Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Policealnej nr 1 Ochrony Zdrowia w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 listopada 2009 roku (znak: RIO.I .6002-6/09), o treści jak niżej:

Pani

Grażyna Wiktoria Citko

Dyrektor Szkoły Policealnej Nr 1 Ochrony Zdrowia

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Policealnej Nr1 Ochrony Zdrowia w Białymstoku za okres 2008 r. przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto ustalenia ogólno-organizacyjne, prowadzenie rachunkowości,  kontrolę wewnętrzną, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizacje planu finansowego, wyposażenie w majątek, dochody własne jednostki budżetowej i wydatki finansowane z dochodów własnych, rozliczenia finansowe jednostki budżetowej z budżetem  województwa

         Z dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, w tym sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika,  że kontrolowana jednostka prowadziła rachunkowość w oparciu o zakładowy plan kont, których rodzaj i zasady funkcjonowania wynikały z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów j. s. t. oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U.  Nr 153 poz. 1752). W okresie objętym kontrolą obowiązywało natomiast  rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości….(Dz. U. Nr 142 poz. 1020), zmienione rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 kwietnia 2008 r. (Dz. U. Nr 72 poz. 422).  Badanie  ksiąg rachunkowych nie  wykazało jednak aby  stosowanie nieaktualnego już  przepisu miało ujemny skutek dla  prowadzenia ewidencji księgowej, niezbędnej do sporządzenia wymaganych sprawozdań finansowych i budżetowych  w 2008 roku - str. 5  protokołu kontroli.

Badając sposób prowadzenia zapisów księgowych  w  dzienniku stwierdzono, że  są one kolejno numerowane, zawierają kwotę i datę zapisu, która jest jednocześnie datą  dokonania operacji gospodarczej. Należy zauważyć, że  w myśl art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 roku Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zapis księgowy powinien zawierać także datę dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji -  str. 6 protokołu kontroli.

Dokonana kontrola gospodarki kasowej wykazała, że Szkoła posiada ustalony   zarządzeniem dyrektora i określony w Instrukcji kasowej  stały zapas gotówki w kasie tzw. pogotowie kasowe, w wysokości 3.000 zł, który  w miesiącach objętych  kontrolą nie  był  wykorzystywany. Należy zatem rozważyć potrzebę jego posiadania z uwagi na zbędne zawyżenie w ciągu roku  wydatków budżetowych w  § 4210 - str. 8 protokołu kontroli.

              Porównanie dochodów budżetowych wykonanych, wykazanych w kol. 7 sprawozdania budżetowego Rb – 27S, sporządzonego za  rok 2008, z ich  wielkością w ewidencji księgowej na stronie Wn  konta 130 „Rachunek bieżący ”, wykazało różnicę  w  kwocie 5.924,00 zł,  która powstała  na wskutek  błędnego księgowania na tym koncie zwrotu i  refundacji wydatków. W opisie do konta 130, zawartym w przywołanym rozporządzeniu Ministra Finansów, wskazano, iż obowiązuje na nim zasada czystości obrotów co oznacza, że na stronie Wn tego konta powinno być zaksięgowane tylko zasilenie jednostki w środki budżetowe i dochody budżetowe, pozostałe obroty powinny być wystornowane technicznym zapisem ujemnym. Zatem w przypadku opisanym na stronach 11 – 12 protokołu kontroli należało dokonać księgowań wskazanych w opisie.

         Również  porównanie wielkości dochodów i wydatków wykazanych w sprawozdaniu  Rb - 34 sporządzonym za 2008 rok wykazało, że różnią się one od obrotów strony  Wn  i  Ma   konta 132 „Rachunki bieżące dochodów własnych”. Przyczyną powstania różnic było błędne księgowanie należności z faktury korygującej, opisane na stronie 25 protokołu kontroli. Obroty tego konta, będąc podstawą sporządzenia sprawozdania z wykonania planów finansowych dochodów własnych (Rb – 34), winny zachować zgodność zapisów między jednostką a bankiem, w kontekście faktu, iż zapisy na koncie dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych.

         Kontrola dokonana w zakresie naliczania wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi wykazała, że w tabeli stanowisk i zaszeregowania pracowników, zawartej w Regulaminie wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w Szkole Policealnej Nr 1 Ochrony Zdrowia w Białymstoku przyjęto 20 kategorii  zaszeregowania stanowisk pracowniczych, podczas gdy przepisy rozporządzenia Rady  Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w  sprawie zasad wynagradzania pracowników  samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz.1222 ze zm), na podstawie którego regulamin został opracowany,  uwzględnia  21 kategorii. 

Stwierdzone uchybienia były wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

 Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, a także stosowne działania podjęte w trakcie kontroli przez badaną jednostkę zmierzające do usunięcia zaistniałych nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1.    Opracowanie zakładowego planu kont w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy, wskazane w treści protokołu kontroli.

2. Sporządzanie sprawozdań budżetowych rzetelnie prezentujących dane będące pochodną    wartości prawidłowo ewidencjonowanych na odpowiednich kontach.

3.   Rozważenie potrzeby posiadania stałego zapasu gotówki w kasie.

4. Doprowadzenie do zgodności Regulaminu wynagradzania pracowników administracji i obsługi ze wskazanym rozporządzeniem Rady Ministrów.

           O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Województwa Podlaskiego