 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Miasto i Gmina Michałowo |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola
kompleksowa gospodarki finansowej przeprowadzona
w Urzędzie Miejskim w Michałowie przez
inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia
kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 lipca 2009 roku
(znak: RIO.I.6001-1/09), o treści jak niżej:
Pan Marek Nazarko Burmistrz Michałowa W wyniku kompleksowej kontroli
gospodarki finansowej Gminy Michałowo za okres 2008 roku, przeprowadzonej w
Urzędzie Miejskim w Michałowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5
ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów
Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i
uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w
kontrolowanej jednostce. Zakresem
kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i
jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie
rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym
realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień
publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie
mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. Z ustaleń
dotyczących wewnętrznej kontroli finansowej wynika, że nie zostało obsadzone
stanowisko zastępcy Pana Burmistrza. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy
burmistrza tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki
podczas nieobecności Pana Burmistrza. Z uwagi na liczbę mieszkańców gminy,
stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Michałowo może
być powołany jeden zastępca Burmistrza. Należy wskazać, że dodany do ustawy
art. 28g, mający zastosowanie począwszy od obecnej kadencji organów gminy,
określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia
jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu
zadań i kompetencji burmistrza (m.in. niezdolności do pracy z powodu choroby
trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje burmistrza przejmuje wówczas
jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez
Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy – str. 2 protokołu kontroli. Z
ustaleń zawartych na str. 5 protokołu kontroli wynika, że nie były realizowane
kontrole w podległych jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 187
ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz.
2104 ze zm.). Z brakiem należytego nadzoru i kontroli należy wiązać m.in.
opisane w dalszej części nieprawidłowości w funkcjonowaniu zakładu budżetowego. W
zakresie rachunkowości kontrolą objęto m.in. prawidłowość opracowania
zakładowego planu kont w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz.1020 ze
zm.). Stwierdzono, że jego ustalenia wykazują sprzeczność z uregulowaniami
zawartymi w rozporządzeniu, ponieważ przyjęte zasady funkcjonowania konta 130
„Rachunek bieżący Urzędu Gminy” oznaczają przejęcie przez to konto funkcji
konta 133 „Rachunek budżetu”. Stan środków na rachunku budżetu w trakcie roku
ustalany był jako wypadkowa sald subkont 130-1 i 130-2, przy czym w ramach
konta 130 prowadzono jeszcze subkonta 130-3, 130-5 i 130-6. Należy zaznaczyć,
że stosownie do § 12 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, zakładowy plan kont dla
budżetu może być uzupełniany o konta właściwe dla planu kont dla jednostek
budżetowych, w związku z czym rezygnację z prowadzenia konta 133 (przewidzianego
w planie kont dla budżetu), stanowiącego odwzorowanie obrotów na rachunku
budżetu, należy uznać za sprzeczną z tym przepisem – str. 14-15 protokołu
kontroli. Ponadto
w zakresie dokumentacji wewnętrznej jednostki stwierdzono, że z instrukcji
inwentaryzacyjnej nie wynikają stosowane zasady przeprowadzania i
dokumentowania inwentaryzacji środków trwałych, w tym gruntów, drogą
weryfikacji sald – str. 97 protokołu kontroli. Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg
rachunkowych, w świetle przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z
28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... oraz ustawy z
dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze
zm.), wykazało, że: a) niewłaściwie
ewidencjonowano operacje dotyczące należności długoterminowych; na koncie 221
„Należności z tytułu dochodów budżetowych” prawidłowo przypisywano z dniem 1
stycznia należności przeniesione z konta 226 „Długoterminowe należności
budżetowe” w wysokości raty przypadającej do zapłaty w danym roku, natomiast w
przypadku ich nieopłacenia dokonywano nieprawidłowego przeniesienia należności
ponownie na konto 226, przez co, mimo upływu terminu płatności, ponownie
zaliczano ją do należności długoterminowych – str. 17 protokołu kontroli, b) do ksiąg
rachunkowych września 2008 r. nie ujęto niektórych faktur dotyczących III
kwartału, opłaconych w październiku. W związku z tym, na koniec września na
koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” nie wykazano zobowiązań w
łącznej kwocie 172.232,35 zł. Zobowiązania te nie zostały w konsekwencji
wykazane w sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym według stanu na koniec września
2008 r. Stosownie do art. 20 ustawy, do ksiąg rachunkowych danego okresu
sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym
okresie sprawozdawczym. Okresem sprawozdawczym dla zobowiązań jednostki jest
kwartał, co wynika z zasad sporządzania sprawozdań Rb-28S i Rb-Z zawartych w
załączniku Nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r.
w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. Nr 115 poz. 781 ze zm.) – str. 18
protokołu kontroli, c) dochody
budżetu gminy zrealizowane przez GOPS z tytułu wyegzekwowanych należności
alimentacyjnych rozliczano z pominięciem konta 222 „Rozliczenie dochodów
budżetowych”, co stanowiło niekonsekwencję wobec faktu, że GOPS wykazywał
dochody z tego tytułu w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27S. Zgodnie z zasadami
funkcjonowania konta 222, służy ono m.in. do ujmowania, na stronie Wn, dochodów
budżetowych zrealizowanych przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej ze
sprawozdań złożonych przez te jednostki – str. 102 protokołu kontroli, d) na koncie 011
„Środki trwałe”, zamiast na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, ujęto 2
zestawy komputerowe o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł, naruszając zasady
funkcjonowania wskazanych kont zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia oraz
postanowienia przepisów wewnętrznych – str. 91-92 protokołu kontroli, e) ewidencję
materiałów prowadzono w sposób niemający uzasadnienia w wyborze przez Pana
Burmistrza, na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy, metody ewidencjonowania
rzeczowych składników obrotowych; stwierdzono, że mimo braku wyboru metody nie
ujmowano na koncie 310 „Materiały” przychodu materiałów pędnych do samochodów i
sprzętu gaśniczego OSP (wartość zakupów w 2008 r. – 20.133,71 zł), nie ustalono
także ich wartości na koniec roku. Ewidencja ilościowa prowadzona była
pozaksięgowo w OSP. Inne materiały – węgiel i olej opałowy – ujmowano natomiast
na koncie 310 i rozchodowywano protokołami rozliczenia opału – str. 92
protokołu kontroli. Ponadto
stwierdzono, że w ewidencji księgowej prowadzonej w Gminnym Ośrodku Pomocy
Społecznej na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki z dłużnikami alimentacyjnymi”
ujmowano w 2008 r. – do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 7 września 2007 r.
o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 ze zm.)
– tylko należności w części dotyczącej budżetu gminy (287.870,56 zł), natomiast
część należności od dłużników alimentacyjnych dotyczącą udziału budżetu państwa
w zrealizowanych dochodach (287.870,55 zł) ujmowano w ewidencji pozaksięgowej
– str. 102 protokołu kontroli. Badając
rachunkowość jednostki w zakresie wykonania obowiązków sprawozdawczych
stwierdzono, że jednostki budżetowe nie składały jednostkowych sprawozdań
miesięcznych Rb-27S i Rb-28S. Przepis § 4 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej zobowiązuje kierowników
jednostek do sporządzania sprawozdań jednostkowych, natomiast obowiązek
przekazywania sprawozdań miesięcznych organowi wykonawczemu wynika z załącznika
nr 38 do tego rozporządzenia – str. 10-11 protokołu kontroli. W
zakresie gospodarowania rzeczowym majątkiem trwałym stwierdzono, że ewidencja
analityczna środków trwałych nie zawiera numerów inwentarzowych. Numerami nie
zostały oznaczone także środki trwałe. Oznaczenie środków trwałych numerami
inwentarzowymi ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów
rzeczowych, w tym w szczególności umożliwia powiązanie wyników inwentaryzacji z
zapisami w księgach rachunkowych, czyli realizację obowiązku wynikającego z
art. 27 ustawy o rachunkowości – str. 93 protokołu kontroli. Kontrola
gospodarowania majątkiem przez jednostki organizacyjne wykazała, że nie został
formalnie ustanowiony trwały zarząd nieruchomościami wykorzystywanymi przez
zakład budżetowy i szkoły. Stosownie do postanowień art. 43 ust. 1 w zw. z art.
4 pkt 10 i art. 45 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), formą prawną
władania nieruchomością przez gminną jednostkę organizacyjną nieposiadającą
osobowości prawnej jest trwały zarząd, ustanawiany w drodze decyzji
administracyjnej – str. 89-90 protokołu kontroli. Badanie
prawidłowości rozliczeń jednostek organizacyjnych z budżetem gminy wykazało, że
działający w formie zakładu budżetowego Zakład Gospodarki Komunalnej i
Mieszkaniowej nie planował i nie dokonywał w 2008 r. wpłaty do budżetu gminy
nadwyżki środków obrotowych. Ze sprawozdania Rb-30 Zakładu za 2008 r. wynika,
że zaplanowany stan środków obrotowych na koniec 2008 r. wynosił 811.188 zł.
Plan ten został przyjęty z naruszeniem § 48 ust. 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych,
zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy
przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze
zm.), nakazującego, iż planowany stan środków obrotowych zakładu na koniec roku
nie może przekraczać 1/6 rocznych planowanych na rok następny kosztów
wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń. Jak wynika z ustaleń zawartych na str.
107 protokołu kontroli, 1/6 planowanych rocznych kosztów wynagrodzeń i
pochodnych od wynagrodzeń na 2009 rok stanowiła wartość 234.700 zł. Planowany
stan środków obrotowych na koniec roku został zatem zawyżony o 576.488 zł –
kwota ta winna zostać ujęta jako planowana wpłata zakładu do budżetu na 2008 r.
w następstwie zmiany planu na 2008 rok dokonanej po ustaleniu danych na temat
planowanych kosztów wynagrodzeń i pochodnych na rok 2009. Stwierdzono, że na
poziom stanu środków obrotowych zakładu decydujący wpływ miał wysoki stan
należności ze sprzedaży wynoszący na 31 grudnia 2008 r. 872.312 zł (na początek
2008 r. – 885.555,07 zł). Z części C sprawozdania nie wynika przy tym, by
zakład dokonywał jakichkolwiek odpisów aktualizujących należności na podstawie
przepisów art. 35b ustawy o rachunkowości. Skutkiem dokonania odpisu
aktualizującego, m.in. w odniesieniu do należności, których wyegzekwowanie jest
mało prawdopodobne, jest zmniejszenie stanu środków obrotowych zakładu.
Utrzymujący się stale poziom należności, przekraczający 25% rocznych przychodów
ze sprzedaży, uprawdopodobnia istnienie należności uzasadniających dokonanie
odpisu. Ponadto stwierdzono, że wbrew przepisom
§ 52 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w
sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych...,
Pan Burmistrz nie określił szczegółowości rozliczenia dotacji przedmiotowej
przez zakład budżetowy. Ustalenia organu wykonawczego winny stanowić podstawę
dla kierownika samorządowego zakładu budżetowego do sporządzenia rozliczenia
dotacji. Mimo nieokreślenia sposobu rozliczenia dotacji, kierownik zakładu przedłożył
jej rozliczenie – str. 106-107 protokołu kontroli. Z ustaleń kontroli w kwestii procedury
opracowywania projektów planów finansowych gminnych jednostek budżetowych,
zawartych na str. 23-24 protokołu kontroli, wynika, że Pan Burmistrz nie
przekazał kierownikom tych jednostek informacji niezbędnych do opracowania
projektów planów finansowych. Stosownie do art. 185 ust. 1 ustawy o finansach
publicznych, informacje te winny być przekazane w terminie 7 dni od dnia przedstawienia
organowi stanowiącemu projektu uchwały budżetowej. Informacje mające służyć
opracowaniu projektów planów na 2008 r. przekazane zostały kierownikom
jednostek pisemnie w dniu 1 października 2007 r. Przekazanie jednostkom
budżetowym informacji przed przedstawieniem Radzie projektu budżetu nie może
być uznane za realizację obowiązku określonego w art. 185 ust. 1 ustawy o
finansach publicznych. Również „projekty planów finansowych” opracowane przez
kierowników tych jednostek przed przedstawieniem projektu budżetu organowi
stanowiącemu nie mogą być uznane za dokument pełniący funkcję projektu planu w
świetle obowiązujących przepisów. Kontrola
dochodów z majątku gminy wykazała następujące nieprawidłowości: a) w zakresie sprzedaży
nieruchomości stwierdzono przypadki naruszenia terminu publikacji ogłoszeń o
przetargach, określonego w art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o
gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.); z
przywołanego przepisu wynika, że ogłoszenie o przetargu podaje się do
publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów, o których mowa w
art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 4 ustawy, tzn. po upływie co najmniej 6
tygodni od dnia wywieszenia wykazu – str. 24-27 protokołu kontroli, b) bez sporządzania wykazu
nieruchomości, przeprowadzenia postępowania przetargowego oraz uzyskania zgody
Rady Gminy zawierano kolejne umowy z dotychczasowymi najemcami lokali
użytkowych, mimo, że łączny okres udostępniania lokalu danemu podmiotowi
przekraczał 3 lata. Należy wskazać, że od 22 października 2007 r. obowiązują
znowelizowane przepisy art. 35 ust. 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami i
art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, z których wynika, że
zawarcie kolejnej umowy z tym samym podmiotem, jeżeli łączny okres trwania stosunku
najmu przekracza 3 lata, wymaga zgody rady gminy. Obowiązek uzyskiwania
każdorazowej zgody Rady na zawarcie takiej umowy spoczywa na Panu Burmistrzu do
czasu określenia przez organ stanowiący zasad ich zawierania. Właściwym byłoby
zatem uregulowanie w uchwale z 22 czerwca 2006 r., podjętej przez Radę Gminy na
podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, kwestii
zasad zawierania między stronami kolejnych umów najmu i dzierżawy w stosunku do
danej nieruchomości, w wyniku których okres jej wydzierżawienia lub najmu
danemu podmiotowi przekracza w efekcie 3 lata – str. 27-29 protokołu kontroli. Na terenie
gminy Michałowo nie obowiązuje stawka opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu
wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury
technicznej z udziałem środków publicznych. Z ustaleń zawartych na str. 31
protokołu kontroli wynika, że Pan Burmistrz nie podjął działań w celu
opracowania projektu uchwały w sprawie ustalenia stawki opłaty. W konsekwencji
w kontrolowanej jednostce nie występowały dochody z opłaty adiacenckiej. Stosownie do postanowień art. 146 ustawy o
gospodarce nieruchomościami, możliwość ustalenia (w przypadku
wystąpienia przesłanek ustawowych) oraz wysokość opłaty adiacenckiej zależą od
uchwalenia przez Radę procentowej stawki opłaty odnoszonej do wzrostu wartości
nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej. Opłaty
adiacenckie stanowią prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy,
źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z
dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz.
U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539 ze zm.). Kontrola
wystawiania i rozliczania poleceń wyjazdu służbowego (str. 73-74 protokołu
kontroli) wykazała brak wniosków pracowników, w oparciu o które pracodawca
powinien wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym
niebędącym własnością pracodawcy. Obowiązek przedłożenia wniosku wynika z § 5
ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia
2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących
pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. Nr 236, poz.
1990 ze zm.). Z kontekstu tego przepisu wynika, że możliwość zlecenia podróży
samochodem prywatnym jest uzależniona od wyrażenia przez pracownika woli w tym
zakresie. Przesądza to o niezbędności elementu wniosku, ponieważ pracodawca nie
może z własnej inicjatywy zlecić odbywania podróży samochodem prywatnym. Z
nieprawidłowością tą należy wiązać stwierdzone przypadki rozbieżności między
określonym przez pracodawcę w poleceniu środkiem transportu (PKS), a faktycznie
wykorzystanym środkiem transportu (samochód prywatny). Ponadto
stwierdzono, że do rozliczenia kosztów podróży środkami komunikacji publicznej
nie były załączane dokumenty potwierdzające wydatki, wymagane przepisem § 8a
ust. 3 przywołanego rozporządzenia. Rozliczenia były opatrywane stwierdzeniem,
iż bilety zostały zagubione – str. 73-74 protokołu kontroli. Kontrolującym
nie okazano gminnego programu przeciwdziałania narkomanii. Obowiązek
opracowania programu należy do organu wykonawczego, co wynika z art. 10 ust. 2
ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. Nr 179,
poz. 1485 ze zm.). Program powinien być następnie uchwalony przez radę gminy,
zgodnie z art. 10 ust. 3 tejże ustawy – str. 75 protokołu kontroli. W zakresie
dotacji udzielonych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych
stwierdzono, że w 2008 r. udzielone zostały trzy dotacje parafiom na zadania z
zakresu ochrony i konserwacji zabytków (roboty w cerkwiach wpisanych do
rejestru zabytków), na łączną kwotę 36.000 zł. Z ustaleń zawartych na str.
84-86 protokołu kontroli wynika, że dotacje te zostały udzielone w trybie
uchwały Rady Gminy Nr XXX/195/05 z dnia 14 kwietnia 2005 r. w sprawie
postępowania o udzielenie z budżetu gminy Michałowo dotacji podmiotom
niezaliczanym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu
osiągnięcia zysku na realizację zadań Gminy, sposobu jej rozliczania oraz
sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania, uchwalonej na podstawie art. 118 obowiązującej ówcześnie
ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych. Ochrona
dóbr kultury (pojęcie obejmujące także zabytki) należy do katalogu zadań
określonych w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności
pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.). Zasadą
jest, iż wspieranie oraz powierzanie zadań publicznych ujętych we wskazanym
katalogu odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, chyba że
przepisy odrębne przewidują inny tryb zlecenia zadania (art. 11 ust. 2 ustawy).
Według zaś art. 81 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece
nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568 ze zm.), dotacja na prace
konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do
rejestru może być udzielona przez organ stanowiący gminy, powiatu lub samorządu
województwa, na zasadach określonych w podjętej przez ten organ uchwale. Nie
stwierdzono, aby Rada Gminy podjęła uchwałę, o której mowa w art. 81 ustawy o
ochronie zabytków... Kontrola
wykorzystania dotacji przyznanej Stowarzyszeniu Edukacji Kulturalnej „Widok” w
kwocie 17.250 zł na realizację zadania „Dom ludowy w Sokolu – lato W toku
kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu
podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji,
w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
(Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona
była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych
dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w
tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych. Ustalono,
iż w badanej jednostce nie dla wszystkich podatników rejestrowano dane, co do
powierzchni, rodzajów i klas gruntów. Uniemożliwia to weryfikację informacji
zawartych w deklaracjach podatkowych w ramach czynności sprawdzających, które
powinny być dokonywane przez organ podatkowy stosownie do przepisów art. 272
ustawy Ordynacja podatkowa. Stwierdzono także różnice pomiędzy powierzchniami
gruntów rolnych deklarowanymi przez podatników a ich powierzchniami
znajdującymi się w rejestrze gruntów i budynków co sugeruje, iż czynności
sprawdzające nie były w stosunku do tych deklaracji wykonywane. Podobna
sytuacja zachodzi wśród osób prawnych deklarujących podatek od nieruchomości
oraz podatek leśny oraz w grupie podatników stanowiących osoby fizyczne, którym
wymierzono podatki rolny, leśny, od nieruchomości oraz od środków
transportowych – str. 33-39, 41 protokołu kontroli. W
opisie zawartym na stronach 33-34 protokołu kontroli, dotyczącym osób prawnych
oraz osób fizycznych będących podatnikami podatku rolnego, wykazano przypadki
błędnego ustalenia „hektarów przeliczeniowych” stanowiących podstawę
opodatkowania w podatku rolnym. Zgodnie z treścią art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2
ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 r. Nr 94,
poz. 431 ze zm.), podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba
hektarów przeliczeniowych, ustalonych na bazie powierzchni, rodzajów i klas
użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej. Wyniki kontroli wskazują
także na brak reakcji organu podatkowego na niewykonanie przez wymienionych
podatników obowiązku nałożonego na nich treścią art. 6a ust. 5 ustawy o podatku
rolnym w zakresie składania informacji podatkowych. Stwierdzono
także przypadki rozłączania udziałów we współwłasności i dołączania ich do
gruntów posiadanych przez poszczególnych współwłaścicieli. Artykuł 3 ust. 5
ustawy o podatku rolnym stwierdza, że jeżeli grunty będące użytkami rolnymi,
stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej
podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym a
obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach
(posiadaczach) – str. 34 protokołu kontroli. Analogicznych
ustaleń dokonano w toku kontroli zagadnień dotyczących prawidłowości wymiaru
podatku leśnego od osób fizycznych. Opisane na stronie 35 protokołu kontroli
przypadki dotyczyły nie złożenia przez podatników informacji podatkowych,
stanowiących podstawowy materiał dowodowy do wymiaru tej należności.
Nieprawidłowość ta stanowi naruszenie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30
października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.). Na
stronie 35 protokołu kontroli przedstawiono także przypadki nieprawidłowego
opodatkowania gruntów leśnych będących współwłasnością co najmniej dwóch lub
więcej osób fizycznych. Artykuł 2 ust. 4 ustawy o podatku leśnym
stanowi, iż w przypadku gdy las jest współwłasnością lub znajduje się w
posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot
opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na
wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Przeprowadzona
kontrola deklaracji podatkowych w
podatku od środków transportowych, w grupie podatników - osób fizycznych pozwoliła ustalić, iż w sytuacjach
wygaśnięcia lub powstania obowiązku podatkowego w tej należności w trakcie roku
podatkowego podatnicy nie dotrzymywali terminu wynikającego z treści art. 9
ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w zakresie składania,
do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracji na podatek od
środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzonych na formularzu
według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu - w
terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego
obowiązku. Powinni także odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia
okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego
lub zmianę miejsca zamieszkania lub siedziby - w terminie 14 dni od dnia
zaistnienia tych okoliczności – strona 42 protokołu kontroli. W zakresie
pozyskiwania należności z tytułu opłaty targowej stwierdzono nieprawidłowości,
opisane na stronach 54-62 protokołu kontroli, dotyczące rozliczania inkasentów
z pobranej przez nich opłaty targowej oraz odprowadzania na rachunek bankowy
kontrolowanej jednostki. W wyniku działań podjętych przez badaną jednostkę na
podstawie ustaleń kontroli osoby inkasujące opłatę wpłaciły kwotę 123 zł tytułem
nierozliczonej opłaty i odsetek. W
wyniku badania prawidłowości stosowania przepisów dotyczących postępowania
upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości opisane na
stronach 44-45 protokołu kontroli. Polegały one na braku pełnych i terminowych
działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą
należności podatkowych, świadczącym o naruszeniu przez organ podatkowy
obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o
postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) i
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie
wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w
administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541). Ustalono
także, iż w zakładowym planie kont brak jest wyszczególnienia i opisu kont
niezbędnych do ewidencji rachunkowej podatków i opłat lokalnych, wymaganych
przez przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia. Należy zatem uznać, iż
aktualnie obowiązujący w kontrolowanej jednostce plan kont nie jest dostosowany
do obowiązujących przepisów dotyczących rachunkowości podatków i opłat w
jednostkach samorządu terytorialnego – strona 64 protokołu kontroli. W toku
kontroli tego zagadnienia stwierdzono również, iż kontrolowana jednostka
prowadząc rachunkowość podatków i opłat za pomocą programów komputerowych nie
posiada dokumentacji przewidzianej w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c), i ust. 2
ustawy o rachunkowości. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w
języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w
szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co
najmniej: - opisu systemu przetwarzania
danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu
systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w
zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów
oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod
zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto
określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, - systemu służącego ochronie danych
i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów
stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Kierownik jednostki ustala w
formie pisemnej i aktualizuje tę dokumentację. Ustalono, że kontrolowana
jednostka nie posiadała wymaganego wykazu programów wraz z opisem ich wersji
oraz podania daty rozpoczęcia ich eksploatacji, a kierownik jednostki nie ustalił
pisemnej wersji tej dokumentacji – str. 63-64 protokołu kontroli. Badaniu
poddano prawidłowość i rzetelność sporządzania sprawozdań z wykonania
podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2007. Opis na stronie 67
protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w tym zakresie, z
uwzględnieniem ich skutków finansowych oraz okresów sprawozdawczych, których
dotyczą. Aktualnie obowiązujące zasady sporządzania sprawozdania Rb-PDP zawarte
są w załączniku nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca
2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.).
Przepisy § 4 pkt 2 lit. a). Przepisy przywołanego rozporządzenia nakładają
obowiązek sporządzenia omawianego sprawozdania na przewodniczącego jednostki
samorządu terytorialnego. Stwierdzone
w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania
lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa dotyczących gospodarki
finansowej i rachunkowości gminy oraz podatków i opłat lokalnych. Organem
wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają
obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy,
przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, a także ogólna
odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2,
art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz wykonuje zadania przy
pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy).
Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora
finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli
wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu zgodnie z art. 44 i art. 50 ust. 2 ustawy o
finansach publicznych. Burmistrz
jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1
pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązki
w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu
czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego
(skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych. Mając
na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, zalecam: 1.
Rozważenie powołania zastępcy Burmistrza, mając na uwadze regulacje w kwestii
kierowania gminą w przypadku zaistnienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu
zadań i kompetencji przez Pana Burmistrza. 2.
Przeprowadzanie kontroli podległych jednostek organizacyjnych w trybie art. 187
ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych. 3.
Dostosowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą
przyjęte zasady rachunkowości oraz procedury wewnętrznej kontroli finansowej
poprzez: a) uwzględnienie w zakładowym planie
kont konta 133 jako służącego ewidencji obrotu środkami pieniężnymi na rachunku
budżetu, b) uregulowanie zasad
przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji drogą weryfikacji sald, c) formalne dokonanie wyboru sposobu
prowadzenia ewidencji rzeczowych składników majątku obrotowego, mając na uwadze
przepisy art.17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 4. Zobowiązanie
Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg
rachunkowych, poprzez: a) zaniechanie przenoszenia z konta
221 na konto 226 nieopłaconych należności przypadających nadany rok budżetowy, b) ujmowanie w księgach rachunkowych
stanu zobowiązań nieopłaconych na dzień kończący kwartał w celu zapewnienia
danych wymaganych dla sporządzenia sprawozdawczości budżetowej, c) rozliczanie dochodów budżetu
wykazywanych w sprawozdaniach Rb-27S jednostek budżetowych za pośrednictwem
konta 222, d) ewidencjonowanie pozostałych
środków trwałych o wartości mniejszej niż 3.500 zł na koncie 013, e) spowodowanie, aby w księgach GOPS
wykazywano w ewidencji bilansowej pełną kwotę należności od dłużników
alimentacyjnych, tj. z uwzględnieniem także tych kwot należności, które po
wyegzekwowaniu stanowią dochód budżetu państwa i gminy właściwej ze względu na
miejsce zamieszkania dłużnika, f) ujęcie w ewidencji analitycznej
środków trwałych nadanych im numerów inwentarzowych. 5.
Egzekwowania od kierowników gminnych jednostek budżetowych obowiązku
sporządzania i przedkładania Panu Burmistrzowi przez miesięcznych sprawozdań
Rb-27 S i Rb-28 S. 6.
Ustanowienie trwałego zarządu nieruchomościami powierzonymi zakładowi
budżetowemu i jednostkom budżetowym. 7. Objęcie
należytym nadzorem planowania i sprawozdawczości Zakładu Gospodarki Komunalnej
i Mieszkaniowej. W tym celu: a) planowanie w budżecie wpłaty
nadwyżki środków obrotowych w sytuacji, gdy planowany stan środków obrotowych
miałby przekraczać 1/6 planowanych na rok następny kosztów wynagrodzeń i
pochodnych od wynagrodzeń, b) wskazanie głównemu księgowemu
Zakładu na konieczność stosowania odpisu aktualizującego należności (m.in. w
stosunku do należności, których wyegzekwowanie jest mało prawdopodobne) w celu
urealnienia stanu środków obrotowych Zakładu, c) określenie szczegółowości rozliczenia dotacji przedmiotowej przez
zakład budżetowy. 8.
Przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do
opracowania projektów planów finansowych w terminie 7 dni od dnia
przedstawienia projektu budżetu organowi stanowiącemu. 9. W
zakresie gospodarowania nieruchomościami gminy: a) podawanie do publicznej
wiadomości ogłoszeń o przetargach na zbycie nieruchomości w terminie określonym
przepisem art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, b) sporządzanie i podawanie do
publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem
lub dzierżawę na okres dłuższy niż 3 miesiące, c) zawieranie kolejnych umów najmu i
dzierżawy z danym kontrahentem, dotyczących tej samej nieruchomości, w oparciu
o zgodę organu stanowiącego, jeżeli łączny okres trwania stosunku najmu lub
dzierżawy z danym podmiotem przekracza łącznie 3 lata; przedłożenie Radzie
Miejskiej projektu zmiany uchwały podjętej na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9
lit. a) ustawy o samorządzie gminnym ustalającego zasady zawierania przez Pana
Burmistrza tego typu umów. 10.
Opracowanie i przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie stawki
opłaty adiacenckiej. 11. W
zakresie podróży służbowych: a) zlecanie odbywania podróży
służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy w następstwie
zatwierdzenia stosownego wniosku pracownika w tym zakresie, b) zobowiązanie pracowników do
odbywania podróży środkiem lokomocji wskazanym w poleceniu wyjazdu służbowego, c) egzekwowanie od pracowników
obowiązku przedstawiania dokumentów potwierdzających wydatki dotyczące podróży
służbowych odbywanych środkami komunikacji publicznej. 12.
Opracowanie i przedstawienie Radzie Miejskiej do uchwalenia programu
przeciwdziałania narkomanii. 13.
Udzielanie dotacji na prace przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków w trybie
art. 81 ustawy o ochronie zabytków... 14.
Przestrzeganie wymogu zgodności rozliczenia dotacji udzielonej organizacji
pozarządowej z poszczególnymi pozycjami kosztorysu wchodzącego w skład oferty
realizacji zadania publicznego. Dokumentowanie ewentualnych zmian pozycji
kosztorysowych. 15. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych
w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie
opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w
prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z
przepisów ustawy Ordynacja podatkowa. 16. Zachowanie powszechności i prawidłowości
opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym oraz od środków transportowych z
uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia
pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających z ustaw
odpowiednio: o podatku rolnym, podatku leśnym oraz podatkach i opłatach
lokalnych. 17. Wyeliminowanie nieprawidłowości w
opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości osób prawnych i fizycznych poprzez
dokonanie prawidłowego wymiaru tej należności, z uwzględnieniem występujących
zmian w przepisach ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz przepisów
Ordynacji podatkowej w zakresie wzruszania decyzji podatkowych. 18. Prowadzenie terminowych i systematycznych
działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości
podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w
administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania
niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 19. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie
rozliczania inkasentów z pobranych przez nich kwot opłaty targowej. 20. Prowadzenie ewidencji księgowej podatków i
opłat z uwzględnieniem przepisów ustawy o rachunkowości oraz obowiązującego w
tej materii rozporządzenia Ministra Finansów. 21. Zweryfikowanie rzetelności danych
służących za podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów
podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości
błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej
wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku. O sposobie
wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową
w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo
informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania
wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za
pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o
regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie
zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą
zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437476 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437476 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |