Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Kolnie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06 maja 2009 roku (znak: RIO.IV.6001-1/09), o treści jak niżej:

Pan

Tadeusz Klama

Wójt Gminy Kolno

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Kolno za 2008 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Kolno na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55 poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne, dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia przepisom ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), polegające na:

- prowadzeniu zapisów księgowych dowodów źródłowych w oparciu o dowody zbiorcze (w szczególności polecenia księgowania), które nie były sporządzone z zachowaniem wymogu art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy, bowiem nie zawierały pojedynczej specyfikacji dowodów objętych zbiorem – str. 4 protokołu kontroli,

- zaewidencjonowaniu należności budżetu gminy z tytułu udziału w podatku dochodowym od osób fizycznych w kwocie 32.827,95 zł na koncie 140 „Inne środki pieniężne”, zamiast na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”, przeznaczonym dla ewidencji tego typu operacji stosownie do załącznika nr 1 do rozporządzenia – str. 5-6 protokołu kontroli,

- wykazaniu w zobowiązaniach budżetu na koncie 224 kwoty 9.492,55 zł stanowiącej zabezpieczenie należytego wykonania umowy, którą nieprawidłowo zdeponowano na rachunku budżetu, zamiast na odpowiednim do tego celu rachunku depozytowym, podlegającym wykazaniu w ewidencji jednostki budżetowej – konto 139 „Inne rachunki bankowe”, stosownie do postanowień załącznika nr 2 do rozporządzenia; w trakcie kontroli badana jednostka dokonała stosownych przeksięgowań – str. 6 protokołu kontroli; dodać należy, że opisany stan faktyczny został stwierdzony także w wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej gminy,

- niezamieszczaniu w ewidencji analitycznej środków trwałych cech identyfikujących poszczególne obiekty inwentarzowe (zestawy komputerowe); nadawanie takich cech poszczególnym obiektom jest niezbędne zarówno dla należytej ochrony posiadanych zasobów majątkowych, jak i dla prawidłowego wypełniania obowiązków w zakresie powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych, o których mowa w art. 27 ustawy o rachunkowości – str. 71 protokołu kontroli.

         W sferze rachunkowości ustalono też, że badana jednostka nie wykazała w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2008 rok zobowiązania w kwocie 104.599, 91 zł wobec Nordea Bank Polska S.A, widniejącego w ewidencji Urzędu na koniec roku na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. Zobowiązanie gminy wynikało z umowy z dnia 16 lutego 2006 o wykonanie modernizacji oświetlenia ulicznego, przy czym wykonawca zadania „INST-EL” scedował wierzytelność z umowy na wskazany Bank. Zgodnie z postanowieniem § 8 ust. 2 pkt 4 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), w kolumnie „Zobowiązania ogółem” sprawozdania Rb-28S należy wykazywać wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego – str. 6 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków budżetowych stwierdzono brak ustanowienia i funkcjonowania należytych mechanizmów wewnętrznej kontroli finansowej, w szczególności:

- stwierdzono niejednokrotnie brak udokumentowania działań w kierunku stosowania zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów przy wyborze wykonawców dostaw, robót i usług, do których nie miały zastosowania przepisy ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) – str. 7, 61, 62, 63, 66, 67, 69, 73 protokołu kontroli. W badanej jednostce nie zostały ustalone pisemne procedury dotyczące wyboru wykonawców i zaciągania zobowiązań o wartości poniżej równowartości 14.000 euro. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.) w art. 35 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Natomiast stosownie do postanowień art. 47 ust. 1 i 2 tej ustawy, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury dotyczące prowadzenia gospodarki finansowej w odniesieniu m.in. do zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych. Między innymi ustalono, że kontrolowana jednostka zleciła jednemu wykonawcy, na podstawie umów zawartych w lutym 2008 r., prace polegające na profilowaniu dróg, świadczeniu usług sprzętem przy letnim utrzymaniu dróg i przy utrzymaniu działek gminnych oraz dostawie pospółki, na które wydatkowała w 2008 roku łącznie 104.869,16 zł;

- brak było kontrasygnaty skarbnika na niektórych umowach-zleceniach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, co uchybia postanowieniu art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Należy też wskazać, że skarbnik zobowiązany jest do dokonywania wstępnej kontroli prawidłowości operacji gospodarczych i finansowych, o której mowa w art. 45 ust. 1 pkt 3 i 4 oraz ust. 3 ustawy o finansach publicznych – str. 7, 60, 61, 67 protokołu kontroli. Na powinność składania kontrasygnaty przez skarbnika wskazano również w wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej gospodarki finansowej gminy.

         W kontekście zasady z art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych należy też zwrócić uwagę na konstrukcję przywołanych umów dotyczących profilowania i utrzymania dróg gminnych. W umowach z wykonawcą robót postanawiano, że roboty będą wykonywane na podstawie ustnego lub telefonicznego wezwania przez zamawiającego, odpłatność za świadczenie usług miała być wyliczana według stawki za 1 godzinę pracy sprzętu wraz z dojazdami, zaś zapłata miała następować w oparciu o faktury częściowe „… według zleconej i potwierdzonej ilości wykonanych usług przez przedstawiciela Zamawiającego” (w kontekście zasad wynagradzania nie jest jasne, czy ilość zleconych usług dotyczy godzin pracy sprzętu, czy też zakresu rzeczowego, który ma być wykonany). W umowach wskazywano ponadto maksymalną wartość wynagrodzenia wykonawcy. W praktyce zakres rzeczowy poszczególnych zleceń nie był pisemnie określany, a wykonawca w celu rozliczenia robót wypełniał karty o nazwie „Przebieg pracy najętego sprzętu”, w których wskazywał na pracę określonego sprzętu (np. „Jelcz – przewóz kamieni i piasku przy remoncie drogi gminnej…) w określonych dniach oraz czas pracy z odnotowaniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przy czym czas ten był liczony w sposób ciągły (nie wykazywano żadnych przerw w pracy sprzętu) i wynosił od kilku do 12,5 godzin dziennie. Karty te były potwierdzane przez pracownika Urzędu, na ich podstawie zaś wystawiano faktury, które były opatrywane adnotacją pracownika o wykonaniu robót ze wskazaniem dróg, na których roboty były prowadzone. Należy wskazać, że umowy nie zawierały bliższych postanowień w kwestii zasad dokumentowania czasu pracy sprzętu, czynnik ten był zaś podstawowym elementem przy wyliczeniu wynagrodzenia wykonawcy, czy też odniesienia niezbędnego czasu pracy sprzętu do zakresu rzeczowego wykonywanych prac, jako dodatkowego elementu umożliwiającego weryfikację należnego wykonawcy wynagrodzenia – str. 62, 73 protokołu kontroli.

Dokonując kontroli realizacji zawartych umów stwierdzono również, że wykonawca zabudowy pożarniczej na podwoziu samochodu Star 244 nie dotrzymał terminu realizacji przedmiotu zamówienia, ustalonego w umowie z 27 sierpnia 2007 r. do dnia 30 listopada 2007 r. (według specyfikacji istotnych warunków zamówienia był to termin wymagany). Termin ten, za zgodą zamawiającego, był dwukrotnie aneksowany na pisemne wnioski wykonawcy „w związku z wystąpieniem opóźnień w dostawach części i podzespołów”. Odbioru samochodu pożarniczego dokonano ostatecznie w dniu 5 marca 2008 r., za wynagrodzeniem umownym w kwocie 118.770 zł (z czego gmina zapłaciła 73.770 zł, zaś 45.000 zł OSP w Czerwonem). Podkreślenia wymaga, że w umowie strony zawarły postanowienia dotyczące kar umownych, m.in. „Za zwłokę w wykonaniu przedmiotu zamówienia z wyłącznej winy Wykonawcy w wysokości 0,1% wynagrodzenia umownego brutto za każdy dzień zwłoki” – str. 70 protokołu kontroli. W świetle konstrukcji cytowanego postanowienia umownego oraz powodów przesuwania terminów realizacji (nie popartych dowodami przez wykonawcę) należy wskazać, że zgodnie z art. 474 Kodeksu cywilnego dłużnik odpowiedzialny jest jak za własne działanie lub zaniechanie za działania i zaniechania osób, z których pomocą zobowiązanie wykonywa, jak również osób, którym wykonanie zobowiązania powierza. Kontrolowana jednostka, w związku ze zgodą na przedłużanie terminu realizacji umowy, odstąpiła od możliwości naliczania kar umownych, które według postanowień umowy z dnia z 27 sierpnia 2007 r. mogły wynieść do 11.401,92 zł (96 dni x 118.770 zł x 0,1%).

         Podobna sytuacja wystąpiła przy realizacji umowy z dnia 6 października 2008 r. na wykonanie przebudowy drogi gminnej położonej na terenie m. Bialiki o wartości 159.821,23 zł. W umowie określono termin wykonania robót do 20 października 2008 r. i określono kary umowne za zwłokę w ich realizacji (0,3% wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki). Jak stwierdzono, w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia spisano odrębną umowę, z dnia 13 października 2008 r., o wykonanie robót dodatkowych, których termin wykonania ustalono również na dzień 20 października. Następnie w tym dniu, a więc z końcem ustalonego terminu realizacji, podpisano aneks do umowy z 6 października 2008 r. przesuwając termin wykonania robót o miesiąc, tj. do 20 listopada 2008 r. W okazanej dokumentacji nie zawarto powodów przesunięcia terminu. Całość prac odebrano protokołem końcowym z 16 grudnia 2008 r. – 67 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków w formie dotacji dla podmiotów niezaliczonych do sektora finansów publicznych ustalono, że kontrolowana jednostka nie przestrzega wymogu ustanowionego w art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.), aby ogłoszenie otwartego konkursu ofert następowało co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem. Konkurs ofert na organizację wypoczynku letniego dla dzieci i młodzieży został ogłoszony w dniu 2 czerwca 2008 r., natomiast komisja konkursowa rozpatrzyła oferty i dokonała wyboru podmiotu w dniu 17 czerwca, przy czym termin składania ofert podany w ogłoszeniu upływał w dniu 16 czerwca 2008 r. Ogłoszenie konkursu ofert na organizację imprez sportowych i sportowo – rekreacyjnych nastąpiło w dniu 21 stycznia 2008 r., termin składania ofert wyznaczono do 18 lutego, a komisja konkursowa obradowała w dniu 26 lutego 2008 r. Wskazany przepis ustawowy służy umożliwieniu zapoznania się z ogłoszeniem i złożeniu ofert przez jak najszerszy krąg podmiotów niepublicznych, w świetle jego konstrukcji nie ma też uzasadnienia skracanie poniżej 30 dni terminu na złożenie ofert, gdyż konkurs ofert (ich rozpatrzenie i przyznanie dotacji) nie może odbyć się wcześniej niż po upływie 30 dni od jego ogłoszenia – str. 57 protokołu kontroli.

Badając realizację wydatków na przeciwdziałanie alkoholizmowi stwierdzono, że spośród 6 członków gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych tylko 3 zostało przeszkolonych w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych. Stosownie do postanowień art. 4¹ ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.), w skład gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych winny wchodzić osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych – str. 64 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości pozyskiwania niepodatkowych dochodów budżetu gminy stwierdzono, że:

- w dwóch przypadkach w niewłaściwej wysokości, z naruszeniem przepisu art. 11¹ ust. 8 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, pobrano opłaty za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, czym zaniżono dochody o łączną kwotę 109,38 zł; kwotę tę wpłacono w czasie kontroli – str. 10 protokołu kontroli,

- nie przestrzegano wymogu, ustanowionego w art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), dotyczącego podawania do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży również poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej. Nieprawidłowość tę stwierdzono w 5 przypadkach zbycia w 2008 r. nieruchomości w trybie bezprzetargowym – str. 10-11 protokołu kontroli,

- zaniechano podwyższania czynszu wynikającego z umowy dzierżawy działki gruntu z dnia 1 lipca 1999 r. na okres 30 lat, mimo, że § 3 umowy dopuszcza coroczną waloryzację stawki czynszu (50 zł netto) o wskaźnik inflacji – str. 11 protokołu kontroli,

- wystąpiła różnica w wysokości 5.320,65 zł między kwotą należną, wynikającą z kalkulacji kosztów, za dostawę energii cieplnej do lokali mieszkalnych znajdujących się w budynkach szkolnych gminy, a opłatami uiszczonymi przez najemców lokali. Jak wynika z przepisów art. 9 ust. 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) lokator obowiązany jest opłacać tzw. opłaty niezależne od właściciela

w wysokości, jaka jest niezbędna do pokrycia przez właściciela kosztów dostarczenia m.in. energii do lokalu używanego przez lokatora. W trakcie kontroli podjęto działania w celu rozliczenia wskazanej różnicy – str. 12 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono, że pracownicy firmy Centrum Informatyki ZETO S.A. nie zostali poinformowani o obowiązku przestrzegania tajemnicy skarbowej dotyczącej danych wskazanych w treści art. 293 § 2 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązek ten wynika z treści art. 294 § 4 wyżej cytowanej ustawy. Stwierdzono również brak upoważnień dotyczących przetwarzania danych osobowych u dwóch pracownic Referatu Budżetu i Podatków Urzędu Gminy w Kolnie wynikających z art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 roku Nr 101, poz. 926ze zm.) – str. 14 protokołu kontroli. 

Kontrola wykazała, że ewidencja księgowa prowadzona jest zgodnie z Zarządzeniem Nr 18/07 kierownika jednostki przy użyciu komputera. Jednakże we wspomnianej ewidencji nie uwzględniono wszystkich elementów wynikających z treści art. 10 ustawy o rachunkowości. A mianowicie nie opracowano wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Stwierdzono również brak opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych. Ponadto nie określono wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji w przypadku zmian oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów – str. 17 i 18 protokołu kontroli.

Kontrola podatku rolnego wykazała istnienie problemu dotyczącego właściwego oznaczania organu wydającego decyzje podatkowe, którym zgodnie z art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej  jest Wójt Gminy. Błędne oznaczenie stwierdzono w decyzjach dotyczących ulg: żołnierskiej, inwestycyjnych oraz z tytułu nabycia gruntów – str. 20, 23 i 26 protokołu kontroli.

Kontrola informacji podatkowych, stanowiących dla wymiaru podatku rolnego podstawowy materiał dowodowy wykazała, że część podatników nie złożyła wspomnianych informacji naruszając tym samym przepis art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym - str. 19-20 prot. kontroli. Kolejną nieprawidłowością jest wadliwie ustalony okres stosowania zwolnienia (okres zawyżenia wynosił 1 miesiąc) wynikającego z art. 13d ustawy o podatku rolnym dotyczącego ulgi z tytułu nabycia gruntów. Natomiast w decyzji wskazanej w opisie na stronie 23 protokołu kontroli, dotyczącej ulgi z tytułu nabycia gruntów brak jest pokwitowania odbioru stanowiące  naruszenie przepisu art. 144 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem. 

W toku kontroli zagadnień związanych z realizacją dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych stwierdzono brak dat wpływu do urzędu na wszystkich deklaracjach podatkowych, co uniemożliwia ustalenie czy podatnicy wywiązali się z obowiązku, jaki nakłada na nich treść art. 6a ust 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym. Taki stan rzeczy wskazuje też, iż część dokumentów wpływa do Urzędu z pominięciem kancelarii co narusza §6 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Wskazuje to również na brak czynności sprawdzających wynikających z przepisu art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 28 protokołu kontroli. Brak adnotacji dotyczących daty wpływu deklaracji podatkowych do urzędu dotyczy również podatku leśnego (odpowiednio art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy o podatku leśnym) – strona 30 protokołu, jak również części deklaracji na podatek od nieruchomości oraz od środków transportowych – odpowiednio str. 33 i 36  protokołu kontroli. W tych przypadkach naruszono wskazane przepisy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. 

Badając zagadnienie dochodów z tytułu podatku od nieruchomości stwierdzono, w przypadkach wskazanych na stronie 32 protokołu kontroli, niewłaściwe opodatkowanie (na podstawie niezweryfikowanych danych) budynków i gruntów związanych z działalnością gospodarczą w wyniku czego zaniżono podatek w łącznej kwocie 5.256,40 złotych.

Przeprowadzona kontrola wykazała też, że część należności podatkowych wpłacana była po ustawowym terminie płatności – str. 28 – 31 prot. kontroli. Wiąże się z tym także problem braku naliczenia i pobrania bądź naliczania w niewłaściwej wysokości należnych odsetek za zwłokę, z naruszeniem przepisu art. 53 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Z treści przywołanej normy wynika, iż od zaległości podatkowych nalicza się odsetki za zwłokę. Natomiast odbywa się to według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240, poz. 2063), przy zastosowaniu stawek określonych w obwieszczeniach Ministra Finansów.  Nieprawidłowości te powodują, że tym samym organ podatkowy narusza także przepisy wynikające z ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Kontrola wykazała, że Rada Gminy Kolno nie podjęła uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej. Przyczyną tego stanu rzeczy był brak projektu, który powinien Radzie, w dbałości o kompletność dochodów, przedłożyć Wójt Gminy.

Kolejną stwierdzoną nieprawidłowością było niedoręczenie 7 decyzji wymiarowych na łączną kwotę 2048 złotych. Jak ustalono powodem był brak aktualnego adresu zamieszkania podatników. Brak możliwości skutecznego ustalenia miejsca zamieszkania podatnika może być podstawą do ustanowienia kuratora sądowego do doręczeń dla osoby nieznanej z miejsca pobytu (art. 154 § 2 w związku z art. 138 § 2 Ordynacji podatkowej). Organ podatkowy, jako strona zainteresowana, winien skierować wniosek do sądu rejonowego właściwego dla miejsca ostatniego zamieszkania osoby nieobecnej. Natomiast w przypadku, gdy podatnicy nie żyją, organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w związku z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy – str. 42 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie Gminy zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) prawidłowe, tj. z uwzględnieniem wymogu art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych,

b) prowadzenie rozrachunków z tytułu udziałów gminy w podatku dochodowym na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”,

c) zamieszczenie w ewidencji pomocniczej środków trwałych cech należycie identyfikujących poszczególne obiekty inwentarzowe – zespoły komputerowe.

2. Spowodowanie wykazywania w sprawozdaniach Rb-28S wszystkich zobowiązań podlegających prezentacji w tym sprawozdaniu, wynikających z ksiąg rachunkowych.

3. W zakresie zaciągania zobowiązań i realizacji wydatków budżetowych:

a) opracowanie pisemnych procedur kontroli wewnętrznej dotyczących zaciągania zobowiązań z tytułu dostaw, robót i usług, które nie wymagają stosowania przepisów o zamówieniach publicznych,

b) zorganizowanie obiegu dokumentów finansowo-księgowych w sposób zapewniający każdorazowe kontrasygnowanie przez Skarbnika lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych,

c) rozważenie wprowadzenia do umów dotyczących usług pracy sprzętem przy utrzymaniu dróg mechanizmów zwiększających kontrolę wynagrodzenia wykonawcy, w szczególności poprzez precyzyjne określanie zasad dokumentowania czasu pracy sprzętu i jego odniesienia do wykonanego zakresu rzeczowego robót,

d) każdorazowe dogłębne analizowanie przesłanek zmiany umowy w kwestii terminu jej wykonania w kontekście ustanowionych kar umownych za zwłokę w realizacji przedmiotu zamówienia.

4. Przestrzeganie wymogu określonego w art. 13 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, aby ogłoszenie otwartego konkursu ofert następowało co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

5. Spowodowanie, aby w skład gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych wchodziły wyłącznie osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

6. Zapewnienie w przedmiocie pozyskiwania niepodatkowych dochodów budżetowych:

a) prawidłowego pobierania opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w roku nabycia zezwolenia lub utraty jego ważności,

b) upublicznianie poprzez ogłaszanie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

c) waloryzowanie czynszu wynikającego z umowy dzierżawy z 1 lipca 1999 r., stosownie do jej regulacji w tym względzie,

d) rozliczanie z najemcami lokali mieszkalnych faktycznych kosztów dostaw energii cieplnej, z uwzględnieniem przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy…

7. Poinformowanie na piśmie pracowników firmy Centrum Informatyki ZETO S.A. o obowiązku przestrzegania tajemnicy skarbowej w związku z obsługą informatyczną gminy i dostępem do danych objętych tajemnicą.

8. Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych dotyczących prowadzenia ewidencji księgowej w systemie informatycznym zgodnie z treścią przepisów przywołanych w części opisowej protokołu kontroli.

9. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w przywołanych  przepisach Ordynacji podatkowej, w odniesieniu do powszechności i terminowości składania deklaracji podatkowych, a także mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

10. Przestrzeganie obowiązku ewidencjonowania wpływu pism do Urzędu Gminy wynikającego z treści rozporządzenia.

11. Oznaczanie organu wydającego decyzje podatkowe zgodnie z normami prawnymi wynikającymi z treści ustawy Ordynacja podatkowa.

12. Wyegzekwowanie od podatników informacji w sprawie podatku rolnego w zakresie niezbędnym do prawidłowego ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego.

13. Stosowanie ulg z tytułu nabycia gruntów w podatku rolnym na zasadach wynikających z treści przepisów ustawy o podatku rolnym.

14. Ustalenie i wyegzekwowanie podatku od nieruchomości od podatników wymienionych w  protokole kontroli.

15. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie doręczeń.

16. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej.

17. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku

Zespół w Łomży