Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Publicznym Gimnazjum Nr 2 w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 stycznia               2010 roku (znak: RIO.I.6002-21/09), o treści jak niżej:

Pani Teresa Szulc

Dyrektor Publicznego Gimnazjum

Nr 2 w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Publicznego Gimnazjum Nr 2 w Białymstoku za 2008 r., przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, dochody i wydatki budżetowe objęte planem finansowym, dochody własne i wydatki nimi finansowane, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem miasta.

Badając obowiązującą w jednostce od 1 stycznia 2009 r. dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, wprowadzoną zarządzeniem Pani Dyrektor z dnia 26 stycznia 2009 r., stwierdzono, że regulacje wewnętrzne zawierają postanowienia sprzeczne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781, ze zm.) – str. 4-6 protokołu kontroli.

W zarządzeniu przyjęto, ze w Gimnazjum nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności, kierując się pierwotnym brzmieniem rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. (§ 7 ust. 1), zmienionym następnie rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 kwietnia 2008 r. (Dz. U. Nr 72, poz. 422). Stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce zarówno w okresie objętym kontrolą, jak i w 2009 r. w zakładowym planie kont nie występowało konto 290 „Odpisy aktualizujące należności”, służące zgodnie z opisem zamieszczonym w załączniku Nr 2 do rozporządzenia z dnia 28 lipca 2006 r., również do ewidencji odsetek od należności przypisanych, a niewpłaconych. Zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 1 przywołanego rozporządzenia, konta wskazane w planach kont stanowiących załączniki do rozporządzenia należy traktować jako standardową liczbę kont, która przy ustalaniu zakładowego planu kont może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji niewystępujących w jednostce.

Z ustaleń kontroli wynika, że w Gimnazjum występowały operacje podlegające ewidencji na koncie 290, dotyczące naliczonych odsetek za zwłokę w regulowaniu należności jednostki. W efekcie pominięcia zapisu na koncie 290, poszczególne składniki sprawozdania finansowego zostały obarczone niewielkim błędem. W przypadku ujęcia na stronie Ma konta 290 kwoty naliczonych odsetek w wysokości 98,31 zł, wykazane w aktywach bilansu należności byłyby zerowe, a strata wykazana w pasywach bilansu i rachunku zysków i strat wyższa o 98,31 zł – str. 11-13 protokołu kontroli.

W zakładowym planie kont w opisie kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, 227 „Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych” i 228 „Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych” określono, że przeksięgowania zrealizowanych dochodów i wydatków wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S dokonuje się tylko raz w roku. Według załącznika Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., na kontach tych ujmuje się w ciągu roku okresowe lub roczne przeniesienie zrealizowanych dochodów lub wydatków budżetowych na konto 800 „Fundusz jednostki”, na podstawie sprawozdań budżetowych.

Doprecyzowania wymaga ponadto opis konta 223. Według zasad wprowadzonych w jednostce, konto to może wykazywać saldo Ma oznaczające stan środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych. Według przywołanego rozporządzenia, saldo Ma konta 223 oznacza stan środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych, lecz niewykorzystanych do końca roku.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono także, iż w polityce rachunkowości przyjęto księgowanie zaangażowania wydatków budżetowych jednorazowo na koniec roku. Przyjęcie takiego sposobu ujmowania operacji dotyczących zaangażowania wydatków wyklucza możliwość wykazania w sprawozdaniach Rb-28S sporządzonych za marzec, czerwiec i wrzesień, w kolumnie „Zaangażowanie”, danych wynikających z ewidencji księgowej, a więc zgodnie z wymogami ustanowionymi w § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej i w § 12 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... Badając sprawozdawczość budżetową poprzez analizę danych zamieszczonych w sprawozdaniach Rb-28S za miesiące kończące okresy kwartalne (marzec, czerwiec, wrzesień) stwierdzono, że dane wykazane w kolumnie „Zaangażowanie” są równe sumie wydatków planowanych. W 2008 r. w kontrolowanej jednostce zaangażowanie wydatków budżetowych zaksięgowano jednorazowo pod datą 31 grudnia 2008 r. w wysokości odpowiadającej wydatkom wykonanym. Dane dotyczące zaangażowania wykazane na koniec I, II i III kwartału nie wynikały zatem z ewidencji prowadzonej na koncie pozabilansowym 998. W sprawozdaniu rocznym dane wykazane w kolumnie „Zaangażowanie” pokrywają się z danymi ujętymi w kolumnie „Wydatki wykonane”. Na stronie Ma konta 998 nie wystąpiły w 2008 r. żadne zapisy, w związku z czym na koniec roku konto to wykazuje saldo strony Wn wynoszące 3.166.302,61 zł. Zgodnie z opisem konta 998, zamieszczonym w załączniku Nr 2 do rozporządzenia z 28 lipca 2006 r,, konto 998 na koniec roku nie wykazuje salda – str. 10 protokołu kontroli.

Również zapisy dokonane pod datą 31 grudnia 2008 r. na koncie 996 „Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych” były jedynymi zapisami dokonanymi w księgach rachunkowych 2008 r. Pod tą datą zamieszczono na stronie Wn 10 zapisów z klasyfikacją budżetową wydatków w łącznej kwocie 109.036,73 zł, odpowiadającej kwocie wydatków wykazanych w cz. B sprawozdania Rb-34, zaś na stronie Ma - 6 księgowań z klasyfikacją budżetową dochodów w łącznej kwocie 109.360,17 zł, odpowiadającej wysokością zrealizowanym dochodom własnym wykazanym w cz. A sprawozdania Rb-34. Ze sprawozdania Rb-34 wynika, że na koniec roku nie wystąpiły zobowiązania, więc obroty strony Wn powinny być takie same jak obroty strony Ma konta 996, tj. 109.036,73 zł. Należy przy tym zaznaczyć, że zgodnie z załącznikiem Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., na stronie Ma konta 996 jest księgowane zaangażowanie wydatków finansowanych z dochodów własnych jednostek budżetowych, a nie – jak to wynika z ustaleń kontroli – dochody własne zrealizowane w danym roku budżetowym.

Salda kont 996 i 998 występujące na koniec 2008 r. nie zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych 2009 r. jako salda początkowe, co oznacza, że otwarcie ksiąg w 2009 r. było wprawdzie zgodne ze stanem rzeczywistym, ale niezgodne z prowadzoną ewidencją.

W kontrolowanej jednostce nie wystąpiły w 2008 r. żadne zapisy na koncie 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych”. Z ustaleń kontroli wynika, że na koniec roku wystąpiły zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 262.853,55 zł, w tym zobowiązania z tytułu dodatkowego rocznego wynagrodzenia i pochodnych od tego wynagrodzenia w łącznej wysokości 180.345,46 zł, co uzasadniało ujęcie zaangażowania wydatków budżetowych lat przyszłych na koniec 2008 r. Ustalenia kontroli w zakresie ewidencji zaangażowania wydatków przedstawiono na str. 7-8 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że dopiero pod datą 31 grudnia 2008 r. dokonano przeksięgowania zrealizowanych wydatków budżetowych sfinansowanych ze środków funduszy pomocowych, mimo że projekt Comenius został zrealizowany w całości w czerwcu 2008 r. Wydatki z tego tytułu w wysokości 24.935 zł zostały ujęte w sprawozdaniu Rb-28S za czerwiec 2008 r. i w związku z tym omawianą operację należało ująć pod datą 30 czerwca 2008 r. (zapisem Wn 228 – Ma 800) – str. 8 protokołu kontroli.

Przeksięgowanie zrealizowanych wydatków budżetowych dokonane pod datą 31 grudnia 2008 r. na podstawie rocznego sprawozdania Rb-28S jest jedynym zapisem na stronie Wn konta 223. Przed tym przeksięgowaniem konto 223 wykazywało saldo Ma w kwocie 3.166.302,61 zł wyrażające wysokość środków otrzymanych z budżetu Miasta Białegostoku na realizację planu finansowego wydatków budżetowych w 2008 r. – str. 8 protokołu kontroli.

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że dochody własne są pomniejszane o VAT podlegający odprowadzeniu na rachunek urzędu skarbowego pod datą przelewu tego podatku. W związku z tym z tytułu zapłaty VAT w grudniu 2008 r. dochody własne w paragrafie 0750 należało zmniejszyć o kwotę 4.558 zł (zmniejszono o 4.438 zł). W tym celu należało dokonać księgowań: przelew podatku VAT – Wn 225 – Ma 132 (rozdz. 80195,  par. 0750) – 4.438 zł oraz  zwiększyć w ewidencji szczegółowej do konta 132 dochody w paragrafie 0830 i zmniejszyć w paragrafie 0750 o kwotę 120 zł.

Stosowana w kontrolowanej jednostce zasada, że dochody własne są pomniejszane o VAT odprowadzony na rachunek urzędu skarbowego z zachowaniem zasady czystości obrotów, nie została uwzględniona w zakładowym planie kont w opisie konta 132  „Rachunek dochodów własnych” – str. 9 protokołu kontroli.

Wpływy na rachunek dochodów własnych, po uwzględnieniu operacji zapewniających czystość obrotów, wyniosły w 2008 r. łącznie 109.177,91 zł. Ze sprawozdań Rb-34 za 2008 r. wynika natomiast, że dochody własne Gimnazjum zostały zrealizowane w kwocie 109.360,17 zł, a więc w kwocie o 182,26 zł wyższej od  obrotów strony Wn konta 132.  Stwierdzono również, że wypłaty z rachunku dochodów własnych, po uwzględnieniu operacji zapewniających czystość obrotów, wyniosły w 2008 r. łącznie 108.854,47 zł. Ze sprawozdań Rb-34 za 2008 r. wynika natomiast, że wydatki sfinansowane z dochodów własnych Gimnazjum zostały zrealizowane w kwocie 109.036,73 zł, a więc w kwocie o 182,26 zł wyższej od  obrotów strony Ma konta 132.

Z ustaleń kontroli wynika, że dochody własne brutto zostały pomniejszone o VAT podlegający odprowadzeniu na rachunek urzędu skarbowego o 15.153,92 zł, podczas gdy z miesięcznych deklaracji VAT-7 wynika, że VAT wpłacony w 2008 r. do urzędu skarbowego wyniósł łącznie 14.970 zł. Różnica wynosi 183,92 zł i jest zbliżona do różnicy danych w zakresie dochodów i wydatków ujętych w sprawozdaniu Rb-34 i na koncie 132 – str.10-11 protokołu kontroli.

         Stwierdzono uchybienie w stosowaniu klasyfikacji budżetowej, polegające na bezpodstawnym zaliczeniu do par. 0970, zamiast do par. 0830 dochodów własnych w kwocie 1.200 zł z tytułu różnicy cen posiłków pobieranych od pracowników i uczniów. Stosownej korekty planu dokonano w trakcie kontroli – str. 15 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

         Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli zarządczej, spoczywa na  Pani  Dyrektor jako kierowniku jednostki. Od 1 stycznia 2010 r. zakres odpowiedzialności kierownika jednostki określają przepisy art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, a także kierownika jednostki, na którym ciąży powinność wdrożenia i analizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości do zgodności z przepisami powszechnie obowiązującymi poprzez:

a) wykreślenie zapisu, że w kontrolowanej jednostce nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności;

b) wprowadzenie do zakładowego planu kont konta 290;

c) wyeliminowanie niezgodności między opisem kont 222, 223, 227 i 228 a postanowieniami załącznika Nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.;

d) wykreślenie zapisu, że zaangażowanie wydatków budżetowych księguje się jednorazowo na koniec roku;

e) uregulowanie w opisie konta 132 kwestii stosowania zasady czystości obrotów w związku z pomniejszaniem dochodów własnych o podatek VAT.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez: 

a) księgowanie operacji związanych z zaangażowaniem wydatków zgodnie z zasadami funkcjonowania kont 996, 998 i 999, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia, mając w szczególności na uwadze zapewnienie danych niezbędnych do sporządzenia obowiązującej sprawozdawczości;

b) bieżące przeksięgowywanie na konto 800 danych wynikających z miesięcznych sprawozdań Rb-28S;

c) ujmowanie na koncie 290 przypisanych, lecz niewpłaconych odsetek za zwłokę w zapłacie należności.

3. Zachowanie należytej staranności przy dokonywaniu korekt dochodów własnych o VAT odprowadzony do urzędu skarbowego.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Miasta Białegostoku