140 nie stwierdzono obowiązku dokonywania na nich zapisów w przypadku zapłaty podatków w innej formie aniżeli środkami pieniężnymi. Nie przewidziano w nim również konta 226 (długoterminowe należności budżetowe), na którym należy ewidencjonować należności z tytułu podatków i opłat zabezpieczonych hipoteką Natomiast w wyniku kontroli zapisów dokonywanych na koncie 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych stwierdzono, że w momencie wpływu deklaracji lub wydania decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego nie jest dokonywany przypis podatku w korespondencji z kontem 750 przychody i koszty finansowe. W skutek tego wpłaty dokonywane przez podatników w ciągu roku widnieją na nim jako należności nieprzypisane (nadpłaty). Brak przypisów na koncie syntetycznym powoduje, że jest ono niezgodne z zapisami w ewidencji analitycznej, na których to przypisy dokonywane są w momencie wydania decyzji lub wpływu deklaracji. Dopiero na koniec roku dokonywany jest przypis na koncie syntetycznym. W trakcie kontroli stwierdzono również niezgodność zapisów dotyczących treści operacji dokonywanych na koncie 750 z zasadami określonymi w ww. rozporządzeniu oraz faktycznej treści dokonywanych operacji. Zgodnie z treścią zakładowego planu kont na koncie 750, po stronie Ma ujmuje się wszystkie dochody jednostki oprócz należności przypisanych, dotacji i subwencji. Natomiast w myśl rozporządzenia na ww. koncie po stronie Ma ujmuje się przypis z tytułu podatków i opłat w korespondencji z kontem 221. Jak już wcześniej wskazano w ostatnim dniu roku podatkowego dokonywany jest przypis z tytułu podatków i opłat 221/750 – str. 94-95 prot. kontroli. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i udzielania zamówień publicznych, podatków i opłat lokalnych oraz rachunkowości. Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych. Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości należy do skarbnika gminy, stosownie do przyznanego zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Przestrzeganie zasad udzielania zamówień publicznych, ustalonych przepisami Prawa zamówień publicznych, w szczególności poprzez: a) stosowanie procedur ustalonych Prawem zamówień publicznych w celu wyłonienia wykonawców robót budowlanych, dostaw i usług, b) ustalanie wartości zamówienia na roboty budowlane w kwocie wynikającej z kosztorysu inwestorskiego i stosowanie przepisów ustawy właściwych dla zamówienia o danej wartości, c) zaniechanie dzielenia przedmiotu zamówienia w sposób noszący znamiona działania zmierzającego do obejścia procedur ustawy, d) ustalanie wynagrodzenia wykonawcy w oparciu o pisemnie złożoną ofertę, e) zawieranie w treści ogłoszenia i specyfikacji informacji wymaganych obowiązującymi przepisami, f) upublicznianie ogłoszeń o przetargach w sposób wymagany Prawem zamówień publicznych, g) ustalanie terminów składania ofert po upływie okresów, jakie zgodnie z ustawą muszą minąć od dnia ogłoszenia o przetargu, h) określanie przedmiotu zamówienia za pomocą nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV), i) sporządzanie protokołów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiadających w formie i treści przepisom art. 96 ust. 1 Prawa zamówień publicznych i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. j) sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych i przekazywanie ich Prezesowi UZP. 2. Realizowanie zadań w zakresie upowszechniania kultury w sposób zgodny z przepisami ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej poprzez: a) zapewnienie formalnych podstaw funkcjonowania gminnych instytucji kultury (w szczególności poprzez wpisanie do rejestru gminnych instytucji kultury), b) zapewnienie odrębności organizacyjnej instytucji kultury, jako jednostek posiadających osobowość prawną na mocy przepisów ustawy, c) finansowanie działalności instytucji kultury z budżetu gminy w formie dotacji podmiotowej, ustalonej w uchwale budżetowej. 3. Udzielenie kierownikowi GOPS pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 47 ustawy o samorządzie gminnym. 4. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie sporządzania planów finansowych poprzez: a) przekazywanie kierownikom gminnych jednostek budżetowych informacji niezbędnych dla opracowania planów finansowych tych jednostek w trybie i terminach określonych przepisami art. 125 i 126 ustawy o finansach publicznych oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190), b) sporządzanie planu finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, zawierającego dane wskazane w art. 126 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, c) sporządzanie planu finansowego GFOŚiGW, zawierającego przychody i wydatki tego Funduszu określone w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej. 5. Egzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych obowiązku sporządzania jednostkowych sprawozdań budżetowych. 6. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez: a) uzupełnienie zakładowego planu kont o wskazane w części opisowej wystąpienia konta, niezbędne dla ewidencjonowania operacji gospodarczych w księgach budżetu i urzędu jednostki samorządu terytorialnego, jak tego wymaga przepis § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r., b) sporządzenie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe, c) dokonanie opisu zasad funkcjonowania konta 011 w sposób odpowiadający zakresowi informacji, jakie powinno ono zapewniać w świetle przepisów załącznika Nr 2 do rozporządzenia, d) dokonanie wyboru metod prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych (spośród wskazanych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości), przy uwzględnieniu rodzaju i wartości poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostki. 7. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez: a) sumowanie rocznych obrotów dziennika w celu zapewnienia możliwości porównania jego obrotów z obrotami wykazanymi w rocznych zestawieniach obrotów i sald, b) wprowadzanie do bilansu otwarcia sald poszczególnych kont odpowiadających saldom z bilansu zamknięcia roku poprzedniego; zaniechanie wykazywania, pozbawionych treści ekonomicznej, sald dwustronnych kont 101 i 135, c) ewidencjonowanie odsetek od nieopłaconych należności w księgach rachunkowych na kontach i w terminach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r., d) wykazywanie wyniku budżetu za dany rok na koncie 961, e) ujmowanie subwencji oświatowej otrzymanej w grudniu, a dotyczącej roku następnego, na koncie 909, f) ujmowanie zaliczki w znakach opłaty skarbowej na koncie 140, g) przyjmowanie wpłacanych przez wykonawców wadiów i zabezpieczeń na rachunek depozytów i ewidencjonowanie na właściwym temu rachunkowi koncie 139; zaniechanie ewidencjonowania operacji dotyczących tych środków za pośrednictwem kont 133, 901 i 902, h) dokonanie refundacji z rachunku budżetu na rachunek depozytowy w celu doprowadzenia do zgodności między stanem środków przekazanych jednostce w depozyt a kwotą zobowiązań wobec podmiotów, które wniosły środki, i) zaniechanie finansowania kosztów prowizji bankowych od operacji dotyczących przekazywania zrealizowanych dochodów budżetu państwa ze środków wniesionych przez kontrahentów, j) prowadzenie bieżącej kontroli stanu rozrachunków z tytułu zaliczek udzielonych pracownikom w celu zapewnienia terminowego ich rozliczania, k) ujmowanie w księgach rachunkowych należności z tytułu czynszów mieszkaniowych, l) zapewnienie rzetelności prowadzonej ewidencji obrotu gotówkowe, w tym celu: - wprowadzenie należytego nadzoru nad czynnościami wykonywanymi przez kasjera Urzędu, polegającego w szczególności na bieżącej kontroli raportów kasowych w zakresie udokumentowania zawartych w nich operacji i zgodności danych w raportach z rzeczywistym stanem gotówki w kasie, - bieżącym ewidencjonowaniu na koncie 101 wszelkich zdarzeń (zwłaszcza kradzieży gotówki) mających wpływ na stan kasy, w celu zapewnienia zgodności między danymi raportów i ewidencji na koncie 101, m) prowadzenie ewidencji umożliwiającej stwierdzenie rzeczywistego stanu posiadanych znaków skarbowych, n) rozliczenie z osobą materialnie odpowiedzialną ustalonego w trakcie kontroli niedoboru znaków skarbowych, o) ewidencjonowanie środków trwałych na kontach 011 i 013 zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, wskazanymi w części opisowej wystąpienia, p) sporządzanie zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych środków trwałych co najmniej na koniec roku obrotowego. 8. Prawidłowe klasyfikowanie dochodów i wydatków budżetowych. 9. Pobieranie dochodów gminy w wysokości 5% zrealizowanych dochodów budżetu państwa. Rozliczenie z Wojewodą kwoty 280,50 zł należnej gminie z tytułu udziału w dochodach zrealizowanych w 2004 roku. 10. Organizowanie przetargów na zbycie nieruchomości w terminach wskazanych ustawą o gospodarce nieruchomościami. 11. Przyznawanie dodatków specjalnych na czas określony, nieprzekraczający jednego roku. 12. Wypłacanie zwrotu kosztów dojazdów komunikacją miejscową w jednej z form przewidzianych w § 6 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. Rozliczenie z pracownikami podwójnie wypłaconych kosztów dojazdów komunikacją miejscową. 13. Wykonanie wniosku pokontrolnego z 2001 roku, dotyczącego formalnych podstaw zorganizowanej w Urzędzie obsługi finansowo-księgowej gminnych jednostek organizacyjnych. 14. Zapewnienie warunków umożliwiających przestrzeganie tajemnicy skarbowej zgodnie z treścią przepisów Działu VII ustawy Ordynacja podatkowa. 15. Przeprowadzenie weryfikacji danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za rok 2004. 16. Wyeliminować nieprawidłowości w zakresie opodatkowania podatkami lokalnymi, z uwzględnieniem sytuacji opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, których źródłem są zaniechania w stosowaniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających. 17. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie prowadzonych czynności upominawczych oraz terminowe i systematyczne prowadzenie działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, z uwzględnieniem przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 18. Przedstawienie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie pobierania podatków w drodze inkasa. 19. Wydawanie decyzji podatkowych zawierających wszystkie elementy wskazywane treścią art. 210 ustawy Ordynacja podatkowa oraz przestrzeganie przepisów działu IV ustawy w zakresie postępowania podatkowego. 20. Przestrzeganie wynikających z wewnętrznych przepisów uregulowań w zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania. 21. Wyjaśnienie nieprawidłowości związanych z realizacją dochodów z tytułu opłaty targowej. 22. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem od środków transportowych. 23. Pobieranie opłat za wydawane zaświadczenia w wysokości wynikającej z ustawy o opłacie skarbowej. 24. Zapewnienie zgodności planu kont z przepisami wynikającymi z rozporządzenia sprawie zasad i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych dla organów samorządu terytorialnego. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Z-ca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120438004 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120438004 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |