Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół nr  4 im. Ziemi Podlaskiej w Bielsku Podlaskim

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 stycznia                 2010 roku (znak: RIO.I.6002-20/09), o treści jak niżej:

Pan Mikołaj Jalinik

Dyrektor Zespołu Szkół nr 4

im. Ziemi Podlaskiej

w Bielsku Podlaskim

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół nr 4 im. Ziemi Podlaskiej w Bielsku Podlaskim za okres 2008 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania jednostki, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planów finansowych, gospodarowanie mieniem przekazanym jednostce w zarząd, rozliczenia z budżetem gminy.

Analiza obowiązującego w okresie objętym kontrolą Statutu Zespołu Szkół wykazała, że aktualnie obowiązuje wersja Statutu opracowana w formie tekstu jednolitego z dnia 20 czerwca 2008 r., zawierająca wyłącznie podpis Pana Dyrektora. Załączony do Statutu aneks również zawiera podpis Pana Dyrektora, przy braku wskazania daty jego sporządzenia oraz uchwały Rady Pedagogicznej w sprawie zmian w Statucie. Nie okazano udokumentowanego potwierdzenia, iż Rada Pedagogiczna uchwalała zmiany Statutu. Stwierdzony stan faktyczny wskazuje, że zmieniona wersja Statutu Zespołu została sporządzona wyłącznie przez Pana Dyrektora. Aneks dotyczy zmian nazwy „środki specjalne” na „dochody własne” oraz składu i kompetencji Rady Rodziców. Wymóg dokonywania zmian statutu szkoły przez Radę Pedagogiczną wynika z art. 50 ust. 2 pkt 1 w zw. z art. 52 ust. 2 i art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) oraz § 9 pkt 3a Statutu Zespołu, stanowiącego, że do kompetencji Rady pedagogicznej należy „uchwalanie zmian statutu szkoły wraz z wprowadzonymi zmianami” – str. 4 protokołu kontroli.

Ponadto Statut w § 19 stanowi, iż w szkole istnieją warsztaty szkolne służące do realizacji programu nauczania z praktycznej nauki zawodu, zaś szczegółowe zasady działania warsztatów szkolnych określa regulamin warsztatów. Stwierdzono, że regulamin warsztatów szkolnych nie został opracowany – str. 5-6 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała uchybienia naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), poprzez:

a) ujęcie w wykazie ksiąg rachunkowych wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza), który nie był sporządzany. Zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy, rolę inwentarza w jednostce, która prowadzi księgi rachunkowe w sposób określony ustawą, spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 9-10 protokołu kontroli,

b) nieustalenie w treści zarządzenia Pana Dyrektora w sprawie gospodarki magazynowej Zespołu Szkół metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla innych rzeczowych składników aktywów obrotowych poza artykułami żywnościowymi (paliw i oleju opałowego). Wyboru metody ewidencji wymaga od kierownika jednostki art. 17 ust. 2 ustawy – str. 54 protokołu kontroli,

c) opatrywanie zapisów księgowych jedną datą. Ustalono, że wskazana w zapisach data odnosi się do daty dokonania dekretacji przy braku daty operacji gospodarczej, daty zapisu księgowego (i braku daty sporządzenia dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji). Przyjęty sposób oznaczania datą zapisów księgowych datą jest niezgodny z art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy – str. 11 protokołu kontroli,

d) brak w dzienniku za 2008 r. sumy zapisów (obrotów) liczonych w sposób ciągły narastająco od początku roku, co narusza art. 14 ust. 2 ustawy. Dziennik wykazuje sumy obrotów liczone wyłącznie w okresach miesięcznych – str. 11 protokołu kontroli

e) wykazywanie na koncie syntetycznym 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” salda jednostronnego, ustalonego jako persaldo należności i zobowiązań, podczas gdy z ewidencji analitycznej wynika, iż powinno ono wykazywać saldo dwustronne; konieczność  wykazywania dwustronnego salda konta 201, w przypadku ujęcia na nim zarówno należności i zobowiązań, wynika z zasad jego funkcjonowania określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia – str. 24-25 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości procedury opracowania planu finansowego na 2008 r. ustalono, że brak jest udokumentowanego potwierdzenia, aby projekt planu finansowego Zespołu został przedstawiony Radzie Pedagogicznej do zaopiniowania. Kontrolującemu okazano protokół z posiedzenia Rady Pedagogicznej z dnia 28 lutego 2008 r., zawierający zapis, iż „Plan finansowy na rok 2008 Rada Pedagogiczna przyjęła bez zastrzeżeń.” Ustawa o systemie oświaty stanowi w art. 41 ust. 2 pkt 2, że Rada Pedagogiczna opiniuje projekt planu finansowego szkoły lub placówki. Analogiczny zapis zawiera Statut Zespołu Szkół – str. 30 protokołu kontroli.

W wyniku badania umowy na organizację bankowej obsługi jednostki stwierdzono, że jedną z osób uprawnionych do składania dyspozycji pieniężnych z rachunków bankowych pozostawała formalnie w okresie objętym kontrolą osoba zatrudniona na stanowisku głównego księgowego do końca 2005 roku. Wynikało to z karty wzorów podpisów z dnia 19 kwietnia 2004 r. obowiązującej do dnia 23 października 2009 r. W efekcie poprzedni główny księgowy upoważniony był według karty wzorów podpisów do dysponowania rachunkiem do dnia 23 października 2009 r. mimo, iż nie był pracownikiem jednostki od 1 stycznia 2006 r. Karty wzorów podpisów nie zmieniono w związku z zawarciem kolejnej umowy z bankiem dnia 31 marca 2006 r., mimo że od 1 stycznia 2006 r. inna osoba pełniła funkcję głównego księgowego. Kartę wzorów podpisów z dnia 23 października 2009 r. upoważniającą do dysponowania rachunkiem osobę aktualnie zatrudnioną na stanowisku głównego księgowego sporządzono dopiero do następnej umowy bankowej z dnia 31 marca 2009 r. – str. 18 i 21 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji dochodów na podstawie umowy najmu zawartej w dniu 3 października 2007 r. z Instytutem Rozwoju Gospodarki Spółka z o.o. w Białymstoku na okres od 4 października 2007 r. do 3 października 2010 r. wykazała rozbieżności między postanowieniami umowy, a stosowaną praktyką. Faktury za wynajem pracowni wystawiano wyłącznie na podstawie informacji najemcy w zakresie deklarowanej ilości godzin korzystania z pracowni na początku miesiąca za dany miesiąc. Według umowy ilość wynajmowanych pracowni miała być ustalana przez strony na bieżąco. Ponadto brak wymaganych umową protokołów zdawczo-odbiorczych na okoliczność przekazania przedmiotu najmu. Brak wymaganych umową dokumentów utrudnia kontrolę prawidłowości wyliczenia należności dotyczącej faktycznej ilości godzin korzystania z pracowni. Ponadto stwierdzono, że umowa z 3 października 2007 r. była kolejną umową zawartą z Instytutem. Poprzednia umowa najmu zawarta została w dniu 3 października 2005 r. na okres od 4 października 2005 r. do dnia 3 października 2007 r. Zgodnie z zasadami gospodarowania nieruchomościami powiatu określonymi w uchwale Rady Powiatu z dnia 30 grudnia 2004 r., jednostka organizacyjna ma prawo oddania nieruchomości lub jej części (oddanej w trwały zarząd) w najem, dzierżawę, albo użyczenie po uzyskaniu zgody Zarządu Powiatu i Rady Powiatu, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony zawiera kolejną umowę, której przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Nie stwierdzono, aby Zespół Szkół odpowiednią zgodę posiadał – str. 33-34 protokołu kontroli.

          W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej ustalono, że wydatek w kwocie 353 zł związany z opłatą podatku od środków transportowych błędnie zakwalifikowano do par. 4490 „Pozostałe podatki na rzecz budżetu państwa”, zamiast do par. 4500 „Pozostałe podatki na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego” – str. 42 protokołu kontroli.

W zakresie wynagrodzeń ustalono, że nie jest przestrzegany przepis § 3 uchwały nr IX/48/03 Rady Powiatu z dnia 30 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania i rozmiaru zniżek obowiązkowego wymiaru godzin... w odniesieniu do nauczycieli, którym powierzono stanowiska kierownicze, tj. Pana Dyrektora, zastępcy dyrektora i kierownika szkolenia praktycznego, którym obniżono tygodniowy wymiar godzin zajęć dydaktycznych odpowiednio do 5, 9 i 9 godzin. Zgodnie z przywołaną uchwałą Nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach mogą być przydzielone godziny ponadwymiarowe w wymiarze nie przekraczającym ½ obniżonego tygodniowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych. Średnia tygodniowa liczba godzin ponadwymiarowych w roku szkolnym 2008/2009 realizowanych przez Pana Dyrektora, zastępcę dyrektora i kierownika szkolenia praktycznego wynosiła odpowiednio 5,37, 7,47 i 6,33 a zgodnie z uchwałą nie mogła przekraczać odpowiednio 2,5, 4,5 i 4,5. W roku szkolnym 2007/2008 średnia ta wynosiła odpowiednio 8,95, 8,79 i 9,18.

W okresie objętym kontrolą nie prowadzono rejestru zastępstw za nieobecnych nauczycieli. Obowiązujący w 2008 r. Regulamin wynagradzania nauczycieli szkół i placówek oświatowo-wychowawczych Powiatu Bielskiego stanowił, iż Wynagrodzenie za godziny doraźnych zastępstw przysługuje w przypadku faktycznego ich przepracowania, zgodnie z kwalifikacjami. Właściwym jest zatem prowadzenie ewidencji godzin zastępstw, jako źródła danych do ustalenia wynagrodzenia. Należy dodatkowo wskazać, że aktualny zakres czynności zastępcy dyrektora Zespołu Szkół przypisuje do jego obowiązków Organizowanie zastępstw w czasie nieobecności nauczycieli oraz prowadzenie rejestrów i ich rozliczanie. Według wyjaśnień Pana Dyrektora obowiązuje nieformalny zakaz płatnych zastępstw (ustalony ustnie na naradach z organem prowadzącym).

Rozliczenie godzin ponadwymiarowych w okresie objętym kontrolą prowadzono w formie miesięcznych zestawień dla wszystkich nauczycieli w układzie zbiorczym z określeniem liczby godzin i średniej tygodniowej. Zestawienia sporządzał Pan Dyrektor. Nie stwierdzono wewnętrznych przepisów i procedur określających zasady sporządzania zestawień dla godzin ponadwymiarowych, rejestrowania godzin doraźnych zastępstw oraz sposobu ich uzgadniania (kontroli) z zajęciami realizowanymi w ramach czasu pracy nauczyciela rejestrowanymi w dziennikach lekcyjnych lub dziennikach zajęć w okresach tygodniowych. Ustalone w formie pisemnej procedury winny umożliwiać kontrolę prawidłowości sporządzanych w tym zakresie dokumentów – str. 38-39 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych pracowników Zespołu Szkół nr 4 oraz przekazania środków na wyodrębniony rachunek bankowy. Odpis na Fundusz za 2008 r. naliczono w wysokości 106.838,00 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, odpis w 2008 r. został zaniżony o kwotę 14.522,87 zł i winien wynosić 121.360,87 zł. Powodem zaniżenia odpisu było przyjęcie niewłaściwej wysokości odpisu na jednego zatrudnionego niebędącego nauczycielem – zaniżenie o 102,01 zł, na jednego emeryta i rencistę – zaniżenie o 17 zł oraz na jednego nauczyciela – 207,42 zł, co szczegółowo opisano na str. 43-45 protokołu kontroli. Ponadto przy wyliczeniu przez kontrolującego zaniżenia kwoty odpisu uwzględniono faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych w 2008 r. Kontrola wykazała bowiem, że w 2008 r. nie dokonywano korekty odpisu na Funduszu w związku ze zmianą w trakcie roku przeciętnej liczby zatrudnionych w stosunku do planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych. Naruszono tym samym przepisy obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 ze zm.). Aktualnie obowiązuje w tym zakresie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. (Dz. U. Nr 43, poz. 349).

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki. Od 1 stycznia 2010 r. zakres odpowiedzialności kierownika jednostki określają przepisy art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przestrzeganie kompetencji Rady Pedagogicznej do wprowadzania zmian w Statucie.

2. Opracowanie regulaminu warsztatów szkolnych.

3. Dokonanie modyfikacji w treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez:

a) usunięcie zapisu przewidującego sporządzanie inwentarza jako jednego z elementów ksiąg rachunkowych jednostki,

b) uregulowanie stosowanej metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla innych rzeczowych składników aktywów obrotowych poza artykułami żywnościowymi.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

b) wykazywanie sumy zapisów (obrotów) dziennika liczonych w sposób ciągły narastająco od początku roku,

c) zaniechanie wykazywania jednostronnego salda syntetycznych kont rozrachunkowych w przypadku zarachowania na nim należności i zobowiązań jednostki.

5. Przedkładanie projektu planu finansowego Radzie Pedagogicznej celem zaopiniowania.

6. Bieżące dokonywanie zmian w wykazie osób upoważnionych do dysponowania rachunkiem bankowych.

7. W zakresie gospodarowania nieruchomościami powiatu przekazanymi jednostce:

a) przestrzeganie postanowień zawartych umów najmu,

b) wynajmowanie nieruchomości lub ich części po uzyskaniu zgody organów powiatu w przypadkach wskazanych aktualnie uchwałą nr XIV/96/07 Rady Powiatu z dnia 29 grudnia 2007 r.

8. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków z tytułu podatków lokalnych.

9. Realizowanie godzin ponadwymiarowych przez Pana Dyrektora, zastępcę dyrektora oraz kierownika szkolenia praktycznego w wymiarze zgodnym z § 3 uchwały nr IX/48/03 Rady Powiatu z dnia 30 czerwca 2003 r.

10. Ujęcie w formie pisemnych procedur zasad rejestrowania godzin ponadwymiarowych i godzin doraźnych zastępstw, mając na uwadze wskazania zawarte w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

11. Zwiększenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2010 r. o kwotę 14.522,87 zł, odpowiadającą zaniżeniu odpisu za rok 2008. Przeanalizowanie prawidłowości naliczenia odpisu za rok 2009 pod kątem przyjętej kwoty odpisu na jednego zatrudnionego oraz emeryta i rencistę, a także faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych i poinformowanie Izby Obrachunkowej o ewentualnym ustaleniach skutkujących zawyżeniem lub zaniżeniem odpisu za rok 2009.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Bielskiego