Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Domu Kultury „Śródmieście” w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 września 2009 roku (znak: RIO.I.6002-8/09), o treści jak niżej:

Pani Ewa Maria Piętka

Dyrektor

Domu Kultury „Śródmieście”

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2008 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Domu Kultury „Śródmieście” w Białymstoku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólno-organizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan działalności oraz jego wykonanie, gospodarowanie składnikami majątkowymi, powiązania z budżetem Miasta Białegostoku.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że w dokumentacji opisującej przyjęte w Domu Kultury zasady rachunkowości, opartej o wzorcowe opracowanie pn. „Zakładowy plan kont z komentarzem dla jednostek prowadzących działalność gospodarczą”, nie zostały uwzględnione szczególne zasady rachunkowości instytucji kultury określone w rozdziale 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.). Przy uwzględnieniu regulacji art. 29 tej ustawy odmienne od stosowanych byłyby zasady funkcjonowania konta odzwierciedlającego fundusz instytucji kultury, w tym w zakresie ujmowania umorzenia i amortyzacji środków trwałych, dotacji przekazywanych przez organizatora na finansowanie rozwoju instytucji – str. 4-5 protokołu kontroli.

Stwierdzono również, że w zakładowym planie kont nie występują konta zespołu 3, a z przyjętych zasad rachunkowości nie wynika, że zakupione materiały są odnoszone w koszty tego roku obrotowego, w którym został poniesiony wydatek. Jak natomiast ustalono, w grudniu 2008 r. zakupiono 88,56 m² parkietu dębowego o wartości 8.386,85 zł i 100 kg kleju do parkietu o wartości 1.340,00 zł. Materiały te, mimo że zostały wykorzystane dopiero w sierpniu 2009 r., nie zostały ujęte jako zapas materiałów, lecz odniesione w koszty 2008 r., co miało wpływ na zaniżenie wyniku finansowego instytucji –str. 5-6, 10 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że w księdze głównej koszty według rodzajów nie są ujmowane na kontach syntetycznych określonych w zakładowym planie kont, ale na jednym koncie syntetycznym nazwanym „Zespół 4” (w taki sposób koszty rodzajowe były ewidencjonowane w 2008 r. i latach poprzedzających oraz w 2009 r.) Z ustaleń kontroli wynika, że konta zespołu 4, wymienione w zakładowym planie kont jako konta księgi głównej, pełnią w rzeczywistości funkcje kont analitycznych do konta syntetycznego, które grupuje koszty w układzie rodzajowym. W związku z tym, badana jednostka winna przestrzegać reguł przyjętych w zakładowym planie kont (konta 401, 411, 419, 426, 427, 429, 431, 441, 445, 464, 465, 466, 468, 469 i 469 są kontami księgi głównej) bądź dostosować politykę rachunkowości do stosowanych zasad ewidencji kosztów (konto syntetyczne 400 „Koszty według rodzajów” i ewidencja szczegółowa do tego konta) – str. 9 protokołu kontroli.

Badając ewidencję na koncie 131 „Rachunek bieżący” stwierdzono, że zapisy dokonane w 2008 r. i w latach poprzednich nie uwzględniają obrotów na rachunku bieżącym dotyczących pobrania gotówki z banku i wpłat kwot z kasy na rachunek bankowy. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 131, przyjętymi w polityce rachunkowości obowiązującej w kontrolowanej instytucji kultury, zapisy na tym koncie muszą być dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych. W ramach czynności kontrolnych udzielono głównej księgowej instruktażu w zakresie właściwej ewidencji pobrania gotówki do kasy i wpłat gotówki z kasy na rachunek bieżący. Do ewidencji tych operacji powinno być stosowane konto 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” (konto takie nie było przewidziane w wykazie kont księgi głównej Domu Kultury). Od sierpnia 2009 r. raporty kasowe są księgowane zgodnie z udzielonym instruktażem – str. 8-9 protokołu kontroli.

Poza tym z ustaleń kontroli wynika, że kasę Domu Kultury prowadzi pracownik zatrudniony na stanowisku głównego instruktora. W aktach osobowych tego pracownika nie ma zakresu czynności, a z umowy o pracę nie wynika, że w ramach stanowiska głównego instruktora pracownik ten ma obowiązek prowadzenia kasy – str. 12 protokołu kontroli.

Plan finansowy kontrolowanej instytucji kultury na 2008 r., zatwierdzony przez dyrektora 2 stycznia 2008 r., zakładał wykonanie przychodów i kosztów w kwocie 581.200 zł. Plan ten w trakcie jego realizacji nie był zmieniany, mimo zrealizowania w 2008 r. wyższych od planowanych przychodów i kosztów, wynoszących odpowiednio 601.593,75 zł i 592.586,76 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że plany finansowe nie były zmieniane również w 2006 i 2007 r. – str. 13 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 34 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) ujęte w rocznych planach finansowych jednostek sektora finansów publicznych: przychody – stanowią prognozy ich wielkości; koszty – mogą ulec zwiększeniu, jeżeli zrealizowano przychody własne wyższe od prognozowanych, a zwiększenie kosztów nie spowoduje m.in. zwiększenia dotacji z budżetu. Wskazane zmiany przychodów i kosztów, według art. 34 ust. 3 ustawy, wymagają dokonania zmian w rocznym planie finansowym.

W planowanych kosztach energii największy udział mają koszty związane z zakupem energii cieplnej. Ustalenia kontroli wskazują, że koszty te w planach działalności instytucji kultury są określane na znacznie wyższym poziomie niż to wynika z umowy najmu i wysokości opłat podawanych przez wynajmującego (Zarząd Mienia Komunalnego). Kształtowanie się planowanych kosztów energii cieplnej w latach 2006-2009 w porównaniu z kosztami wynikającymi z umowy najmu pomieszczeń i z rzeczywistym ich wykonaniem, wynikającym z wystawionych faktur i faktur korygujących, przedstawiono w tabeli na str. 14 protokołu kontroli. Z danych zamieszczonych w tabeli wynika m.in., że na 2008 r. zaplanowano koszty c.o. w kwocie 32.700 zł, a według umowy najmu koszty te powinny wynieść 19.908,30 zł; na 2009 r. zaplanowano 26.500 zł, a z umowy najmu wynika kwota 15.925,90 zł. Ustalenia kontroli wskazują też, że opłaty pobierane przez Zarząd Mienia Komunalnego w okresie aktualnej umowy najmu (lata 1999 -2008) nie były skorelowane z kosztami zakupu energii cieplnej, ponoszonymi przez wynajmującego. W 2008 r. kontrolowana instytucja kultury zrealizowała przychody z tytułu zwrotu przez Zarząd Mienia Komunalnego opłat za zużycie energii cieplnej za 2006 i 2007 r. w łącznej kwocie 18.789 zł. Przychody te zostały zarachowane na zmniejszenie bieżących kosztów zużycia energii cieplnej za ogrzewanie najmowanych pomieszczeń, w związku z czym został zdeformowany układ kosztów rodzajowych za 2008 rok. Mając na uwadze art. 4 ust.1 ustawy o rachunkowości właściwe było ujęcie tych nadpłat w ewidencji księgowej jako pozostałych przychodów operacyjnych – str. 13-14, 15, 16 protokołu kontroli.

Czynności kontrolne wykazały, że zakupy środków trwałych umarzanych jednorazowo wyniosły w 2008 r. łącznie 25.097,32 zł. Zakupy te nie były uwzględnione w planie kosztów, w pozycji amortyzacja środków trwałych umarzanych jednorazowo. Poza środkami trwałymi o niskiej wartości zakupiono w tym roku również środki trwałe umarzane stopniowo o wartości początkowej 7.375 zł. Zakupy te nie były uwzględnione w planie działalności inwestycyjnej – str. 18 protokołu kontroli. Jak stanowi art. 27 ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych, plan inwestycji.

Badając koszty związane z dokonywaniem odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stwierdzono naruszenie przepisu art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), ustalającego terminy przekazywania na rachunek bankowy Funduszu dokonanych odpisów na ten Fundusz. Z odpisu w wysokości 5.061,90 zł w terminie do 31 maja 2008 r. należało wpłacić 3.796,42 zł, a wpłacono 2.000 zł. W lipcu na rachunek Funduszu przekazano kwotę 1000 zł, ale w tym samym dniu kwota ta została zwrócona na rachunek bieżący. Pozostałą część odpisu podstawowego w kwocie 3.061,90 zł przelano na rachunek Funduszu w październiku 2008 r., nie zaś – jak należało – do dnia 30 września – str.17 protokołu kontroli.

Kontrola kosztów podróży służbowych wykazała natomiast, że nie wypłacono należnych diet 3 uczestniczkom wyjazdu na Dni Kultury Polskiej w Jełgowie (Łotwa) w dniach 6-11 listopada 2008 r. Zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz.1991 ze zm.), pracownikowi, który otrzymuje za granicą całkowite wyżywienie przysługuje 25 % diety. W związku z tym, że na terenie Łotwy dieta wynosi 48 euro, należność z omawianego tytułu za 5 dni wynosiła na osobę 60 euro, a łączna niewypłacona kwota – 180 euro. W dniu 27 sierpnia 2009 r. dokonano właściwego rozliczenia tych delegacji i przelano na rachunki bankowe pracowników łącznie 742,98 zł – str. 17 protokołu kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości instytucji kultury.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do postanowienia art.10 ust. 2 ustawy o rachunkowości

Prowadzenie rachunkowości instytucji kultury należy do głównego księgowego, stosownie do art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte w Domu Kultury zasady rachunkowości w zakresie ewidencji i wyceny funduszu instytucji kultury do rozwiązań określonych w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

2. Spowodowanie ujmowania zapasów materiałów na koncie służącym do ewidencjonowania operacji zwiększających i zmniejszających stan tych zapasów, mając na uwadze art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, według którego stosowane w rachunkowości uproszczenia nie mogą wywierać istotnie ujemnego wpływu na rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

3. Zapewnienie, w zakresie ewidencji kosztów rodzajowych, prowadzenia zapisów na kontach syntetycznych wymienionych w przyjętym do stosowania planie kont lub dokonanie w nim stosownych zmian.

4. Pisemne określenie zakresu czynności dla głównego instruktora, z uwzględnieniem wykonywanych obowiązków dotyczących obsługi kasy instytucji kultury.

5. Przestrzeganie ustawowego obowiązku dokonywania zmian w planie działalności kulturalnej w zakresie planu przychodów i kosztów oraz ujmowanie w tym planie zakupów środków trwałych (plan inwestycji) oraz środków trwałych o niskiej wartości (plan kosztów).

6. Planowanie kosztów centralnego ogrzewania zgodnie ze stawkami określonymi w umowie najmu.

7. Spowodowanie zarachowywania nadpłat za centralne ogrzewanie pomieszczeń za rok poprzedni do pozostałych przychodów operacyjnych, zamiast na zmniejszenie kosztów roku bieżącego.

8. Przekazywanie środków z rachunku bieżącego na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w terminach określonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku