Kontrola problemowa  gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 2 w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04 lutego                2010 roku (znak: RIO.I.6002-23/09), o treści jak niżej:

Pan

Mariusz ŁupińskiDyrektor

Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 2

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 2 w Białymstoku za 2008 r., przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust.1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, rachunkowość i sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, dochody i wydatki budżetowe, dochody własne i wydatki nimi finansowane, gospodarowanie składnikami majątkowymi, rozliczenia z budżetem miasta.

         Analiza kompletności procedur wewnętrznej kontroli finansowej, w świetle wymogów art. 47 obowiązującej w okresie objętym kontrolą ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), wykazała, że nie określono w formie pisemnej:

a) procedur kontroli procesów gromadzenia środków publicznych stanowiących realizowane przez Zespół dochody własne – str. 8 protokołu kontroli;

b) procedur wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. stanowiła w art. 35 ust. 3 pkt 1, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Od 1 stycznia 2010 r. zasadę tę określa art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). Wewnętrzne procedury winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług – str. 45 protokołu kontroli,

c) terminów i sposobu rozliczania pobranych zaliczek – str. 25-26 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji składającej się na przyjęte w jednostce zasady rachunkowości wykazała, że dokumentacja wewnętrzna nie została uaktualniona w związku ze zmianami wersji oprogramowania stosowanej przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) w zw. z ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), kierownik jednostki winien określić w dokumentacji wewnętrznej stosowaną wersję oprogramowania i datę rozpoczęcia jej eksploatacji – str. 9 protokołu kontroli.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że nadany głównemu księgowemu zakres obowiązków z dnia 1 marca 2003 r. nie odnosi się do wszystkich postanowień art.  45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r. W zakresie czynności nie stwierdzono postanowień dotyczących bezpośrednio wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. Z kolei przypisane głównemu księgowemu zakresem czynności obowiązki dotyczące naliczania wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych nauczycielom oraz godzin ponadwymiarowych wykonywał faktycznie pracownik zatrudniony na stanowisku zastępcy głównego księgowego, który nie posiadał ich w zakresie czynności – str. 5-6 protokołu kontroli. Natomiast w zakresie czynności sekretarza Zespołu, potwierdzonym podpisem tego pracownika, nie wskazano, iż do jego obowiązków należy prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, mimo faktycznego jej prowadzenia – str. 28 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała przypadki naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), a także przepisów wewnętrznych, polegające w szczególności na:

a) naruszeniu postanowień zawartych w opisie zasad funkcjonowania konta 013 „Pozostałe środki trwałe w użytkowaniu”. Regulacjami wewnętrznymi przewidziano, że dla pozostałych środków trwałych, których wartość jednostkowa nie przekracza kwoty 500 zł, prowadzi się ewidencję ilościową, ze wskazaniem osób lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się pozostałe środki trwałe, z wyjątkiem książek, zbiorów bibliotecznych, środków dydaktycznych, mebli i dywanów, dla których prowadzi się ewidencję ilościowo-wartościową. Stwierdzono, że ewidencja ilościowa dla środków trwałych o wartości poniżej 500 zł nie była prowadzona – str. 40 i 61 protokołu kontroli,

b) nieprzestrzeganiu, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, zasad ewidencji na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” dotyczących księgowania m.in. zwrotów nadpłat i korekt przy zachowaniu czystości obrotów. Warunkiem zachowana czystości obrotów jest stosowanie przy ewidencji wskazanych operacji technicznego zapisu ujemnego – str. 13-14 protokołu kontroli,

c) błędnym księgowaniu wpływu środków otrzymanych na realizację programu „Comenius”, mimo posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego środków pomocowych. W ewidencji księgowej wpływ środków na ten rachunek ujmowano zapisem Wn 130 – Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych, zamiast Wn 137 „Rachunek środków funduszy pomocowych” – Ma 228 „Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych”, jak to wynika z załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 14 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowym ujęciu w ewidencji księgowej odsetek naliczonych od środków zgromadzonych na rachunku bankowym dotyczącym programu „Comenius”. Odsetki ujmowano zapisem Wn 130 – Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”, zaś przekazanie dochodów z tego tytułu do budżetu Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 130 – str. 24 protokołu kontroli. Zgodnie z zasadami funkcjonowania kont określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, odsetki naliczone przez bank od środków pomocowych winny być odprowadzone do budżetu poprzez konto 227 „Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych”. Odsetki naliczone przez bank w wysokości 7,99 zł zostały automatycznie przekazane na rachunek budżetu, w związku z czym nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2008 r. sporządzonym dla dochodów zrealizowanych w związku z realizacją programu „Comenius” (sprawozdanie nie wykazywało żadnych dochodów) – str. 14-15 protokołu kontroli,

e) nieprowadzeniu ewidencji na koncie pozabilansowym 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”, które służy do  ewidencji prawnego zaangażowania wydatków ujętych w planie finansowym oraz koncie pozabilansowym 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”, co narusza postanowienia załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 14 protokołu kontroli,

f) niedokonaniu przed zamknięciem ksiąg rachunkowych na dzień 31 grudnia 2008 r. wymaganych przeksięgowań sald kont zespołu 4 i 7 na konto 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” oraz przeksięgowań zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych (na podstawie sprawozdań budżetowych Rb-27S i Rb-28S) na konto 800 „Fundusz jednostki”, jak tego wymagają zasady funkcjonowania wskazanych kont zawarte w załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 16-17 protokołu kontroli. W związku z niedokonaniem przeksięgowań wykazany w bilansie sporządzonym na 31 grudnia 2008 r. wynik finansowy (strata 4.573.011,02 zł) został ustalony pozaksięgowo, jako różnica sald kont zespołu 4 i zespołu 7. Ustalono, że księgi rachunkowe na 2009 r. zostały otwarte w zakresie wyniku na początek roku nie na podstawie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za 2008 r., ale na podstawie danych zamieszczonych w bilansie za 2008 r. Podobny stan miał miejsce na przełomie roku 2007 i 2008 r. Świadczy to o niezachowaniu zasady ciągłości określonej w art. 5 ustawy.  Ujęte w dacie otwarcia ksiąg rachunkowych stany aktywów i pasywów nie były bowiem zgodne z wielkościami wykazanymi w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia. W zakresie konta 860 zestawienie obrotów i sald za 2007 r. wykazuje bilans zamknięcia jako stratę w wysokości 1.204.944,99 zł, zaś zestawienie obrotów i sald za 2008 r. wykazuje bilans otwarcia w kwocie 3.908.862,29 zł – str. 11-12 protokołu kontroli,

g) niedokonaniu w ewidencji księgowej odpowiednich zapisów dotyczących mylnego wpływu ubezpieczenia nauczycieli i jego zwrotu na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” i koncie 132 „Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych”; stwierdzono, iż w przypadku dwóch wyciągów bankowych dotyczących mylnego wpływu i zwrotu środków pominięto księgowania na koncie 132 mimo, że obrót środkami pieniężnymi był uwidoczniony w wyciągach bankowych, czy naruszono zasadę dokonywania zapisów na kontach zespołu 1 zgodnie z danymi zawartymi na wyciągach bankowych – str. 21-22 protokołu kontroli,

h) wykazaniu w ewidencji księgowej na dzień 31 grudnia 2008 r. stanu konta syntetycznego 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” jako persaldo posiadanych należności i zobowiązań – w ewidencji wykazano tylko saldo należności w kwocie 1.460,10 zł, co jest sprzeczne z zasadami funkcjonowania konta 201 zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia; zgodnie z danymi ujętymi na koncie 201 wykazano dane w sprawozdaniu Rb-N za 2008 r., w wyniku czego należności jednostki zaniżono w sprawozdaniu o 0,80 zł – str. 13 i 22-23 protokołu kontroli,

i) naruszeniu zasady memoriału zawartej w art. 6 ust. 1 ustawy, stanowiącej, iż w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz przepisu art. 20 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym – str. 26-27 protokołu kontroli;  ustalono, że w księgach 2008 r. ujęto koszty wynikające z faktur dokumentujących poniesienie kosztów 2007 r. na łączna kwotę 11.040,85 zł, zaś w księgach 2009 r. wynikające z faktur koszty obciążające działalność jednostki w 2008 r. na łączną kwotę 5.788,39 zł. Do kosztów 2009 r. zaliczono również nieprawidłowo zobowiązanie wobec nauczycieli za godziny ponadwymiarowe zrealizowane w grudniu 2008 r. w wysokości 22.308,66 zł,

j) sporządzaniu wydruków komputerowych ksiąg rachunkowych niespełniających wymagań art. 13 ust. 5 ustawy; stwierdzono, że wydruki opatrzone są nazwą jednostki, nazwą danego rodzaju księgi oraz określeniem roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, jednakże nie posiadały numerowanych stron (numer zawiera tylko pierwsza strona) oraz nie były sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym – str. 10 protokołu kontroli,

k) opatrywaniu zapisów księgowych tylko jedną datą – str. 10 protokołu kontroli.  W myśl  art. 23 ust. 2 ustawy, zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej,        datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz datę zapisu.

Analiza sporządzonej sprawozdawczości budżetowej w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) wykazała nieprawidłowości dotyczące sprawozdań:

a) Rb-28S za 2008 r. – w rozdziale 80120 wykazano zobowiązania w łącznej wysokości 372.964,99 zł, zaś z ksiąg rachunkowych wynikała kwota zobowiązań 372.911,99 zł (różnica 53 zł). Z wyjaśnienia głównego księgowego wynika, że kwota 53 zł stanowi podatek od umowy o dzieło, który został omyłkowo wykazany w sprawozdaniu Rb-28S za 2008 r. jako zobowiązanie, mimo odprowadzenia tego podatku do Urzędu Skarbowego w dniu 22 grudnia 2008 r. – str. 26 protokołu kontroli.

b) Rb-34 za 2008 r., w którym po stronie dochodów wykazano:

- w par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy” kwotę 44.003,50 zł, podczas gdy z ewidencji księgowej wynika kwota dochodów w par. 0750 – 51.210,69 zł, w skład której wchodził również podatek VAT od wynajmu pomieszczeń szkolnych. Podatek VAT został odprowadzony do Urzędu Skarbowego w wysokości ….zł. Z powyższego wynika, że w sprawozdaniu Rb-34 za 2008 r. należało wykazać w par. 075 kwotę 42.678,69 zł. W złożonym wyjaśnieniu główna księgowa przyznała, iż „błędnie wykazano dochód w sprawozdaniu Rb-34, na kwotę 44.003,50 zł. Różnica 1.344,81 zł wynika z błędnego zsumowania dokumentacji dodatkowej prowadzonej do ewidencji dochodów z wynajmów” – str. 48 protokołu kontroli;

- w par. 0920 „Pozostałe odsetki” wykazano dochody z tytułu odsetek bankowych w wysokości 93,42 zł. Z  ewidencji dochodów w par. 0920 wynika  kwota odsetek 75,58 zł (różnica 17,84 zł). Ustalono, że bank na koniec każdego miesiąca naliczał  odsetki od środków znajdujących się na rachunku dochodów własnych. Rozbieżność w sprawozdaniu miała swoje źródło w nieujęciu do par. 0920 odsetek naliczonych za kwiecień 2008 r. w wysokości 7,46 zł, które według wyjaśnienia głównej księgowej omyłkowo ujęto w par. 4300. W rzeczywistości naliczone przez bank odsetki do rachunku dochodów własnych w 2008 r. wyniosły 83,04 zł. W odniesieniu do pozostałej różnicy w wysokości 10,38 zł główna księgowa wskazała, że „w sprawozdaniu Rb-34 popełniłam błąd rachunkowy w sumowaniu i wykazałam kwotę 93,42 zł” – str. 49 protokołu kontroli;

natomiast po stronie wydatków:

- w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” wykazano kwotę 29.752,55 zł, zaś z ewidencji księgowej wynika kwota 28.917,36 zł. Z wyjaśnienia głównej księgowej stanowiącego wynika, że różnica w wysokości 835,19 zł powstała z błędnego zsumowania dodatkowej ewidencji prowadzonej dla wydatków z dochodów własnych – str. 56-57 protokołu kontroli;

- w par. 4240 „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek” ujęto w sprawozdaniu kwotę 500 zł dotyczącą zakupu amunicji na zawody uczniów Liceum. Rachunek za zakup amunicji zadekretowano jako podlegający ujęciu w par. 4240. Według ewidencji księgowej wydatki w par. 4240 nie wystąpiły. Wydatek dotyczący zakupu amunicji w księgach został ujęty w par. 4210 – str. 56-57 protokołu kontroli;

- w par. 4270 „Zakup usług remontowych” wykazano kwotę 9.873 zł. Na wskazaną kwotę  złożyły się dwie faktury za ułożenie wykładziny w budynku szkoły: z dnia 19 lutego 2008 r. na kwotę 1.824,17 zł i z dnia 2 września 2008 r. na kwotę 8.048,72 zł. Stwierdzono, że opłacenie faktury w wysokości 8.048,72 zł zaewidencjonowano po stronie wydatków w par. 4300, zaś koszt z niej wynikający w par. 4270 – str. 58 protokołu kontroli;

- w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”  wykazano wydatki w wysokości 14.254,28 zł, zaś księgach rachunkowych w wysokości 22.316,65 zł (różnica 8.062,37 zł). Kwota różnicy dotyczy opisanego wyżej wydatku dotyczącego faktury z dnia 2 września 2008 r. na kwotę 8.048,72 zł, ujętego po stronie kosztów w par. 4270 i po stronie wydatków w par. 4300, zaś w zakresie pozostałej części wynoszącej 13,65 zł, jak wyjaśniła główna księgowa, wynikła „z popełnionego błędu przy sporządzaniu dodatkowej ewidencji, w której fakturę w faktycznej kwocie 8.048,72 zł wykazałam jako 8.062,37 zł” - str. 58 protokołu kontroli.

Odnosząc się do przyczyn opisanych nieprawidłowości należy podkreślić, iż „ewidencja dodatkowa”, na którą w złożonych wyjaśnieniach powołuje się główna księgowa, stanowiła w rzeczywistości zapiski prowadzone w formie zeszytowej. Wyjaśnienia złożone przez głównego księgowego wskazują, iż sporządzanie sprawozdań odbywa się z naruszeniem zasady wyrażonej w § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, według której sprawozdania budżetowe jednostkowe sporządza się na podstawie ksiąg rachunkowych. Dodatkowo należy podkreślić, iż sprawozdanie Rb-34 winno być sporządzane na podstawie ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 132, a nie do kont kosztów – § 26 ust. 4 i 5 załącznika nr 33 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

W zakresie prawidłowości ustalania i egzekwowania dochodów z najmu (str. 49-56 protokołu kontroli) stwierdzono przypadki, w których terminy płatności czynszu wskazane w umowach zawartych z najemcami nie odpowiadały terminom określonym w fakturach. W wystawianych fakturach wskazywano też niekiedy termin zapłaty 7 lub 14 dni, bez określenia, czy termin należy liczyć od daty otrzymania faktury (taki stan powoduje trudności w ustaleniu, od jakiej daty naliczać odsetki za nieterminowe płatności) czy daty jej wystawienia.

Stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie naliczała, a w konsekwencji i nie ujmowała w księgach rachunkowych odsetek z tytułu opłacenia czynszu po terminie płatności (w odniesieniu do czynszów, których termin płatności został wskazany precyzyjnie niepobrane odsetki wynosiły ok. 115 zł). Ponadto nie naliczono także odsetek od nieopłaconych do czasu zakończenia kontroli należności od dwóch kontrahentów za wykorzystywanie powierzchni reklamowej, które winny być opłacone w 2007 i 2008 r. (odsetki należne na 31 grudnia 2009 r. wynosiły łącznie 213,10 zł). Prawo żądania przez wierzyciela odsetek w związku z opóźnieniem w spłacie świadczenia pieniężnego wynika z art. 481 k.c. Naliczone odsetki winny być ujęte w księgach rachunkowych, zgodnie z § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., w momencie ich zapłaty  lub od datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Ponadto za niewystarczające należy uznać czynności podejmowane przez jednostkę w stosunku do nieopłaconych należności. Wobec kontrahenta zalegającego od grudnia 2008 r. z zapłatą należności głównej w wysokości 384,30 zł wysłano dotychczas 2 wezwania do zapłaty (z czego jedno w trakcie kontroli), zaś w stosunku do kontrahenta, który od listopada 2007 r. zalega z opłaceniem należności głównej w kwocie 600 zł nie podjęto żadnych czynności dotyczących ustosunkowania się do propozycji dłużnika wyrażonej w piśmie z 20 grudnia 2007 r. w sprawie przejęcia przez Zespół na własność tablic reklamowych, których rynkowa wartość, według dłużnika, przekracza wartość zobowiązań z czynszu. W wyjaśnieniu główna księgowa wskazała, że zostanie powołany rzeczoznawca do wyceny tablic, co umożliwi rozliczenie się z dłużnikiem – str. 23 protokołu kontroli.

W zakresie procedury opracowania planu finansowego na 2009 r. stwierdzono, że w dniu 22 stycznia 2009 r. Rada Pedagogiczna zaopiniowała plan finansowy Zespołu. Należy wskazać, że według postanowień art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), do kompetencji rady pedagogicznej należy opiniowanie projektu planu finansowego, a nie planu finansowego – str. 31 protokołu kontroli.

         Kontrola wydatków wykazała nieprawidłowości w stosowaniu klasyfikacji budżetowej przedstawione na str. 40-42 protokołu kontroli, polegające na:

a) klasyfikowaniu wydatków na abonament internetowy w par. 4270 „Zakup usług remontowych”, zamiast w par. 4350 „Zakup usług dostępu do sieci internet”,

b) zakwalifikowaniu części wydatku na opłacenie usługi transportowej do par. 4270, zamiast do par. 4300. Ustalono, że za usługę transportową na trasie Gorlice – Białystok i Białystok – Gorlice badana jednostka poniosła wydatek w łącznej wysokości 2.600 zł, z czego 2.100 zł wydatkowano w par. 4300, zaś 500 zł w par. 4270. Kwota 500 zł została ujęta w par. 4270 w związku z tym, iż cała kwota wydatku nie miał pokrycia w limicie przyjętym w planie finansowym w par. 4300. Ujęcie wydatku w innym paragrafie klasyfikacji budżetowej, niż właściwy, stanowiło w opisanym stanie faktycznym działanie podjęte w celu obejścia zasady wyrażonej w okresie objętym kontrolą w art. 35 ust. 1 i w art. 138 pkt 3 w zw. z art. 189 ust. 1 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, stanowiącej, że wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w granicach kwot określonych w planie finansowym jednostki.

Kontrola wydatków na podróże służbowe przeprowadzona oparciu o przepisy  rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) wykazała przypadki zaniżania diet należnych pracownikom. Stwierdzono, iż diety wypłacano w wysokości 22 zł, zamiast 23 zł (w sprawdzonych delegacjach zaniżono wypłaty łącznie o 7 zł). Ponadto kontrola delegacji dotyczących podróży służbowej Pana Dyrektora i wicedyrektora do Warszawy wykazała, że w obu delegacjach jako środek transportu właściwy do odbycia podróży wskazano „PKP”, zaś Pan Dyrektor w rozliczeniu kosztów podróży wpisał jako środek lokomocji „samochód osobowy”. Koszt przejazdu został określony łącznie na kwotę 64 zł. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że zwrotu kosztów za przejazd dokonano w wysokości cen biletów PKP. Kontrola rozliczenia polecenia wyjazdu służbowego wicedyrektora wykazała, że nie załączono do rozliczenia dokumentów (biletów PKP) potwierdzających poniesienie wydatków, na trasie Sokółka – Warszawa, Warszawa – Sokółka (zwrot kosztów przejazdu wyniósł 78 zł). Zgodnie z § 8a ust. 3 przywołanego rozporządzenia, możliwość rozliczenia kosztów bez załączenia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku jest możliwe tylko w przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. Nie można uznać, iż okoliczność ta może wystąpić przy odbywaniu podróży pociągiem. W innym przypadku stwierdzono brak dokumentów poświadczających poniesienie kosztów podróży nauczyciela do Pułtuska. W delegacji i rozliczeniu jako środek lokomocji określono „PKS”. Omawiane rozliczenia nie zawierały także pisemnych oświadczeń o przyczynach braku udokumentowania – str. 59-60 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki jako jednostki budżetowej, przy czym w odniesieniu do rachunkowości charakter ustaleń kontroli wskazuje na nienależyte wykonywanie obowiązków przez głównego księgowego.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki. Od 1 stycznia 2010 r. zakres odpowiedzialności kierownika jednostki określają przepisy art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Odpowiedzialność kierownika jednostki obejmuje też wykonywanie obowiązków jednostki w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, jeżeli obowiązki w tym zakresie powierzono innej osobie, stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Określenie w przepisach wewnętrznych:

a) procedur kontroli procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych,

b) zasad wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, mając na uwadze kwestię udokumentowania, iż przy dokonywaniu wydatków przestrzegana jest zasada wyrażona w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych,

c) zasad rozliczania udzielonych zaliczek,

d) stosowanej wersję oprogramowania służącego prowadzeniu ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jej eksploatacji.

2. Dostosowanie zakresów czynności głównego księgowego i sekretarza do faktycznie wykonywanych przez nich obowiązków, mając na uwadze, iż zakres obowiązków głównego księgowego powinien być także zgodny z przepisami art. 54 ustawy o finansach publicznych.

3. Wzmożenie nadzoru nad wykonywaniem obowiązków przez głównego księgowego oraz zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) prowadzenia ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych o wartości poniżej 500 zł, stosownie do wymagań przepisów wewnętrznych,

b) stosowanie zasady czystości obrotów przy dokonywaniu zapisów na koncie 130,

c) prowadzenia ewidencji rachunku środków pomocowych na koncie 137,

d) ewidencjonowanie odprowadzonych do budżetu odsetek od środków zgromadzonych na rachunku funduszy pomocowych za pośrednictwem konta 227,

e) prowadzenie ewidencji na kontach pozabilansowych 998 i 980, zgodnie z przepisami załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...,

f) dokonywanie wymaganych przeksięgowań zrealizowanych w roku budżetowych dochodów, wydatków, przychodów i kosztów, stosowanie do zasad funkcjonowania kont zespołu 4 i 7 oraz konta 130, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...,

g) przestrzeganie zasady ciągłości określonej w art. 5 ustawy o rachunkowości,

h) dokonywanie zapisów na koncie 132 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

i) wykazywanie w ewidencji syntetycznej dwustronnych sald kont rozrachunkowych, obrazujących rzeczywisty stan należności i zobowiązań jednostki.

j) ujmowanie w księgach rachunkowych danego roku obrotowego wszystkich przychodów i kosztów dotyczących tego roku, niezależnie od terminu ich zapłaty, zgodnie z przepisami art. 6 i art. 20 ustawy o rachunkowości,

k) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

l) sporządzanie wydruków komputerowych ksiąg rachunkowych odpowiadających wymaganiom art. 13 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

4. W zakresie sporządzania sprawozdań budżetowych:

a) zaniechanie posługiwania się tzw. „ewidencją dodatkową”, jako źródłem danych do sporządzania sprawozdań budżetowych, mając na uwadze, że dane wykazane w sprawozdaniach mają być zgodne z danymi ksiąg rachunkowych, o których mowa w ustawie o rachunkowości,

b) sporządzanie sprawozdań Rb-34 w zakresie zrealizowanych dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych na podstawie ewidencji prowadzonej do konta 132.

5. W zakresie dochodów z najmu:

a) ustalanie w fakturach za najem terminów płatności zgodnie z postanowieniami umów oraz w sposób umożliwiający jednoznaczne ustalenie dni, od którego nalicza się odsetki,

b) naliczanie odsetek od nieterminowych płatności czynszu oraz ujmowanie ich w księgach rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w § 7 ust. 8 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...,

c) podjęcie zdecydowanych czynności zmierzających do uregulowania należności za najem powierzchni reklamowych.

6. Przedstawianie Radzie Pedagogicznej projektu planu finansowego do zaopiniowania.

7.  Prawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej wydatków.

8. Ponoszenie wydatków na cele i w wysokościach określonych w planie finansowym.

9. Przestrzeganie przepisów przywołanego w części opisowej wystąpienia rozporządzenia w kwestii odbywania i rozliczania kosztów podróży służbowych poprzez:

a) ustalanie diet w prawidłowej wysokości,

b) odbywanie podróży służbowej środkiem lokomocji wskazanym przez pracodawcę,

c) rozliczanie kosztów podróży służbowej udokumentowanych zgodnie z przepisami § 8a przywołanego rozporządzenia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

          Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku