Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Bielsku Podlaskim

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 maja 2009 roku (znak: RIO.I.6002 - 3/09), o treści jak niżej:

Pan Andrzej Krzywiec

Dyrektor

Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji

w Bielsku Podlaskim

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2008 roku, przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Bielsku Podlaskim na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto ustalenia organizacyjne, księgowość i sprawozdawczość, kontrolę wewnętrzną, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację planu finansowego, w tym wybranych dochodów i wydatków, wyposażenie w majątek, dochody własne jednostki budżetowej i wydatki finansowane z dochodów własnych oraz rozliczenia finansowe jednostki z budżetem miasta Bielsk Podlaski.

         Analiza systemu kontroli wewnętrznej wykazała, że w Ośrodku nie określono pisemnych procedur w zakresie udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. Powinność ustanowienia takich procedur spoczywa na kierowniku jednostki z mocy przepisów art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.) – str. 7 protokołu kontroli.

         Poza tym, jak ustalono w wyniku badania umowy na organizację bankowej obsługi jednostki, jedną z osób uprawnionych do składania dyspozycji pieniężnych z rachunków bankowych jest pracownik Ośrodka zajmujący stanowisko starszego referenta. Nie stwierdzono, aby Pan Dyrektor określił pisemnie zakres tego upoważnienia. Według art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki – str. 15-16 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości ksiąg rachunkowych i sporządzonych na ich podstawie sprawozdań budżetowych wykazało, że:

- zapisy księgowe w dzienniku nie zawierały wskazania daty zapisu, wbrew wymogom art. 23 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – str. 9 protokołu kontroli;

- kwoty podjęte z rachunku bankowego do kasy jednostki były zarachowywane do wydatków budżetowych w momencie ich faktycznego rozchodu z kasy, nie zaś w momencie pobrania z rachunku bankowego, co powodowało niezgodność w trakcie roku między ewidencją syntetyczną na koncie 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” a danymi miesięcznych sprawozdań Rb-28S o wydatkach budżetowych. Jak wynika z zasad funkcjonowania konta 130, zawartego w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020 ze zm.), na stronie Ma ujmuje się w szczególności zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki budżetowej, w tym również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych), w korespondencji z właściwymi kontami zespołu 1, 2, 3, 4, 7 lub 8 – str. 11-12 protokołu kontroli;

- na koncie 130, wbrew przywołanym wyżej przepisom, nie zachowywano zasady czystości obrotów, według której do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny (niezachowanie tej zasady powodowało rozbieżności między ewidencją syntetyczną konta a danymi o zrealizowanych dochodach budżetowych, prezentowanymi w miesięcznych sprawozdaniach Rb-27S);

- stan konta 225 „Rozrachunki z budżetami” wykazywano w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej niezgodnie ze stanem faktycznym – jako saldo sald należności i zobowiązań ustalonych na tym koncie; wskazane zestawienie jest jednym z elementów ksiąg rachunkowych, o czym stanowi art. 13 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, zaś zgodnie z art. 24 ust. 2 tej ustawy, rzetelność ksiąg rachunkowych polega na odzwierciedleniu w nich stanu rzeczywistego – str. 22 protokołu kontroli;

- sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych za II, III i IV kwartał 2008 roku sporządzono według nieaktualnego wzoru; obowiązujący począwszy od 2008 r. wzór sprawozdania Rb-Z został ustalony w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 stycznia 2008 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 16, poz. 100) – str. 13 protokołu kontroli.

         Stwierdzono również, że na poprawność sporządzonej za 2008 rok sprawozdawczości o dochodach i wydatkach budżetowych miały wpływ księgowania operacji gospodarczych wynikających z rozliczeń z wykonawcą opracowania projektu budowy i modernizacji obiektów sportowych na stadionie MOSiR. Wykonawca opracowania wystawił fakturę VAT z dnia 07.10.2008 r. na kwotę 286.700 zł. Faktura ta została opłacona przez badaną jednostkę przelewem z 21.10.2008 r. w kwocie 167.487,70 zł. Ponadto, tytułem zwłoki w wykonaniu przedmiotu zamówienia Ośrodek, za zgodą wykonawcy, dokonał potrącenia z wynagrodzenia kary umownej w wysokości 61.872,30 zł, zaś pozostałą kwotę z faktury – 57.340,- zł przelano z rachunku bieżącego jednostki na rachunek sum depozytowych, ponieważ do końca 2008 roku nie było podstaw do zapłaty wynagrodzenia w tej kwocie – według postanowień umowy 20% wynagrodzenia podlegało zapłacie po uzyskaniu przez Ośrodek pozwolenia na budowę (pozwolenie uzyskano w marcu 2009 r.). Do wydatków budżetowych zaliczono wszystkie operacje, w tym przelew z rachunku bieżącego na rachunek sum depozytowych Ośródka kwoty niewymagalnego wynagrodzenia wykonawcy. Operacja ta, jako niezwiązana faktycznie z wykorzystaniem środków z rachunku bieżącego na wydatki jednostki, stanowiła obejście przepisu art. 191 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, iż niezrealizowane kwoty wydatków zamieszczonych w budżecie jednostki samorządu terytorialnego wygasają z upływem roku budżetowego. Zaliczenie tej kwoty do wydatków budżetowych 2008 roku mogło nastąpić wyłącznie w drodze instytucji wydatków niewygasających, o których mowa w ust. 2 – 4 przywołanego art. 191 ustawy – str. 23, 28-29, 30, 47 protokołu kontroli.

         Analizując gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania stwierdzono nieprzestrzeganie wewnętrznych regulacji w tej kwestii. Według przepisów wewnętrznych do druków ścisłego zarachowania zalicza się m.in. arkusze spisu z natury z chwilą ich wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Ustalono, że prowadzona od 9 września 2004 r. ewidencja druków pomija arkusze spisu z natury, mimo że spis z natury był przeprowadzony w 2007 roku – str. 24-25 protokołu kontroli.

Kontrola wybranych wydatków na podróże służbowe pracowników wykazała uchybienia polegające na:

- niewskazaniu przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego nr 4/2008 r. z 7 lutego 2008 r. terminu odbycia podróży służbowej; obowiązek określenia terminu odbycia podróży nakłada na pracodawcę § 3 rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) – str. 33 protokołu kontroli;

- wystawianiu poleceń wyjazdów służbowych przy użyciu prywatnego pojazdu (w poleceniach tych nie specyfikowano danych o jego rodzaju) niemających oparcia w pisemnych wnioskach pracowników o wyrażenie zgody na użycie w podróży takiego środka transportu. Jak stanowi § 5 ust. 3 przywołanego rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Z kontekstu przywołanego przepisu wynika, że możliwość zlecenia podróży pojazdem prywatnym jest uzależniona od wyrażenia przez pracownika woli w tym zakresie. Przesądza to o niezbędności elementu wniosku, ponieważ pracodawca nie może z własnej inicjatywy zlecić odbywania podróży w ten sposób – str. 34 protokołu kontroli.

         W ramach kontroli gospodarowania dochodami własnymi ustalono, że cennik usług świadczonych przez MOSiR, obejmujący m.in. odpłatność za korzystanie z noclegów w jego obiektach, korzystanie z basenu, był ustalany przez dyrektora Ośrodka. Według postanowień art. 4 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 roku o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 1997 r. Nr 9, poz. 43 ze zm.), w braku regulacji przepisów szczególnych, o wysokości cen i opłat albo o sposobie ustalania cen i opłat za usługi komunalne o charakterze użyteczności publicznej oraz za korzystanie z obiektów i urządzeń użyteczności publicznej jednostek samorządu terytorialnego postanawiają ich organy stanowiące. Uprawnienia te organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego mogą powierzyć organom wykonawczym tych jednostek – str. 42 protokołu kontroli. W tej sprawie skierowałem odrębne pismo do Burmistrza Bielska Podlaskiego.

Stwierdzone trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej wykładni przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do ustalonego zakresu czynności oraz postanowień art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Ustanowienie pisemnych procedur kontroli wewnętrznej w zakresie udzielania zamówień publicznych i zwrotu środków publicznych.

2. Określenie na piśmie zakresu upoważnienia pracownika do składania dyspozycji pieniężnych z rachunków bankowych Ośrodka.

3. Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu rachunkowości Ośrodka poprzez:

a) wskazywanie w księgach rachunkowych dat dokonywanych zapisów,

b) zarachowywanie jako zrealizowanych wydatków kwot pobranych z rachunku bieżącego do kasy jednostki,

c) stosowanie zasady czystości obrotów na koncie 130,

d) wykazywanie w zestawieniach obrotów i sald kont księgi głównej rzeczywistych sald konta 225,

e) sporządzanie sprawozdania Rb-Z według obowiązującego wzoru.

4. Zaniechanie przelewania na rachunek sum depozytowych, w celu zarachowania do wydatków budżetowych, kwot niewymagalnych wynagrodzeń wykonawców zamówień.

5. Zapewnienie przestrzegania przepisów wewnętrznych w kwestii zaliczania arkuszy spisu z natury do druków ścisłego zarachowania.

6. W zakresie podróży służbowych pracowników:

a) każdorazowe określanie w poleceniu wyjazdu służbowego terminu odbycia podróży,

b) zlecanie odbywania podróży służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy w następstwie zatwierdzenia stosownego wniosku pracownika w tym zakresie.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

 w Białymstoku

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 26 maja 2009 roku, do organu wykonawczego:

Pan

Eugeniusz Berezowiec

                                                                                              Burmistrz Bielska Podlaskiego

         Uprzejmie informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku zakończyła w dniu 17 kwietnia 2009 roku czynności kontrolne w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Bielsku Podlaskim. Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym, którego egzemplarz przekazuję Panu w załączeniu do niniejszego pisma.

         Pośród ustaleń kontroli chciałbym w szczególności zwrócić uwagę na fakt, iż cennik usług świadczonych przez MOSiR, obejmujący m.in. odpłatność za korzystanie z noclegów w jego obiektach, korzystanie z basenu, był ustalany przez dyrektora Ośrodka (wpływy z tych tytułów stanowiły dochody własne jednostki). Stosownie do regulacji ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej uprawnienia w kwestii postanawiania o wysokości cen i opłat albo o sposobie ustalania cen i opłat za usługi komunalne o charakterze użyteczności publicznej oraz za korzystanie z obiektów i urządzeń użyteczności publicznej jednostek samorządu terytorialnego przysługują organom stanowiącym. Uprawnienia te organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego mogą powierzyć organom wykonawczym tych jednostek. Kierownik jednostki budżetowej nie jest więc władny do samodzielnego ustalania cen i opłat wskazanych w przywołanych przepisach.

Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

 w Białymstoku