Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej powiatu Sejneńskiego

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Sejnach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 czerwca 2005 roku (znak: RIO.V.6011 - 5/05), o treści jak niżej:

Zarząd

Powiatu Sejneńskiego

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Sejneńskiego za okres 2004 roku, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Sejnach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         W wyniku badania struktury organizacyjnej Starostwa Powiatowego pod kątem funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej ustalono, że zadania określone w Regulaminie Organizacyjnym dla Wydziału Finansowego znalazły odzwierciedlenie w zakresach czynności jego pracowników. W wyniku analizy zakresu czynności Skarbnika Powiatu stwierdzono natomiast, że kierownik jednostki (Starosta) nie powierzył mu obowiązków w sposób wynikający z postanowień art. 35 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Zakres czynności Skarbnika nie był aktualizowany od 1999 roku, wskazać zaś należy, iż zmiana art. 35 ustawy o finansach publicznych, wprowadzająca enumeratywne wyliczenie praw i obowiązków głównego księgowego (skarbnika) jednostki sektora finansów publicznych została dokonana z dniem 1 stycznia 2002 roku. Ponadto Skarbnik Powiatu nie ma ustalonego zastępstwa, ponieważ osoba mająca ją zastępować według postanowień zakresu czynności obecnie nie pracuje – str. 4 protokołu kontroli.

         Kontrolowana jednostka prowadzi rachunkowość przy użyciu komputera. Badając dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że nie określa ona zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej. Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera wiąże się z określeniem wskazanych postanowień w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) i b) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – str. 5 protokołu kontroli.

         Analiza postanowień Instrukcji w sprawie funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych wykazała, że w schemacie obiegu dokumentów, zawartym w tej instrukcji, nie zostały określone wszystkie dokumenty, które są wykorzystywane w kontrolowanej jednostce i podlegają księgowaniu, np.: kwitariusze „K – 103”, pokwitowania „KW – Kasa wypłaci” – str. 6 protokołu kontroli (w protokole wskazano poza tym, iż przy ustalaniu drogi obiegu poszczególnych dokumentów właściwe jest również zakreślenie ram czasowych potrzebnych na ich sprawdzenie i wykorzystanie przez poszczególne komórki organizacyjne). Ustalanie i aktualizacja dokumentacji zasad rachunkowości oraz pisemnych procedur kontroli wewnętrznej należy do zadań kierownika jednostki, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości i art. 35a ustawy o finansach publicznych.

W trakcie kontroli badaniu poddano m.in. prawidłowość realizacji dochodów z tytułu gospodarowania przez Starostę zasobem nieruchomości Skarbu Państwa, wykonującego zadania z zakresu administracji rządowej, stosownie do postanowień art. 11 i art. 23 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) – str. 17-27 protokołu kontroli, załącznik nr 1 do protokołu. Kontroli, za okres 2003 i 2004 roku, zostały poddane zagadnienia związane z gromadzeniem dochodów budżetu państwa, terminowym przekazywaniem przez Zarząd Powiatu tych dochodów, w zgodnej z przepisami prawa wysokości, na subkonto właściwego dysponenta części budżetowej, odprowadzaniem w odpowiedniej wysokości dochodów związanych z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu administracji rządowej na dochody powiatu, prowadzeniem ewidencji księgowej z ww. tytułu i sprawozdawczością budżetową, a także sprawy związane z windykacją, egzekucją i umarzaniem należności dotyczących dochodów budżetu państwa. Badanie tych zagadnień wykazało, że kontrolowana jednostka niewłaściwie ustalała dochody powiatu od wpływów z poszczególnych źródeł powodując ich zawyżenie lub zaniżenie:

a) w 2003 roku z uzyskanych wpływów za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości (par. 0470 klasyfikacji budżetowej dochodów) odprowadzono na dochody powiatu więcej niż 5% tych wpływów, zawyżając je o kwotę 50,51 zł, zaś od wpływów z odpłatnego nabycia prawa własności nieruchomości (par. 0770) nie pobrano dochodów na kwotę 55,82 zł. Zawyżenie dochodów powiatu w tym roku nastąpiło również w wyniku zarachowania 5%, tj. 125,96 zł z uzyskanych wpływów z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności. Stosownie do obowiązującego w 2003 roku brzmienia art. 23 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, od wpływów osiąganych ze sprzedaży, opłat z tytułu trwałego zarządu, użytkowania, użytkowania wieczystego, czynszu dzierżawnego i najmu – nieruchomości Skarbu Państwa potrąca się 5% środków, które stanowią dochód powiatu, na którego terenie znajdują się te nieruchomości. Wskazany przepis zawierał enumeratywny, zamknięty katalog wpływów realizowanych na podstawie tej ustawy, które mogły stanowić podstawę naliczenia dochodów powiatu. Przepis ten nie mógł zatem stanowić źródła dochodów powiatu w związku z wpływami pochodzącymi z wydanych przez Starostę, na mocy przepisów odrębnej ustawy z dnia 4 września 1997 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności (Dz. U. Nr 120, poz. 1299 ze zm.), decyzji administracyjnych.

Natomiast na dochody powiatu nie odprowadzono stosownej części (22,38 zł) wpływów z odsetek od nieterminowych wpłat należności wymienionych w art. 23 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami;

- w 2004 roku z uzyskanych wpływów z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności powiat na swoje dochody zatrzymał 25% (tj. kwotę 4.371,89 zł) co świadczy, że podstawą naliczenia dochodów był przepis art. 23 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami w brzmieniu obowiązującym od 2004 roku (od tego roku podwyższony został procentowy udział powiatu w dochodach, jednakże katalog wpływów nie został w tym przepisie zmieniony). Jak wskazano, przywołany przepis ustawy o gospodarce nieruchomościami nie mógł stanowić uzasadnienia poboru dochodów na rzecz budżetu powiatu. Uprawnienie takie wynikało natomiast z przepisu art. art. 5 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966; wskazany przepis wszedł w życie w 2004 roku). Zgodnie z nim, źródłem dochodów własnych powiatu jest 5% dochodów uzyskiwanych na rzecz budżetu państwa w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Kwota dochodów budżetu kontrolowanej jednostki winna zatem wynosić 874,40 zł (5% od kwoty wpływów 17.487,56 zł);

- w związku z przywołanym przepisem ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, kontrolowana jednostka była uprawniona również do zarachowania na swoje dochody 5% od wpływów z pobieranych opłat melioracyjnych (161,10 zł); z ustaleń kontroli wynika, iż cała pobrana kwota z tego tytułu została odprowadzona na rachunek Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.

         Łącznie, w latach 2003 – 2004 dochody powiatu w związku z przedstawionymi nieprawidłowościami zostały zawyżone o kwotę 3.434,66 zł – str. 18-19, 21, 24-25, 27 protokołu kontroli.

         Ponadto, ustalenia kontroli zawarte na str. 19 protokołu kontroli wskazują, iż Starosta nie opracował planu wykorzystania zasobu nieruchomości Skarbu Państwa, wymaganego art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

         Dokonując kontroli prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym Powiatu stwierdzono, że w informacji o stanie mienia komunalnego (stanowiącej załącznik nr 3 do uchwały Nr 44/03 Zarządu Powiatu Sejneńskiego z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie projektu budżetu na 2004 rok) nie zostały podane niektóre dane, wymagane przepisem art. 120 ustawy o finansach publicznych. W szczególności, nie zawarto informacji o uzyskanych dochodach z tytułu wykonywania prawa własności i innych praw majątkowych (w tym zakresie podano plan dochodów na 2004 rok) – str. 41-42 protokołu kontroli.

         Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawnych.

         Wykonywanie budżetu powiatu i gospodarowanie mieniem, stosownie do przepisu art. 32 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o samorządzie powiatowym, należy do zadań Zarządu Powiatu. Zarząd wykonuje zadania przy pomocy m. in. Starostwa Powiatowego, którego kierownikiem, a także zwierzchnikiem służbowym pracowników, jest Starosta (art. 33 i art. 35 ust. 2 ustawy). Na Staroście jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych (Starostwie) spoczywa odpowiedzialność za gospodarkę finansową tej jednostki, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych. Starosta gospodaruje także zasobem nieruchomości Skarbu Państwa, stosownie do ustawy o gospodarce nieruchomościami.

         Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości spoczywa na głównym księgowym (skarbniku), stosownie do postanowień art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Powierzenie obowiązków Skarbnikowi Powiatu w sposób wynikający z art. 35 ustawy o finansach publicznych.

2. Uzupełnienie przez Starostę wewnętrznych regulacji prawnych, wydanych w sprawie prowadzenia rachunkowości i kontroli finansowej o elementy wskazane w protokole i niniejszym wystąpieniu.

3. Odprowadzanie w prawidłowych wysokościach dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej na rachunek dochodów budżetu powiatu i subkonto dysponenta części budżetu państwa. Dokonanie rozliczenia z budżetem państwa nienależnie pobranej kwoty w latach 2003-2004.

4. Sporządzenie przez Starostę planu wykorzystania zasobu nieruchomości Skarbu Państwa.

5. Uwzględnianie w informacji o stanie mienia komunalnego danych, o których mowa w art. 120 ustawy o finansach publicznych.

         O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku