Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Kuźnica

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Kuźnicy

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 października 2005 roku (znak: RIO.I.6011 - 14/05), o treści jak niżej:

                                                            Pan

                                                                           Jan Kwiatkowski

                                                                           Wójt Gminy Kuźnica

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy za okres 2004 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Kuźnica na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Badając sprawy ogólno-organizacyjne stwierdzono, że akta osobowe Skarbnika Gminy zawierają dokumentację poświadczającą wykształcenie średnie ogólne (kwestionariusz osobowy został wypełniony przez Skarbnika z datą 25 stycznia 1997 r.) – str. 4 protokołu kontroli. Należy wskazać, że od 1 stycznia 2005 roku, jak to wynika z art. 5 ust. 1 w zw. z art. 6 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych... (Dz. U. Nr 102, poz. 1116), do głównych księgowych jednostek sektora finansów publicznych ma zastosowanie przepis art. 35 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tj.: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), ustanawiający wymogi wykształcenia i praktyki zawodowej, niezbędne dla zajmowania tego stanowiska (z mocy ust. 7 art. 35 ustawy, przepisy dotyczące głównego księgowego stosuje się odpowiednio do skarbnika – głównego księgowego budżetu). Na podstawie okazanych akt osobowych należy stwierdzić, że osoba zatrudniona na stanowisku skarbnika gminy nie spełnia przywołanych wymogów w zakresie odpowiedniego wykształcenia.

Stosownie do postanowień art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, na organie wykonawczym (Wójcie) ciąży obowiązek kontroli przestrzegania przez podległe jednostki organizacyjne ustanowionych w nich procedur kontroli finansowej. Kontrola taka powinna obejmować w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych. W 2004 roku wskazany obowiązek nie był dopełniony. Z danych zawartych na str. 14 protokołu kontroli wynika, że w tym okresie Skarbnik (na którym zgodnie z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego ciążą obowiązki omawianej kontroli) nie przeprowadził żadnej kontroli, której zakres dotyczyłby próby co najmniej 5% wydatków jednostek organizacyjnych.

Badając dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że nie zapewnia ona prowadzenia rachunkowości w sposób pozwalający na ocenę sytuacji majątkowej i finansowej poszczególnych jednostek organizacyjnych objętych scentralizowaną obsługą finansowo-księgową w Urzędzie Gminy. Obsługa ta, poza rachunkowością budżetu gminy i urzędu jako jednostki budżetowej, obejmuje także rachunkowość będącego zakładem budżetowym Przedszkola Samorządowego oraz, z wyłączeniem 2004 roku, gminnych instytucji kultury: Biblioteki Publicznej Gminy i Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu – str.16-17 protokołu kontroli. Okazana dokumentacja nie odnosiła się do faktu prowadzenia rachunkowości innych niż urząd jednostek organizacyjnych. Należy tu wskazać, że każda z wymienionych gminnych jednostek organizacyjnych jest objęta podmiotowym zakresem ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), zatem ciążą na niej obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości w rozumieniu art. 4 tej ustawy (rachunkowość obejmuje m.in. przyjęte zasady jej prowadzenia). Zgodnie z tym artykułem, jednostki obowiązane są prowadzić rachunkowość w sposób zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie ich sytuacji majątkowej i finansowej, w tym wykazywanie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Przyjęte rozwiązania organizacyjne w zakresie obsługi finansowo-księgowej nie mogą więc prowadzić do zniesienia obowiązków określonych przepisami ustawy.

         W zarządzeniu wprowadzającym zakładowy plan kont w Urzędzie nie zostały uwzględnione przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2001 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 50, poz.511 ze zm.) – str. 17 protokołu kontroli.

         W zakładowym planie kont przyjęto taki sam opis kont syntetycznych budżetu i urzędu, jak w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz.1752 ze zm.). Kontrola wykazała, że w rzeczywistości ustalenia te nie były przestrzegane, ponieważ od przyjętych zasad stosowano liczne odstępstwa (opis rozbieżności w zasadach funkcjonowania kont zamieszczono na str. 17-22 protokołu kontroli).

W ewidencji budżetu odmienne funkcje, od przyjętych w zarządzeniu Wójta, pełniły konta: 133 „Rachunek budżetu”, 134 „Kredyty bankowe”, 224 „Rozrachunki budżetu”, 260 „Zobowiązania finansowe”, 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”. W budżecie nie wystąpiły zapisy na kontach 139 „Inne rachunki bankowe”, 240 „Pozostałe rozrachunki”, 909 „Rozliczenia międzyokresowe” i 962 „Wynik na pozostałych operacjach”, mimo zaistnienia operacji gospodarczych podlegających ewidencji na wymienionych kontach. Na koncie 961 „Nadwyżka lub niedobór budżetu” pierwsze zapisy pojawiły się dopiero w 2004 roku, w związku z przeksięgowaniem rocznym zrealizowanych dochodów i wydatków budżetu:

- w ewidencji budżetu na koncie 133 są ujmowane środki pieniężne wpłacane przez wykonawców jako zabezpieczenie należytego wykonania umów. Do rejestracji tego typu rozliczeń powinny służyć konta 139 i 240. Należy podkreślić, iż kontrola stwierdziła nieprzestrzeganie zasady dokonywania zapisów na koncie 133 wyłącznie w oparciu dokumenty bankowe;

- w kontrolowanej jednostce nie rozróżnia się pojęć „kredyt bankowy” i „pożyczka”. Terminy te są używane zamiennie zarówno w planowaniu, jak i w ewidencji. Mimo, iż z zawartych umów z bankami i pożyczkodawcami jednoznacznie wynikał rodzaj zaciągniętych zobowiązań, większość kredytów była traktowana jako pożyczki i ujmowana na koncie 260, zamiast na koncie 134;

- kontrola wykazała, że nie był przestrzegany obowiązek dokonywania wyceny zobowiązań wyrażonych w walutach obcych nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy. Taka wycena była przeprowadzana tylko na koniec roku, ale do wyceny kredytu denominowanego w euro przyjmowano przewidywany średni kurs na następny rok, zamiast kursu sprzedaży banku kredytującego na dzień wyceny. Ustalone w ten sposób różnice kursowe były ujmowane na koncie 134 w korespondencji z kontem 960, zamiast w korespondencji z kontem 962;

- wpływ w grudniu danego roku budżetowego subwencji oświatowej za styczeń następnego roku jest traktowany jako zobowiązanie i ujmowany na koncie 224, zamiast na koncie 909.

Szereg odmiennych rozwiązań stwierdzono w funkcjonowaniu kont syntetycznych urzędu, służących również do rejestracji zdarzeń dotyczących innych niż urząd jednostek organizacyjnych. Dotyczy to takich kont, jak: 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, 131 „Rachunek bieżący”, 400 „Koszty według rodzajów”, 750 „Przychody i koszty finansowe”, 760 „Pozostałe przychody i koszty”, 800 „Fundusz jednostki”, 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”, 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”. W 2004 roku nie wystąpiły zapisy na kontach: 290 „Odpisy aktualizujące należności”, 401 „Amortyzacja”, 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”, 740 „Dotacje i środki na inwestycje”, 761 „Pokrycie amortyzacji”.

         Odstępstwa w prowadzeniu ksiąg rachunkowych urzędu polegały głównie na niebieżącym dokonywaniu zapisów dotyczących dochodów własnych urzędu, należności i przychodów, ujmowaniu w ewidencji urzędu na koniec roku dochodów realizowanych bezpośrednio poprzez budżet, a także niewłaściwym przenoszeniu obrotów i sald takich kont jak 130 i 810. W szczególności należy zwrócić uwagę na następujące nieprawidłowości:

- na koncie 130, na którym zapisy powinny być dokonywane na podstawie wyciągów bankowych do rachunku bankowego budżetu, na bieżąco są ujmowane jedynie te operacje, które należało objąć planem finansowym wydatków urzędu. W ciągu roku są księgowane na tym koncie tylko dochody wpłacone do kasy urzędu, a dochody własne urzędu przelane na rachunek budżetu są ewidencjonowane zapisem zbiorczym na koniec roku budżetowego. Zgodnie z rozporządzeniem, saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków podlega okresowemu przeksięgowaniu na podstawie sprawozdań budżetowych na stronę Ma konta 800, a w zakresie dochodów na stronę Wn konta 800. W kontrolowanej jednostce wbrew przyjętym regułom wymienione salda konta 130 są przeksięgowywane na konto 860 i to tylko na koniec roku;

- nieprowadzenie w ciągu roku budżetowego bieżących zapisów na koncie 221 zarówno w odniesieniu do przypisów należności z tytułu podatków i opłat pobieranych przez urząd, jak i pozostałych przypisów należności z tytułu dochodów budżetowych (np. faktur dotyczących wynajmu, dzierżawy itp.). Na stronie Ma konta 221 na bieżąco są księgowane jedynie wpłaty podatkowe do kasy Urzędu. Należności podatkowe regulowane przelewami na rachunek budżetu (przypisy i wpływy) są księgowane zapisem zbiorczym na koniec roku, z tym, że księgowanie to obejmuje również należności z tytułu dochodów podlegających ewidencji wyłącznie na kontach budżetu (udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych, dochody pobierane na rzecz gminy przez urzędy skarbowe);

- prowadzenie w ciągu roku zapisów na koncie 750 w ograniczonym zakresie (tylko wpłaty do kasy należności nieprzypisanych i podatku VAT według miesięcznych deklaracji). Pozostałe przychody, jak wskazano, są ujmowane na koniec roku zapisem zbiorczym;

- ujmowanie na zmniejszenie funduszu jednostki (konto 800) efektów zrealizowanych inwestycji, a na jego zwiększenie pochodzących z inwestycji środków trwałych;

- księgowanie na koncie 810 wpływu dotacji na rachunek bieżący przedszkola, zamiast na przeznaczonym do tego celu koncie 740 „Dotacje i środki na inwestycje”, a także przeksięgowywanie na koniec roku salda strony Wn konta 810 na konto 860, zamiast na konto 800.

Analizując prawidłowość zapisów księgowych stwierdzono nieprawidłowości, które opisano na str. 22-25 protokołu kontroli. Poza wymienionymi, wynikającymi ze stosowania odstępstw od przyjętych zasad funkcjonowania kont, należy wskazać na: zaksięgowanie na koniec 2004 roku nadpłat podatkowych zapisem Wn 221, Ma 750 (kwota 10.160 zł), zamiast po przeciwnych stronach tych kont; ujmowanie ustalonych (ale nie wpłaconych) na koniec roku odsetek w korespondencji z kontem 750, zamiast z kontem 290 „Odpisy aktualizujące należności” (kwota 29.391 zł); prowadzenie zapisów na kontach służących do ewidencji ZFŚŚ i GFOŚiGW (konta 851 i 853) w taki sposób, że saldo wykazuje tylko konto 853, mimo wystąpienia środków pieniężnych na rachunku ZFŚS i należności z tytułu pożyczek mieszkaniowych; prowadzenie ewidencji umorzenia środków trwałych z pominięciem kont 401 „Amortyzacja” i 761 „Pokrycie amortyzacji”.

Badając prawidłowość danych zamieszczonych w sprawozdaniach budżetowych, sporządzonych za poszczególne okresy 2004 roku, stwierdzono uchybienia w sprawozdaniu Rb-NDS za III i IV kwartał oraz w rocznym sprawozdaniu Rb-27S. Niezgodne ze stanem rzeczywistym dane wykazano we wszystkich sprawozdaniach kwartalnych Rb-Z dotyczących 2003 i 2004 r. Ustalenia w zakresie sprawozdawczości budżetowej zostały przedstawione na str. 25 -27 protokołu kontroli.

Błędy w kwartalnych sprawozdaniach Rb-NDS o nadwyżce/deficycie j.s.t. polegały na pominięciu w nich, w pozycji rozchodów, stanu lokat bankowych (50.000 zł za III kw. i 140.000 zł za IV kw.). W sprawozdaniu Rb-NDS za IV kw. 2004 r., w przychodach w poz. D 17 „Inne źródła”, zamiast kwoty 21.973 zł wynikającej z rozliczenia kredytów i pożyczek za 2003 r., ujęto kwotę tzw. wolnych środków w wysokości 119.096 zł uwzględniającą tego typu rozliczenie za rok 2004. Po uwzględnieniu danych wynikających z ustaleń kontroli, tj. danych zgodnych ze stanem rzeczywistym w zakresie lokat bankowych i „wolnych środków”, okazałoby się, że finansowanie za 2004 rok było możliwe dzięki wykorzystaniu na ten cel środków subwencji oświatowej na styczeń 2005 roku.

Nieprawidłowości w prezentacji danych w sprawozdaniu rocznym Rb-27S o dochodach budżetowych za 2004 r. polegały na wykazywaniu otrzymanej subwencji oświatowej w wysokości dochodów wykonanych z tego tytułu. Należy przypomnieć, że do dochodów otrzymanych w danym roku nie zalicza się subwencji oświatowej za styczeń, otrzymanej w grudniu roku poprzedniego, a uwzględnia się wpływ subwencji za styczeń roku następnego.

Niezgodne ze stanem rzeczywistym dane w sprawozdaniach kwartalnych Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych były efektem zaniechania wyceny kredytu zaciągniętego w euro na koniec I, II i III kwartału oraz stosowania do wyceny kursu prognozowanego na następny rok, zamiast kursu sprzedaży banku kredytującego na ostatni dzień roku. Rzeczywiste zadłużenie na koniec kolejnych kwartałów 2003 r. było wyższe od wykazanego w sprawozdaniach odpowiednio o: 36.529 zł, 40.921 zł, 52.251 zł i 4.953 zł. W 2004 r. różnice między stanem rzeczywistym i księgowym były mniejsze. W Rb-Z za I kwartał omawiane zadłużenie zostało zaniżone o 6.791 zł, a w kolejnych kwartałach zawyżone odpowiednio o: 886 zł, 6.854 zł i 4.474 zł.

Kontrola wykazała, że nie można uznać za wiarygodne sprawozdań finansowych (bilansów) za 2003 i 2004 rok, dotyczących przedszkola i urzędu jako jednostki budżetowej. Porównanie danych zamieszczonych w bilansach z kwotami wynikającymi z ewidencji księgowej wykazało, że w szeregu pozycji bilansowych zostały wykazane zupełnie inne wielkości, niż wynikające z ksiąg rachunkowych. Rozbieżności w tym zakresie zostały przedstawione w tabelach Nr 4,6,7 i 8 na str. 29-33 protokołu kontroli.

Z porównania danych zawartych w księgach rachunkowych dotyczących urzędu i przedszkola z danymi zawartymi w bilansach tych jednostek wynika, że w bilansach na początek 2004 roku suma bilansowa stanowi 89,6% sumy wynikającej z ewidencji księgowej (3.216.311 zł zamiast 3.588.601 zł), zaś na koniec roku zaledwie 80,2% (3.033.733 zł zamiast 3.784.165 zł). W poszczególnych pozycjach bilansowych największe rozbieżności między danymi ujętymi w bilansie a kwotami zapisanymi w księgach występują w:

1) środkach trwałych, które w bilansie na początek roku zostały zaniżone o 69.510 zł (2.892.713 zł zamiast 2.962.223 zł), a na koniec roku aż o 750.594 zł (2.658.209 zł zamiast 3.581.069 zł),

2) inwestycjach rozpoczętych, które w bilansie na początek roku zostały zaniżone o 205.391 zł (108.643 zł zamiast 314.034 zł),

3) należnościach krótkoterminowych, które na początek roku w bilansie zaprezentowano w kwocie niższej niż w ewidencji o 98.636 zł (197.317 zł zamiast 295.953 zł), a na koniec roku mniejszej o 9.946 zł (161.614 zł zamiast 171.560 zł),

4) środkach pieniężnych, które w bilansie na początek roku są niższe o 6.397 zł (7.696 zł zamiast 14.093 zł), a na koniec roku wyższe o 10.108 zł od danych księgowych (27.191 zł zamiast 17.083 zł),

5) funduszu jednostki, który w bilansie na początek roku jest niższy od stanu księgowego o 319.866 zł (2.298.829 zł zamiast 2.618.695 zł), a na koniec roku mniejszy o 769.875 zł (1.729.281 zamiast 2.499.156 zł),

6) wyniku finansowym, który w bilansie na początek roku jest o146.669 zł niższy od stanu księgowego (411.687 zł zamiast 558.356 zł), a na koniec roku wyższy o 9.282 zł (1.053.490 zł zamiast 1.044.208 zł),

7) zobowiązaniach krótkoterminowych, które w bilansie na początek roku są wyższe o 104.455 zł (309.406 zł zamiast 204.951 zł), a na koniec roku wyższe o 10.164 zł od zapisów księgowych (207.617 zł zamiast 197.453 zł),

8) funduszach specjalnych (ZFŚS i GFOŚiGW), które w bilansie na początek roku są niższe o 10.210 zł od stanu księgowego (58.596 zł zamiast 68.806 zł).

Poza wadami wynikającymi z zamieszczenia w bilansach danych niezgodnych z księgami rachunkowymi, sprawozdania finansowe są obarczone błędami będącymi efektem niewłaściwej prezentacji danych i rezultatem odstępstw od przyjętych zasad rachunkowości. Zastrzeżenia kontrolujących wzbudziło m.in. kwalifikowanie w bilansie należności i nadpłat z tytułu podatków gminnych jako należności i zobowiązań od budżetów, zamiast wykazywania ich w pozostałych należnościach i zobowiązaniach - str. 33 -34 protokołu kontroli, oraz wykazanie w należnościach naliczonych, ale niewpłaconych odsetek od zaległości podatkowych – str. 23 protokołu kontroli.

Niezadowalająco wypadła również ocena poprawności danych ujmowanych w bilansach z wykonania budżetu gminy. W bilansie za 2004 rok dane na koniec roku są wprawdzie zgodne ze stanem ewidencyjnym, ale sposób prezentacji tych danych w poszczególnych pozycjach aktywów i pasywów jest nieprawidłowy. W tabelach Nr 2 i 3 na str. 27-28 protokołu kontroli zamieszczono dane wykazane w bilansie oraz dane zweryfikowane przez inspektorów. Z ich porównania wynika, że kontrolowana jednostka prawidłowo wykazała jedynie sumę środków pieniężnych (poz. I i I.1 aktywów), ogólny stan należności i rozliczeń (poz. II aktywów) i łączną kwotę aktywów netto budżetu (poz. II pasywów). W bilansie całość środków pieniężnych budżetu wykazano jako pozostałe środki pieniężne, pozostałe należności ujęto w należnościach od budżetów, zobowiązania ogółem i zobowiązania finansowe zostały zawyżone o wymagalną i otrzymaną w grudniu ratę subwencji oświatowej (169.734 zł), a także nie wyodrębniono w zobowiązaniach finansowych zobowiązań krótkoterminowych (129.617 zł). W bilansie niedobór budżetu za 2004 r. w kwocie 225.095,86 zł i dodatni wynik na operacjach niekasowych w wysokości 7.333,71 zł uwzględniono w skumulowanym niedoborze na zasobach budżetu. W sporządzonym bilansie, z powodu ujęcia w zobowiązaniach subwencji oświatowej za styczeń 2005 r., nie wypełniono pozycji „inne pasywa”. Należy zaznaczyć, że dane wynikające z ksiąg rachunkowych i zamieszczone w bilansie z wykonania budżetu odbiegają nieznacznie od stanu rzeczywistego z uwagi na niewłaściwą wycenę kredytu zaciągniętego w euro oraz zawyżenie dochodów o operacje niekasowe. Po eliminacji tych błędów rzeczywisty niedobór budżetu za 2004 r. wyniósłby 229.670,08 zł, dodatni wynik na operacjach niekasowych 11.807,75 zł, a aktywa netto budżetu minus 708.508,39 zł. Z uwagi na niższy, niż przyjęty do wyceny, kurs euro rzeczywiste zobowiązania finansowe wyniosłyby na koniec roku 823.030 zł.

Stwierdzono również, że dotychczas nie był sporządzony skonsolidowany bilans gminy, o którym mowa w § 15 pkt 4 i nast. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... – str. 34 protokołu kontroli.

W kontrolowanym 2004 roku brak było planu finansowego Urzędu Gminy. Obowiązek opracowania takiego planu został zawarty w art. 126 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych. Z przywołanego artykułu wynika, że w planie finansowym urzędu jednostki samorządu terytorialnego ujmuje się wszystkie wydatki budżetowe nieujęte w planach finansowych innych jednostek budżetowych, w tym m.in. wydatki związane z funkcjonowaniem organów jednostki samorządu terytorialnego, dotacje budżetowe, środki przekazywane na rzecz budżetów innych jednostek samorządu terytorialnego – str. 46 protokołu kontroli.

Urząd Gminy nie posiadał też udokumentowania w zakresie wypełnienia przez organ wykonawczy procedur przekazywania gminnym jednostkom organizacyjnym informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych oraz następnie planów finansowych, o których mowa w przepisach art. 125 i 126 ustawy o finansach publicznych oraz rozporządzeniu z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczególnych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych oraz szczególnych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333). Wypełnianie procedur w tym względzie ma zasadnicze znaczenie, gdyż zweryfikowane projekty planów finansowych i następnie plany finansowe stanowią podstawę gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych w roku budżetowym – str. 44, 46 protokołu kontroli (w obecnym stanie prawnym procedury opracowywania planów finansowych zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190)).

            Poza tym nie stwierdzono, iżby projekty planów finansowych szkół gminnych były opiniowane przez rady pedagogiczne szkół. Uprawnienie rad pedagogicznych w tym względzie wynika z art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty – str. 46 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli poprawności ustalenia i wypłacenia wynagrodzeń niektórych pracowników Urzędu Gminy Kuźnica stwierdzono, że określone uchwałą Nr VIII/48/03 Rady Gminy Kuźnica z dnia 25 kwietnia 2003 r. Pana wynagrodzenie zasadnicze wynosiło 3.200,- zł, zaś dodatek funkcyjny 1.000,- zł. Stosownie do obowiązujących w 2004 roku regulacji rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin... (Dz. U. Nr 33, poz. 264, zm.: Dz. U. z 2004 r. Nr 47, poz. 448), minimalna wysokość wynagrodzenia zasadniczego powinna była wynosić 3.300,- zł, natomiast dodatku funkcyjnego 1.030,- zł – str. 74 protokołu kontroli.

         W zakresie wydatków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ustalono, że nie został zachowany termin przekazania w odpowiedniej wysokości równowartości naliczonego odpisu na rachunek bankowy Funduszu. Całkowity odpis na ZFŚS w 2004 r. stanowił kwotę 145.330 zł. Do dnia 31 maja tego roku badana jednostka przelała na rachunek Funduszu 7.200 zł, co stanowiło 4,95% naliczonego odpisu. W myśl przepisu art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), do dnia 31 maja winna być przekazana na rachunek Funduszu kwota stanowiąca co najmniej 75% równowartości odpisu – str. 75 protokołu kontroli.

W wyniku analizy dokumentów związanych z zadaniem inwestycyjnym „Budowa zbiornika retencyjnego w Kuźnicy” stwierdzono (str. 76-77 protokołu kontroli), że inwestycja ta była realizowana w rzeczywistości nie przez Gminę Kuźnica, ale przez Samorządowe Województwo Podlaskie, a konkretnie przez jego jednostkę budżetową - Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Białymstoku. Wymienione zadanie było finansowane przez samorząd wojewódzki z dotacji celowej na zadania inwestycyjne, otrzymywanej z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej. Gmina jedynie dofinansowywała omawianą inwestycję na podstawie porozumienia zawartego w dniu 21 stycznia 2004 r. z Województwem Podlaskim i z tego względu w budżecie gminy należało zaplanować wydatek w par. 6630, a nie w par. 6050 klasyfikacji budżetowej wydatków, określonej rozporządzeniem Ministra Finansów z 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.).

W zakresie gospodarowania nieruchomościami zbadano prawidłowość postępowania przy sprzedaży nieruchomości oznaczonej nr geodezyjnym 150 o powierzchni 1 ha, położonej w Saczkowcach, które było prowadzone w trybie przetargu ustnego nieograniczonego – str. 88-89 protokołu kontroli. Kontrola wykazała uchybienia w zakresie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), bowiem okazana kontrolującym dokumentacja zawiązana ze sprzedażą nieruchomości nie zawierała wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z art. 35 ustawy, oraz przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30 ze zm.), gdyż określony w ogłoszeniu o przetargu termin wniesienia wadium (nie później niż w dniu przetargu) niezgodny był z postanowieniem § 4 ust. 2 tego rozporządzenia. Ponadto naruszono § 13 ust. 4 rozporządzenia w kwestii określenia minimalnej kwoty postąpienia w przetargu, ustalając je na 200, zamiast 240 zł. (W obecnym stanie prawnym procedury przeprowadzana przetargów zawarte są w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108).

         Badając gospodarowanie nieruchomościami stwierdzono również, że gmina Kuźnica w dalszym ciągu nie posiada ustalonych przez organ stanowiący zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych i wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym – str. 86-87 protokołu kontroli (na konieczność przygotowania i przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały w tej sprawie Izba Obrachunkowa wskazywała na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli gospodarki finansowej gminy (pismo RIO.I.0916-9/02 z dnia 31 października 2002r.)). Kontrolującym okazano projekt uchwały Rady Gminy Kuźnica w tej sprawie, nie uzyskał on jednakże pozytywnej opinii Komisji Planowania i Finansów (posiedzenie Komisji odbyło się w dniu 27 grudnia 2002 r). Należy wskazać, iż uchwała organu stanowiącego, określająca w sposób uniwersalny zasady gospodarowania nieruchomościami, winna służyć wykonywaniu uprawnienia Wójta do gospodarowania mieniem komunalnym, wynikającego z art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy. Tezę tę potwierdza obecne brzmienie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym (ukształtowane zmianą wynikająca z ustawy z dnia 6 listopada 1992 r. o zmianie ustawy o samorządzie terytorialnym (Dz. U. Nr 100, poz. 499)), zawierające zwrot, iż „do czasu określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy”. Ustalenie znaczenia tej normy przy zastosowaniu reguł wykładni funkcjonalnej prowadzi do wniosku, iż ustawodawca zmieniając treść art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) miał na celu zobowiązanie rady gminy do określenia ogólnych zasad gospodarowania nieruchomościami gruntowymi w formie uchwały zawierającej normy o charakterze generalnym i abstrakcyjnym. Natomiast do zmiany w 1992 roku przepis ten przewidywał każdorazowe podejmowanie stosownej uchwały w sprawach dotyczących gospodarowania nieruchomościami gruntowymi gminy. Istnienie ogólnych i stałych zasad gospodarowania nieruchomościami należy uznać za służące prawidłowej i ukierunkowanej realizacji ustawowych zadań organu wykonawczego, a także ułatwienia jego pracy. Każdorazowe podejmowanie uchwał przez radę przenosi na nią w praktyce część uprawnień wójta z zakresu gospodarowania nieruchomościami gruntowymi.

         Kontroli poddano też prawidłowość udzielania przez gminę Kuźnica zamówień publicznych. Badanie przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.). Wyniki kontroli świadczą o wystąpieniu istotnych nieprawidłowości, naruszających podstawowe zasady udzielania zamówień publicznych – str. 80-86 protokołu kontroli, załącznik nr 8 do protokołu.

Kontroli poddano postępowanie o udzielenie zamówienia na budowę boiska sportowego przy Gimnazjum i Szkole Podstawowej w Kuźnicy. Wartość zamówienia została ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego w wysokości 627.043,54 zł, co stanowi równowartość 154.947,99 euro. Postępowanie było prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie ogłoszenia zamieszczonego m.in. w Biuletynie Zamówień Publicznych z dnia 25 maja 2004 r.

Szczegółowy wykaz istotnych warunków zamówienia, które potencjalny wykonawca powinien spełnić w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego by złożyć ważną ofertę, zamawiający zawarł w sporządzonej specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Specyfikację zatwierdził Wójt p. Jan Kwiatkowski (specyfikacji nie opatrzono datą jej sporządzania i zatwierdzenia). Jedynym kryterium oceny oferty była najniższa cena, a termin związania z ofertą upływał 50 dni od ostatecznego terminu składania ofert w dniu 12 lipca 2004 r.

Specyfikację pobrało 7 wykonawców. Na podstawie art. 38 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych jeden z wykonawców na piśmie z dnia 13.06.2004 r. zwrócił się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji. Między innymi pytał, czym zamawiający uzasadnia konieczność składania oświadczenia o nie pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji z innymi uczestnikami postępowania o zamówienie publiczne w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi, ponieważ zamawiający zawarł taki wymóg w celu potwierdzenia spełniania wymaganych warunków udziału w postępowaniu (cz. VII str. 4 specyfikacji; oświadczenie miało być złożone w dniu otwarcia ofert lub najpóźniej do 2 dni po ich otwarciu). Zamawiający udzielił wyjaśnień na piśmie w dniu 28.06.2004 r. (zostały one podpisane przez Zastępca Wójta p. Henryka Krajewskiego), przekazując ich treść wszystkim wykonawcom, którym doręczono specyfikację. W kwestii oświadczenia o stosunku zależności lub dominacji z innymi uczestnikami postępowania zamawiający użył w wyjaśnieniu zwrotu „nie dotyczy”, z czego należy wnioskować, iż wycofał się z żądania takiego oświadczenia. Było to postępowanie zasadne, gdyż ustawa Prawo zamówień publicznych (art. 22 i 24), w odróżnieniu od poprzednio obowiązującej ustawy o zamówieniach publicznych, nie ustanawia takiego rodzaju podmiotowego kryterium udziału w postępowaniu, a tym samym przesłanki wykluczenia w związku z niezłożeniem oświadczenia w tym względzie. Niewłaściwe było natomiast zamieszczenie wymogu w kwestii przywołanego oświadczenia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, gdyż zgodnie z art. 25 Prawa zamówień publicznych, zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania.

W wymaganym terminie do dnia 12.07.2004 r. wpłynęły oferty od dwóch wykonawców. Po zapoznaniu się z nimi, komisja przetargowa, powołana w dniu 9.07.2004 r. na podstawie Zarządzenia Pana Wójta, dokonała oceny ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. Zamawiający udokumentował w tym zakresie, iż jeden z dwóch wykonawców – firma MASTERS sp. z o.o. ze Szczecina, ze względu na nie złożenie oświadczenia w kwestii pozostawania w stosunku zależności lub dominacji z biorącymi udział w postępowaniu, został wykluczony z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 3 Ustawy – Prawo zamówień publicznych. (Na marginesie należy nadmienić, że zamawiający nie przekazał wykonawcom wykazu uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu, zaś oświadczenie drugiego wykonawcy zostało złożone w dniu 13.07.2004 r. za pomocą faksu i nie zostało potwierdzone pismem). W tym stanie rzeczy, komisja przetargowa uznała, że wymagane warunki udziału w postępowaniu spełnia 1 wykonawca, tj. firma Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „POLIMEL” z Katowic, i dokonała wyboru jej oferty. Wybrany wykonawca oferował wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę 597.727,68 zł, a zatem o kwotę 72.065,16 zł wyższą od oferty odrzuconej firmy MASTERS, opiewającej na sumę 525.662,52 zł.

Prace komisji przetargowej zakończyły się w dniu 2 sierpnia 2004 r. Protokół opatrzono podpisami członków oraz przewodniczącego komisji. Prace te oraz protokół postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załączonymi do niego drukami zostaly zatwierdzone przez Pana Wójta. Umowa o roboty budowlane została natomiast zawarta przez Pana Wójta z wybranym wykonawcą w dniu 15 kwietnia 2005 roku, przy czym nie został wypełniony obowiązek zamawiającego, określony w art. 95 ust. 1 ustawy, przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.

Przepis art. 7 ustawy Prawo Zamówień Publicznych stanowi, że zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy. W wyniku dokonanych ustaleń stwierdzono, że w postępowaniu prowadzonym przez kontrolowaną jednostkę o udzielenie zamówienia na budowę boiska sportowego przy Gimnazjum i Szkole Podstawowej w Kuźnicy doszło do naruszenia przepisów określonych w ustawie, które miało wpływ na wynik tego postępowania:

1) W procedurze ubiegania się o zamówienie publiczne zamawiający winien żądać od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu mając na uwadze zarówno treść art. 22 i art. 24-25 Prawa zamówień publicznych, jak i przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2004 r Nr 71, poz. 645). Żądanie od wykonawców innych niż wynikających z przywołanych przepisów dokumentów i oświadczeń, które nie są niezbędne do przeprowadzenia postępowania, jest bezzasadne. Wyraz temu dał również zamawiający w pisemnym wyjaśnieniu do treści specyfikacji z dnia 28 czerwca 2004 r. Pomimo tego, dokonał wykluczenia wykonawcy, który spełnił w świetle wyjaśnienia warunki udziału w postępowaniu, a jego oferta była tańsza od oferty wybranej;

2) Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 94 Prawa zamówień publicznych, zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą. Zamawiający uchybił tej zasadzie: termin związania ofertą (50 dni) upłynął 1 września 2004 r., umowę zawarto zaś 15 kwietnia 2005 r. Ponadto, w postanowieniu § 8 umowy zostało zawarte, iż zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 47.818 zł zostanie wniesione w dniu podpisania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej. Wykonawca nie wniósł wymaganego zabezpieczenia, a zatem zgodnie z przepisem art. 94 ust. 2 ustawy, w przypadku gdy wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia u mowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania wskazane w art. 93 ust. 1.

W wyjaśnieniu złożonym kontrolującym, podpisanym przez: Sekretarza Gminy p. Pawła Mikłasza - przewodniczącego komisji przetargowej oraz inspektora ds. budownictwa p. Jana Szczawińskiego - sekretarza komisji, zostało podniesione m.in., że „W trakcie przygotowania dokumentacji do procesu przetargowego na budowę boiska przyszkolnego w Kuźnicy bazowano na typowych wzorcach SIWZ uzgodnionych i zatwierdzonych przez Wójta Gminy Kuźnica, które w swej treści ujmowały częściowo przepis zawarty w uprzednim prawie o zamówieniach publicznych dotyczący żądania od oferentów oświadczenia o zależności lub dominacji. W dniach 24.06-14.07.2004 r. Jan Szczawiński przebywał na urlopie, w tym okresie jego zastępstwo sprawował Jerzy Papczyński, który przygotował odpowiedź w dn. 28.06.2004 r. na zapytania i wyjaśnienia stawiane przez oferentów. Inspektor Jan Szczawiński przybył z urlopu w dniu 12.07.2004 r. na otwarcie ofert i ich analizę. Przewodniczący Komisji Przetargowej oraz insp. Jan Szczawiński podczas postępowania przetargowego i po otwarciu ofert nie zostali zapoznani z treścią wyjaśnień SIWZ, tj. pismem z dnia 28.06.2004 r.” Treść przytoczonych wyjaśnień oraz opisany stan faktyczny wskazują, że w kontrolowanej jednostce nie funkcjonowały żadne mechanizmy kontrolne, mające na celu zabezpieczenie prawidłowego przygotowania i przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne.

Po zakończeniu kontroli, pismem z dnia 12 września 2005 r. Pan Wójt powiadomił Regionalną Izbę Obrachunkową, iż z dniem 22 sierpnia 2005 r. umowa na budowę boiska sportowego przy Szkole Podstawowej i Gimnazjum w Kuźnicy została rozwiązana bez żadnych zobowiązań i skutków finansowych dla jej stron.

Badając rozliczenia z gminnymi jednostkami organizacyjnymi, w tym instytucjami kultury, ustalono, że:

- rozliczenie dotacji przedmiotowych, udzielonych Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej (zakładowi budżetowemu) do sprzedaży związanej z odprowadzaniem ścieków, odbywało się w sposób nieuwzględniający postanowień Rady Gminy w kwestii stawek jednostkowych dotacji – str. 91-93 protokołu kontroli. W uchwale budżetowej na 2004 rok Rada Gminy ustaliła dotacje przedmiotowe dla ZGKiM w formie dopłat do 1m³ ścieków w wysokości 2,50 zł. Łączna kwota dotacji została zaplanowana w budżecie na poziomie 85.000 zł, co oznaczało dopłaty do 34.000m³ odprowadzonych ścieków. Jednostkowa stawka dotacji w ciągu roku nie uległa zmianie, ale łączna kwota dotacji została zmniejszona uchwałą Rady Gminy z 16.11.2004 r. o 3.660 zł, a w dniu 17.12.2004 r. przez Pana Wójta o 8.000 zł. Ustalenia kontroli wskazują, że podstawą rozliczeń dotacji przedmiotowych nie były stawki jednostkowe, lecz koszty poniesione na odprowadzanie ścieków przez ZGKiM w 2004 r. Z załącznika nr 9 do protokołu kontroli wynika, że w kosztach poniesionych materiałów (par. 4210), wynoszących 15.254 zł, podstawową pozycją był podatek VAT, stanowiący aż 53,6% (8.182 zł). Należy przy tym zaznaczyć, iż z wniosku załączonego do uchwały Rady Gminy z dnia 25 kwietnia 2003 r. w sprawie zatwierdzenia taryf opłat za wodę i ścieki wynika, iż ceny i stawki opłat zawartych w taryfach zostały ustalone na podstawie przychodów niezbędnych do prowadzenia działalności w zakresie zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków na terenie gminy Kuźnica;

- Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej doliczał podatek VAT w rozliczeniach usług świadczonych na rzecz Urzędu Gminy – str. 93 protokołu kontroli. Zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 970, zm. Dz. U. Nr 145, poz. 1541), od 25 czerwca 2004 r. usługi świadczone pomiędzy gospodarstwami pomocniczymi jednostek budżetowych, jednostkami budżetowymi i zakładami budżetowymi, z wyjątkiem usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz usług komunikacji miejskiej, są zwolnione od podatku VAT. W związku z tym brak jest podstaw do doliczania do ceny podatku VAT przez zakład budżetowy (ZGKiM) sprzedający na rzecz jednostki budżetowej (Urzędu Gminy) usługi w zakresie dowożenia uczniów i wynajmu sprzętu. O tym, iż urząd jednostki samorządu terytorialnego jest jednostką budżetową przesądza treść art. 126 ust. 3 ustawy o finansach publicznych;

- Urząd Gminy dokonywał rozliczeń podatku VAT za posiadający osobowość prawną Gminny Ośrodek Kultury i Sportu – str. 23-24 protokołu kontroli. Gminny Ośrodek Kultury i Sportu jako osoba prawna powinien posiadać odrębny numer identyfikacji podatkowej i samodzielnie rozliczać podatek VAT z urzędem skarbowym. Natomiast Urząd Gminy powinien rozliczać VAT wynikający z własnej sprzedaży. Należy przy tym wskazać na stosowanie not księgowych przez Urząd dla rozliczeń z jednostkami organizacyjnymi gminy z tytułu zakupionych i przekazanych tym jednostkom towarów;

- dochody zrealizowane przez Oświatową Jednostkę Budżetową były rozliczaniu z budżetem gminy z pominięciem konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – str. 93 protokołu kontroli. Zgodnie z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, do rozliczeń dochodów budżetowych zrealizowanych przez jednostki budżetowe w budżecie gminy służy konto 222. Wpłaty dochodów na rachunek budżetu należy ujmować na stronie Ma tego konta, a kwoty dochodów ze sprawozdania Rb-27S na stronie Wn, w korespondencji z kontem 901 „Dochody budżetowe”. W kierowanej przez Pana jednostce wpłaty dochodów są księgowane Wn 133, Ma 901, a dochody zrealizowane i wykazane w sprawozdaniu Rb-27S w ewidencji budżetu gminy nie są ujmowane.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jedn. z 2005 roku, Dz. U. Nr 8, poz. 60), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badając prawidłowość sporządzenia sprawozdania Rb-PDP w zakresie wykazanych skutków wynikających z obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków z tytułu udzielonych ulg odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechań poboru w oparciu o przedstawioną dokumentację stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- w podatku od nieruchomości zaniżona została wysokość skutków obniżenia górnych stawek o 9776 złotych, ustalono, że podane wartości nie uwzględniają nieruchomości będących własnością Gminy a niekorzystających z wyłączenia z opodatkowania na mocy art. 2 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst. jedn. z 2002 r. Dz. U. Nr 9, poz. 84 ze zm.),

- w podatku od nieruchomości zawyżono o 11392 złotych skutki udzielonych ulg i zwolnień, co było pochodną nieprawidłowego wykazania w tej kolumnie skutków obniżenia górnych stawek w wysokości 8430 zł oraz błędnego ustalenia kwoty zwolnień wynikających z uchwały Rady Gminy. Jako zwolnione na podstawie uchwały potraktowano nieruchomości szkolne, które korzystają z ustawowego zwolnienia wynikającego z treści art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W ten sam sposób potraktowano nieruchomości gminne lub ich części, które zostały wydzierżawione. Zgodnie z art. 3 ust.1 pkt 4 podatnikami w przypadku nieruchomości lub ich części stanowiących własność jednostki samorządu terytorialnego są posiadacze tych nieruchomości. Tymczasem z podatku są zwolnione:

- budynki lub ich części, budowle lub ich części oraz grunty lub ich części wykorzystywane przez Gminę Kuźnica oraz jej jednostki organizacyjne powołane w celu wykonywania zadań publicznych,

- budynki lub ich części, budowle lub ich części oraz grunty lub ich części wykorzystywane do celów ochrony przeciwpożarowej w rozumieniu ustawy z dnia 24 sierpnia 1991r. o ochronie przeciw pożarowej,

- budynki lub ich części, budowle lub ich części oraz grunty lub ich części związane z prowadzeniem na terenie gminy Kuźnica działalności: kulturalnej, sportowej i rekreacyjnej,

- budynki lub ich części, budowle lub ich części oraz grunty lub ich części służące na terenie gminy Kuźnica do zaopatrywania w wodę oraz odprowadzania i oczyszczania ścieków.

A zatem wszystkie podmioty, które są w posiadaniu nieruchomości gminnych są zobowiązane do złożenia deklaracji i opłacania podatku w odpowiedniej wysokości, wynikającej z uchwały. Ponadto przy składaniu korekty deklaracji należy również pamiętać, że ze zwolnienia zawartego § 1 pkt 1 korzystają nieruchomości wykorzystywane przez gminę i jej jednostki organizacyjne do celów publicznych. Przy czym Rada Gminy nie określiła co oznacza wykonywanie zadań publicznych,

- w podatku od środków transportowych nie wykazano skutków obniżenia górnych stawek podatku. Z ewidencji podatkowej wynika, że skutki powstały w przypadku dwóch pojazdów na kwotę 178 zł. Ponadto w sprawozdaniu nie wykazano skutków udzielonych ulg i zwolnień. W trakcie kontroli ustalono, że w badanym okresie obowiązywała uchwała, a ze zwolnienia korzystały autobusy gminne o nr rej. BSK R585, BSK L830, BTW9636, BSK R900 wykorzystywane przez ZGM i K w Kuźnicy Białostockiej do dowozu dzieci do szkół. Kwota utraconego w ten sposób podatku wyniosła 6939 zł – str. 48-50 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli ustalono, że w ewidencji podatkowej nie ma danych geodezyjnych obejmujących grunty z całego terenu gminy. Sytuacja ta dotyczy szczególnie osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej. W przypadku podatników będących osobami fizycznymi w trakcie kontroli posiłkowano się danymi wynikającymi ze zmian geodezyjnych. W związku z tym, iż zmiany dotyczą konkretnych gruntów z jednej grupy rejestrowej nie ma pewności czy podatnik nie posiada gruntów w innej grupie geodezyjnej. Brak danych z ewidencji geodezyjnej uniemożliwia wykonanie m.in. czynności sprawdzających wskazywanych treścią art. 272 pkt 2 i 3 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z przywołanym przepisem w trakcie tych czynności należy stwierdzić formalną poprawność składanych deklaracji oraz ustalić stan faktyczny w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Bez posiadania danych z ewidencji geodezyjnej w części dotyczącej deklarowanej powierzchni gruntów jest to niemożliwe.

W związku z powyższym kontroli dokonano w zakresie prawidłowości sposobu wykazania danych w deklaracjach oraz porównania danych zawartych w deklaracjach złożonych za rok 2004 roku z danymi wynikającymi z deklaracji za rok 2003, w celu wychwycenia zmian w deklarowanych przedmiotach opodatkowania niemających udokumentowania w ewidencji podatkowej. W wyniku podjętych działań ustalono, że:

- podatnik o nr konta 28, wykazał do opodatkowania budowle związane z działalnością gospodarczą. W związku z tym, iż są to nieruchomości jednostki administracji publicznej, wykorzystywane wyłącznie do celów mieszkaniowych wykazywanie przez nią budowli należy uznać za nieprawidłowe. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych budowle podlegają opodatkowaniu jedynie wtedy, gdy związane są z prowadzeniem działalności gospodarczej;

- w przypadku deklaracji złożonych przez Gminę Kuźnica ustalono, że wykazano w nich powierzchnie nieruchomości, które są w posiadaniu najemców i dzierżawców. Z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wynika, że w przypadku posiadania nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, bez względu na tytuł owego posiadania, obowiązek podatkowy ciąży na posiadaczu. Innym aspektem tej sprawy jest fakt, że nieruchomości te korzystały ze zwolnienia wynikającego z uchwały Rady Gminy Nr XIII/64/03. Jak już wcześnie wspomniano, ze zwolnienia mogą korzystać jedynie nieruchomości wykorzystywane przez gminę lub jej jednostki organizacyjne do wykonywania zadań publicznych. Wobec powyższego wszyscy najemcy nieruchomości gminnych są podatnikami i na nich ciąży obowiązek podatkowy przekształcający się w zobowiązanie podatkowe poprzez złożenie deklaracji;

- w wyniku porównania powierzchni wynajmowanych przez najemców w budynku po byłym ośrodku zdrowia, wynikających z podpisanych umów z danymi zawartymi w deklaracji ustalono, że nastąpiło zaniżenie powierzchni do opodatkowania o 6 m²;

- błędnie wykazano powierzchnie wynajmowane przez jednostkę wojskową w budynku po byłej szkole w miejscowości Nowodziel. Zgodnie z deklaracją powierzchnia ta wynosi 175,8 m² i jest związana z działalnością gospodarczą. Z umowy najmu wynika natomiast, że wynajmowana powierzchnia wynosi 115 m², a z wyjaśnień złożonych przez pracownika urzędu prowadzącego wymiar podatku wynika, że w budynku nie jest prowadzona działalność;

- w wyniku porównania danych wykazanych w deklaracji z ewidencją księgową urzędu ustalono, że w deklaracjach nie wykazano nieruchomości gminnych położonych w miejscowościach Tołoczki, Kuźnica i Kuścimce.

Ponadto działania prowadzone w zakresie porównania danych zawartych w deklaracjach za lata podatkowe 2003 i 2004 wskazują na istniejące różnice w deklarowanych powierzchniach bądź wartościach budowli, których nie można wyjaśnić w oparciu o posiadaną dokumentację. W związku z powyższym mając na uwadze opis zawarty w protokole należy podjąć działania mające na celu ustalenie przyczyn zaistniałych zmian. I tak w przypadku podatnika o nr konta 25 w trakcie roku podatkowego 2003 wzrosła powierzchnia gruntów związanych z działalnością do 30000 m², a wartość budowli o 1396391,07 złotych. Z wyjaśnienia złożonego do korekty deklaracji wynika, że grunty te wcześniej wykazane były jako pozostałe a budowli nie wykazywano jako niewykorzystywanych. Tymczasem w pierwotnej deklaracji na 2003 rok powierzchnia gruntów pozostałych wynosiła jedynie 1114,20 m2. Wskazuje to, że grunty wogóle nie zostały wykazane i do dnia korekty nie były opodatkowane. Analogiczna sytuacja dotyczy budowli. Należy też zauważyć, iż podatnik w wyjaśnieniu błędnie interpretował obowiązujące przepisy wskazując, że grunty traktował jako pozostałe, ponieważ do momentu wydzierżawienia nie wykorzystywał ich do prowadzenia działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uważa się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. b), chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych.

Mając na uwadze wszystkie wykazane nieprawidłowości należy stwierdzić, iż w jednostce nie są prowadzone czynności sprawdzające, o których mowa w art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.- str. 50-53 protokołu kontroli.

Podczas kontroli dochodów z tytułu podatku od nieruchomości opłacanego przez osoby fizyczne stwierdzono, że w przypadku podatników o numerach kont 160010, 110013, 250026 brak jest w ewidencji podatkowej dokumentów, z których wynikałby obowiązek podatkowy. Nie stwierdzono informacji (wykazów) na podatek od nieruchomości lub innego dokumentu potwierdzającego fakt posiadania przez podatnika przedmiotów podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. - str. 54 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli terminowości prac wymiarowych ustalono, że doręczając decyzje podatkowe sołtysi z miejscowości Achrymowicze, Łosośna, Kol. Kowale, Wojnowce i Cimanie nie egzekwowali od podatników obowiązku potwierdzenia datą i podpisem momentu odbioru decyzji. W związku z powyższym organ podatkowy nie miał możliwości ustalenia daty powstania zobowiązania podatkowego i terminu płatności I raty podatku. Zgodnie z art. 21 § 1 pkt 2 zobowiązanie podatkowe powstaje z chwilą doręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania. Natomiast termin płatności podatku wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego. W ustawie o podatkach i opłatach lokalnych, ustawie o podatku rolnym oraz ustawie o podatku leśnym określono kalendarzowo terminy płatności I raty podatków. Jednak, aby móc egzekwować od podatników przestrzeganie ustawowych terminów płatności decyzje muszą być doręczone, co najmniej na 14 dni przed pierwszym terminem (tj. przed 15 marca). A zatem brak daty na potwierdzeniu odbioru uniemożliwia na pewien okres możliwość stosowania działań upominawczych oraz naliczania odsetek - str. 54 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły również uchybień w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej. Stwierdzono, że w przypadku kościelnych osób prawnych ich konta podatkowe prowadzone były w ewidencji osób fizycznych opłacających łączne zobowiązanie pieniężne. Zgodnie z art. 6c ustawy o podatku rolnym możliwość pobierania podatku w formie łącznego zobowiązania pieniężnego przysługuje jedynie osobom fizycznym, na których ciąży obowiązek podatkowy w podatku rolnym i jednocześnie w podatku od nieruchomości lub podatku leśnym. Sytuacja ta powtórzyła się również w przypadku podatku leśnego - str. 55 protokołu kontroli.

Kontrola w powyższym zakresie pozwoliła ustalić również, że:

- grunty sklasyfikowane w ewidencji geodezyjnej jako N-nieużytki błędnie zaliczane są do powierzchni użytków rolnych. Zgodnie z § 67 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. (Dz. U. Nr 38, poz. 454) nieużytki stanowią oddzielną grupę użytków gruntowych. A zatem na mocy art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podlegają one opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Jednak ustawodawca zapisem w art. 7 ust. 1 pkt 10 ww. ustawy postanowił zwolnić je z opodatkowania,

- grunty sklasyfikowane w ewidencji geodezyjnej jako S Ps III lub IV klasy przeliczano jako Ps, w zależności od rodzaju klasy przelicznikami 0,95 i 0,55. Natomiast zgodnie z art. 4 ust. 6 ustawy o podatku rolnym w przypadku gruntów sklasyfikowanych jako sady III i IV klasy stosuje się przeliczniki odpowiednie dla klas IIIa i IVa;

- kolejną nieprawidłowością o charakterze systemowym, jaką stwierdzono w trakcie kontroli jest zaokrąglanie do dwóch miejsc po przecinku powierzchni gruntów wprowadzanych do ewidencji podatkowej, która w ewidencji geodezyjnej jest podana do czterech miejsc po przecinku;

- w przypadku podatnika o nr ewidencyjnym 210012 stwierdzono, że zawyżono podatek co było pochodną rozbieżności między podstawą opodatkowania wynikającą z ewidencji geodezyjnej a danymi z ewidencji podatkowej. Nieprawidłowości tego typu stwierdzono również w przypadku podatników o numerach ewidencyjnych 220048, 180010, 1200463, 120440, 120380 i 120556 - str. 56 i 57 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnień dotyczących podatku leśnego od osób prawnych stwierdzono, że w przypadku składania korekty deklaracji podatnicy nie dołączali pisemnego uzasadnienia korekty, czym naruszali obowiązek nałożony na podatnika treścią art. 81 ustawy Ordynacja podatkowa. W myśl tego przepisu podatnik wraz z korektą deklaracji składa pisemne uzasadnienie przyczyn korekty. Sytuacja taka nie powodowała reakcji organu podatkowego na zasadach przepisów art. 274 i 275 Ordynacji podatkowej - str. 57-58 protokołu kontroli.

Porównanie danych zawartych w informacjach podatkowych i ewidencji podatkowej dotyczącej osób fizycznych z danymi wynikającymi z ewidencji geodezyjnej wskazuje, że w większości badanych przypadków, w których podatnik posiadał Lz są one traktowane jako lasy. Zgodnie z art. 1 ustawy o podatku leśnym opodatkowaniu podatkiem leśnym podlegają lasy, a lasem w rozumieniu ustawy są grunty leśne sklasyfikowane w ewidencji geodezyjnej jako las. Natomiast w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. (Dz. U. Nr 38, poz. 454) w sprawie ewidencji gruntów w § 68, grunty sklasyfikowane jako Lz, to grunty zadrzewione i zakrzewione, które stanowią odrębna grupę gruntów. A zatem nie ma możliwości, aby podlegały one opodatkowaniu podatkiem leśnym. W związku z powyższym należy zweryfikować dane zawarte w ewidencji podatkowej i doprowadzić do zgodności z ewidencją geodezyjną.

W toku kontroli prawidłowości opodatkowania podatkiem leśnym osób fizycznych stwierdzono także, że sposób wypełniania druku informacji jest niezgodny z ustalonym przez Radę Gminy wzorem i powoduje trudności w ustaleniu czy wykazany las podlega opodatkowaniu czy też jest z niego zwolniony. Zgodnie z ustalonym uchwałą Rady Gminy wzorem do wykazywania powierzchni zwolnionych służy pozycja E. Brak reakcji organu podatkowego na powyższe błędy wystąpił w przypadku podatników o nr ewidencyjnych 170047, 200015, 90053, 210096, 150010 - str. 58-59 protokołu kontroli.

W efekcie kontroli terminowości składania deklaracji podatkowych stwierdzono, że na większości z nich brak jest adnotacji o dacie ich wpływu do Urzędu. Nie są one również ewidencjonowane w księdze korespondencji. Sytuacja taka narusza § 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.) zgodnie, z którym korespondencję wpływającą do urzędu przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo. Brak daty wpływu do jednostki uniemożliwia stwierdzenie czy podatnicy wypełnili obowiązek złożenia deklaracji w terminie wynikających z przepisów podatkowego prawa materialnego - str. 53, 55 i 58 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli pod względem formalno-prawnej zgodności wydawanych przez organ podatkowy decyzji z obowiązującymi przepisami stwierdzono, iż w przypadku decyzji na podstawie, których udzielano ulg w zapłacie podatku w postaci odroczenia terminu płatności zobowiązania podatkowego, organ podatkowy nie prowadził postępowania podatkowego oraz odstępował od ich uzasadnienia. Na podstawie art. 67a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, w obecnym, obowiązującym od dnia 1 września 2005 roku brzmieniu tej ustawy, organ podatkowy po ustaleniu, że istnieje ważny interes podatnika lub publiczny może m.in. odroczyć termin płatności podatku bądź zaległości podatkowej. W związku z powyższym na organie podatkowym przed wydaniem decyzji ciąży obowiązek ustalenia czy zachodzi którakolwiek z wymienionych przesłanek. W przypadku stwierdzenia, że taka sytuacja ma miejsce może on dokonać rozstrzygnięcia w zakresie, jaki uzna za stosowne. Nie mniej jednak musi ono mieć oparcie w zebranych w trakcie postępowania dowodach i ustalonych faktach. Ponadto we wszystkich decyzjach odstąpiono od podawania uzasadnienia faktycznego powołując się na art. 210 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z wymienionym przepisem możliwość odstąpienia od uzasadnienia decyzji istnieje wówczas, kiedy uwzględnia on w całości żądanie strony, z wyjątkiem sytuacji, kiedy na podstawie decyzji została przyzna ulga w zapłacie podatku. Odroczenie terminu płatności zobowiązania podatkowego jest ulgą w zapłacie podatku, a zatem stosowanie ww. przepisu nie jest możliwe.

Również w przypadku decyzji, na podstawie których umarzano podatek uchybienia dotyczyły sposobu prowadzenia postępowania podatkowego. W większości przeanalizowanych przypadków podatnicy występując o umorzenie argumentowali to trudną sytuacją materialną. Z przedstawionej dokumentacji wynika, że postępowanie to ograniczało się do spisania protokołu o stanie majątkowym, w którym nie wskazywano źródeł dochodów i ich wysokości oraz wysokości ponoszonych wydatków, jak również nie gromadzono innych dokumentów, które przedstawiałyby faktyczną sytuację materialną podatnika i wpływ, jaki wywarłby na nią fakt opłacenia podatku. Art. 122 ustawy Ordynacja podatkowa stanowi, że organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym. Jak już wspomniano w aktach większości badanych spraw brak jest dokumentów potwierdzających podnoszone we wniosku argumenty. Należy zatem uznać, że organ podatkowy prowadził postępowanie bez zachowania należytej staranności, a co za tym idzie podjął rozstrzygnięcia bez ustalenia przesłanek, co jest niezgodne z art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej. Jako nieprawidłowy należy uznać sposób uzasadniania decyzji. Zgodnie z art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa uzasadnienie faktyczne w decyzji powinno odnosić się do zebranych w toku postępowania dowodów i ustalonych faktów. Natomiast w kontrolowanych decyzjach, organ podatkowy przedstawia podawany przez podatnika argument przemawiający za załatwieniem sprawy pozytywnie oraz przytacza treść art. 67 § 1 i wyjaśnia, co należy przez to rozumieć. Nie ma natomiast odniesienia do zebranych dokumentów - str. 63-64 prot. kontroli.

Badanie w obrębie zagadnień dotyczących prawidłowości osiągania dochodów z tytułu podatku od środków transportowych doprowadziło do następujących ustaleń. W przypadku pojazdu o numerze rejestracyjnym BSK R516, tj. sam. ciężarowy o DMC 22,2 t podatnik zastosował błędną stawkę wynikająca z § 1 pkt 2 uchwały Nr XIII/69/03, który to punkt został przez Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku uchylony jako niezgodny z prawem. Rada nie określiła nowej stawki dla tego typu pojazdów, a zatem zgodnie z art. 20a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych należało zastosować stawkę wynikającą z uchwały Nr III/13/02 z dnia 18 grudnia 2002 roku w sprawie stawek podatku od środków transportowych. Zgodnie z nią w 2004 roku podatek za ww. pojazd powinien wynieść 2354,12 zł. Inną stwierdzoną nieprawidłowością było nie opodatkowanie pojazdu o numerze rejestracyjnym BTY 4011 będącego w posiadaniu Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kuźnicy Białostockiej. W złożonej deklaracji podatnik wykazał pięć pojazdów, w tym cztery to autobusy i samochód ciężarowy. Organ podatkowy wszystkie potraktował jako zwolnione na podstawie uchwały Nr XIII/70/03. Wynika z niej, że z podatku zwolnione są pojazdy wykorzystywane do przewozu dzieci do szkół oraz wykorzystywane do ochrony przeciwpożarowej, za wyjątkiem pojazdów wymienionych w art. 8 pkt 2, 4 i 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. A zatem, nieobjęty opodatkowaniem samochód ciężarowy nie spełnia żadnego z wymienionych punktów, aby można go było uznać za zwolniony. Z analizy zapisów dokonywanych w dzienniku obrotów podatku od środków transportowych wynika, iż nie jest on prowadzony zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Związane jest to z tym, iż nie ujęto w nim wszystkich zdarzeń gospodarczych tj. wpłaty z dnia 18.10.2004 r. dokonanej przez komornika. Brak jest również ciągłości numeracji oraz podsumowań obrotów za okresy sprawozdawcze - str. 66 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej gminy, w tym udzielania zamówień publicznych, rachunkowości oraz podatków i opłat lokalnych, a także niewłaściwego funkcjonowania mechanizmów wewnętrznej kontroli finansowej.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie stosownych działań zmierzających do powierzenia stanowiska skarbnika gminy osobie spełniającej wymagania art. 35 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

2. Realizowanie w obowiązku, nałożonego na organ wykonawczy przepisami art. 127 ustawy o finansach publicznych, w kwestii objęcia kontrolą w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.

3. Spowodowanie opracowania i wdrożenia dokumentacji zasad rachunkowości dla jednostek organizacyjnych objętych skoncentrowaną obsługą księgową Urzędu Gminy, mając na uwadze treść art. 4 ustawy o rachunkowości, a także formę organizacyjno-prawną poszczególnych jednostek (księgowość w rozbiciu na poszczególne jednostki, w miejsce ewidencji wspólnej dla wszystkich podmiotów).

4. Uwzględnienie w dokumentacji zasad rachunkowości Urzędu Gminy postanowień wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego

5. Spowodowanie zaprzestania stosowania odstępstw od zasad funkcjonowania kont syntetycznych określonych w zakładowym planie kont i w załącznikach Nr 1 i Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... poprzez wyeliminowanie nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, a zwłaszcza:

a) ujmowanie na koncie 133 operacji wyłącznie w oparciu o dokumenty bankowe;

b) zachowanie należytej staranności przy ewidencji kredytów i pożyczek, a w szczególności kwalifikowanie zobowiązań z tych tytułów do kredytów lub pożyczek na podstawie umów zawartych z bankami lub pożyczkodawcami;

c) ewidencjonowanie zabezpieczeń należytego wykonania umowy ustanowionych w formie wpłat gotówkowych na kontach 139 i 240;

d) dokonywanie rozliczeń z tytułu dochodów budżetowych z wykorzystaniem konta 222;

e) ujmowanie wpływu w grudniu subwencji oświatowej należnej za styczeń roku następnego na koncie 909, zamiast na koncie 224;

f) ustalanie nie rzadziej niż na koniec poszczególnych kwartałów różnic kursowych od kredytów zaciągniętych w walutach obcych i odnoszenie ich na konto 962, a nie jak dotychczas na konto 960;

g) dokonywanie wyceny kredytów bankowych zaciągniętych w walutach obcych na podstawie kursu sprzedaży walut banku kredytującego na dzień wyceny.

h) bieżące księgowanie wpływu wszystkich dochodów urzędu na koncie 130 (z wyłączeniem dochodów podlegających ewidencji tylko w budżecie);

i) bieżące dokonywanie przypisów należności z tytułu dochodów budżetowych na podstawie decyzji i deklaracji podatkowych oraz na podstawie faktur sprzedaży;

j) ujmowanie należnych, ale niewpłaconych odsetek na koniec każdego kwartału na koncie 290, a nie jak dotychczas na koncie 750;

k) księgowanie dotacji podmiotowych wpływających na rachunek bieżący przedszkola, w korespondencji z kontem 740, a nie jak dotychczas z kontem 810;

l) przeksięgowywanie dochodów ujętych na koncie 130 na podstawie okresowych sprawozdań Rb-27S urzędu jako jednostki budżetowej na stronę Wn konta 800, zaś zrealizowanych wydatków na podstawie okresowych sprawozdań Rb-28S urzędu na stronę Ma konta 800 (zamiast na konto 860);

m) roczne przeksięgowywanie przekazanych dotacji innym podmiotom na konto 800, zamiast na konto 860;

n) dokonywanie ewidencji amortyzacji na koncie 401 i pokrycia amortyzacji na koncie 761.

6. Zobowiązanie skarbnika do dokonania zapisów korygujących i uzupełniających w księgach rachunkowych budżetu i urzędu za 2005 rok, mających na celu doprowadzenie zapisów na poszczególnych kontach syntetycznych do zgodności ze stanem rzeczywistym; w szczególności należy:

a) ujęte na koncie 260 kredyty bankowe przenieść na konto 134;

b) ustalone różnice kursowe przenieść z konta 960 na konto 962;

c) uzupełnić dochody zaksięgowane na koncie 130 o dochody urzędu wpłacone na rachunek budżetu;

d) dokonać przypisu należności podatkowych i z tytułu sprzedaży;

e) przeksięgować dotacje dotyczące przedszkola i instytucji kultury ujęte na stronie Ma konta 810, na konto 740;

f) skorygować błędne księgowanie dotyczące nadpłat podatkowych (ujęto Wn 221, Ma 750 zamiast Wn 750, Ma 221) zapisem czerwonym Wn 221, Ma 800 – 10.160 zł plus zapis dodatkowy Wn 800, Ma 221 – 10.160 zł.

7. Prawidłowe sporządzanie sprawozdań budżetowych, z uwzględnieniem zasad ich sporządzania zawartych obecnie w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426).

8. Zapewnienie sporządzania bilansu z wykonania budżetu gminy i bilansów: urzędu jako jednostki budżetowej oraz przedszkola zgodnie ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, a także z uwzględnieniem uwag zawartych w protokole kontroli i w części opisowej niniejszego wystąpienia.

9. Sporządzanie skonsolidowanego bilansu gminy.

10. Sporządzanie w każdym roku budżetowym planu finansowego Urzędu Gminy, stosownie do postanowień art. 126 ustawy o finansach publicznych.

11. Przestrzeganie procedur określonych przepisami ustawy o finansach publicznych i rozporządzenia wykonawczego w zakresie opracowywania projektów planów finansowych i planów finansowych podległych jednostek organizacyjnych.

12. Spowodowanie, aby dyrektorzy szkół przedkładali radom pedagogicznym do zaopiniowania projekty planów finansowych szkół.

13. Przekazywanie równowartości naliczonego odpisu na ZFŚS na rachunek bankowy Funduszu w terminach określonych przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

14. Zaprzestanie ujmowania środków przekazanych na podstawie porozumienia w formie dotacji dla innych jednostek samorządu terytorialnego jako wydatków inwestycyjnych urzędu gminy.

15. Przestrzeganie przy zbywaniu nieruchomości procedur wynikających z art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia wykonawczego.

16. Ponowne wystąpienie do Rady Gminy o podjęcie działań zmierzających do przyjęcia uchwały ustalającej zasady nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata

17. Udzielanie zamówień publicznych wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy; w tym celu wdrożenie właściwych procedur kontroli, zapewniających prawidłowe przygotowanie i prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

18. Zawieranie umów w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w terminie określonym w art. 94 Prawa zamówień publicznych oraz egzekwowanie ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

19. Przekazywanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, o którym mowa w art. 95 Prawa zamówień publicznych.

20. Rozliczanie dotacji przedmiotowych w oparciu o ustalone stawki jednostkowe, a nie na podstawie wynikowych kosztów przedstawianych przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej.

21. Doprowadzenie do zaprzestania rozliczania podatku VAT związanego z działalnością Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w deklaracji VAT-7 składanej przez Urząd Gminy.

22. Uzgadnianie cen za świadczone na rzecz Urzędu przez ZGKiM usługi zwolnione od podatku VAT na podstawie prawidłowo sporządzonych kalkulacji cenowych.

23. Przeprowadzenie weryfikacji danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za rok 2004.

24. Uzupełnienie akt wymiarowych o brakujące informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych, w myśl wskazań wymienionych przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, podatku rolnym i leśnym.

25. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie opodatkowania podatkami lokalnymi z uwzględnieniem sytuacji opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, których źródłem są zaniechania w stosowaniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających.

26. Wyeliminowanie nieprawidłowości przy doręczaniu decyzji ustalających wysokość podatku.

27. Wyeliminowanie uchybień w zakresie prowadzenia czynności kancelaryjnych, z uwzględnieniem treści protokołu kontroli oraz części opisowej wystąpienia pokontrolnego i przepisów tamże przywołanych.

28. Wydawanie decyzji podatkowych zawierających wszystkie elementy wskazywane treścią art. 210 ustawy Ordynacja podatkowa oraz przestrzegania przepisów działu IV tej ustawy dotyczącego postępowania podatkowego.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku