 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Miasto i Gmina Rajgród |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola
kompleksowa gospodarki finansowej przeprowadzona
w Urzędzie Miejskim w Rajgrodzie przez
inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół
w Łomży Ustalenia
kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 sierpnia 2009
roku (znak: RIO.IV.6001-3/09), o treści jak niżej:
Pan Czesław Karpiński Burmistrz Rajgrodu W wyniku kompleksowej kontroli
gospodarki finansowej gminy Rajgród za 2008 rok oraz inne wybrane okresy,
przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Rajgrodzie na podstawie art. 1 ust. 1
oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.)
przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono
nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono
w kontrolowanej jednostce. Zakresem
kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i
jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie
rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym
realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień
publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie
mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. Najistotniejsze nieprawidłowości
stwierdzone podczas kontroli dotyczyły sfery zlecania i realizacji robót
budowlanych, dostaw i usług. Kontrola
przeprowadzenia przetargu nieograniczonego na opracowanie dokumentacji
projektowo-kosztorysowej sieci wodociągowej i kanalizacyjnej o wartości
192.347,25 zł oraz rozliczenia tego zadania (str. 91-97 protokołu kontroli)
wykazała, że: a) ogłoszenie o przetargu
upubliczniono w Biuletynie Zamówień Publicznych 22 września 2006 r., podczas
gdy na stronie internetowej Urzędu ukazało się ono w dniu 15 września 2006 r.,
a więc przed opublikowaniem w BZP, co stanowi naruszenie art. 40 ust. 6 pkt 1
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r.
Nr 223, poz. 1655 ze zm.), b) w dokumentacji postępowania brak
druku o symbolu ZP-21 dotyczącego streszczenia oceny i porównania złożonych
ofert, co jest naruszeniem postanowień § 3 rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 87 poz. 606). Obecnie kwestie te analogicznie
reguluje rozporządzenie z 16 października 2008 r. (Dz. U. Nr 188, poz. 1154), c) nie zostało przekazane Prezesowi
UZP ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, czym naruszono art. 95 ust. 1 Prawa
zamówień publicznych w brzmieniu obowiązującym podczas udzielania zamówienia;
obecnie ogłoszenie o udzieleniu zamówienia winno być zamieszczone przez
zamawiającego w BZP, d) oferta wybranego wykonawcy nie
zawierała ceny ryczałtowej za Aneksem nr
2 z 1 października 2007 r. zlecono wykonawcy dodatkowo projekt W oparciu
o przedstawione wyżej ustalenia umowy stwierdzono, że wykonawcy (mimo
wystawienia faktur na kwotę o 7.000 zł niższą niż ogólne wartości umów)
wypłacono wynagrodzenie zawyżone o 23.777,80 zł. Podstawą tego wniosku jest
zrealizowanie mniejszego zakresu zamówienia (zaprojektowanej liczby km sieci),
niż zakres przyjęty do ustalenia wynagrodzenia w umowie, którego ogólna kwota
stanowiła iloraz ceny za W wyniku
czynności kontrolnych, nienależnie opłacone wynagrodzenie w kwocie 23.777,80 zł
zostało zwrócone przez wykonawcę 26 czerwca 2009 r. Analizując
wykonanie przedmiotu zamówienia stwierdzono również rozbieżności między
długością zaprojektowanej sieci w części opisowej do projektów a specyfikacjami
technicznymi wykonania i odbioru robót i przedmiarami robót, co wykonawca
uzasadniał korektą projektów i niezaktualizowaniem danych w części opisowej do
projektów. Ponadto w protokole zdawczo-odbiorczym dokumentacji wskazano, że
wykonawca nie uzyskał oświadczeń i uzgodnień od części właścicieli działek
dotyczących przebiegu trasy wodociągu, do czego był zobowiązany postanowieniami
umowy. W protokole zdawczo-odbiorczym postanowiono, że brakujące oświadczenia i
uzgodnienia uzyska Urząd Miejski w Rajgrodzie, a w zamian wykonawca przedłoży
uproszczony wypis z rejestru gruntów obejmujący przewidywany teren przebiegu
sieci. Wartość usługi zamiennej nie została oszacowana. Ustalono
także, iż dokumentacja projektowo-kosztorysowa zlecona opisaną wyżej umową
została, dla części odcinków sieci, opracowana w roku 2003 na podstawie umowy z
3 czerwca 2002 r. (zawartej z innym wykonawcą). Jak wynika z protokołu
kontroli, łączna długość sieci wodociągowej zaprojektowanej po raz drugi to Stosownie
do postanowień art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), wydatki publiczne powinny być
dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania
najlepszych efektów z danych nakładów. Odpowiedzialność za powyższe
nieprawidłowości ponosi w głównej mierze były Burmistrz Z. Dziądziak, a także
Pan Burmistrz, jako dokonujący płatności za niewykonany zakres umowy. Badając
realizację inwestycji polegającej na modernizacji dachu budynku OSP w
Rajgrodzie stwierdzono, że była ona wykonywana częściowo systemem gospodarczym
– przy nakładzie pracy członków OSP. Wartość inwestycji ujęto w księgach
rachunkowych w kwocie 50.917,62 zł, zaś faktyczny koszt modernizacji, przy
uwzględnieniu wyceny robocizny członków OSP wynosił 61.998,62 zł – różnica w
kwocie 11.081 zł została ujęta w księgach rachunkowych w trakcie kontroli, jako
zwiększenie wartości ulepszenia środka trwałego. Ponadto, w wyniku oględzin
inwestycji dokonanych przez kontrolującego w dniu 15 maja 2009 r. (protokół
stanowi załącznik nr 15e do protokołu kontroli) stwierdzono rozbieżności
pomiędzy ilością materiałów wbudowanych i znajdujących się w magazynie, a
ilością materiałów zakupionych na potrzeby realizacji inwestycji. Wartość
niedoboru w kwocie 131,56 zł wykonawca uiścił podczas kontroli – str. 88
protokołu kontroli. Analiza
prawidłowości przeprowadzenia przetargu nieograniczonego na budowę boiska przy
Gimnazjum w Rajgrodzie o wartości 538.805,46 zł oraz realizacji tego zadania
wykazała, że Pan Burmistrz, mimo wykonywania czynności w postępowaniu
(zatwierdzenie specyfikacji i protokołu postępowania) nie złożył oświadczenia o
istnieniu bądź braku okoliczności uzasadniających wyłączenie z postępowania,
wymaganego przepisem art. 17 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. Stwierdzono
także, że w trakcie realizacji zadania zawarto aneks do umowy pierwotnej,
którym przesunięto termin realizacji, nie podając jednakże uzasadnienia zmiany
terminu. Z wyjaśnienia Pana Burmistrza wynika, że przesunięcia terminu dokonano
ze względu na niskie temperatury, zaś ułożenie trawy syntetycznej przy
temperaturze poniżej 15 stopni nie pozwoliłoby uzyskanie właściwych efektów.
Okoliczności tej nie odnotowano w dzienniku budowy, mimo że obowiązek taki
wynikał z przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 26 czerwca
2002 r. w sprawie dziennika budowy, montażu i rozbiórki, tablicy informacyjnej
oraz ogłoszenia zawierającego dane dotyczące bezpieczeństwa pracy i ochrony
zdrowia (Dz. U. Nr 108, poz. 953 ze zm.) oraz
§ 5 ust. 1 umowy zawartej z wykonawcą – str. 89-90 protokołu kontroli. Badając
wydatki na dostawy żwiru i żużlu do remontów dróg gminnych (str. 78-81
protokołu kontroli) stwierdzono, że wykonawcę dostaw wyłoniono w 2007 r. w
trybie przetargu nieograniczonego, mimo braku obowiązku stosowania procedur
określonych Prawem zamówień publicznych. Nieprawidłowości polegały na: a) błędnym przeliczeniu
równowartości w euro wartości zamówienia ustalonej na 60.000 zł; według
wyliczeń poczynionych przez jednostkę wartość szacunkowa zamówienia wynosiła
15.000 euro, zamiast 13.676,77 euro.
Kurs euro służący przeliczaniu wartości zamówienia wynosił w dniu wszczęcia
postępowania 4,3870 zł i wynikał z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
22 maja 2006 r. (Dz. U. Nr 87, poz. 610), b) nie
zamieszczeniu informacji o wyniku postępowania na stronie
internetowej zamawiającego, czym naruszono art. 92 ust. 2 ustawy, c) nie
wskazaniu w specyfikacji istotnych warunków zamówienia trybu
udzielenia zamówienia, wymaganego przepisem art. 36 ust. 1 pkt 2 ustawy. Badając
poniesione w 2008 roku wydatki, wynikające z realizacji umowy zawartej na
podstawie wyżej opisanego postępowania, stwierdzono 2 faktury dotyczące zakupu
żużlu w łącznej ilości 178,06 ton na kwotę 3.587,90 zł. Faktura wykonawcy
wybranego w przetargu obejmowała wszystkie elementy kosztów dostawy, w tym
także bezpodstawnie cenę zakupu dostarczonego żużlu. Stwierdzono bowiem, że
kontrolowana jednostka samodzielnie zakupiła żużel i opłaciła faktury dotyczące
tego zakupu, natomiast wykonawca poniósł jedynie koszty jego transportu. W
wyniku czynności kontrolnych wykonawca zwrócił w dniu 10 czerwca 2009 r.
nadpłaconą kwotę 874,48 zł, obejmującą cenę zakupu brutto dostarczonego
materiału, na rachunek kontrolowanej jednostki, jako korektę błędnie
wystawionych przez siebie faktur. Stwierdzona nienależna zapłata świadczy o
nieprawidłowym funkcjonowaniu wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie. Kontrola zlecania robót budowlanych o charakterze
inwestycyjnym i remontowym, co do których nie ma obowiązku stosowania procedur
Prawa zamówień publicznych, wykazała, iż w okresie objętym kontrolą
zagadnienie to nie było uregulowane w przepisach wewnętrznych. W konsekwencji
wiele spośród zamówień dokonanych w 2008 roku realizowano bez udokumentowania sposobu wyłonienia wykonawców, potwierdzającego respektowanie
zasady wyrażonej w art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Regulamin
w tej sprawie wprowadzony przez Pana Burmistrza zrządzeniem Nr 145/09 z dnia 31
marca 2009 r. zawiera postanowienia, które nie posiadają cech kompletnych
procedur kontroli, w tym pomijają stosowanie regulaminu dla zamówień o wartości
poniżej 6.000 euro. Stosownie do wymogów art. 35 ustawy o finansach
publicznych, wydatki publiczne powinny być realizowane w sposób celowy i
oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych
nakładów. Ustanowione procedury kontroli wewnętrznej winny zatem zapewniać
właściwą realizację tej zasady w stosunku do wszystkich wydatków jednostki, co
wynika także z przepisów art. 47 ust. 2 pkt 1 i 2 w zw. z ust. 3 tej ustawy –
str. 81-82 protokołu kontroli. Badając zagadnienia dotyczące
organizacji i funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że
do końca 2008 r. obsługa finansowo-księgowa tych jednostek prowadzona była
przez Urząd Miejski z naruszeniem obowiązujących przepisów dotyczących
prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sprawozdawczości. Ewidencjonowanie operacji
gospodarczych dotyczących jednostek oświaty i Ośrodka Pomocy Społecznej
odbywało się w księgach rachunkowych Urzędu. W efekcie, dla żadnej z
obsługiwanych jednostek nie były sporządzane jednostkowe sprawozdania finansowe
obejmujące bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienie zmian w funduszu,
które kierownicy jednostek winni sporządzić na podstawie § 14 ust. 1
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
(Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). W przypadku OPS nie były także sporządzane
jednostkowe sprawozdania budżetowe wymagane przepisem § 4 pkt 2 lit. b)
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). Stwierdzono, że
począwszy od 2009 roku opisane nieprawidłowości zostały wyeliminowane –
rozpoczęto prowadzenie odrębnych ksiąg dla jednostek organizacyjnych, co
umożliwia wykonywanie obowiązków sprawozdawczych przez ich kierowników – str. 3
i 14-15 protokołu kontroli. Kontrola
dokumentacji rejestrowej gminnych instytucji kultury – Domu Kultury w
Rajgrodzie oraz Biblioteki Publicznej w Rajgrodzie – wykazała szereg braków w
świetle przepisów rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego
1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr
20, poz. 80). Nie zgromadzono akt rejestrowych, które powinny dokumentować
zapisy w rejestrze instytucji kultury (§ 5 ust. 1 rozporządzenia). W dziale
pierwszym nie odnotowano aktów o utworzeniu instytucji kultury. Ponadto nie
wykreślono zapisów dotyczących instytucji pod nazwą „Ośrodek Kultury”, po
zmianie jego nazwy na Dom Kultury, co sugeruje istnienie na terenie gminy
jeszcze jednej instytucji kultury. W dziale drugim nie odnotowano aktualnych
uchwał nadających statuty instytucjom. W dziale trzecim, dotyczącym mienia, w
dniu 2 stycznia 1998 r. ujęto jedynie budynek o wartości 18.665,78 zł
użytkowany przez Dom Kultury, będący we władaniu tej instytucji, bez żadnych
wskazań co do tytułu prawnego, zaś odnośnie mienia Biblioteki nie zamieszczono
żadnych zapisów – str. 3 protokołu kontroli. Kontrola
rozliczeń budżetu z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rajgrodzie
(zakład budżetowy) oraz prawidłowości wykonywania przez ten zakład obowiązków
przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego na terenie gminy, wykazała
naruszenie procedur opracowywania i zatwierdzania taryf za zbiorowe
zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, określonych w art. 20 i 24 ustawy z
dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym
odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.) – str. 4-8 protokołu
kontroli. Stwierdzono, że podjęta
przez Radę
Miejską 30 listopada 2007 r. uchwała w sprawie zatwierdzenia taryf za zbiorowe
zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków na 2008 rok polegała na
przyjęciu innych taryf niż przedstawione we wniosku o zatwierdzenie taryf
przedłożonym przez ZGKiM. Propozycję
taryf zawartą we wniosku poddał analizie pracownik Urzędu, działający z
upoważnienia Pana Burmistrza, w trybie art. 24 ust. 4 przywołanej ustawy. Mimo
braku zastrzeżeń do zawartych we wniosku kosztów, Radzie Miejskiej
przedstawiono do zatwierdzenia inne taryfy za sprzedaż wody i odprowadzanie
ścieków niż zaproponowane przez ZGKiM. Należy wskazać, że zakres kompetencji
Pana Burmistrza, wynikający z art. 24 ust. 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w
wodę..., obejmuje jedynie weryfikację kosztów pod względem celowości ich
ponoszenia oraz sprawdzenie prawidłowości opracowania taryf, a nie prawo
swobodnej modyfikacji zaproponowanych taryf. W efekcie zatwierdzone przez Radę
taryfy były niezgodne z ustawą, ponieważ nie wynikały z wniosku
przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, skorygowanego ewentualnie przez
organ wykonawczy pod względem celowości ponoszenia kosztów. Wynikająca z
„analizy” pracownika Urzędu zmiana propozycji co do wysokości taryf spowodowała
istotne skutki finansowe dla gospodarki finansowej ZGKiM. Zmiana (podwyższenie)
taryfy za sprzedawaną wodę z 1,80 zł za m3 na 1,95 zł za m3
oznaczała, że w stosunku do kalkulacji Zakładu sprzedaż wody miała przynieść
zysk w wysokości 15.091,19 zł, natomiast zmniejszenie ceny za odprowadzanie
ścieków z gospodarstw domowych z 4,96 zł za m3 na 3,38 zł za m3
zakładało stratę Zakładu na tej działalności w kwocie 44.872 zł. Ponadto
poniżej kosztów wynikających
z kalkulacji ZGKiM ustalono górną stawkę opłaty za odbiór i składowanie
nieczystości stałych z gospodarstw domowych na podstawie ustawy z dnia 13
września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2005 r.
Nr 236, poz. 2008 ze zm.), co spowodowało skalkulowanie straty na tej działalności
w wysokości 69.314,56 zł. Opisane wyżej zmiany stawek proponowanych przez ZGKiM,
mających pierwotnie swoje uzasadnienie w kalkulacji kosztów, spowodowały
założenie straty Zakładu w 2008 r. w wysokości 105.809 zł, stanowiącej per
saldo przedstawionych zysków i strat na poszczególnych rodzajach działalności.
Wyliczona w ten sposób strata stała się podstawą ustalenia wysokości dotacji
przedmiotowej z budżetu gminy dla ZGKiM. Taki sposób ustalenia dotacji naruszał
przepisy art. 174 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, ponieważ kwota dotacji
nie wynikała z kalkulacji jednostkowych stawek dopłat do danego wyrobu lub
usługi. W istocie ustalona dotacja miała charakter dotacji podmiotowej,
ponieważ jej przedmiotem było dofinansowanie ogólnej straty Zakładu. Opisane nieprawidłowości wyeliminowano w 2009 roku.
Badając
wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli jednostek organizacyjnych ustalono,
że kontrola jednostek oświatowych oraz OPS prowadzona była bieżąco, w związku z
prowadzeniem ksiąg rachunkowych tych jednostek przez Urząd. Natomiast w
przypadku kontroli jednostek samodzielnie prowadzących księgi rachunkowe,
stwierdzono, że w 2008 roku przeprowadzono kontrole w instytucjach kultury –
realizujących wydatki zbliżone do sumy dotacji z budżetu (w 2008 r. w wysokości
214.244 zł, t.j. 1,43 % wydatków budżetu). Nie stwierdzono
udokumentowania, aby kontrolą w roku 2008 i latach wcześniejszych obejmowany
był ZGKiM. Stosownie do postanowień art. 187 ustawy o finansach publicznych, na
Panu Burmistrzu jako na organie wykonawczym, ciąży obowiązek kontroli
przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki ustanowionych procedur
kontroli finansowej – str. 10 protokołu kontroli. Kontrola
prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała nieprawidłowości naruszające zarówno
ogólne przepisy ustawy z dnia 29 września 2004 r. o rachunkowości (Dz. U. z
2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), jak i szczegółowe zasady ustalone
rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont..., polegające na: a) niewłaściwym, za pośrednictwem
konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” zamiast 226 „Należności
długoterminowe”, ewidencjonowaniu długoterminowych należności, wynikających z
rozłożenia na raty pierwszej opłaty za użytkowanie wieczyste nieruchomości –
str. 23-24 i 59 protokołu kontroli, b) nieujęciu na koncie 290 „Odpisy
aktualizujące należności” kwoty 20.733,20 zł, odpowiadającej wartości
należności z tytułu odsetek przypisanych a nie wpłaconych, wykazanej na 31 grudnia
2008 r. na koncie 221 – str. 34 protokołu kontroli, c) bezpodstawnym wyksięgowaniu z
konta 011 „Środki trwałe” kwoty 37.026,20 zł oznaczającej wartość ewidencyjną
budynku szkolnego i gospodarczego położonych w miejscowości Miecze,
przekazanych w bezpłatne używanie stowarzyszeniu, prowadzącemu na bazie tego
mienia publiczną szkołę. Oprócz tego wyksięgowano z ewidencji kwotę 446 zł
stanowiącą wartość składników wyposażenia i kwotę 475 zł oznaczającą wartość
księgozbioru – str. 61-63 protokołu kontroli, d) niewłaściwym prowadzeniu
ewidencji szczegółowej gruntów gminy, które ujęto w księdze inwentarzowej w
postaci sum zbiorczych określających ich łączną wartość jako grunty pod drogami
- 832.172,26 zł i pozostałe – 26.115.662,12 zł, bez wskazania odrębnych
obiektów inwentarzowych (poszczególnych działek, ewentualnie budowli na nich
usytuowanych) i określeń dotyczących podmiotów użytkujących. Zgodnie zasadami
funkcjonowania konta 011, określonymi załącznikiem nr 2 do rozporządzenia,
ewidencja szczegółowa powinna umożliwić m.in. ustalenie wartości początkowej
poszczególnych obiektów środków trwałych; prowadzone zestawienie określające
dane poszczególnych działek oraz ich wartość nie posiadało cech ksiąg
rachunkowych – str. 103 protokołu kontroli. W
wyniku kontroli stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków
stwierdzono nieprawidłowe kwalifikowanie niektórych ich rodzajów w świetle
przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji
dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), polegające na: a) ujęciu dochodów ze sprzedaży
nieruchomości w kwocie 206.098,58 zł do par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży
składników majątkowych”, zamiast do par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego
nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” –
str. 57 protokołu kontroli, b) klasyfikowaniu dochodów z opłat
pobieranych wraz z czynszem od najemców lokali mieszkalnych (np. za c.o. i
wodę) w par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu
Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do
sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze”, zamiast w par. 0830 „Wpływy z usług”. W 2008
r. w ten sposób zarachowano dochody w wysokości 9.375,66 zł – str. 58 protokołu kontroli, c) ujęciu kwoty 17.270 zł
przekazanej na rachunek budżetu przez wspólnotę wsi Kosiły z przeznaczeniem na remont drogi wewnętrznej
położonej na gruntach gminy – uzyskaną przez tę wspólnotę tytułem
ekwiwalentu za wywłaszczony grunt – jako dochodu w rozdziale 75412 „Ochotnicze straże pożarne”, zamiast w rozdziale 60017 „Drogi
wewnętrzne”, w którym to rozdziale
odpowiednio zaplanowano wydatek na remont drogi, przy czym błędnie w par. 4300
„Zakup usług pozostałych”, zamiast w par. 4270 „Zakup usług remontowych”
– str. 65 protokołu kontroli; nieprawidłowo sklasyfikowano także pozostałe
wydatki na remonty dróg na terenie gminy w wysokości 113.981,48 zł, ujmując je
do par. 4300, zamiast do par. 4270 – str. 78 protokołu kontroli, d) zakwalifikowaniu dotacji w
wysokości 176.400 zł dla stowarzyszenia
prowadzącego publiczną szkołę podstawową w Mieczach do par. 2540 „Dotacja
podmiotowa z budżetu dla niepublicznej jednostki systemu oświaty”, zamiast do
par. 2590 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla publicznej jednostki systemu
oświaty prowadzonej przez osobę prawną inną niż jednostka samorządu
terytorialnego lub przez osobę fizyczną”; błąd ten wyeliminowano w planowaniu
budżetu na 2009 rok – str. 71 protokołu kontroli, e)
nieprawidłowym ujęciu do par. 2540 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla
niepublicznej jednostki systemu oświaty” środków w
wysokości 2.771,82 zł przekazanych, na
podstawie
w art. 90 ust. 2c ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z
2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), tytułem zwrotu
kosztów poniesionych przez miasto Augustów w związku z uczęszczaniem dziecka z
terenu gminy Rajgród do niepublicznego przedszkola w Augustowie. W związku z tym, że wystąpienie obowiązku
świadczenia na podstawie przywołanego przepisu nie zależy od woli organów
gminy, bezprzedmiotowe jest zawieranie porozumień międzygminnych w tej sprawie.
Przekazanie środków przez gminę Rajgród nie ma charakteru dotacji, lecz stanowi
zwrot kosztów dotacji udzielonej uprzednio niepublicznemu przedszkolu przez
miasto Augustów, co wynika wprost z przywołanego przepisu – str. 71
protokołu kontroli, f) zakwalifikowaniu dotacji w kwocie 21.000 zł
przekazanej stowarzyszeniu realizującemu zadania gminy do par. 2830 „Dotacja
celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do
realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów
publicznych”, zamiast do par. 2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie
lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom”; błąd ten
został wyeliminowany w planie wydatków budżetu na 2009 rok – str. 72 protokołu
kontroli, g)
ujęciu wydatków w kwocie 9.780 zł z tytułu diet wypłaconych sołtysom za udział
w sesjach Rady Miejskiej do par. 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe”, zamiast do
par. 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych” – str. 75 protokołu
kontroli, h)
ujęciu wydatków w wysokości 38.520 zł za wyłapywanie bezdomnych psów na terenie
gminy oraz utrzymanie tych zwierząt w schronisku do rozdz. 01095 „Pozostała
działalność” w dziale 010 „Rolnictwo i łowiectwo”, zamiast do rozdziału 90095
„Pozostała działalność” w dziale 900
„Gospodarka komunalna i ochrona środowiska” – str. 77 protokołu
kontroli. Badając gospodarkę składnikami mienia
gminy, w tym poprawność ustalania Kontrola ujawniła, że na podstawie umowy użyczenia
zawartej 22 marca 2007 roku przez Zastępcę Burmistrza M. Gisztarowicza, wraz z
budynkiem szkoły we wsi Miecze, przekazanym stowarzyszeniu w celu prowadzenia
szkoły publicznej, przekazano również 5 lokali mieszkalnych o powierzchni Stosownie do art. 81 ust. 1 ustawy o systemie oświaty,
nieodpłatne przekazanie w użytkowanie organom prowadzącym szkoły publiczne
nieruchomości stanowiących własność gminy dotyczy wyłącznie nieruchomości
„zajętych na działalność oświatową”. Lokale mieszkalne stanowią własność gminy
i wchodzą w skład zasobu mieszkaniowego gminy, o którym mowa w art. 2 ust. 1
pkt 10 ustawy o ochronie praw lokatorów..., a zatem ich przeznaczeniem jest
zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych wspólnoty samorządowej. W związku z tym, że
lokale te nie służą prowadzeniu działalności oświatowej, gmina nie miała prawa
przekazania ich stowarzyszeniu w bezpłatne użytkowanie oraz jednoczesnej
rezygnacji z pobierania dochodów z najmu. Analiza realizacji omawianej umowy wykazała brak
dokumentacji poświadczającej weryfikowanie przez gminę sposobu wykorzystania
osiągniętych przez stowarzyszenie wpływów z najmu na cele wskazane w umowie. Z
wyjaśnienia złożonego przez Zastępcę Burmistrza wynika, że wynajmowane są 3
lokale, z których czynsz wynosi 127,82 zł miesięcznie. Przy takim założeniu w
okresie od marca 2007 do lipca 2009 r. (26 miesięcy) stowarzyszenie uzyskało z
najmu kwotę 3.323,32 zł – str. 61-62 protokołu kontroli. W dziale 010 „Rolnictwo i łowiectwo”, rozdziale 01010
„Infrastruktura wodociągowa i sanitacyjna wsi”, par. 0970 „Wpływy z różnych
dochodów” wykazano realizację w 2008 r. dochodów na kwotę 3.369,32 zł.
Dotyczyła ona wpłaconych w 2008 roku przez właścicieli nieruchomości rat
należności za przyłącza wodociągowe do budowanej przez gminę sieci
wodociągowej. Opłaty za przyłącza ustalone zostały w umowach z zainteresowanymi
właścicielami nieruchomości w jednakowej wysokości 1.800 zł, co jednakże nie
miało umocowania w kalkulacji kosztów ich wykonania przez gminę. W okazanej
kontrolującym dokumentacji wskazana była jedynie kwota 666.105,15 zł, jako
wyrażająca łączną wartość 168 zaplanowanych do realizacji przyłączy do sieci, z
czego wynika przeciętny koszt budowy jednego przyłącza na kwotę 3.964,91 zł. Na
podstawie okazanej dokumentacji nie stwierdzono, czy ogólna kwota kosztów
dotyczy tylko przyłączy w rozumieniu ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę...,
tj. wyłącznie odcinków położonych w granicach nieruchomości odbiorców, czy
całych odcinków przewodu łączących główną sieć wodociągową z wewnętrzną
instalacją w nieruchomościach poszczególnych odbiorców usług. Należy bowiem
mieć na uwadze, że zgodnie z tezami zaprezentowanymi przez Sąd Najwyższy w
uchwale z dnia 13 września 2007 r. (sygn. akt III CZP 79/07), przyłączem w
świetle ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę... i ogólnych zasad Kodeksu
cywilnego może być wyłącznie odcinek przewodu przebiegający w granicach
nieruchomości odbiorcy. Niezależnie od tego należy jednak wskazać, że zgodnie z
art. 15 ust. 2 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę..., koszty budowy
przyłączy wodociągowych i kanalizacyjnych winna ponosić osoba ubiegająca się o
przyłączenie nieruchomości do sieci. Wynika stąd, że
każdy ubiegający się o przyłączenie powinien ponieść rzeczywisty koszt budowy
przyłącza, przy czym nieunikniona jest sytuacja różnych kosztów przyłączy, ze
względu na ich długość. Ustalanie ryczałtowej odpłatności za budowę
przyłączy stwarza zatem sytuację, w której niektórzy właściciele nieruchomości
mogli nie ponosić faktycznych kosztów budowy przyłącza, w stosunku do innych
zaś kwota ryczałtu mogła przekroczyć rzeczywisty koszt budowy przyłącza na ich
nieruchomości. Wskazania ponadto wymaga, iż działania
byłego Burmistrza w sprawie rozłożenia na raty spłat znacznej części należności
za przyłącza, wynikających z umów, nie zostały uzasadnione stwierdzeniem
istnienia przesłanek rozłożenia należności na raty, określonych § 4 uchwały
Rady Miejskiej w Rajgrodzie z dnia 26 sierpnia 2004 roku w sprawie określenia
szczególnych zasad i trybu umarzania wierzytelności z tytułu należności
pieniężnych, do których nie stosuje się ustawy Ordynacja Podatkowa oraz
udzielania innych ulg w spłacaniu tych
należności – str. 65-66 protokołu kontroli, załącznik nr 9 do protokołu
kontroli. Badając
wydatki na ochronę przeciwpożarową stwierdzono wypłaty w formie miesięcznych
ryczałtów dla komendanta Miejsko-Gminnego Oddziału Związku Ochotniczych Straży
i kierowców obsługujących samochody strażackie. Nie sprecyzowano zakresu zadań
tych osób związanych z realizacją obowiązków gminy określonych niżej przywołaną
ustawą. W 2008 r. wydatki z tego tytułu wyniosły 6.500 zł. Przepisy ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku
o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1229 ze zm.) nie
przewidują możliwości wynagradzania członków OSP za pełnienie funkcji w tym
stowarzyszeniu, gminy są natomiast zobowiązane są do ponoszenia kosztów
wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej jednostek
Ochotniczych Straży Pożarnych, a w ramach tych kosztów, jeżeli chodzi o
członków OSP, gmina zobowiązana jest do wypłaty ekwiwalentów pieniężnych –
określonych przez radę gminy w drodze uchwały – w przypadku uczestniczenia w działaniu ratowniczym lub
szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną lub gminę
(art. 28 ust 1 ustawy). Właściwą formą realizacji obowiązku zapewnienia gotowości bojowej samochodów i innego sprzętu
jest zatrudnienie kierowców, np. na ułamkowych częściach etatów, odpowiednio do
zakresu powierzonych im obowiązków. Ponadto art. 32 ust. 3a ustawy wskazuje
wprost na możliwość zatrudnienia komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej –
str. 84 protokołu kontroli. W toku
kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu
podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji,
w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
(tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola
prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru
wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości
podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co
doprowadziło do następujących ustaleń. Nie
wszyscy pracownicy kontrolowanej jednostki, wskazani treścią art. 294 § 1 pkt 2
Ordynacji podatkowej złożyli przyrzeczenia o przestrzeganiu tajemnicy skarbowej
w myśl § 2 wskazanego przepisu. Ponadto w jednym przypadku wymieniony w opisie
w protokole kontroli pracownik nie posiada upoważnienia do przetwarzania danych
osobowych, wynikającego z treści art. 37 z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o
ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 Nr 101, poz. 926 ze zm.)
stanowiącego, że do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby
posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych – str. 29 protokołu
kontroli. W wyniku
analizy dokumentacji zebranej przez służby finansowe organu podatkowego w toku
postępowań podatkowych, prowadzonych w celu wydania decyzji w sprawie ulg
inwestycyjnych, kontrolujący wnoszą zastrzeżenia do składu komisji
przeprowadzającej oględziny obiektów w siedzibie podatnika. W skład komisji
oprócz pracowników wymiaru podatków powinna wchodzić osoba mająca wiedzę z
dziedziny budownictwa, która ustaliłaby czy w przypadku zakończonej inwestycji,
w obrębie budynków inwentarskich jest to faktycznie modernizacja, na którą
wydatki stanowią podstawę do ubiegania się o ulgę czy też remont za który ulga
nie przysługuje. Weryfikacji wymagałaby również kwestia czy wszystkie wykazane
w rozliczeniu kosztów materiały wykorzystane zostały przy realizacji inwestycji
– str. 35 protokołu kontroli. Ustalono,
że Burmistrz Miasta i Gminy Rajgród nie wystąpił do Rady Miejskiej z wnioskiem
(projektem uchwały) dotyczącym określenia trybu oraz szczegółowych warunków
zwolnienia od podatku rolnego użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji
rolnej. Ustawa z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jedn. Dz.
U. z 2006 r., Nr 136, poz. 969) w art. 12 ust. 1 pkt 7 stanowi, że zwalnia się
z podatku rolnego grunty gospodarstw rolnych, na których zaprzestano produkcji
rolnej, z tym że zwolnienie może dotyczyć nie więcej niż 20 % powierzchni
użytków rolnych gospodarstwa rolnego, lecz nie więcej niż Kontrolowana jednostka nie posiadała, w
obowiązujących regulacjach wewnętrznych, rozstrzygnięć dotyczących zasad przeprowadzania
kontroli u podatników podatków i opłat lokalnych a także ustalonego planu
kontroli. Zakres, częstotliwość a także okresy ich trwania organ podatkowy
powinien ustalić na podstawie analizy potrzeb, jakie wynikają z jego
dokumentacji z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o
swobodzie gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 ze zm.). Z treści art. 281 Op.
jednoznacznie wynika, iż organy podatkowe pierwszej instancji zobligowane są do
prowadzenia kontroli podatkowych u podatników, których celem jest sprawdzenie,
czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa
podatkowego – str. 40-41 protokołu kontroli. Badaniem
objęto zagadnienia prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od
nieruchomości. Ustalono, że podatnicy posiadający nieruchomości o numerach
ewidencji podatkowej: 310205, 1310334,
1310145, 310274, 310117 prowadzą działalność gospodarczą zgłoszoną w
ewidencji działalności jako gospodarstwa agroturystyczne. Jednakże w złożonych
przez nich informacjach w sprawie podatku od nieruchomości nie wykazali
powierzchni pokoi noclegowych wynajmowanych turystom. Wprawdzie z treści art.
1a ust. 2 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z
2006 roku Nr 121, poz. 844 ) wynika, iż ”za działalność gospodarczą w
rozumieniu ustawy nie uważa się wynajmu turystom pokoi gościnnych w budynkach
mieszkalnych znajdujących się na obszarach wiejskich przez osoby ze stałym
miejscem pobytu w gminie położonej na tym terenie, jeżeli liczba pokoi przeznaczonych
do wynajęcia nie przekracza Stwierdzono,
że deklaracje na podatek od nieruchomości o sygnaturach wymienionych na stronie
41 protokołu kontroli zostały złożone po ustawowym terminie przewidzianym w
art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych stanowiącym, że
osoby prawne są obowiązane składać w terminie do dnia 15 stycznia, organowi
podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów
opodatkowania, deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy,
sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy
powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności
uzasadniających powstanie tego obowiązku. Nie stwierdzono aby organ podatkowy
podejmował jakiekolwiek działania dyscyplinujące podatników. Ponadto
ustalono, że w przypadku dwóch kont podatkowych o nr 1500006 i 15000067 nie
pobrano należnych odsetek za zwłokę w łącznej kwocie 103,00 zł czym naruszono
wymogi art. 53 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Od zaległości podatkowych
nalicza się odsetki za zwłokę według zasad określonych w rozporządzeniu
Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za
zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu
informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240, poz. 2063),
stosując stawki określone w obwieszczeniach Ministra Finansów – str. 42
protokołu kontroli. Nieprawidłowość ta
wystąpiła również w przypadku podatku od środków transportowych na łączną kwotę
524,00 zł – str. 44 – 45 protokołu kontroli. Kontrolujący
stwierdzili, że deklaracje bądź korekty deklaracji podatników podatku od
środków transportowych, wskazanych w opisie na stronie 44 protokołu kontroli
zostały złożone po ustawowym terminie przewidzianym w art. 9 ust. 6 pkt 1 i 2
ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Podstawą do takiego twierdzenia była analiza
informacji przesłanych przez Wydział Komunikacji Starostwa Powiatowego w
Grajewie. Służby organu podatkowego nie prowadziły działań dyscyplinujących w
stosunku do podatników naruszających wskazane przepisy w zakresie terminów. Ustalono, że w części złożonych
deklaracji podatnicy przyjęli niewłaściwe stawki podatkowe. W opisanych trzech
przypadkach spowodowało to zaniżenie podatku o kwotę 470,00 złotych. Została
ona uiszczona w trakcie kontroli, w prawidłowej wysokości po uprzednim złożeniu
korekty deklaracji przez podatników. Z kolei zawyżony o kwotę 41,00 zł, w
przypadku jednego z podatników, podatek został przeksięgowany na odsetki
należne za pojazd należący do tego samego podatnika. W
opisanych wyżej przypadkach nie stwierdzono aby służby finansowe podejmowały
działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości, co świadczy o
nieprowadzeniu czynności sprawdzających w trybie i na zasadach opisanych w art.
272 Ordynacji podatkowej. Na
podstawie informacji zebranych w toku kontroli zagadnień związanych z poborem
opłaty targowej ustalono, że do udokumentowania wpłat z tego tytułu służą
pokwitowania z kwitariuszy przychodowych. Nie stwierdzono natomiast procedur
pisemnych regulujących pobór i rozliczenie inkasenta z zainkasowanej z tytułu
opłaty gotówki. Zgodnie z
ewidencją znajdującą się w urzędzie, pobór opłaty miejscowej w roku 2008
prowadziło 9 podmiotów wymienionych w załączniku do protokołu kontroli (Wykaz
dochodów z tytułu opłaty miejscowej za 2008 rok). Na podstawie rejestru osób
prowadzących działalność gospodarczą ustalono dodatkowo 13 podmiotów
zobligowanych uchwałą Rady do inkasa opłaty miejscowej, które nie podjęły
jednak czynności inkasentów tej opłaty. Jednocześnie na podstawie informacji
zawartych w Internecie stwierdzono dużo większą liczbę podmiotów, które
potencjalnie winny pobierać wspomnianą opłatę. Z informacji tych może korzystać
również organ podatkowy, zobligowany przez radę do wykonania powyższej uchwały
- str. 46 protokołu kontroli. Natomiast
kontrola obowiązujących w jednostce uregulowań wewnętrznych w zakresie kontroli
finansowej potwierdziła brak ustanowionych procedur, dotyczących powszechności
i prawidłowości poboru opłaty, ustalenia i rozliczania inkasentów z
zainkasowanej opłaty, które mogłyby zapewnić kompletność dochodów z tego tytułu
a tym samym ich zwiększenie. Na podstawie posiadanych informacji nie ma
możliwości ustalenia kwot opłaty miejscowej nie zainkasowanej w kontrolowanym
okresie (utraconych dochodów). Spośród
117 kont podatkowych przyjętych do kontroli w zakresie prawidłowości
prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat, w 12 przypadkach stwierdzono
istnienie nadpłat w stosunku do których służby organu podatkowego nie
podejmowały działań wskazywanych treścią przepisów Ordynacji podatkowej (art. 76)
– str. 48 - 51 protokołu. Ustalono,
iż na dzień kontroli, figurująca na kontach 74 podatników zaległość w kwocie
29.994,97zł, nie została objęta postępowaniem egzekucyjnym. Ponadto w
regulacjach wewnętrznych nie ustanowiono zasad i terminów postępowania z
zaległościami podatkowymi. Zagadnienia
rachunkowości oraz wymiaru podatku od nieruchomości i leśnego od osób
fizycznych oraz łącznego zobowiązania pieniężnego prowadzone są przy użyciu
programu komputerowego. Komputerowe wydruki wpłat stosowane do inkasa
zobowiązań podatkowych zostały zatwierdzone do stosowania. Nie zostały
natomiast przyjęte do księgi druków ścisłego zarachowania i nie określono zasad
przyjmowania i wydawania druków inkasentom. Wprowadzone zarządzeniem kierownika
jednostki rozwiązania w powyższym zakresie, uwzględniające obowiązek
prowadzenia ewidencji podatkowej w systemach „Podatki” oraz „Rachunkowość” przy
użyciu komputera, nie uwzględniają jednak wszystkich elementów określonych w
treści art. 10 ustawy o rachunkowości takich jak wykaz zbiorów danych
tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, opisu systemu
informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w
zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów.
Ponieważ kontrolowana jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu
komputera, ich wykaz powinien mieć formę wykazu zbiorów danych tworzących
księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury
i wzajemnych powiązań logicznych. Nie określono także zasad ochrony danych,
w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich
przetwarzania. Nie określono wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego
eksploatacji w przypadku zmian, systemu służącego ochronie danych i ich
zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów
stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Ponadto wszyscy użytkownicy
programów komputerowych (podatkowych), korzystają z jednego dostępu systemowego
(identyfikatora) o nazwie „Administrator”. Tymczasem zgodnie z treścią § 1 i 2
w załączniku nr 4 do Zarządzenia Nr 165/06 z dnia 30 czerwca 2006r. w sprawie
przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miejskim w
Rajgrodzie „Każdy użytkownik systemu informatycznego ma przydzielony
jednorazowo niepowtarzalny identyfikator oraz okresowo zmieniane hasło dostępu”
– str. 53 – 54 protokołu kontroli. Stwierdzone
w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem
nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej gminy,
podatków i opłat oraz prowadzenia rachunkowości, w tym w szczególności
nieprawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej Organem
wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają
obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej,
wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna
odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2,
art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy
gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33
ust. 1 i 3 ustawy), działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w
protokole kontroli. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako
jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w
zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu zgodnie z art. 44 ustawy
o finansach publicznych. Część nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli
obciąża byłego Burmistrza Rajgrodu Z. Dziądziaka, a także osoby niebędące
aktualnie pracownikami Urzędu. Burmistrz
jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1
pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązki
w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu
spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i
obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o
finansach publicznych. Mając na
uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, zalecam: 1.
Zapewnienie należytego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, w
szczególności wykonywanej przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za
potwierdzanie wskazanego na fakturach wykonawców zakresu zrealizowanych
zamówień i wynikających stąd wydatków gminy, w celu wyeliminowania przypadków
uszczuplenia środków publicznych poprzez wypłacanie wykonawcom nienależnych
wynagrodzeń. 2. Wyeliminowanie nieprawidłowości
przy udzielaniu zamówień publicznych poprzez: a)
odrzucanie ofert niezgodnych ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, b)
upublicznianie ogłoszeń o przetargu na stronie internetowej Urzędu po
zamieszczeniu ogłoszenia w BZP, c)
zamieszczanie w BZP ogłoszeń o udzieleniu zamówienia, d)
sporządzanie wszystkich wymaganych załączników do protokołu postępowania, e)
składanie przez Pana Burmistrza oświadczeń, o których mowa w art. 17 ust. 2
Prawa zamówień publicznych, w przypadku wykonywania czynności w postępowaniu, f)
należyte dokumentowanie przyczyn zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego, g)
ustalanie wartości zamówienia w euro zgodnie z przepisami wskazanymi w części
opisowej wystąpienia, h)
zamieszczanie na stronie internetowej informacji, o których mowa w art. 92
Prawa zamówień publicznych, i)
wskazywanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia trybu udzielenia
zamówienia. 3. Uzupełnienie procedur zlecania
zamówień, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych,
mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole
kontroli. 4.
Uzupełnienie
rejestru instytucji kultury o dane wskazane w części opisowej wystąpienia. 5.
Przeprowadzanie kontroli w ZGKiM. 6. Zobowiązanie Skarbnika do
wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez: a) ewidencjonowanie rozliczeń
należności długoterminowych za pośrednictwem konta 226, b) ewidencjonowanie na koncie 290
wartości należności z tytułu odsetek przypisanych a niewpłaconych do końca
roku, c) ponowne ujęcie w ewidencji wartości bezpodstawnie wyksięgowanego
mienia gminy przekazanego do używania stowarzyszeniu prowadzącemu szkołę
publiczną, d) prowadzenie ewidencji
szczegółowej gruntów zgodnie z wymogami wynikającymi z zasad funkcjonowania
konta 011, e) uwzględnianie przy wycenie
inwestycji wartości nieodpłatnie wykonanej robocizny. 7. Zobowiązanie Skarbnika do
wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej
dochodów i wydatków. 8. W zakresie
gospodarowania mieniem gminy: a)
przestrzeganie wskazanych w
części opisowej wystąpienia zasad zmian wysokości czynszu za najem
lokali mieszkalnych, b)
zaprzestanie użyczania stowarzyszeniu prowadzącemu szkołę publiczną lokali
mieszkalnych położonych w budynku szkoły. 9. Obciążanie
właścicieli nieruchomości faktycznymi kosztami wykonania przyłączy
wodociągowych i kanalizacyjnych, wybudowanych przez gminę w ich
nieruchomościach. 10. Zaniechanie wypłacania ryczałtów komendantowi Miejsko-Gminnego
Oddziału Związku Ochotniczych Straży i kierowcom samochodów strażackich, mając
na uwadze dopuszczalne formy wynagradzania wskazane w części opisowej
wystąpienia. 11.
Uzupełnienie
uregulowań wewnętrznych dotyczących prowadzenia ewidencji księgowej w systemie
informatycznym zgodnie z opisem w protokole kontroli. 12.
Wyeliminowanie
nieprawidłowości z zakresu powszechności i prawidłowości opodatkowania
podatkami lokalnymi, wskazanymi w protokole kontroli, których przyczyną był
brak czynności sprawdzających. 13.
Pobieranie
odsetek za zwłokę przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności, w myśl
przywołanych przepisów Ordynacji podatkowej i przepisów wykonawczych. 14.
Uzupełnienie wewnętrznych uregulowań dotyczących poboru i rozliczania inkasenta
opłaty targowej. 15.
Stosowanie
właściwych procedur, zgodnych z przepisami Ordynacji podatkowej, w zakresie
nadpłat. 16.
Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do
podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy
ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy wykonawcze.
Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych o zasady i terminy postępowania z
zaległościami podatkowymi. 17.
Uzupełnienie
wewnętrznych uregulowań dotyczących przyjęcia kwitariuszy przychodowych
(wydruków komputerowych) do inkasa zobowiązań podatkowych do księgi druków
ścisłego zarachowania oraz określenie zasad przyjmowania i wydawania druków
inkasentom. 18.
Wyeliminowanie
wskazanych uchybień w zakresie udzielenia upoważnienia do przetwarzania danych
osobowych oraz odebrania przyrzeczenia o przestrzeganiu tajemnicy skarbowej. 19.
Rozważenie
udziału osoby posiadającej kompetencje z zakresu budownictwa w składzie komisji
przeprowadzającej oględziny w toku postępowania podatkowego dotyczącego wniosku
o zastosowanie ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym. 20.
Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej tryb oraz szczegółowe
warunki zwolnienia od podatku rolnego użytków rolnych, na których zaprzestano
produkcji rolnej, w oparciu o wskazane przepisy ustawy o podatku rolnym. 21.
Zachowanie powszechności pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty miejscowej.
Ustalenie w regulacjach wewnętrznych zasad i procedur rozliczania inkasentów z
pobranej opłaty. 22.
Uzupełnienie regulacji wewnętrznych o zasady przeprowadzania kontroli u
podatników podatków i opłat lokalnych oraz ustalanie planów kontroli. O sposobie
wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową
w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia. Dodatkowo
informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania
wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za
pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o
regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie
zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą
zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Białymstoku Do wiadomości: Regionalna Izba Obrachunkowa w
Białymstoku Zespół w Łomży Odsłon dokumentu: 120437480 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437480 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |