Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Augustowskim Centrum Edukacyjnym w Augustowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 listopada 2005 roku (znak: RIO.V.6012 - 8/05), o treści jak niżej:

Pan Bogdan Dyjuk

Dyrektor

Augustowskiego Centrum Edukacyjnego

w Augustowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2004 rok, przeprowadzonej w Augustowskim Centrum Edukacyjnym w Augustowie, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji jednostki budżetowej p.n. Augustowskie Centrum Edukacyjne pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 28a i art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zm.).

Stwierdzono, że ACE stosuje w prowadzeniu gospodarki finansowej instrukcję w sprawie kontroli wewnętrznej wprowadzoną przez dyrektora jednostki w dniu 1 stycznia 2002 roku. Z zapisów w niej zawartych wynika obowiązek prowadzenia rejestru kontroli wewnętrznej, służącego ewidencji przeprowadzonych kontroli – w latach 2003 i 2004 brak wpisów świadczących o dokonanych kontrolach. Stwierdzono, że obowiązująca w jednostce Instrukcja obiegu dokumentacji nie zawiera imiennego wykazu osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym wraz ze wzorem ich podpisu. Zamieszczenie takiego wykazu jest właściwe, ponieważ umożliwia precyzyjne ustalenie (na podstawie instrukcji) obiegu dokumentów i osób, które zostały zobowiązane do wykonywania kontroli oraz tę kontrolę faktycznie wykonały – str. 10 protokołu kontroli.

Jednym ze sposobów sprawowania kontroli dokonywanych wydatków było, przed dokonaniem zakupu, sporządzenie wniosku służącego do ustalenia możliwości sfinansowania zakupu oraz potwierdzenia celowości zamówienia. Kontrola przedmiotowych wniosków wykazała przypadki braku podpisu osoby składającej wniosek oraz podpisu dyrektora potwierdzającego celowość zamówienia – str. 10 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stwierdzono również, że ACE nie umieszczało na zewnętrznych dokumentach finansowo-księgowych dat ich wpływu do jednostki. Wskazywanie tych dat ma istotne znaczenie między innymi dla zachowania terminowości regulowania zobowiązań – str. 10 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała ponadto, że kierownik jednostki nie wypełnił obowiązku zapoznania pracowników z obowiązującymi w jednostce regulacjami wewnętrznymi, co powinno zostać potwierdzone ich podpisem na tych dokumentach – str. 14 protokołu kontroli.

Z przywołanych na wstępie przepisów ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do zorganizowania systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Wewnętrzna kontrola finansowa powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowania mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalić drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce. Zakres uprawnień dotyczących gospodarki finansowej lub majątkowej jednostki, powierzonych poszczególnym pracownikom, powinien być precyzyjnie określony. Przyjęcie uprawnień winno być potwierdzone podpisem pracownika. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej zawierają „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13) na podstawie art. 35o ustawy o finansach publicznych.

Badając dokumentację opisującą przyjęte przez Centrum zasady rachunkowości ustalono, że instrukcja dotycząca ksiąg rachunkowych nie wyczerpuje zagadnienia dotyczącego ustalenia wykazu ksiąg rachunkowych wskazanych art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz nie ustala systemu służącego ochronie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, nakazanych art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości – str. 11-13 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika też, że doprecyzowania wymaga obowiązująca w jednostce instrukcja inwentaryzacyjna. Nie określa ona m.in. uprawnień, obowiązków oraz zadań komisji inwentaryzacyjnej oraz zasad dokumentowania inwentaryzacji – str. 7-8 protokołu kontroli. Należy zauważyć, iż postanowienia art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości zawierają nakaz właściwego udokumentowania przeprowadzenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji, co uzasadnia, wobec braku regulacji w tym zakresie w przepisach powszechnie obowiązujących, kompletne określenie w przepisach wewnętrznych szczegółowego sposobu przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji. Wyczerpujący opis dokumentów stosowanych w procesie inwentaryzacji, w tym ich obiegu i kontroli, stanowi także istotny element składający się na procedury kontroli wewnętrznej.

Kierownik kontrolowanej jednostki wprowadził zarządzeniem ze stycznia 2002 roku zakładowy plan kont (opracowany na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 roku), w którym zabrakło wykazu kont ksiąg pomocniczych (§ 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów) oraz nie uwzględniono w nim operacji dotyczących zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat - konto 999 - str. 8, 13-14 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, a także uregulowania wewnętrzne, poprzez:

a) nie sporządzanie zestawienia obrotów dzienników częściowych, czym naruszono przepis art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości – str. 11 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowe sporządzanie zestawienia obrotów i sald, bez wykazywania nazwy konta oraz obrotów za okres sprawozdawczy nakazanych treścią art. 18 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy – str. 11 protokołu kontroli,

c) brak wydruków dzienników oraz ksiąg dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i środków specjalnych na koniec okresu obrotowego, czym naruszono art. 13 ust. 6 ustawy – str. 12 protokołu kontroli,

d) księgowanie źródłowych dowodów księgowych nie zawierających niektórych elementów wskazanych przepisami art. 21 ust. 1 ustawy, a mianowicie: nie oznaczaniu poleceń księgowania nazwą jednostki której dotyczą, nie nadawaniu numerów dla dowodów księgowych znajdujących się pod wyciągami bankowymi i raportami kasowymi, stosowaniu do dokumentowania operacji gospodarczych dowodów (paragonów) nie spełniających wymogów prawidłowego dowodu księgowego oraz wypłacaniu gotówki z kasy bez wskazania daty jej odbioru - str. 13, 19-20 protokołu kontroli,

e) nie prowadzenie subkont (ewidencji analitycznej) odrębnie dla dochodów i wydatków budżetowych, dokonywanie na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” zapisów niezgodnie z zapisami w banku, ewidencjonowaniu pożyczek mieszkaniowych oraz zobowiązań wobec pracowników z tytułu nie wypłaconych kosztów delegacji na koncie 240 zamiast na przewidzianym w rozporządzeniu koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” - str. 14-15 i 38-39 protokołu kontroli,

e) nie oznaczanie raportów kasowych nazwą jednostki, której dotyczą naruszając tym postanowienia art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy – str. 19 protokołu kontroli,

f) ujmowanie w raporcie kasowym gotówki jako rozchodowaną, a faktycznie nie wypłaconą w dniu wskazanym w raporcie kasowym, naruszając zapisy art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy – str. 20 protokołu kontroli,

g) sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych (polecenie księgowania) niezgodnie z wymogami art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy – str. 21 protokołu kontroli,

h) nie ujęcie w księgach rachunkowych 2002 i 2003 roku wszystkich kosztów dotyczących tych lat co naruszało zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy – str. 29-30 protokołu kontroli,

i) dokonywanie wpisów w książce środków trwałych w sposób naruszający przepisy art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy – str. 41 protokołu kontroli,

j) nieprawidłową ewidencję analityczną wartości niematerialnych i prawnych (ilościowo) oraz pozostałych środków trwałych (dokonywanie zapisów dotyczących przyjętych na stan komputerów lub zestawów komputerowych pod jedną pozycją w księdze inwentarzowej oraz pod jednym numerem inwentarzowym) - str. 41-42 protokołu kontroli.

Nieprawidłowością było również prowadzenie odrębnych ksiąg rachunkowych (ewidencja syntetyczna i analityczna) dla środków specjalnych, które stanowią jedno ze źródeł finansowania jednostki budżetowej, niepodlegających przekazaniu do budżetu – str. 11-12.

W zakresie wykonywania obowiązków sprawozdawczych, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.), stwierdzono nieprawidłowości polegające na wykazywaniu w sprawozdaniach danych niezgodnych z prowadzoną ewidencją księgową i tak: w rocznych sprawozdaniach Rb-28S sporządzonych dla działu 801 „Oświata i wychowanie” wynagrodzenia osobowe oraz składki na ubezpieczenia społeczne zostały wykazane w kwocie zawyżonej o 551,97zł w stosunku do kwot wynikających z ewidencji księgowej oraz dla działu 854 „Edukacyjna opieka wychowawcza” stypendia oraz inne formy pomocy dla uczniów zostały wykazane w kwocie zaniżonej o 200,00zł w stosunku do kwoty wnikającej z ewidencji księgowej- str. 15-16 protokołu kontroli. Natomiast w sprawozdaniu Rb-32 z wykonania planów finansowych środków specjalnych „wpływy z usług” nieprawidłowo wykazany został stan środków pieniężnych na dzień 31 grudnia 2004 roku zaniżający stan środków pieniężnych w sprawozdaniu o kwotę 2.050,00zł – str. 27-28 protokołu kontroli.

Ponadto analiza sprawozdań Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych wykazała, że kierownik jednostki zaciągnął w grudniu 2004 roku zobowiązania ponad zatwierdzony plan finansowy w wysokości 275.105,83zł naruszając tym samym postanowienia art. 132 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) oraz dopuścił się przekroczenia zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych na kwotę 241,41zł, naruszając tym samym przepis art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych– str. 16-18 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała również, że w sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym za miesiąc grudzień 2004 roku w rubryce „Zaangażowanie” nie uwzględniono kwot wynikających z istniejących zobowiązań w kwocie 551.051,24zł; przyczyną było nieujęcie kwot zobowiązań na kontach służących ewidencji zaangażowania – str. 13-14 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków stwierdzono przypadki nieterminowego regulowania zobowiązań (kontrolowana jednostka nie uiszczała odsetek za opóźnienie w zapłacie) – str. 23 protokołu kontroli. Zgodnie z zasadą gospodarki finansowej podmiotów sektora finansów publicznych, wyrażoną w art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Kontrola utworzenia oraz funkcjonowania środków specjalnych w badanej jednostce wykazała nieprawidłowości dotyczące ustalania planu finansowego środka specjalnego na 2004 rok, obejmującego przychody z tytułu darowizn, który został sporządzony z naruszeniem przepisów art. 21 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, w myśl którego plan finansowy dla tych środków specjalnych sporządza się za okres, w którym środki z darowizn będą wydatkowane – str. 25 protokołu kontroli. W świetle obowiązujących w roku 2004 przepisów jednostka nie mogła sporządzić planu finansowego tego rodzaju środków specjalnych, obejmującego zbiorczo zakładane w trakcie całego roku darowizny pieniężne, a także planować wydatki z tych środków w sytuacji, gdy darczyńcy określają przeznaczenie darowanych kwot. Obecnie w kontrolowanej jednostce w miejsce środków specjalnych funkcjonuje rachunek dochodów własnych i w myśl § 8 ust. 1 pkt 1 obowiązującego od dnia 1 stycznia 2005 roku rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190) kierownicy samorządowych jednostek budżetowych gromadzących dochody ze źródeł wymienionych w art. 18a ust. 1 ustawy o finansach publicznych opracowują, odrębnie dla każdego ze źródeł tych dochodów, plany finansowe dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych na okres, w którym dochody te będą wydatkowane.

Ponadto stwierdzono, że wykazane w planach finansowych stany środków pieniężnych na początek roku nie wynikały z ewidencji księgowej prowadzonej na rachunkach środków specjalnych. Konto 131 „Środki specjalne wpływy z usług” wykazywało na początek 2004 roku stan środków pieniężnych w wysokości 26.286,54zł a w planie wykazano kwotę 7.810,00zł ; konto 131 „Środki specjalne darowizny” wykazywało na początek 2004 roku kwotę 2.990,00zł a w planie wykazano kwotę 4.975,00zł – str. 25-26 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała również, że do dnia 30 marca 2005 roku w badanej jednostce funkcjonował środek specjalny pn. „Środki specjalne – darowizny”, który nie posiadał udokumentowanego potwierdzenia jego utworzenia przez kierownika jednostki – str. 27 protokołu kontroli. W myśl obowiązującego w 2004 roku przepisu art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, środki specjalne gromadzone z tytułu spadków, zapisów i darowizn w formie pieniężnej tworzy kierownik jednostki. Obecnie ustawa o finansach publicznych w art. 18a ust. 5 również ustala, że decyzję o utworzeniu rachunku, o którym mowa w ust. 1 podejmują kierownicy jednostek budżetowych – jeżeli dochody będą pochodziły z tytułów wymienionych w ust. 1 (np. z tytułu darowizn).

Badając wykonanie wydatków środków specjalnych stwierdzono, że poprzez rachunki środków specjalnych dokonywano wypłat stypendiów przyznanych uczniom przez Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa, Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa oraz Prezesa Rady Ministrów jak też wypłat wynagrodzenia za prowadzenie kasy zapomogowo-pożyczkowej i kasy komitetu rodzicielskiego kasjerce Centrum – str. 28-29 protokołu kontroli. Powyższe wydatki powinny być realizowane poprzez konto 139 „Inne rachunki bankowe”, które w jednostkach budżetowych służy do ewidencji środków pieniężnych wyodrębnionych na rachunku pomocniczym jako sumy na zlecenie.

Badając prawidłowość pobieranych dochodów z tytułu wynajmowanych pomieszczeń stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie posiada uregulowań wewnętrznych ustalających zasady przyjmowania należności z tego tytułu. Opłaty były pobierane według indywidualnych ustaleń kierownika jednostki z najemcą, nie zaś na podstawie wyliczeń przyjmując do ustaleń stawkę za metraż wynajmowanej powierzchni str. 31 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości naliczania i odprowadzania odpisu na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazało, że nie dotrzymano terminów przekazania odpisu na rachunek bankowy Funduszu, określonych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996r., Nr 70, poz. 335 ze zm.) – str. 36 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości ponoszenia wydatków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ustalono, iż środki Funduszu wykorzystywane były do zaspokajania potrzeb działalności bieżącej Centrum poprzez przekazywanie środków pieniężnych z Funduszu na rachunek bieżący jednostki oraz rachunek środka specjalnego. W 2004 roku zaangażowano w ten sposób kwotę 63.425,00zł tj. 34% Funduszu naliczonego w 2004 roku. Do dnia przeprowadzania kontroli na rachunek Funduszu nie została przekazana kwota 19.000,00zł figurująca w księgach rachunkowych jako należność od środka specjalnego (w chwili obecnej od budżetu, gdyż z chwilą likwidacji środka specjalnego należności i zobowiązania środka specjalnego przejął budżet) oraz kwota 18.080,53zł figurująca jako należność z lat ubiegłych – str. 36-37 i 23 protokołu kontroli. Kontrola tego tematu wykazała również przypadki regulowania zobowiązań budżetowych z rachunku Funduszu - w 2004 roku na zaspokojenie potrzeb budżetu wydatkowano kwotę 10.166,94złotych - str. 37-38 protokołu kontroli.

Stwierdzono nieprawidłowe klasyfikowanie wydatków budżetowych dotyczących badań lekarskich pracowników naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.) – str. 40 protokołu kontroli.

Szereg nieprawidłowości wykazała kontrola w zakresie obowiązków inwentaryzacji składników majątkowych przeprowadzanej drogą spisu z natury, która winna służyć ustaleniu lub sprawdzeniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów wykazanego w księgach rachunkowych, jak również stanowić element kontroli wewnętrznej w zakresie prawidłowości gospodarowania posiadanymi zasobami. W oparciu o okazaną dokumentację i uzyskane wyjaśnienia kontrola ustaliła, że inwentaryzacja środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych nie objęła wszystkich składników majątku znajdujących się w ewidencji Centrum, w rezultacie nie została do końca wyceniona i rozliczona w wymaganym terminie. Arkusze spisu z natury w 15% nie posiadały oznaczenia terminu przeprowadzenia inwentaryzacji, w 8% nie posiadały wskazania terminu zakończenia spisu, w 57% nie zawierały podpisu osoby materialnie odpowiedzialnej za spisywany majątek, a 100% arkuszy nie posiadało podpisu osoby dokonującej wyceny. Stwierdzono ponadto 14 przypadków nie złożenia oświadczeń poinwentaryzacyjnych oraz żadna z osób materialnie odpowiedzialnych nie złożyła stosownych oświadczeń wstępnych dotyczących ujęcia w ewidencji wszystkich dowodów przychodu i rozchodu. Ponadto główna komisja inwentaryzacyjna, po zakończeniu spisu z natury, nie sporządziła dokumentacji rozliczenia inwentaryzacji na którą składa się m.in. protokół z posiedzenia komisji, sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji oraz zastawienie różnic inwentaryzacyjnych (jeżeli występują)- str. 42-44 protokołu kontroli.

Stosownie do przepisów art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, a także wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej, wyniki inwentaryzacji (m.in. przeprowadzonej drogą spisu z natury) powinny być należycie udokumentowane, a następnie powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych; ewentualne różnice między stanem rzeczywistym a księgowym winny być wyjaśnione i rozliczone w księgach tego roku, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Jak wynika z treści art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury i nie może tej odpowiedzialności scedować na inne osoby. Obowiązki w zakresie spisu z natury zostały przypisane członkom komisji inwentaryzacyjnej, powołanej zarządzeniem dyrektora. Jak wynika z wyjaśnienia przewodniczącego komisji, została stwierdzona przez komisję główną niekompletność spisu jednakże protokół w tym zakresie nie został sporządzony. Czynności inwentaryzacyjne nie były też we właściwy sposób nadzorowane. Jak wynika z zakresu czynności głównego księgowego, został on zobowiązany do zapewnienia ochrony mienia będącego w posiadaniu jednostki.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych, w tym wykonywaniu obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej poprzez:

a) uzupełnienie regulacji wewnętrznych, składających się na procedury kontroli finansowej, o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

b) zapewnienie aby wnioski służące do ustalenia możliwości sfinansowania zakupów oraz potwierdzenia celowości zamówienia posiadały podpisy osób składających wniosek oraz podpisy osób potwierdzających celowość zamówienia,

c) zapoznanie pracowników z obowiązującymi w jednostce regulacjami wewnętrznymi (regulaminy, instrukcje).

2. Dokonanie uzupełnień w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, mając na uwadze wskazane przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 roki m.in. poprzez:

a) uzupełnienie wykazu ksiąg stosowanych w jednostce,

b) określenie w Instrukcji inwentaryzacyjnej praw, obowiązków oraz zadań komisji inwentaryzacyjnej, dokumentacji stosowanej przy prowadzeniu i ustalaniu wyników inwentaryzacji oraz jej obiegu i kontroli,

c) uzupełnienie zakładowego planu kont o wykaz kont ksiąg pomocniczych oraz wprowadzić do funkcjonowania konto 999 dotyczące zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat.

3. Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) sporządzanie na koniec okresów sprawozdawczych zestawienia obrotów dzienników częściowych,

b) ujmowanie w zestawieniu obrotów i sald wszystkich elementów przypisanych tej księdze,

c) wydrukowanie na koniec okresu obrotowego wszystkich ksiąg rachunkowych nakazanych prawem,

d) księgowanie dowodów źródłowych zawierających wszystkie elementy wskazane przepisami art. 21 ust.1 ustawy o rachunkowości,

e) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 130 odrębnie dla dochodów i wydatków budżetowych oraz prawidłowe ewidencjonowanie rozrachunków z poszczególnych tytułów na właściwych kontach, których treść ekonomiczną określają przepisy zał. Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku,

f) umieszczanie na księgach rachunkowych nazwy jednostki, której dotyczą,

g) ujmowanie w raporcie kasowym gotówki w dniu w którym nastąpiła wypłata,

h) sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości,

i) przestrzeganie zasady memoriału,

j) dokonywanie zapisów w książce środków trwałych w sposób umożliwiający identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych,

k) wprowadzenie do ewidencji analitycznej wartości niematerialnych i prawnych wartości posiadanych licencji na programy komputerowe.

4. Wykazywanie w sprawozdaniach danych wynikających z ewidencji księgowej.

5. Zaciąganie zobowiązań oraz dokonywanie wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym.

6. Ujmowanie w ewidencji rzeczywistych kwot zaangażowania wydatków i wykazywanie ich w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S.

7. Regulowanie terminowo zobowiązań, z uwzględnieniem zasad wynikających z ustawy o finansach publicznych.

8. Opracowywanie planów rachunku dochodów własnych pochodzących z darowizn pieniężnych zgodnie z przepisami § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku.

9. Zaprzestanie dokonywania wypłat stypendiów oraz wynagrodzenia za prowadzenie kasy zapomogowo-pożyczkowej i kasy komitetu rodzicielskiego z rachunku dochodów własnych.

10. Opracowanie zasad pobierania opłat z tytułu wynajmowanych pomieszczeń oraz ustalanie odpłatności z tego tytułu zgodnie z ustalonymi zasadami, z uwzględnieniem faktycznych kosztów utrzymania tych pomieszczeń.

11. Odprowadzanie terminowo środków finansowych na rachunek funduszu świadczeń socjalnych; wydatkowanie środków funduszu zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, na zasadach wynikających z regulaminu.

12. Zaprzestanie angażowania środków ZFŚS do regulowania zobowiązań budżetowych i rachunku dochodów własnych.

13. Dokonanie zwrotu na rachunek ZFŚS kwoty 47.247,47złotych należnej Funduszowi.

15. Stosowanie właściwej klasyfikacji wydatków budżetowych.

14. Zapewnienie prawidłowej realizacji obowiązków w zakresie inwentaryzacji drogą spisu z natury poprzez prawidłowe dokumentowanie dokonywanych czynności spisowych, zapewnienie odpowiednich mechanizmów nadzoru nad przebiegiem czynności inwentaryzacyjnych. Skutecznie doprowadzić do rozliczenia inwentaryzacji sporządzonej za 2004 rok.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Augustowskiego

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Suwałkach