Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Szczuczynie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 marca 2010 roku (znak: RIO.IV.6001-6/09), o treści jak niżej:

Pan

Waldemar Szczesny

Burmistrz Szczuczyna

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Szczuczyn za okres 2008 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Szczuczynie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         Analiza stosowanych rozwiązań organizacyjnych wykazała, że począwszy od 2009 roku wyeliminowano, opisane szczegółowo w protokole kontroli, nieprawidłowości mające swoje źródło w koncentracji w Urzędzie obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych. Dokonano stosownych zmian w regulacjach wewnętrznych Urzędu, uwzględniając odrębność organizacyjno-prawną jednostek organizacyjnych oraz otwarto jednostkom odrębne rachunki bankowe. Kierownicy jednostek od 2009 r. autoryzują dokumenty dotyczące gospodarki finansowej jednostek, sporządzają plany finansowe oraz realizują obowiązki sprawozdawcze. Ustalono jednakże, iż obsługę finansowo-księgową jednostek organizacyjnych oświaty Urząd Miejski prowadzi bez formalnego uregulowania tej kwestii przez Radę Miejską, do której – w myśl postanowień art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – należą kompetencje organu prowadzącego w zakresie organizowania obsługi finansowej szkół – str. 2 i 9-10 protokołu kontroli.

         W omawianym zakresie należy ponadto wskazać, że Pan Burmistrz nie udzielił żadnemu z kierowników jednostek nieposiadających osobowości prawnej pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) – str. 5  protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości stosowania przepisów ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.) wykazała istotne nieprawidłowości – str. 4-5  protokołu kontroli, załącznik nr 2 do protokołu kontroli. Przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków na terenie gminy Szczuczyn jest Wielobranżowe Przedsiębiorstwo Komunalne spółka z o.o. w Szczuczynie. W zakresie poprawności ustalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków ustalono, iż nie były respektowane zasady i tryb określone przywołaną ustawą oraz rozporządzeniem Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886), co polegało na tym, że:

a) ostatnio taryfy ustalone zostały w 2007 r., co stanowi naruszenie postanowień art. 24 ust. 10 ustawy, w myśl których taryfy obowiązują przez 1 rok, z tym że ust. 9a w art. 24 daje możliwość przedłużenia przez Radę czasu obowiązywania dotychczasowych taryf, nie dłużej niż na 1 rok, na uzasadniony wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego,

b) podjęta przez Radę Miejską 23 kwietnia  2007 r. uchwała w sprawie zatwierdzenia taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków oznaczała w istocie przyjęcie taryf zaproponowanych przez Komisję Rozwoju Gospodarczego, Finansów, Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Rady Miejskiej w Szczuczynie na posiedzeniu w dniu 15 lutego 2007 roku (odbyte ponad 2 miesiące przed złożeniem wniosku o zatwierdzenie taryf, przedstawionego przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne 20 kwietnia 2007 r.). Taryfy zostały uchwalone w wysokości niższej niż wskazano we wniosku spółki. Zgodnie z ustawą, taryfę za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzenie ścieków określa przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne (art. 20 ust 1). Kompetencję do zatwierdzania taryf posiada rada gminy (art. 24 ust. 1 ustawy), przy czym w myśl postanowień ust. 5 tego artykułu, w zależności od tego, czy taryfy zostały opracowane poprawnie, czy też nie, rada gminy może podjąć uchwałę o zatwierdzeniu taryf bądź o odmowie zatwierdzenia. Z wnioskiem o zatwierdzenie taryf do Rady Miejskiej powinien wystąpić Pan Burmistrz, po sprawdzeniu, czy taryfy ujęte we wniosku zostały opracowane zgodnie z przepisami ustawy oraz po weryfikacji kosztów związanych ze świadczeniem usług przez przedsiębiorstwo pod względem celowości ich ponoszenia - art. 24 ust. 4 ustawy. Nie stwierdzono udokumentowania w kwestii wykonania przez Pana Burmistrza obowiązku analizy taryf zawartych we wniosku spółki z 20 kwietnia 2007 r.,

c) kalkulacje załączone do wniosku przedsiębiorstwa z 20 kwietnia 2007 r. o zatwierdzenie taryf nie zawierały wskazania, jakiego okresu dotyczą i nie wynika z nich, czy uwzględniały planowane zmiany kosztów w roku obowiązywania taryfy oraz wszystkie elementy wymienione w art. 20 ustawy i § 6 przywołanego wyżej rozporządzenia. Ponadto sporządzając „kalkulację niezbędnych przychodów dla potrzeb obliczenia taryfowych cen wody” nie zastosowano do tego celu wzoru wniosku wprowadzonego rozporządzeniem. W związku z tym sporządzona kalkulacja, aczkolwiek zwierała podstawowe czynniki wskazane w art. 20 ustawy, nie posiadała szczegółowości wymaganej przepisami rozporządzenia i treścią załączników do wzoru wniosku.

         Badanie poprawności sporządzanej sprawozdawczości wykazało, iż dane przedstawione we wszystkich sprawozdaniach odpowiadały wynikom ewidencji. Stwierdzono natomiast, iż poprzez błędne zarachowanie w ewidencji dotyczące rozliczeń z bankiem odsetek od kredytu o 2.722,14 zł zaniżono wynik budżetu poprzez zaniżenie faktycznie zrealizowanych wydatków budżetowych. Wskazanej kwoty nie ujęto do wydatków budżetu mimo faktycznego wydatkowania, które nastąpiło z rachunku budżetu. W wyniku badania poprawności sald wykazanych na kontach rozrachunkowych stwierdzono ujęcie w ewidencji budżetu po stronie Wn na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” kwoty 2.722,14 zł stanowiącej odsetki przelane w dniu 31 grudnia 2008 r. z rachunku budżetu na rachunek banku obsługującego spłatę kredytu. Kwotę tę zarachowano na tym koncie, jako należność podlegającą refundacji z rachunku wydatków Urzędu. Było to efektem przyjęcia założenia, iż tylko opłacone z tego rachunku wydatki można ująć w sumie wydatków zrealizowanych (nadmienia się, iż w dniu 31 grudnia 2008 r. refundacja wydatku na kwotę 2.722,14 zł nie była możliwa). W konsekwencji w ewidencji Urzędu, jako jednostki budżetowej w zamknięciu rocznym, na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, ujęto zobowiązanie wobec rachunku budżetu na kwotę 2.722,14 zł. Stosownie do postanowień § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), w celu ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetu państwa oraz dochodów i wydatków budżetów jednostek samorządu terytorialnego są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych, określonych w odrębnych przepisach. Zgodnie z tą zasadą odsetki zapłacone w 2008 r. bezpośrednio z rachunku budżetu powinny być w 2008 r. ujęte na koncie 902 „Wydatki budżetu”.

Ponadto nieprawidłowo przedstawiono w  sprawozdaniu Rb-Z za 2008 r., w części D, saldo w wysokości 13.309,20 zł określające zobowiązanie gminy z tytułu umieszczenia odcinków sieci wodociągowych w pasach drogowych dróg krajowych, przypisane na podstawie decyzji Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad. Jak wynikało z § 18b załącznika nr 34 do obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), część D tego sprawozdania służy do przedstawiania uzupełniających danych o zobowiązaniach wynikających z zawartych umów o terminie płatności na okres dłuższy niż 6 miesięcy, przypadającym w latach następnych – str. 15, 23 i 25-26  protokołu kontroli.

         Kontrola poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała nieprawidłowości naruszające zarówno ogólne przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), jak i szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji księgowej ustalone dla jednostek sektora finansów publicznych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., polegające na:

a) nieprawidłowym ujęciu w ewidencji budżetu na koncie 133 „Rachunek budżetu” wadium w wysokości 8.010 zł. Kwoty wadium nie dotyczą rozliczeń budżetu, nie powinny, więc być deponowane na rachunku budżetu. Wadia, jako przechowywane depozyty mające związek z realizacją zadań przez Urząd, jako jednostkę budżetową, powinny być wpłacane na właściwy dla tego typu kwot wyodrębniony rachunek bankowy, któremu w ewidencji jednostki budżetowej odpowiada konto 139 „Inne rachunki bankowe” – str. 24 protokołu kontroli,

b) nieujęciu w ewidencji księgowej, a w efekcie i w sprawozdawczości, należności z tytułu odsetek od należności przypisanych. Stosownie do postanowień § 7 ust. 8 rozporządzenia, odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Niezarachowane odsetki od należności z tytułu czynszu najmu lokali mieszkalnych w budynku szkoły w Niedźwiadnej na 31 grudnia 2008 r. wyniosły 496,52 zł – str. 27-28  protokołu kontroli,

c) przedstawieniu w wynikach 2008 r. niektórych sald zobowiązań niemających faktycznego uzasadnienia. Nieprawidłowo zarachowano w księgach 2008 r. na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami" kwotę 7.382 zł stanowiącą zaliczkę na podatek dochodowy od dodatkowych wynagrodzeń rocznych naliczonych za ten rok oraz na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” kwotę 32.581,01 zł dotyczącą składek na ubezpieczenia społeczne, naliczone od dodatkowego wynagrodzenia rocznego w części obciążającej pracownika – str. 28 protokołu kontroli. Ustalanie kwoty zobowiązań z tych tytułów w księgach 2008 r. nie miało uzasadnienia, ponieważ powstają one w momencie wypłaty wynagrodzenia, a nie jego naliczenia.

         Zakres, tryb i terminy prac nad projektem uchwały budżetowej określone zostały przez Radę Miejską uchwałą nr XI/72/99 z dnia 28 grudnia 1999 r. i od tego czasu, mimo zmian w przepisach prawa, nie dokonywano aktualizacji tej regulacji, w związku z czym niektóre zapisy – określające zadania organu wykonawczego oraz dotyczące konstruowania projektów planów finansowych jednostek organizacyjnych – nie korelują z aktualnie obowiązującymi przepisami. Należy wskazać, iż od 1 stycznia 2010 r. zakres omawianej uchwały określa art. 234 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) – str. 29 protokołu kontroli.

         Kontrola zagadnień dotyczących realizowania dochodów z mienia gminnego wykazała, iż w obsługiwanych księgowo przez Urząd Miejski jednostkach organizacyjnych oświaty nie podejmowano prawem przewidzianych czynności windykacyjnych celem wyegzekwowania zaległości z tytułu czynszu za najem lokali mieszkalnych. Należności dotyczące lokalu w budynku szkoły w Niedźwiadnej na 31 grudnia 2008 r. wynosiły 4.291,52 zł –  str. 27 protokołu kontroli.

Na terenie gminy Szczuczyn w dalszym ciągu nie obowiązują stawki opłaty adiacenckiej, o których mowa w art. 98a i art. 146 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.). Stwierdzono, że projekty uchwał w tej sprawie przedkładane Radzie Miejskiej w 2006 i 2007 r. spotkały się z odmową na etapie komisji Rady, które argumentowały swoje stanowisko tym, że „oprócz wszelkich opłat i podatków, byłaby to dodatkowa opłata obciążająca ludzi, którzy i tak są już obciążeni i takiej uchwały nie podejmą”. Należy wskazać, iż jest to argumentacja nietrafiona, ponieważ ciężar ponoszenia opłat spoczywa jedynie na grupie osób odnoszącej wymierną korzyść z okoliczności budowy urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych lub w wyniku podziału nieruchomości. Ponadto ustawa, nakładając obowiązek ustalenia opłat adiacenckich, zakreśla górne (dopuszczalne) granice stawek procentowych pozostawiając organowi stanowiącemu gminy swobodę w ustalaniu ich wysokości. Nieokreślenie przez Radę Miejską stawek procentowych opłaty adiacenckiej stanowi kolejną odmowę wypełnienia obowiązku ustawowego, bowiem sprawa stawek opłat adiacenckich była przedmiotem wniosków pokontrolnych kierowanych po kolejnych (od 2002 r.) kontrolach RIO. Nieokreślenie stawek opłat uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających wysokość opłat, a tym samym prowadzi do nieuprawnionego zaniechania ustalania i poboru dochodów budżetowych gminy. Opłaty adiacenckie, jak wskazywano, stanowią prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539 ze zm.) – str. 77 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że opisany stan faktyczny posiada cechy powtarzającego się naruszania przez Radę Miejską przepisów ustawy, o którym mowa art. 96 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

         W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku, Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badanie dokumentacji podatkowej dotyczącej podatników podatku rolnego i leśnego, wskazuje na uchybienia polegające na nie wyegzekwowaniu informacji: w sprawie podatku rolnego od 20 podatników oraz leśnego od 14 podatników. Informacja złożona przez podatnika, tak w zakresie powierzchni gruntów, jak i sposobu ich wykorzystania, jest podstawowym materiałem dowodowym służącym do wymiaru wymienionych należności. Obowiązek złożenia informacji w określonym zakresie oraz we wskazanych sytuacjach kreują przepisy ustaw odpowiednio o podatku rolnym i podatku leśnym. Z kolei obowiązkiem organu podatkowego jest monitorować w drodze czynności sprawdzających wywiązywanie się podatników z ustawowych powinności. Brak reakcji organu podatkowego na braki w tym zakresie świadczy o nieprowadzeniu działań wskazywanych treścią przepisów działu V Ordynacji podatkowej – Czynności sprawdzające. Uniemożliwiło to również sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych – str. 36 i 42 protokołu kontroli.

Nie prowadzono ewidencji komputerowej (w programie komputerowym), osób prawnych zobowiązanych do opłacania podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, na zasadach wynikających z treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107 poz. 1138) – str. 41 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka nie posiadała, w obowiązujących regulacjach wewnętrznych, rozstrzygnięć dotyczących zasad przeprowadzania kontroli u podatników podatków i opłat lokalnych a także ustalonego planu kontroli. Zakres, częstotliwość a także okresy ich trwania organ podatkowy powinien ustalić na podstawie analizy potrzeb, jakie wynikają z jego dokumentacji z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 ze zm.). Z treści art. 281 Op. jednoznacznie wynika, iż organy podatkowe pierwszej instancji zobligowane są do prowadzenia kontroli podatkowych u podatników, których celem jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego – str. 45 protokołu kontroli.

Stwierdzono brak pisemnych procedur wewnętrznych regulujących pobór należności w drodze inkasa i rozliczenie inkasenta z tytułu zainkasowanej gotówki, dopuszczenie do inkasa opłaty targowej biletów jako dowodów wpłaty oraz przypisanie konkretnym pracownikom odpowiedzialności za kontrole prawidłowego naliczenia prowizji. Efektem powyższych niedociągnięć było m. in., opisane na stronach 52-53 protokołu kontroli, wadliwe naliczenie i wypłata prowizji za inkaso, niezgodnie z treścią uchwały Rady Miejskiej w Szczuczynie.

Spośród 117 kont podatkowych przyjętych do kontroli w zakresie prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat, w 12 przypadkach stwierdzono istnienie nadpłat w stosunku do których służby organu podatkowego nie podejmowały działań wskazywanych treścią przepisów Ordynacji podatkowej (art. 76) – str. 48-51 protokołu kontroli.

Ustalono także, iż na dzień kontroli, figurująca na kontach 53 podatników zaległość w kwocie 12.029,00 zł, nie została objęta postępowaniem egzekucyjnym. Ponadto w regulacjach wewnętrznych nie ustanowiono zasad postępowania z zaległościami podatkowymi - str. 63 protokołu kontroli. Oznacza to brak terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczący o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9,poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79).

Badaniu poddano również zagadnienia kompletności dokumentacji zasad (polityki) w aspekcie ewidencjonowania podatkowych dochodów budżetu gminy. Wprowadzone zarządzeniem kierownika jednostki rozwiązania w powyższym zakresie, uwzględniające obowiązek prowadzenia ewidencji podatkowej w systemach „Podatki” oraz „Rachunkowość” przy użyciu komputera, nie zawierają jednak wszystkich elementów określonych w treści art. 10 ustawy o rachunkowości takich jak wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów. Ponieważ kontrolowana jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera, ich wykaz powinien mieć formę wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury i wzajemnych powiązań logicznych - str. 63-64 protokołu kontroli.

 W zakresie wydatków budżetowych stwierdzono przypadek niewłaściwego naliczenia nagrody jubileuszowej, co skutkowało zawyżeniem wydatków o 52 zł. W trakcie kontroli nadpłacona kwota nagrody została zwrócona przez pracownika – str. 83 protokołu kontroli.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej oraz rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy), działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu zgodnie z art. 53 i art. 69 ust. 1 obowiązującej od 1 stycznia 2010 r. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wystąpienie do Rady Miejskiej z projektem uchwały regulującej sposób organizacji wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół.

2. Udzielenie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pełnomocnictw na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

3. Podjęcie działań zmierzających do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie opracowywania i zatwierdzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków poprzez:

a) wskazanie przedsiębiorstwu wodociągowo-kanalizacyjnemu na obowiązek corocznego składania wniosków w sprawie zatwierdzenia taryf bądź przedłużenia obowiązywania taryf zatwierdzonych na poprzedni rok, co jest niezbędnym warunkiem zachowania zgodności czasokresu obowiązywania taryf z przepisami art. 24 ust. 10 i ust. 9a ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę,

b) zobowiązanie przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego do składania wniosków o zatwierdzenie taryf lub ich przedłużenie, zgodnych w formie i treści z przepisami przywołanymi w części opisowej wystąpienia,

c) wykonywanie przez Pana Burmistrza określonych ustawą obowiązków w zakresie analizy i weryfikacji prawidłowości taryf przedstawionych przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne oraz występowania do Rady Miejskiej o zatwierdzenie taryf wynikających z przedłożonego przez przedsiębiorstwo i zweryfikowanego przez Pana wniosku,

d) wskazanie Radzie Miejskiej na brak kompetencji do proponowania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków. W sytuacji, gdy w świetle zaproponowanych przez przedsiębiorstwo taryf wolą Rady jest zmniejszenie obciążeń odbiorców wody i odprowadzających ścieki, może ona uchwalić dopłaty do taryf z budżetu gminy na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę...

4. Ustalanie wyniku budżetu w oparciu o kwotę faktycznie zrealizowanych wydatków z rachunków bankowych.

5. Zaniechanie ujmowania w części D sprawozdania Rb-Z zobowiązań jednostki wynikających z decyzji administracyjnych.

6. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) przyjmowanie wpłaconych wadiów na rachunek bankowy ewidencjonowany na koncie 139 w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej,

b) ujmowanie w księgach rachunkowych na koniec każdego kwartału odsetek od należności nieuregulowanych w terminie,

c) księgowanie operacji związanych z naliczeniem dodatkowego wynagrodzenia rocznego z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

7. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały określającej zakres, tryb i terminy prac nad projektem uchwały budżetowej, mając na uwadze postanowienia art. 234 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

8. Spowodowanie podjęcia zdecydowanych działań windykacyjnych w stosunku do należności ujętych w księgach rachunkowych jednostek organizacyjnych oświaty, mając na uwadze termin ich przedawnienia wynikający z art. 118 Kodeksu cywilnego.

9. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego i podatku leśnego.

10. Prowadzenie ewidencji komputerowej osób prawnych zobowiązanych do opłacania podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości na zasadach wynikających z treści przywołanego rozporządzenia.

11. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych o zasady przeprowadzania kontroli u podatników podatków i opłat lokalnych oraz ustalanie planów kontroli.

12. Uzupełnienie wewnętrznych uregulowań dotyczących poboru i rozliczania inkasenta opłaty targowej oraz wyegzekwowanie nadpłaconej kwoty prowizji od inkasenta.

13. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy wykonawcze. Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych o zasady i terminy postępowania z zaległościami podatkowymi.

14. Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych dotyczących prowadzenia ewidencji księgowej w systemie informatycznym zgodnie z opisem w protokole kontroli.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży