Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej powiatu Suwalskiego

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Suwałkach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4 kwietnia 2005 roku (znak: RIO.V.6011 - 1/05), o treści jak niżej:

                                                                                              Zarząd Powiatu

Suwalskiego

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Suwalskiego za okres 2004 roku, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 755 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokóle kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące organizacji powiatu i Starostwa Powiatowego, księgowości i sprawozdawczości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, realizacji wybranych dochodów oraz rodzajów wydatków budżetowych, udzielania zamówień publicznych, gospodarki składnikami majątkowymi oraz rozliczeń finansowych z podległymi jednostkami organizacyjnymi.

Badanie wewnętrznych regulacji dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości wykazało, że dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie zawierała wszystkich wymaganych elementów, określonych przepisami art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Brak było pełnego opisu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „b” i „c” ustawy, w tym wykazu zbiorów tworzących księgi na komputerowych nośnikach danych. Kontrolowana jednostka okazała „Protokół dopuszczenia programów komputerowych wraz ze zmianami w Starostwie Powiatowym w Suwałkach”, podpisany przez Starostę, jednakże nieopatrzony datą. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „b” i „c” ustawy, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, należy określić wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych (elementy składające się na księgi rachunkowe wymienia art. 13 ustawy). Dokumentacja powinna też obejmować opis systemu informatycznego, zawierającego m.in. wykaz programów wraz z ich opisem oraz opisem programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji – str. 9, 12-14 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała również, że ewidencja księgowa prowadzona jest na tzw. kontach rodzajowych, wypełniających funkcje ksiąg pomocniczych, tworzonych przez księgowość jednostki, które nie były wprowadzone przez kierownika jednostki zakładowym planem kont – str. 14, 20 protokołu kontroli. Z regulacji wewnętrznych nie wynikał też sposób prowadzenia (metodą tradycyjną) ewidencji pomocniczej rozrachunków z pracownikami, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także ewidencji umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – str. 43, 60, 62 protokołu kontroli. Zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont wynikający z rozporządzenia, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych. Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej stanowią natomiast element zakładowego planu kont z mocy art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości.

Należy wskazać, iż rachunkowość obejmuje również gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych (art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy), w związku z czym przyjęte zasady rachunkowości powinny normować także to zagadnienie, w sposób dostosowany do specyfiki prowadzonej ewidencji księgowej i wymagań ustawy. Stosowana w jednostce praktyka kompletowania dowodów księgowych oraz oznaczania ich rodzajów symbolami literowymi nie ma odzwierciedlenia w posiadanych uregulowaniach wewnętrznych (przy czym z instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych wynika, że powinny być one gromadzone w zbiorach w kolejności zapisów w dzienniku obrotów) – str. 15 protokołu kontroli.

Ponadto wnioskiem wypływającym z kontroli jest konieczność dołożenia większej staranności przy redagowaniu przepisów wewnętrznych. Uwagi dotyczyły wprowadzania przepisów wewnętrznych w sposób uniemożliwiający jednoznaczne określenie daty ich obowiązywania, braku możliwości powiązania treści zarządzeń kierownika jednostki z zawartością uregulowań nim wprowadzonych (występowanie załączników niewynikających z treści zarządzenia, bez podpisów kierownika), wskazywania niewłaściwych podstaw prawnych wprowadzanych regulacji, a także ich niedostosowania do faktycznie stosowanych rozwiązań – str. 6-8, 16-17 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dowodów księgowych i zapisów księgowych, wykazało uchybienia wynikające z naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości oraz niestosowania przyjętych regulacji wewnętrznych; m.in.:

- generowane wydruki ksiąg rachunkowych nie spełniały wymogów określonych w art. 13 ust. 5 ustawy o rachunkowości w zakresie automatycznego numerowania stron wydruków i ciągłości sumowania w roku obrotowym – str. 13 protokołu kontroli;

- nie dopełniano wymogu wynikającego z art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz regulacji wewnętrznej w zakresie jednoznacznego powiązania zapisów w dzienniku z dowodami księgowymi, poprzez niewskazywanie na tych dowodach pozycji, pod którą zostały ujęte w dzienniku – str. 16 protokołu kontroli;

- nie opatrywano dekretacją syntetyczną dowodów źródłowych obrotu gotówkowego (dowody źródłowe powinny być zakwalifikowane przez wskazanie sposobu ujęcia w księgach stosownie do art. 20 ust. 2 i art. 21 ust. 1 ustawy), stosowany zaś sposób dekretacji na oddzielnym druku „PK” nie został określony w wewnętrznej instrukcji – str. 17 protokołu kontroli;

- zapisów na koncie 101 „Kasa” dokonywano na podstawie wyciągów bankowych, nie zaś, jak ustalono w zakładowym palnie kont, na podstawie raportów kasowych; ponadto do przepływów pieniężnych pomiędzy kasą i bankiem stosowano konto rozrachunkowe 240, podczas gdy należało do tego typu operacji stosować konto 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, które zgodnie z zasadami funkcjonowania służy do ewidencjonowania środków pieniężnych w drodze – str. 18, 19-20 protokołu kontroli;

- w trakcie sprawdzania wydatków na wynagrodzenia stwierdzono, że sposób zatwierdzania list płac, sporządzanych metodą komputerową, nie spełnia wymogów wewnętrznych – str. 43 protokołu;

- w trakcie sprawdzania zagadnienia dotyczącego gospodarki majątkiem rzeczowym stwierdzono nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji szczegółowej środków trwałych, na które wskazywano w trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej: ewidencja w formie księgi inwentarzowej, prowadzona poza komórką księgowości, w dalszym ciągu nie zawiera informacji dotyczących klasyfikacji rodzajowej środków trwałych oraz numeru inwentarzowego. Ponadto ciągłą nieprawidłowością jest brak wskazywania dowodu księgowego będącego podstawą zapisu w ewidencji szczegółowej – str. 60-61 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż ewidencja analityczna środków trwałych powinna zapewniać m.in. należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji, co wynika z zasad funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe”, zawartych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., a zatem powinna zawierać rzetelne dane dotyczące klasyfikacji rodzajowej zaewidencjonowanych środków trwałych. Oznaczanie środków trwałych numerami inwentarzowymi ma natomiast zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym jednoznacznego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o rachunkowości.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania, niewłaściwego stosowania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów, w tym regulacji wewnętrznych,

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych ustawą o rachunkowości, należy stosownie do przepisów wewnętrznych do Skarbnika Powiatu, a także Starosty Powiatowego, na którym spoczywa powinność wdrażania i aktualizowania zakładowego planu kont oraz nadzór nad wykonywaniem obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do przepisów art. 4 ust 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Prawa i obowiązku głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie, przy uwzględnieniu faktycznie stosowanych rozwiązań, dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o elementy wymagane ustawą o rachunkowości w zakresie opisu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach komputerowych, wskazania daty obowiązywania stosowanych wersji oprogramowania, sposobu prowadzenia ewidencji pomocniczej oraz gromadzenia dowodów księgowych, mając na uwadze tezy zawarte w niniejszym wystąpieniu.

2. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, w szczególności poprzez:

a) zapewnienie zgodności wydruków komputerowych ksiąg rachunkowych z wymogami ustawy;

b) dokonywanie zapisów księgowych obrotu gotówkowego na podstawie właściwych w świetle art. 20 i 21 ustawy oraz przepisów wewnętrznych dowodów księgowych, z wykorzystaniem konta 140;

c) zapewnienie jednoznacznego powiązania zapisów dziennika z dowodami księgowymi;

d) zobowiązanie Skarbnika do objęcia należytą kontrolą wewnętrzną, prowadzonej poza komórką księgowości, ewidencji szczegółowej środków trwałych w celu zapewnienia prawidłowego jej prowadzenia.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach.