Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Zawodowych Nr 2 w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04 lutego                 2010 roku (znak: RIO.I.6002-24/09), o treści jak niżej:

Pani Nina Klebus

Dyrektor

Zespołu Szkół Zawodowych nr 2

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół Zawodowych nr 2 w Białymstoku za okres 2008 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy oraz jego realizację, dochody własne i wydatki nimi finansowane, zamówienia publiczne, gospodarowanie składnikami majątkowymi, rozliczenia z budżetem miasta.

Analiza kompletności procedur wewnętrznej kontroli finansowej, w świetle wymogów art. 47 obowiązującej w okresie objętym kontrolą ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), wykazała, że:

a) nie zostały określone procedury kontroli w zakresie pobierania i gromadzenia środków publicznych dotyczących realizowanych przez Zespół wpływów gromadzonych na rachunku dochodów własnych. W szczególności należy wskazać na brak przypisania obowiązków w zakresie wystawiania faktur i ich kontroli. W konsekwencji faktury wystawiane przez jednostkę za najem i dzierżawę nie były podpisywane na okoliczność ich sprawdzenia – str. 5 protokołu kontroli,

b) w odniesieniu do zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.), Pani Dyrektor wydała dnia 6 lutego 2006 r. zarządzenie w sprawie postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. W zarządzeniu określone zostały zasady postępowania przy dokonywaniu zakupów o wartości od 3.000 zł do 5.000 zł, polegające między innymi na zebraniu ofert przynajmniej od trzech wykonawców i wybraniu oferty najkorzystniejszej. Wskazania wymaga, że przepisy zarządzenia odnoszą się jedynie do wąskiej grupy zamówień, pomijając zamówienia o wartości od 5.000 zł do kwoty stanowiącej równowartość 14.000 euro. W praktyce zasady określone zarządzeniem stosowane były do wszelkich zamówień o wartości poniżej 14.000 euro, co jednakże nie wynikało z postanowień zarządzenia – str. 27-28 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono, że nie została zachowana zasada ciągłości określona w art. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), według której wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w księgach otwartych na następny rok obrotowy. Nieprawidłowość dotyczyła bilansu otwarcia konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, który na 2008 r. różnił się po stronie Wn i Ma od bilansu zamknięcia za 2007 r. o tę samą kwotę – 803 zł. Również o taką samą kwotę bilans otwarcia stron Wn i Ma konta 201 na 2009 r. różnił się od bilansu zamknięcia za 2008 r. Kwota różnicy wynosiła po 197.450,19 zł. Nie ustalono przyczyny różnic, ponieważ osoby pełniące funkcję głównego księgowego w tym czasie nie są już pracownikami jednostki – str. 6 protokołu kontroli.

         Z przekazania sald występujących w ewidencji księgowej Warsztatów Szkolnych ZSZ nr 2, sporządzonego w dniu 1 lutego 2008 r., wynika, że saldo strony Wn wykazane na koncie 500 „Koszty działalności podstawowej” w kwocie 45.594,07 zł jako produkcja w toku zostało wprowadzone do ksiąg badanej jednostki w 2008 r. i do czasu kontroli figurowało w niezmienionej wysokości. Należy dodać, że do protokołu przekazania nie załączono wykazu kosztów księgowanych na tym koncie. Nie przeprowadzono również weryfikacji, tj. nie porównano danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami w celu ustalenia realnej wartości salda na koncie 500 na dzień likwidacji Warsztatów Szkolnych, jak również na dzień 31 grudnia 2008 r. Naruszone zostały zatem przepisy art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, według których inwentaryzacji aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 dokonuje się na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników – str. 26-27 protokołu kontroli. W dniu podpisania protokołu przedłożono dokument PK z dnia 31 grudnia 2009 r., na podstawie którego wyksięgowano saldo konta 500, z dołączoną dokumentacją potwierdzającą rozliczenie produkcji w toku.

W wyniku kontroli sprawozdawczości budżetowej (str. 7-8 protokołu kontroli), przeprowadzonej w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z za 2008 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych na kwotę 13.040,36 zł, tj. zobowiązań, których termin zapłaty upłynął z końcem 2008 r.,

b) w sprawozdaniu Rb-34 za 2008 r. nie wykazano należności dotyczących wpływów stanowiących dochody własne jednostki w kwocie 2.189,16 zł, które ujęte były w księgach rachunkowych na koncie 201,

c) w sprawozdaniu Rb-N za 2008 r. nie wykazano należności w kwocie 1.029,12 zł ujętych na koncie 201 (kwota ta wchodziła także w skład należności nie wykazanych w sprawozdaniu Rb-34). Ponadto nieprawidłowo, w świetle § 20 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 34 do rozporządzenia, wykazano w tym sprawozdaniu przedawnione należności dotyczące opłat za internat w kwocie 11.066,87 zł,

d) sprawozdania roczne zostały opatrzone datą ich sporządzenia 2 lutego 2009 r. i przekazane do Urzędu Miejskiego w Białymstoku w dniu 3 lutego 2009 r. Zgodnie z przepisami załącznika nr 38 do rozporządzenia, termin złożenia sprawozdania przez jednostkę budżetową upłynął z dniem 31 stycznia 2009 r.

Kontrola realizacji wpływów stanowiących dochody własne wykazała, że:

a) do czasu kontroli nie zostały opłacone należności w kwocie 11.066,87 zł dotyczące opłat za internat. Należności dotyczyły okresu sprzed 2004 r. Nie prowadzono ewidencji analitycznej dłużników. Ustalono, że ostatnie wezwania do zapłaty należności wysyłane były w czerwcu 2006 r. i dotyczyły kwoty 5.421,50 zł. Wskutek braku należytych czynności windykacyjnych należności te uległy przedawnieniu. Zgodnie z art. 118 k.c. świadczenia okresowe przedawniają się po upływie trzech lat – str. 10 protokołu kontroli,

b) badana jednostka nie wyegzekwowała należności za najem powierzchni reklamowej na kwotę 1.160,04 zł. Kwota należności wynika z faktur wystawionych w czerwcu, październiku i grudniu 2006 r. na kwotę 968,74 zł oraz w czerwcu i wrześniu 2007 r. na kwotę 191,30 zł. W świetle art. 118 k.c. należności w kwocie 968,74 zł uległy przedawnieniu. Ponadto w związku z nieterminowymi płatnościami nie naliczano odsetek, przysługujących jednostce na podstawie art. 481 k.c. Stosownie do § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) odsetki od nieopłaconych należności ujmuje się w księgach rachunkowych pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Kwota nienaliczonych odsetek według stanu na 31 grudnia 2008 r. wynosiła 293,76 zł – str. 23 protokołu kontroli.

Kontrola poniesionych wydatków wykazała, że w miesiącu grudniu 2008 r. dokonano zakupu wyposażenia na kwotę 9.982,09 zł (stoliki komputerowe, ławki i tablice) oraz pomocy naukowych na kwotę 3.751,20 zł (pakiet edukacyjny do nauki projektowania komputerowego). Zaciągnięte zobowiązania, wykazane w rocznym sprawozdaniu Rb-28S, przekraczały limity określone w planie wydatków na 2008 r. w paragrafach 4210 i 4240, gdzie wykazano pełne wykonanie limitów wydatków na 31 grudnia 2008 r. Stosownie do art. 193 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, kierownik jednostki budżetowej jednostki samorządu terytorialnego mógł, w celu realizacji zadań, zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki. Wyjątek od tej zasady wynikał z postanowień art. 188 ust. 2 pkt 3 ustawy, jednakże możliwość zaciągania zobowiązań obciążających plan finansowy roku następnego (na podstawie stosownego upoważnienia) dotyczy wyłącznie umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki. Brak okoliczności wskazujących, aby wymienione dostawy posiadały ten przymiot. Analogiczne zasady zaciągania zobowiązań określają od 1 stycznia 2010 r. przepisy art. 261 i art. 258 ust. 1 pkt 3 ustawy z finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

Z wyjaśnienia złożonego przez Panią Dyrektor wynika, że zaciągnięte zobowiązania zostały nieprawidłowo zakwalifikowane do obciążających wydatki budżetowe jednostki, zamiast do podlegających sfinansowaniu z dochodów własnych. Odnosząc się twierdzenia Pani Dyrektor – przy uwzględnieniu wyjątku obowiązującego w okresie objętym kontrolą na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r., gdyż jednostka nie posiadała limitów umożliwiających sfinansowanie zakupów także w planie dochodów własnych – należy wskazać, że według stanu na koniec 2008 r. na rachunku bankowym dochodów własnych zgromadzono środki pieniężne w kwocie jedynie 4.785,44 zł, tj. w kwocie nie pozwalającej na fizyczne sfinansowanie zaciągniętych zobowiązań. Na dzień 31 grudnia 2008 r. minął natomiast termin płatności m.in. faktury za zakup pakietu edukacyjnego do nauki projektowania komputerowego na kwotę 3.599 zł i faktury za zakup tablic i stołów na kwotę 5.493,86 zł. Zatem zaciągnięte zobowiązania, również według tezy podniesionej przez Panią Dyrektor, zostały zaciągnięte z naruszeniem przepisów ustawy o finansach publicznych, ponieważ ich wysokość, przy posiadanych zasobach finansowych, uniemożliwiała terminowe poniesienie wydatku, tj. uregulowanie zgodnie z zasadą wyrażoną ówcześnie w art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy – str. 11 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki na mocy art. 44 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r., a od 1 stycznia na mocy art. 53 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należały w okresie objętym kontrolą  do osób pełniących wówczas funkcję głównego księgowego, stosownie do zakresów czynności oraz art. 45 ust. 1 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Od 1 stycznia 2010 r. obowiązki głównego księgowej określa art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uregulowanie w przepisach wewnętrznych:

a) procedur kontroli dotyczących pobierania i gromadzenia środków publicznych stanowiących dochody własne jednostki,

b) zasad wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro w sposób odpowiadający faktycznie stosowanej praktyce.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania dotychczasowych błędów stwierdzonych w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki poprzez:

a) przestrzeganie zasady ciągłości określonej w art. 5 ustawy o rachunkowości,

b) naliczanie i ujmowanie w księgach odsetek od nieterminowych płatności należności, zgodnie z zasadami określonymi w § 7 ust. 8 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...,

c) przeprowadzanie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów zgodnie z przepisami art. 26 ustawy o rachunkowości.

3. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) wykazywanie w sprawozdaniach danych zgodnych z danymi ewidencji księgowej, mając na uwadze, że:

- przy sporządzaniu sprawozdań Rb-28S i Rb-Z należy ustalić kwotę zobowiązań wymagalnych,

- należności, w stosunku do których upłynął okres przedawnienia nie podlegają wykazaniu w sprawozdaniu Rb-N,

b) terminowe sporządzanie i przekazywanie sprawozdań rocznych do Urzędu Miejskiego.

4. Podejmowanie prawem przewidzianych czynności windykacyjnych wobec dłużników w celu uniknięcia sytuacji przedawnienia należności.

5. Zaniechanie zaciągania zobowiązań niemających pokrycia w planie finansowym danego roku, za wyjątkiem zobowiązań posiadających cechy niezbędności dla zapewnienia ciągłości działania jednostki.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

                                                                                                           w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku