Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w  Zespole Szkół nr 6 w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 grudnia 2009 roku (znak: RIO.V.6002-5/09), o treści jak niżej:

Pani Joanna Woronko

Wicedyrektor Zespołu Szkół Nr 6

im. Karola Brzostowskiego

w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2008 r., przeprowadzonej w Zespole Szkół Nr 6 w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto ustalenia ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, rachunkowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, dochody i wydatki budżetowe, dochody własne i wydatki nimi sfinansowane, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem.

Kontrola, na wybranej próbie, prawidłowości dowodów księgowych i zapisów księgowych wykazała uchybienia naruszające wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), a także przepisów wewnętrznych, polegające w szczególności na:

a) nieprawidłowej ewidencji lokat automatycznego inwestowania środków overnight, prowadzonej jedynie na koncie 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, z pominięciem zapisów na koncie 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”, co skutkowało niezgodnością zapisów między ewidencją jednostki na koncie 130 a ewidencją banku, ponieważ utworzenie i zamknięcie lokaty nocnej uwidoczniane było w wyciągu bankowym – str. 11-12 protokołu kontroli;

b) ujęciu zrealizowanych w 2008 r. dochodów na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w wysokości innej niż to wynikało ze sprawozdania Rb-27S (różnicę stanowiły zrealizowane dochody z tytułu odsetek bankowych przypisanych na koniec roku i nieprzekazanych do budżetu oraz przekazane na początku roku odsetki, które stanowiły dochód poprzedniego roku). Stosownie do zasad funkcjonowania konta 222 określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia oraz w zakładowym planie kont, na stronie Ma konta 222 ujmuje się okresowe lub roczne przeniesienia zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800 „Fundusz jednostki” na podstawie sprawozdań budżetowych o dochodach. Konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan zrealizowanych dochodów budżetowych, ale nieprzekazanych do końca roku na rachunek budżetu – str. 13 protokołu kontroli. Przyjęty sposób księgowania spowodował, że wykazany w księgach brak salda konta 222 na dzień 31 grudnia 2008 r. nie odzwierciedlał stanu rzeczywistego. Powinno ono wykazywać saldo strony Ma w wysokości 147,57 zł oznaczające wysokość zrealizowanych w 2008 r. dochodów nieprzekazanych na rachunek budżetu. Nieprawidłowa ewidencja na koncie 222 spowodowała również, że kwota 147,57 zł nie została wykazana w bilansie jako zobowiązanie wobec budżetu;

c) nieprawidłowej ewidencji licencji na oprogramowanie edukacyjne otrzymanych w formie darowizny, które zostały zaksięgowane Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne” – Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” z pominięciem zapisów na koncie 760 „Pozostałe przychody” oraz odniesienia ich umorzenia na konto 400 „Koszty według rodzajów” – str. 13-14 protokołu kontroli;

d) zaniechaniu oznaczania dokumentów źródłowych znajdujących się pod raportem kasowym numerem raportu kasowego, wymaganego postanowieniami instrukcji kasowej – str. 17 protokołu kontroli;

e) nieprawidłowym sporządzaniu zbiorczego dowodu księgowego (dotyczącego wypłaty stypendiów) w świetle wymagań art. 20 ust. 3 ustawy; zgodnie z przywołanym przepisem, w dowodzie zbiorczym służącym do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych muszą być pojedynczo wymienione dowody źródłowe, na podstawie których sporządzono dowód zbiorczy – str. 18 protokołu kontroli;

f) stosowaniu niewłaściwej korespondencji kont przy księgowaniu kosztów związanych z wydatkami traktowanymi przez jednostkę jako wydatki inwestycyjne; z protokołu kontroli wynika, że zwiększano wartość środków trwałych na koncie 011 „Środki trwałe” w związku z dokonanym ulepszeniem środka trwałego lub zakupem gotowego środka trwałego, przy jednoczesnym ujmowaniu kosztów tych wydatków na koncie 400 służącym do ewidencji kosztów działalności bieżącej. Stosowano zatem korespondencję kont wykluczającą się wzajemnie, ponieważ poniesienie wydatku inwestycyjnego, zwiększającego wartość środków trwałych, wiąże się z ewidencją kosztów inwestycji na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”, zaś poniesienie kosztów działalności bieżącej (konto 400) nie może być związane ze zwiększeniem wartości środków trwałych, co wynika z zasad funkcjonowania przywołanych kont, zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia – str. 47-49 protokołu kontroli.

         Kontroli poddano prawidłowość opracowania projektu oraz planu finansowego szkoły – str. 23 protokołu kontroli. Stwierdzono, że Dyrektor Szkoły nie sporządził dokumentu planu finansowego swojej jednostki na 2008 rok, czym naruszył przepis § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.). W myśl tego przepisu, kierownicy samorządowych jednostek budżetowych w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania informacji o kwotach dochodów i wydatków przyjętych w uchwale budżetowej, sporządzają plany finansowe swoich jednostek. Kontrola wykazała, że plan finansowy nie został formalnie sporządzony również na 2009 rok.

Analiza prawidłowości funkcjonowania rachunku dochodów własnych oraz sprawozdawczości w tym zakresie (str. 24-27 protokołu kontroli) wykazała, że Rada Miasta nie podejmowała uchwały o utworzeniu rachunku dochodów własnych. Szkoła uzyskiwała natomiast dochody z darowizn, które może gromadzić na rachunku dochodów własnych na mocy art. 22 ust. 1 i ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Kontrola wykazała nieprawidłowości w zakresie sporządzania planów finansowych dochodów własnych na 2008 i 2009 r., naruszające postanowienia § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych... Jak wynika z protokołu kontroli, projekt planu finansowego dochodów własnych na rok 2010 został przekazany Urzędowi Miejskiemu w prawidłowym terminie.

W zakresie dochodów własnych stwierdzono ponadto, iż Dyrektor Szkoły nie wypełniła obowiązku wynikającego z § 4 pkt 2 lit. f) i § 19 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) poprzez niesporządzenie sprawozdania Rb-34 za okres II kwartału 2008 r., mimo realizacji w tym okresie dochodów własnych (nieprawidłowość tę należy wiązać z brakiem planu finansowego dochodów własnych w okresie sprawozdawczym). Zgodnie z przywołanymi przepisami, kierownicy samorządowych jednostek budżetowych dysponujący wyodrębnionym rachunkiem bankowym dochodów własnych, zobowiązani są do sporządzania sprawozdania Rb-34 za II i IV kwartał.

Badaniu poddano prawidłowość ustalania i egzekwowania dochodów z najmu – str. 27-31 protokołu kontroli. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie posiadała regulaminu wewnętrznego, który określałby szczegółowe warunki korzystania z wynajmowanych pomieszczeń. Warunki te były określane co do zasady w zawieranych umowach. W dniu kończącym kontrolę przedłożono kontrolującemu opracowany regulamin najmu pomieszczeń i obiektów sportowych. Kontrola wykazała, że ustalony cennik najmu pomieszczeń nie określał cen za pomieszczenia udostępniane na: świadczenie usług kserograficznych, prowadzenie sklepiku szkolnego, gabinet pielęgniarki, gabinet stomatologiczny, działalność usługową (kuchnia szkolna). Nie ustalono, co było podstawą różnicowania odpłatności za najem 1m² pomieszczenia. Obowiązek określenia ceny za 1m² powierzchni użytkowej i 1 godzinę zegarową, a także szczegółowych warunków korzystania z przedmiotu umowy wynika z zarządzenia Prezydenta Miasta z 30 grudnia 2004 r. w sprawie określenia sposobu ustalania cen i opłat za korzystanie z obiektów i urządzeń...

Kontrola prawidłowości zawartych umów wykazała, że umowa zawarta z Niepublicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej Ośrodka Medycyny Szkolnej i Promocji Zdrowia „SANITAS” w Suwałkach na najem pomieszczenia na gabinet pielęgniarki szkolnej nie regulowała zasad rozliczania się z kosztów rozmów telefonicznych prowadzonych z telefonu służbowego szkoły. W praktyce pielęgniarka korzystała z telefonu znajdującego się w sekretariacie szkoły, wpisując do ewidencji rozmów telefonicznych wykonane połączenia jako „rozmowy służbowe”. Kosztem tych połączeń nie był obciążany NZOZ „SANITAS”.

Sprawdzenie zgodności pobieranych opłat z ustalonymi przez dyrektora stawkami wykazało, że na 45 umów poddanych kontroli, 19 przewidywało odpłatność w innej wysokości niż wynikająca z cennika ustalonego na 2008 rok. Wszystkie umowy dotyczyły 1 podmiotu, który wynajmował pomieszczenia dużej hali sportowej wraz z szatnią, małej hali sportowej i sali gimnastycznej na okazjonalne uroczystości. Stawki za wynajęcie tych pomieszczeń ustalane były jak dla osoby fizycznej a nie jak dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. W następstwie tak ustalonych opłat Szkoła uzyskała w 2008 r. dochody niższe od należnych o 420 zł. Umowy najmu w imieniu Zespołu Szkół Nr 6 zawierała dyrektor Elżbieta Boniszewska. Od lutego 2009 roku dla wymienionego podmiotu stosowano prawidłowe stawki, zgodne z ustalonym cennikiem.

        Badając wydatki z tytułu wynagrodzeń stwierdzono, że w odniesieniu do pracowników niebędących nauczycielami stosowano w okresie objętym kontrolą zasady ustalone w Regulaminie wynagradzania pracowników opracowanym na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.). Analiza regulaminu wynagradzania wykazała, że „Tabela stanowisk pracowniczych, szczegółowych wymagań kwalifikacyjnych, zaszeregowań do kategorii wynagrodzenia zasadniczego i stawek dodatku funkcyjnego”, będąca załącznikiem do Regulaminu, nie przewidywała stanowisk starszego księgowego oraz robotnika budowlanego. Badana jednostka zatrudniała osoby na tych stanowiskach. Ich wynagrodzenie było zgodne z wynagrodzeniem przypisanym dla tych stanowisk w przywołanym rozporządzeniu. W aktualnie obowiązującym rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398) stanowiska starszego księgowego i robotnika budowlanego także zostały przewidziane – str. 34 protokołu kontroli. Ponadto, ustalając wysokość dodatku funkcyjnego wskazywano jedynie jego kwotę, bez określenia stawki oraz procentu najniższego wynagrodzenia zasadniczego. Procentowy stosunek dodatku do najniższego wynagrodzenia ustalała tabela zawarta w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r., a obecnie tabela stanowiąca załącznik nr 2 do rozporządzenia z dnia 18 marca 2009 r.

Kolejnym obszarem objętym kontrolą była prawidłowość rozliczania paliwa w samochodzie służbowym. Stwierdzono, że 10,71% kart drogowych poddanych kontroli (6 z 56 badanych) nie posiadało podpisu osoby zlecającej wyjazd – str. 41-42 protokołu kontroli. Zgodnie z zarządzeniem Dyrektora Nr 15/2007 z dnia 17 października 2007 r., każdy wyjazd służbowy zleca dyrektor lub upoważniony przez niego wicedyrektor, a zlecenie wyjazdu odnotowywane jest na karcie drogowej. W zarządzeniu postanowiono także, że zabrania się wyjazdu samochodem służbowym bez zlecenia dyrektora potwierdzonego podpisem na karcie. Na podstawie kart drogowych sporządzana jest miesięczna karta eksploatacyjna dla samochodu służbowego. Od miesiąca grudnia 2008 r. miesięczną kartę eksploatacyjną wypełnia kierownik gospodarczy, któremu w zakresie czynności obowiązek taki nie został przypisany.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki budżetowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, a od 1 stycznia 2010 r. na mocy art. 53 ustawy o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do art. 45 ust. 1 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, a od 1 stycznia 2010 r. na mocy art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r.

Mając na uwadze przedstawione ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych do rachunku bieżącego;

b) ujmowanie na koncie 222 kwoty zrealizowanych dochodów w wysokości wynikającej ze sprawozdania Rb-27S, mając na uwadze, że konto to zgodnie z zasadami jego funkcjonowania może wykazywać saldo na koniec roku;

c) księgowanie operacji dotyczących otrzymanych w darze licencji w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia;

d) oznaczanie dokumentów źródłowych znajdujących się pod raportem kasowym numerem raportu kasowego;

e) prawidłowe sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych;

f) zaniechanie księgowania kosztów wydatków inwestycyjnych na koncie 400.

2. Sporządzanie dokumentu planu finansowego jednostki po otrzymaniu od Prezydenta Miasta informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków przyjętych w uchwale budżetowej.

3. Sporządzanie sprawozdań Rb-34 za okresy wskazane w rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej, jeżeli realizowano w nich dochody własne lub wydatki nimi finansowane.

4. Ustalenie cennika odpłatności za udostępnianie pomieszczeń wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

5. Określenie zasad obciążania NZOZ „SANITAS” kosztami rozmów telefonicznych.

6. Ujęcie w „Tabeli stanowisk pracowniczych...”, stanowiącej załącznik do Regulaminu wynagradzania, stanowisk starszego księgowego i robotnika budowlanego.

7. Określanie stawki dodatku funkcyjnego i jego wartości procentowej w odniesieniu do najniższego wynagrodzenia.

8. Określenie w zakresie czynności kierownika gospodarczego obowiązku sporządzania miesięcznych kart drogowych.

9. Wzmożenie nadzoru nad przestrzeganiem ustalonej w jednostce procedury przewidującej możliwość korzystania z samochodu służbowego wyłącznie na podstawie pisemnych zleceń wyjazdu odnotowanych w karcie drogowej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Prezydent Suwałk.

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

    Zespół w Suwałkach.