Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gimnazjum nr 6 w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 października 2009 roku (znak: RIO.V.6002-2/09), o treści jak niżej:

Pan

Andrzej Łuczaj

                                                                                              Dyrektor Gimnazjum nr 6

w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2008 rok, przeprowadzonej w Gimnazjum nr 6 w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy
z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r.
Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólno-organizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej
i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, dochody i wydatki budżetowe objęte planem finansowym, dochody własne i wydatki sfinansowane
z dochodów własnych, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia
z budżetem Miasta Suwałk.

Z ustaleń dotyczących wewnętrznej organizacji jednostki wynika, że nie został określony pisemnie zakres zadań i odpowiedzialności wicedyrektora Gimnazjum. W myśl zapisu § 8 Statutu Gimnazjum, wicedyrektor pełni obowiązki dyrektora w czasie jego nieobecności, zaś zakres obowiązków wicedyrektora określa dyrektor – str. 4 protokołu kontroli.

         Badając funkcjonowanie wewnętrznej kontroli finansowej ustalono, że nie zostały opracowane procedury wyboru wykonawców dla zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, tj. dostaw, robót i usług, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) w art. 35 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury wyboru wykonawców zamówień winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady. Stosownie do postanowień art. 47 ust. 1 i 2 tej ustawy, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury dotyczące prowadzenia gospodarki finansowej w odniesieniu m.in. do zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych – str. 7 protokołu kontroli.

         Stwierdzono też, że pracownik Gimnazjum wykonujący funkcję kasjera nie złożył deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę. W wewnętrznej instrukcji kasowej ustalono, że kasjer w dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej składa deklarację odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki – str. 15-16 protokołu kontroli.

Kontrola, na wybranej próbie, prawidłowości dowodów księgowych i zapisów księgowych wykazała uchybienia naruszające wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), a także przepisów wewnętrznych, polegające w szczególności na:

a) braku udokumentowania czynności polegających na sprawdzeniu wyciągów bankowych
z załączonymi do nich dokumentami; obowiązek sprawdzania przez pracownika komórki księgowości wyciągów bankowych został wskazany w § 9 pkt 4 instrukcji zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów – str. 10 protokołu kontroli;

b) braku udokumentowania czynności sprawdzenia dowodów ujętych pod raportami kasowymi pod względem formalno – rachunkowym oraz zatwierdzenia ich do wypłaty przez głównego księgowego – str. 10 protokołu kontroli;

c) zaniechaniu realizacji wymogu potwierdzania odbioru gotówki z kasy przez osoby, którym gotówka została wypłacona, wbrew postanowieniom art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy i § 5 pkt 13 instrukcji kasowej – str. 10-11 protokołu kontroli;

d) niezamieszczaniu na dowodach źródłowych adnotacji o sposobie ich ujęcia w ewidencji księgowej (dekretacji), wymaganej przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 11 protokołu kontroli;

e) nieprzestrzeganiu zasady chronologicznego ujmowania zdarzeń gospodarczych na poszczególnych kontach księgi głównej, co naruszało przepis art. 15 ust. 2 ustawy – str. 11 protokołu kontroli;

f) nieprzestrzeganiu, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów, zasad ewidencji na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”, w kwestii księgowania zwrotów nadpłat, korekt i innych tego typu zapisów mających wpływ na zachowanie czystości obrotów – str. 12 protokołu kontroli;

g) ewidencjonowaniu automatycznych lokat środków na rachunku bieżącym pozostających na koniec dnia z wykorzystaniem konta rozrachunkowego 240 „Pozostałe rozrachunki”; zgodnie z opisem zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów środki lokowane na rachunkach w bankach winny być ujmowane na kontach Zespołu 1 „Środki pieniężne
i rachunki bankowe” (ewidencja lokat automatycznych może odbywać się na wydzielonym
z konta 130 subkoncie lokat) – str. 12 protokołu kontroli;

h) zaniechaniu ewidencji licencji na programy komputerowe na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”; w trakcie kontroli dokonano stosownego księgowania uwidaczniającego wskazane składniki aktywów – str. 13 protokołu kontroli.

Czynnościom kontrolnym poddano prawidłowość ustalania i egzekwowania dochodów budżetowych z tytułu najmu – str. 24-27 protokołu kontroli. Stwierdzono,
że umowy zawierane były przez Pana Dyrektora bez współudziału głównego księgowego,
co nie odpowiada treści pełnomocnictwa udzielonego Panu przez Prezydenta Suwałk. Według dokumentu pełnomocnictwa „Do skuteczności umów cywilno-prawnych wymagane jest współdziałanie drugiego pełnomocnika (głównego księgowego) upoważnionego przez dyrektora”. Ustalono, że takie upoważnienie zostało głównemu księgowemu udzielone, jednakże odbyło się to bez wiedzy tego pracownika. Główny księgowy przyjął upoważnienie do wiadomości i stosowania w trakcie kontroli – str. 24-25 protokołu kontroli.

         Jak ustalono, Prezydent Suwałk w zarządzeniach z 30 grudnia 2004 r. i 1 lutego 2005 r., wydanych z upoważnienia Rady Miasta, określił sposób ustalania cen i opłat za korzystanie z obiektów i urządzeń m.in. przedszkoli, szkół i placówek oświatowych. W oparciu o te regulacje Pan Dyrektor, jako udostępniający mienie, był zobowiązany do określenia
„w swoich wewnętrznych regulaminach” stawek opłat, a także „szczegółowych warunków korzystania z przedmiotu umowy”. Stwierdzono, że nie został opracowany regulamin wewnętrzny, który określałby szczegółowe warunki korzystania z wynajmowanych pomieszczeń. Warunki te były każdorazowo określane w zawieranych umowach – str. 25 protokołu kontroli.

         Pośród wydatków budżetowych badaniu poddano m.in. wydatki z tytułu podróży służbowych pracowników. Stwierdzono, że Pan Dyrektor wprowadził zarządzeniem z dnia
5 lutego 2008 r. stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy podczas podróży służbowej na terenie kraju w wysokości 80% stawki określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, tj. w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Zatem, w kontrolowanym okresie stawka za 1 km przebiegu pojazdu, dla samochodu o pojemności skokowej silnika wyższej niż 900 cm³, powinna wynosić 0,6686 zł (0,8358zł x 80%). Stwierdzono, iż pracownicy przyjmowali w rozliczeniach delegacji stawkę niższą od ustalonej, wynoszącą 0,6278zł, co spowodowało zaniżenie wypłaconych należności z tytułu kosztów podróży służbowych na łączną kwotę 23,60 zł – str. 34-35 protokołu kontroli.

W okresie objętym kontrolą dokonywany był również ryczałtowy zwrot kosztów używania samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy w celach służbowych do jazd lokalnych. Wypłacania ryczałtu dokonywano na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym umowy z dnia 1 października 2007 r. zawartej przez Prezydenta Miasta z Panem Dyrektorem, ustalającej miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne
w wysokości 100 km. Według § 4 ust. 2 przywołanego rozporządzenia Ministra Infrastruktury, kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Również w umowie zawartej z Panem Dyrektorem znalazły się postanowienia w kwestii pomniejszania ryczałtu za czas nieobecności w pracy. Z ustaleń kontroli wynika, że w oparciu o złożone oświadczenia Pan Dyrektor otrzymywał w 2008 roku ryczałty w pełnej wysokości, bez dokonywania jego zmniejszeń z tytułów wskazanych w rozporządzeniu, w tym z tytułu urlopu. Prawidłowość złożonych oświadczeń została potwierdzona przez inspektora Wydziału Oświaty, Wychowania i Sportu Urzędu Miejskiego w Suwałkach – str. 35-36 protokołu kontroli.

         Kontrola wydatków budżetowych wykazała przypadki niewłaściwej ich klasyfikacji do paragrafów określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.). W zbadanej próbie niewłaściwie sklasyfikowano wydatki bieżące na łączną kwotę 1.311,42 zł – str. 37-39 protokołu kontroli.

         Badając postępowanie prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na remont sali gimnastycznej ustalono, że:

- niewłaściwie określono wartość przedmiotu zamówienia. Z protokołu postępowania wynika, że wartość robót, ustalona przez pracownika Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach na podstawie kosztorysów inwestorskich, wynosi (łącznie z podatkiem VAT) 158.425,98 zł
i równowartość 43.084,49 euro. W świetle art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 241, poz. 1763) wartość zamówienia należało ustalić na kwotę 129.857,36 zł, stanowiącą równowartość 33.493,41 euro – str. 41 protokołu kontroli;

- Pan Dyrektor powołał zarządzeniem komisję przetargową wyznaczając jedynie jej skład personalny. Zgodnie z art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych kierownik zamawiającego winien określić organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac – str. 42 protokołu kontroli;

- nie zostało złożone przez Pana Dyrektora oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie z postępowania, wymagane przepisami art. 17 przywołanej ustawy od osób wykonujących czynności w postępowaniu – str. 42 protokołu kontroli;

- informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej nie została zamieszczona przez zamawiającego na stronie internetowej, z naruszeniem wymogu art. 92 ust. 2 ustawy – str. 43 protokołu kontroli.

         Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości Gimnazjum jako jednostki budżetowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego jednostki, stosownie do przyznanego zakresu czynności oraz postanowień art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Pisemne powierzenie wicedyrektorowi Gimnazjum zakresu zadań i odpowiedzialności.

2. Uregulowanie w przepisach wewnętrznych procedur udzielania zamówień publicznych, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych.

3. Przyjęcie od kasjera deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do:

a) opatrywania dowodów księgowych adnotacjami potwierdzającymi wykonanie czynności kontrolnych nakazanych przez przepisy wewnętrzne,

b) zapewnienia realizacji wymogu potwierdzania odbioru gotówki z kasy przez osoby, którym gotówka została wypłacona,

c) zamieszczania dekretacji na poszczególnych dowodach źródłowych,

d) chronologicznego ujmowania zdarzeń gospodarczych na poszczególnych kontach księgi głównej,

e) ewidencjonowania operacji na koncie 130 z zachowaniem wymogów określonych
w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.,

f) zaniechania ewidencji lokat automatycznych środków na rachunku bieżącym
za pośrednictwem konta 240.

5. Zawieranie umów cywilno-prawnych przy udziale głównego księgowego.

6. Opracowanie regulaminu w sprawie szczegółowych warunków korzystania
z wynajmowanych pomieszczeń Gimnazjum.

7. Stosowanie przyjętej w regulacjach wewnętrznych stawki przy rozliczaniu kosztów podróży odbywanej samochodem prywatnym pracownika.

8. Przestrzeganie postanowień § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w kwestii pomniejszania ryczałtu na jazdy lokalne za każdy dzień nieobecności w pracy z powodów enumeratywnie wskazanych w tym przepisie.

9. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków.

10. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) ustalanie wartości przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy bez podatku VAT oraz z zastosowaniem właściwego kursu euro określonego dla przeliczania wartości zamówień,

b) określanie organizacji i trybu pracy komisji przetargowej oraz zakresu obowiązków jej członków,

c) składanie przez Pana Dyrektora oświadczeń, o których mowa w art. 17 Prawa zamówień publicznych, w przypadku wykonywania czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia,

d) zamieszanie na stronie internetowej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków,
za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu
w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Prezydent Suwałk

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

    Zespół w Suwałkach