Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona w

Zespole Centrów Kształcenia Praktycznego i Ustawicznego w Łomży

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 listopada 2009 roku (znak: RIO.IV.6002-1/09), o treści jak niżej:

Pan

Wacław Dariusz Grzelak

Dyrektor Zespołu Centrów

Kształcenia Praktycznego i Ustawicznego

w Łomży

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Centrów Kształcenia Praktycznego i Ustawicznego w Łomży za 2008 rok, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto zagadnienia ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenia rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i wykonanie planu finansowego, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, gospodarowanie składnikami majątkowymi.

         Badając wewnętrzne unormowania dotyczące gospodarki finansowej Zespołu stwierdzono, że w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych, wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektora Zespołu Nr 7/2007 z 31 grudnia 2007 roku brak unormowań dotyczących prowadzenia kart drogowych i rozliczania zakupywanego paliwa. Natomiast w Zarządzeniu Nr 8/2007 z 31 grudnia 2007 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości zawarto zapis dotyczący metod i terminów inwentaryzowania składników majątkowych. W zapisie tym wyłączono dokonywanie spisu z natury materiałów oraz dostaw niefakturowanych, wskazując, iż odbywać się to będzie poprzez weryfikację sald, czyli porównanie stanu wynikającego z dokumentacji ze stanem ewidencyjnym. Zapis taki jest nieprawidłowy, bowiem przyjęcie dostaw niefakturowanych nie uniemożliwia dokonywania spisu z natury – str. 2 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków budżetowych stwierdzono niestosowanie lub nieustanowienie należytych mechanizmów wewnętrznej kontroli finansowej. W szczególności dotyczyło to braku:

a)    podpisu głównego księgowego na niektórych umowach – wymóg taki wynika z postanowień art. 45 u. o f. p.,

b)    wskazania zakresu rzeczowego w umowach-zleceniach (dotyczy to umów-zleceń zawieranych z nauczycielami prowadzącymi kursy, w których wskazywano tylko ogólną kwotę należności),

c)     udokumentowania, przy wyborze wykonawcy (dostaw, usług) stosowania zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów – zgodnie z postanowieniem art. 35 u. o f. p.- odpowiednio strony 4, 5 i 10 protokołu kontroli.

         W ramach badania wydatków związanych z zatrudnieniem i wynagrodzeniem ustalono mi. in., że wymiar godzin ponadwymiarowych realizowanych przez dyrektora i wicedyrektora Zespołu przekraczał ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć tych nauczycieli, co narusza normy wynikające z treści z art. 35 ust. 1 i ust. 2, w związku z art. 42 ust. 2 pkt 1, ust 6 i 7 ustawy Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674). Zgodnie z przepisami art. 35 ustawy liczba godzin ponadwymiarowych przydzielonych nauczycielowi nie może przekraczać połowy tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć (ustalonego zgodnie ze wskazaniem art.42 ust. 2 pkt 1), przy czym przez godzinę ponadwymiarową należy rozumieć przydzieloną nauczycielowi godzinę zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych powyżej tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych. Stosownie zaś do przepisu art. 42 ust. 6 i 7 ustawy tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć dyrektora i zastępcy dyrektora Zespołu został określony z uwzględnieniem zniżek ustalonych przez organ prowadzący, celem umożliwienia należytego wykonywania funkcji kierowniczych w Zespole – str. 9 protokołu kontroli.

         Badanie wykorzystania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazało nieprzestrzeganie przepisów art. 8 ustawy z dnia 8 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) oraz wewnętrznego regulaminu ZFŚS określających, że wysokość przyznawanych świadczeń uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Stwierdzono, że wypłaty świadczeń socjalnych dokonywano w równej wysokości dla wszystkich uprawnionych – str. 10 protokołu kontroli.

         Badając prawidłowość stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.) stwierdzono uchybienia polegające na ujęciu wydatku dotyczącego naprawy dachu w § 4300 „zakup pozostałych usług” zamiast w § 4270 „zakup usług remontowych” – str. 12 protokołu kontroli.

         W zakresie prawidłowości ewidencjonowania składników majątkowych (księgi inwentarzowe) stwierdzono nieprawidłowości w ich prowadzeniu (do kont 011, 013) polegające na poprawianiu dokonywanych w nich zapisów niezgodnie z wymogami art. 25 ustawy o rachunkowości. Ponadto ewidencja ta zawierała braki dotyczące określenia cech identyfikacyjnych (numery fabryczne) poszczególnych obiektów inwentarzowych. Stwierdzono również, że wartość paliwa, którego zakup księgowano bezpośrednio w koszty, do bilansu przyjęto z miesięcznego rozliczenia paliwa w pojazdach (na dzień 31 grudnia 2008 r.) z pominięciem jego inwentaryzacji. Wymóg taki wynika z treści załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych… (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) – konto 310 „materiały” – str. 13 i 14 protokołu kontroli.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych z zakresu gospodarki finansowej oraz ustalonych procedur kontroli finansowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie artykułu 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uwzględnienie w regulacjach wewnętrznych, dotyczących gospodarki finansowej środków kontroli w zakresie ewidencji przebiegu pojazdów (kart drogowych) i rozliczania zakupywanego paliwa.

2. Należyte stosowanie mechanizmów wewnętrznej kontroli finansowej poprzez:

a)    przedkładanie głównemu księgowemu, celem złożenia podpisu, wszystkich

dokumentów dotyczących czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych,

b)    odpowiednie dokumentowanie dostaw i usług,

c)    wskazywanie zakresu rzeczowego zleconego zadania w zawieranych

umowach-zleceniach.

3.    Uwzględnianie przy sporządzaniu arkuszy Zespołu wskazanych przepisów w kwestii limitów godzin ponadwymiarowych nauczycieli.

4.    Ustalanie wysokości świadczeń z ZFŚS z uwzględnieniem kryteriów wskazanych treścią ustawy i obowiązującego w jednostce regulaminu.

5.    Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków budżetowych.

6.    Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących ewidencjonowania składników majątkowych poprzez:

a)    stosowanie procedur, określonych w treści art. 25 ustawy o rachunkowości, w

przypadkach poprawiania zapisów,

b   uzupełnienie ewidencji środków trwałych o wskazane elementy, służące

właściwej ochronie posiadanych składników majątkowych i należytemu

przeprowadzeniu ich inwentaryzacji drogą spisu z natury,

c)  właściwy sposób ustalania do celów bilansowych wartości materiałów.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

Zespół w Łomży