Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Sejnach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 lutego                 2010 roku (znak: RIO.V.6001-6/09), o treści jak niżej:

Pan

Ryszard Grzybowski        

Starosta Sejneński         

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Sejneńskiego za okres 2008 roku, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Sejnach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość budżetową i finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym wybranych dochodów i wydatków, zamówienia publiczne, realizację zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi powiatu.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte w Starostwie zasady rachunkowości wykazała, że plan kont dla Starostwa Powiatowego jako jednostki budżetowej przewiduje prowadzenie konta 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”. Konto to w badanej jednostce nie może mieć zastosowania, ponieważ zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) służy wyłącznie do rozliczenia zysku gospodarstw pomocniczych, nadwyżki środków obrotowych zakładów budżetowych oraz nadwyżki dochodów własnych jednostek budżetowych – str. 11 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości dowodów księgowych i zapisów księgowych wykazała uchybienia naruszające wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., a także przepisów wewnętrznych, polegające w szczególności na:

a) braku podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę formalno-rachunkową dowodów księgowych (poleceń księgowania i faktur wystawianych przez jednostkę); w próbie przyjętej do kontroli odpowiednich adnotacji nie zawierało 17,25% dowodów – str. 9-10 protokołu kontroli,

b) niesporządzaniu zestawień obrotów dzienników częściowych prowadzonych w ramach ksiąg Starostwa jako jednostki budżetowej, co narusza art. 14 ust. 3 ustawy – str. 12-13 protokołu kontroli,

c) opatrywaniu zapisów w dzienniku jedną datą – datą ostatniego dnia miesiąca; pozostaje to w sprzeczności z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy, w myśl których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od  daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 15 protokołu kontroli; nieprawidłowość została wyeliminowana w trakcie kontroli – jej przyczyną było wadliwe funkcjonowanie programu księgowego,

d) braku chronologii zapisów na kontach księgi głównej budżetu (konta 133/0, 240/2, 901/2), naruszającym art. 15 ust. 2 ustawy – str. 15 protokołu kontroli,

e) ewidencjonowaniu w urządzeniach księgowych budżetu, na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”, rozrachunków z tytułu podatku VAT – str. 16 i 24 protokołu kontroli; rozliczenia z tytułu podatku VAT powinny być ujmowane na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” w księgach Starostwa jako jednostki budżetowej, w związku z tym, iż są pochodną operacji związanych z realizacją dochodów i wydatków budżetu,

f) nieprawidłowym dokonywaniu na koncie 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” zapisów dotyczących zwrotów wydatków – wbrew zasadom funkcjonowania tego konta zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia, stosowano wyłącznie zapisy czerwone; nieprawidłowość ta skutkowała niezgodnością zapisów dokonanych na koncie 130 z zapisami w księgowości banku – str. 16 protokołu kontroli,

g) pomniejszaniu wartości kosztów poprzez dokonywanie zapisów stornem czerwonym na stronie Wn konta 400 „Koszty według rodzajów”, co naruszało zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku Nr 2 do rozporządzenia – str. 16 protokołu kontroli,

h) ujęciu całości pozostałej do spłacenia w latach następnych należności z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności (raty rozłożone do 2014 roku) na konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast pozostawienia należności z tego tytułu o charakterze długoterminowym na koncie 226 „Należności długoterminowe” – str. 17 i 26 protokołu kontroli; w trakcie kontroli kwota pozostająca do spłaty w latach następnych została ujęta jako należność długoterminowa,

i) prowadzeniu ewidencji nieruchomości Skarbu Państwa w księgach Starostwa na koncie 011 „Środki trwałe”; wartość nieruchomości na dzień 31 grudnia 2008 r. wynosiła 376.810,77 zł i została wykazana w bilansie Starostwa, zawyżając wartość aktywów jednostki; nieruchomości stanowiące własność Skarbu Państwa winny być objęte ewidencją pozabilansową – str. 73 protokołu kontroli.

W zakresie inwentaryzacji należności stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie dokonała potwierdzenia salda w stosunku do 3 kontrahentów (POLKOMTEL S.A., Urząd Miejski w Sejnach i Sąd Rejonowy w Sejnach), na kontach których na dzień 31 grudnia 2008 r. wystąpiły należności, co naruszało postanowienia art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości – str. 28 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy procedury opracowania i uchwalania budżetu na 2008 r., w tym opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych, stwierdzono, że Dyrektor Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Sejnach nie ujął w projekcie planu swojej jednostki zaplanowanych w projekcie budżetu dochodów w wysokości 800 zł. Ponadto Komendant Powiatowy Państwowej Straży Pożarnej w Sejnach nie dostosował projektu planu finansowego jednostki do kwot ujętych w projekcie budżetu, wskazanych informacji przekazanej przez Zarząd. Zgodnie z obowiązującym w okresie objętym kontrolą § 4 ust. 2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), na podstawie informacji otrzymanych od organu wykonawczego kierownicy samorządowych jednostek budżetowych opracowują projekty planów finansowych swoich jednostek. Projekty planów finansowych powinny zapewniać zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej i zostać przekazane organowi wykonawczemu celem weryfikacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Natomiast zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia, Zarząd Powiatu zobowiązany jest do zweryfikowania otrzymanych projektów pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej i – w przypadku stwierdzenia różnic – wprowadzenia w nich odpowiednich zmian, informując o ich dokonaniu kierowników jednostek budżetowych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, nie później jednak niż do dnia 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Jak wynika z ustaleń kontroli, Zarząd Powiatu nie zweryfikował w przedstawionym wyżej trybie projektu planu finansowego PSP. Plan finansowy tej jednostki na 2008 r. wykazywał zgodność z uchwałą budżetową – str. 30-31 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości ustalania i egzekwowania dochodów z tytułu najmu stwierdzono, że Zarząd uchwałą nr 11/07 ustalił stawki za wynajęcie pomieszczenia sali konferencyjnej oraz sprzętu audiowizualnego. W oparciu o tę regulację Pan Starosta, jako udostępniający mienie, był zobowiązany do zawierania umów najmu zgodnie z ustalonym uchwałą cennikiem. Stwierdzono, że ustalona w umowie kwota za najem sali konferencyjnej dla Stowarzyszenia Kraina Czarnej Hańczy w Maćkowej Rudzie nie wynikała z obowiązujących stawek. Z cennika nie wynikała również kwota pobrana od Lokalnej Grupy Działania „Sejneńszczyzna”. Badanie tego zagadnienia wykazało także, że nie została wyznaczona osoba odpowiedzialna za realizację zadań w zakresie wydzierżawiana i wynajmowania nieruchomości, której zakresem czynności należało przypisać obowiązek sporządzania umów najmu zgodnie z ustalonym cennikiem – str. 37-38 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości i terminowości pobierania dochodów z tytułu użytkowania wieczystego wykazała, że w trzech przypadkach wpłaty były dokonane po wymaganym terminie. Nie skutkowało to jednakże naliczeniem i egzekwowaniem przez Starostwo odsetek z tytułu opóźnienia w regulowaniu należności – str. 42 protokołu kontroli. W decyzjach ustalono, że wpłaty powinny być wnoszone przez użytkowników wieczystych do 31 marca, zaś nieuiszczenie opłat w tym terminie spowoduje naliczenie odsetek ustawowych za. Za nieterminowe wpłaty powinny zostać naliczone i pobrane odsetki ustawowe w łącznej wysokości 12,60 zł.

W zakresie gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą obowiązywała uchwała Rady Powiatu z dnia 16 lutego 2001 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich najmu na okres dłuższy niż 3 lata. Należy wskazać, że przepisy art. 12 pkt 8 lit a) ustawy z dnia 5 czerwca 2008 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.), stanowiącego podstawę podjęcia uchwały, z dniem 22 października 2007 r. uległy zmianie, co nie znalazło wyrazu w treści uchwały. Wymagane zmiany powinny dotyczyć m.in. wprowadzenia regulacji określających zasady zawierania umów najmu i dzierżawy na czas nieoznaczony – str. 73-74 protokołu kontroli. Jak wyjaśnił Sekretarz Powiatu, prowadzone są prace nad dostosowaniem uchwały do obowiązujących przepisów.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywała w okresie objętym kontrolą na Panu Staroście jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz art. 35 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym. Od 1 stycznia 2010 r. zakres odpowiedzialności kierownika jednostki określają przepisy art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należało do Skarbnika Powiatu, stosownie do zakresu czynności oraz przepisów art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. Od 1 stycznia 2010 r. zakres obowiązków Skarbnika reguluje art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

       Mając na uwadze przedstawione ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Usunięcie z zakładowego planu kont Starostwa konta 820.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zapewnienie kontroli formalno-rachunkowej wszystkich dowodów księgowych,

b) sporządzanie zestawień dzienników częściowych,

c) zachowywanie chronologii zapisów na kontach księgi głównej,

d) prowadzenie ewidencji rozrachunków z tytułu podatku VAT na koncie 225 w księgach Starostwa jako jednostki budżetowej,

e) zaprzestanie dokonywania na kontach 130 oraz 400 zapisów dotyczących zwrotu wydatków i zmniejszenia kosztów stornem czerwonym,

f) prowadzenie ewidencji nieruchomości Skarbu Państwa na kontach pozabilansowych.

3. Inwentaryzowanie drogą potwierdzenia sald należności od kontrahentów prowadzących księgi rachunkowe.

4. Weryfikowanie otrzymanych od jednostek budżetowych projektów planów finansowych pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej i – w przypadku stwierdzenia różnic – wprowadzanie w nich odpowiednich zmian.

5. Pobieranie opłat za wynajęcie pomieszczeń zgodnie z zatwierdzonym przez Zarząd cennikiem.

6. Formalne przypisanie pracownikowi obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia spraw dotyczących realizacji dochodów z najmu.

7. Naliczanie odsetek od nieterminowo wpłacanych dochodów.

8. Wystąpienie do Rady Powiatu z projektem uchwały zmieniającej zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości... w sposób dostosowujący do aktualnego brzmienia art. 12 pkt 8 lit. a) ustawy o samorządzie powiatowym.

        O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach