Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Galerii ARSENAŁ w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 grudnia                 2009 roku (znak: RIO.I.6002-18/09), o treści jak niżej:

Pani

Monika Szewczyk

Dyrektor  Galerii ARSENAŁ

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Galerii ARSENAŁ  w Białymstoku na podstawie art.1 ust. 1 oraz w trybie art.5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem Miasta Białegostoku.

Badając dokumentację opisującą przyjętą politykę rachunkowości stwierdzono, że opis konta 801 „Fundusz zasadniczy instytucji kultury” uwzględnia ewidencję  zwiększeń i zmniejszeń funduszu instytucji kultury w zakresie wymienionym w art. 29 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Wśród zmniejszeń funduszu w opisie konta wymieniono zmniejszenie z tytułu finansowania inwestycji, ale z ustaleń kontroli wynika, że zapis ten w praktyce nie jest  stosowany. W sprawie zmniejszeń funduszu z tytułu finansowania inwestycji funkcjonuje interpretacja Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów, która pozwala uznać za prawidłowe rozwiązanie stosowane w tej kwestii przez Galerię, ale konieczne jest w związku z tym dostosowanie opisu konta 801 do zasad stosowanych w praktyce – str. 5-6 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli pozwalają wskazać również na inne błędy popełnione w określaniu polityki rachunkowości. Nieprawidłowości w tym zakresie dotyczą zasad funkcjonowania kont zespołu 4 i zespołu 5, a w szczególności przeksięgowywania sald tych kont na koniec roku. Z opisu kont syntetycznych zespołu 4 wynika, że na koniec roku salda tych kont są przenoszone na konto 860 „Wynik finansowy”. W zakładowym planie kont występują konta zespołu 5 – 501 „Koszty działalności podstawowej” i 550 „Koszty zarządu”, z opisu których wynika, że również salda tych kont są na koniec roku przeksięgowywane na konto 860. Z opisu konta 490 „Rozliczenie kosztów” wynika, że saldo Ma tego konta, w kwocie odpowiadającej kwocie poniesionych kosztów rodzajowych, podlega przeksięgowaniu na konta zespołu 4 (401-408). Przedstawione ustalenia wskazują, że rozwiązania przyjęte w dokumentacji opisującej stosowane w instytucji zasady rachunkowości nie są możliwe do zastosowania w praktyce.  W rzeczywistości na wynik są przenoszone salda kont zespołu 4, a salda kont 501 i 550 są na koniec roku przeksięgowywane na konto 490 „Rozliczenie kosztów” – str. 6 protokołu kontroli. Ustalenia kontroli wskazują więc na konieczność niezwłocznego dokonania zmian w polityce rachunkowości .  

W obrębie prawidłowości zapisów w księgach rachunkowych stwierdzono, że w 2008 roku zawyżono koszty prenumeraty, ujmowane na koncie 402 „Zużycie materiałów” o 1.395,00 zł i koszty ubezpieczeń majątkowych, ujmowanych na koncie 409 „Pozostałe koszty” o 2.831,38 złotych. Zawyżenie zostało spowodowane zaksięgowaniem wymienionych kwot na kontach zespołu 4 i na koncie 641 „Rozliczenie międzyokresowe kosztów czynne”. Ustalono, że w rachunku zysków i strat wykazano w poz. A.I „Zmiana stanu produktów (zwiększenie wartość dodatnia, zmniejszenie wartość ujemna)” kwotę 4.256,38 zł, która w bilansie występuje  w aktywach w poz. B.IV „Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe”  jako saldo Wn konta 641 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne”. Zmiana stanu produktów wykazana w rachunku zysków i strat powinna  wynikać z danych zamieszczonych w bilansie i odpowiadać różnicy sumy zapasów półproduktów, produktów w toku i produktów i produktów gotowych według stanu na początek i koniec roku bilansowego. W bilansie w tych pozycjach  na początek i koniec roku nie wykazano stanu zapasów.

Z ustaleń przedstawionych w opisie na stronie 8 protokołu kontroli wynika, iż wykazanie zmiany stanu produktów jest efektem zawyżenia w ewidencji księgowej kosztów zużycia materiałów i pozostałych kosztów rodzajowych. Dane wykazane w rachunku zysków i strat są zgodne z prowadzoną ewidencją księgową, ale są obarczone błędem wynikającym z niewłaściwie prowadzonej ewidencji księgowej na kontach zespołu 4. Niezgodne ze stanem rzeczywistym dane wykazane w rachunku zysków i strat nie miały wpływu na poziom zysku za 2008 r., który wyniósł 73.026,23 zł, ponieważ w takim samym stopniu zostały zawyżone przychody i koszty działalności operacyjnej – str. 8-11 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że koszty kontrolowanej instytucji kultury zostały zaplanowane na rok 2008 w wysokości 1.360.000 zł, a ich realizacja wyniosła  1.489.126,62 zł, w tym koszty działalności bieżącej 1.425.616,33 zł, koszty finansowe i pozostałe koszty operacyjne – 5.510,08 zł i wydatki majątkowe – 58.000,21 zł. Zgodnie z art. 34 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, koszty  ujęte w planach finansowych jednostek sektora finansów publicznych, mogą ulec zwiększeniu w przypadku zrealizowania przychodów własnych wyższych od prognozowanych, przy czym zmiany przychodów i kosztów wymagają zmian w rocznym planie finansowym. W przypadku Galerii wymóg wynikający z ustawy nie został spełniony, ponieważ wyższe wykonanie kosztów nie było poprzedzone zmianą rocznego planu finansowego. Zmiana rocznego planu finansowego dokonana 31 grudnia 2008 r. i polegająca na dopasowaniu planu przychodów i kosztów do rzeczywistego ich wykonania, nie może być traktowana jako zmiana spełniająca wymogi określone w przywołanym przepisie ustawy.

Z dokonanych ustaleń wynika również, że w okresie objętym kontrolą nie były sporządzane odrębne plany inwestycji, co zostało zaprezentowane w protokole kontroli na stronach 13 – 15, w obrębie opisu dotyczącego planów finansowych.

Stwierdzono, że na poziom zysku za rok 2008 w kwocie 73.026,23 zł w dużym stopniu rzutowało zaliczenie dotacji organizatora, w części przeznaczonej na finansowanie zakupu składników aktywów trwałych, do przychodów instytucji kultury. Z treści art.29 ust. 3 pkt 2 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej wynika, że dotacje budżetowe na finansowanie rozwoju instytucji zwiększają fundusz instytucji kultury. W związku z tym, pod datą dokonania zakupów inwestycyjnych należało przeksięgować wykorzystaną na ten cel kwotę na zwiększenie funduszu instytucji kultury – str. 18 protokołu kontroli.

Przyczyną wystąpienia stwierdzonych nieprawidłowości była wadliwa interpretacja przepisów ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych i ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej .

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249,poz. 2104 ze zm.), odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, ponosi jej kierownik. Na kierowniku spoczywa  również powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art.10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Prowadzenie rachunkowości instytucji kultury należy do głównego księgowego, stosownie do art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości polegających na:

a) usunięciu z opisu konta 801 „Fundusz jednostki” zapisu, że fundusz instytucji zmniejsza finansowanie inwestycji,

b) wykreślenie w opisie konta 490 „Rozliczenie kosztów”, że saldo tego konta podlega przeksięgowaniu na konta zespołu 4 (401-408),

c) wprowadzenie do opisu kont 501 „Koszty działalności podstawowej” i 550 „Koszty zarządu” zapisu, że salda tych kont na koniec roku są przeksięgowywane na konto 490 „Rozliczenie kosztów”,

d) zamieszczenie w opisie konta 641 „Rozliczenia międzyokresowe czynne” zapisu, że koszty ujęte na tym koncie dotyczące danego roku obrotowego są przenoszone na stronę Wn kont zespołu 4,

e) wprowadzenie do zakładowego planu kont konta 140 „Środki pieniężne w drodze”.

2. Prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z zasadami funkcjonowania kont przyjętymi w zakładowym planie kont.

3. Przestrzeganie w przypadku realizowania  wyższych kosztów od kosztów ujętych w planie finansowym na 2009 r. zasad określonych w przepisach aktualnie obowiązującej ustawy o finansach publicznych, a w przypadku zaistnienia tego typu okoliczności w latach następnych – zasad określonych w przepisach  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

4. Sporządzanie w ramach planu działalności kulturalnej odrębnych planów finansowych dotyczących inwestycji i zakupów inwestycyjnych.

5. Przeksięgowanie równowartości zakupów inwestycyjnych zrealizowanych w 2009 r. z konta 760 na zwiększenie funduszu instytucji kultury.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

                                                                                     w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Miasta Białegostoku