 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Gmina Rutki |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola
kompleksowa gospodarki finansowej przeprowadzona
w Urzędzie Gminy w Rutkach przez
inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia
kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01 czerwca 2009 roku
(znak: RIO.I.6001-4/09), o treści jak niżej:
Pan Tadeusz Zelerowicz Wójt Gminy Rutki W wyniku
kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Rutki za 2008 rok oraz inne
wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Rutki na podstawie art. 1 ust.
1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.)
przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono
nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz
pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem
kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i
jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie
rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym
realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień
publicznych, wykonanie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień,
gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami
organizacyjnymi. Nieprawidłowości i uchybienia stwierdzono w zakresie
następujących zagadnień: 1. Ustalenia ogólno-organizacyjne W trakcie
kontroli stwierdzono, że Skarbnik Gminy posiada zakres czynności nadany w dniu
17 września 1991 r. Jak stanowią przepisy art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005
r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.), skarbnikiem
(głównym księgowym budżetu gminy) jest osoba, której kierownik powierza
obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki,
wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli
zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz
kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i
finansowych. Okazany dokument nie zawiera formalnego powierzenia obowiązków
Skarbnikowi w pełnym zakresie wymaganym przywołaną regulacją prawną – str. 3
protokołu kontroli. Badanie
pisemnych procedur kontroli wewnętrznej wykazało, iż w Urzędzie Gminy obowiązują
procedury zawarte w szczególności w załączniku nr 4 do zarządzenia nr 1/2002
Wójta Gminy Rutki z dnia 30 stycznia 2002 r. w sprawie wprowadzenia zakładowego
planu kont, obiegu dowodów finansowo-księgowych, kontroli finansowej dla Urzędu
Gminy w Rutkach. Zawarte w tym dokumencie procedury kontroli finansowej
skupiają się na zagadnieniach związanych z dokonywaniem wydatków ze środków
publicznych. Ustawa o finansach publicznych w art. 47 stanowi, iż kontrola
finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych obejmuje nie tylko procesy
związane z rozdysponowaniem środków publicznych, lecz również z ich
gromadzeniem, a także procesy związane z gospodarowaniem mieniem; ponadto
zobowiązuje kierownika do pisemnego ustalenia procedur oraz zapewnienia ich przestrzegania
– str. 5-6 protokołu kontroli. 2. Księgowość i sprawozdawczość W
wyniku analizy postanowień zawartych w przywołanym zarządzeniu nr 1/2002 oraz
jego zmian ustalono, że w jednostce zostały przyjęte zasady funkcjonowania kont
opisane w załącznikach nr 1 i nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020 ze
zm.). W wykazach kont syntetycznych (dla budżetu gminy, dla Urzędu jako
jednostki budżetowej) zamieszczone zostały nazwy kont oznaczonych symbolem
trzycyfrowym wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów. Jednakże przepisy
wewnętrzne nie zawierały postanowień wymaganych § 12 ust. 3 rozporządzenia,
stosownie do których podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni
plan kont uzupełniony co najmniej o wykaz ksiąg pomocniczych, które mają być
prowadzone dla poszczególnych kont syntetycznych – str. 8-9 protokołu kontroli. Obowiązek
wyszczególnienia w dokumentacji zasad rachunkowości sposobu prowadzenia ksiąg
rachunkowych wynika też z postanowień art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Faktycznie w
kontrolowanej jednostce ewidencja księgowa prowadzona jest ręczenie dla Urzędu
jako jednostki budżetowej, a ewidencja budżetu prowadzona jest przy pomocy
systemu komputerowego „Budżet” autorstwa firmy „INFO-SYSTEM”. Jak natomiast
ustalono, w przyjętej dokumentacji znajdują się postanowienia określające
„Zasady funkcjonowania systemów informatycznych w Urzędzie Gminy Rutki”, z
których wynika, że Urząd prowadzi za pomocą wymienionego systemu komputerowego
„Dochody budżetowe”. Zapis ten jest więc niezgodny ze stanem rzeczywistym.
Należy również zauważyć, że wspomniane „Zasady” nie spełniają wymagań zawartych
w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, stosowanie do których
prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wymaga określenia wykazu
zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych
z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji
całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu
systemu informatycznego – str. 9 protokołu kontroli. Na
podstawie porozumienia z dnia 1 września 2008 r., zawartego pomiędzy Urzędem
Gminy Rutki a Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Rutkach, Urząd zobowiązał się do
prowadzenia rachunkowości tej jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Ewidencja prowadzona była na podstawie zarządzenia nr 1/08 Kierownika Ośrodka
Pomocy Społecznej z dnia 1 września 2008 r. w sprawie Zakładowego Planu Kont.
Analiza postanowień zawartych w zarządzeniu wykazała, iż zostały przyjęty
zakładowy plan kont oraz zasady ich funkcjonowania opisane w załączniku nr 2 do
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. Stwierdzono, iż
kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej nie określił w pełni zasad rachunkowości obowiązujących
w jednostce, o których mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości – str. 10
protokołu kontroli. Kontrola
prawidłowości i terminowości zapisów w ewidencji księgowej wykazała, iż w
dzienniku Urzędu jako jednostki budżetowej podstawą zapisów było „zestawienie
obrotów dziennych”, zawierające pieczęć Urzędu, symbole kont syntetycznych,
kwoty podlegające księgowaniu na tych kontach oraz sumę ogółem obrotów
dziennych, podpisane przez osobę sporządzającą. Podstawą sporządzenia
powyższego „zestawienia” były dowody księgowe. Ustawa o rachunkowości w art. 20
ust. 3 pkt 1 przewiduje możliwość dokonywania zapisów w księgach rachunkowych
na podstawie sporządzonych przez jednostkę zbiorczych dowodów księgowych.
Warunkiem dokonywania takich zapisów jest jednak wymienienie w dowodzie
zbiorczym pojedynczo wszystkich dowodów źródłowych będących podstawą zapisu.
„Zestawienie obrotów dziennych” będące podstawą księgowania w jednostce nie
zwierało elementów wymaganych ustawą dla zbiorczych dowodów księgowych.
Ponadto, w świetle postanowień art. 23 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zapisy w
dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane w sposób
umożliwiający ich sprawdzenie, zaś księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne
m.in. w przypadku, gdy udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów
i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach
przetwarzania danych (art. 24 ust. 4 pkt 1). Stwierdzony sposób prowadzenia
zapisów w dzienniku – na podstawie „zestawień obrotów”, a nie dowodów księgowych
– uniemożliwia bezpośrednie powiązanie jego zapisów z zapisami kont księgi
głównej. Sprawdzenie prawidłowości zapisów na kontach księgi głównej wymagało
odniesienia do dokumentów źródłowych i na tej podstawie do ich ujęcia w księdze
głównej – str. 11-12 protokołu kontroli. W trakcie
kontroli stwierdzono też, że ewidencja na koncie 130 „Rachunki bieżące
jednostek budżetowych” dokonywana jest na podstawie wyciągów rachunku budżetu,
jako zapis równoległy do zapisów na kocie 133 „Rachunek budżetu”. Obowiązujący
dla Urzędu jako jednostki budżetowej zakładowy plan kont nie zawiera opisu
przyjętych zasad funkcjonowania tego konta. Przepisy załącznika nr 2 do
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. stanowią, że zapisy na
koncie 130 dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, oraz że konto to może
służyć do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku
bieżącego budżetu – przyjęte rozwiązania w tym względzie powinien zatem
określać zakładowy plan kont – str. 15-16 protokołu kontroli. Analiza
kompletności i prawidłowości sporządzania jednostkowych sprawozdań budżetowych
wymaganych przepisami rozporządzenia z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) wykazała, iż zaniechano
sporządzania oddzielnych sprawozdań dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej,
co narusza postanowienia § 4 pkt 2 lit. a) i § 6 ust. 1 pkt 1 i 3
rozporządzenia. Biuro Obsługi Szkół w Rutkach sporządzało natomiast, za okresy
kwartalne, jedno zbiorcze sprawozdanie Rb-27S o dochodach i Rb-28S o wydatkach
dla Biura jako jednostki, 3 szkół podstawowych oraz Gimnazjum w Rutkach,
podpisywane przez główną księgową i kierownika Biura. Przepisy o
sprawozdawczości (§ 3 pkt 9 i 16, § 4 pkt 2 lit. b, § 6 ust. 1 pkt 1, § 19 ust.
1 rozporządzenia) wymagają sporządzania za każdy miesiąc oddzielnych sprawozdań
jednostkowych o dochodach i wydatkach przez kierowników poszczególnych
jednostek. Jak stwierdzono, obowiązek składnia kwartalnych sprawozdań wynikał z
ustalonego przez Pana Wójta „Schematu obiegu dokumentów, finansowo-księgowych
stanowiących podstawę księgowań w urządzeniach księgowych prowadzonych wg
typowego planu kont dla jednostek budżetowych”. W zakresie innych sprawozdań
wymaganych przepisem § 4 pkt 2 lit. b), jak Rb-Z i Rb-N, kontrola wykazała, iż
podległe jednostki budżetowe zaniechały ich sporządzania – str. 13-14 protokołu
kontroli. W kontekście tych ustaleń należy podkreślić, że skoncentrowanie
obsługi księgowej jednostek organizacyjnych oświaty nie może być utożsamiane ze
zniesieniem szczegółowo określonych obowiązków sprawozdawczych. Kierownik
każdej jednostki budżetowej (szkoły) jest odpowiedzialny za jej gospodarkę
finansową, co wynika z art. 44 ustawy o finansach publicznych i art. 39 ust. 1
pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr
256, poz. 2572 ze zm.). Sprawozdania budżetowe są zaś jednym z podstawowych
narzędzi służących ocenie prawidłowości gospodarowania środkami publicznymi. 3. Rozrachunki i roszczenia Kontrola
rozrachunków budżetu wykazała, iż po stronie Wn konta 224 „Rozrachunki budżetu”
nie wykazano na koniec 2008 roku należności gminy z tytułu rozliczeń dochodów
budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz budżetu jednostki
samorządu terytorialnego. Jak ustalono, należności takie ewidencjonowane były
po stronie Wn konta 140 „Inne środki pieniężne”. Obrany sposób ewidencji
uchybiał przepisom zawartym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., a także postanowieniom zakładowego planu kont
– str. 20-21 protokołu kontroli. Poza tym
stwierdzono, że ewidencja rozrachunków budżetu prowadzona była na kontach
nieujętych w zakładowym planie kont dla budżetu. Przyjęty plan kont uwzględniał
konta syntetyczne o numerach 222 i 223 do rozliczeń dochodów i wydatków
budżetowych. W praktyce badana jednostka prowadziła ewidencję na kontach 222 i
223 z tytułu rozliczeń wydatków i dochodów budżetowych przez Biuro Obsługi
Szkół oraz 222/2 i 223/2 z tytułu rozliczeń wydatków i dochodów budżetowych
Ośrodka Pomocy Społecznej. W zakresie ewidencji rozrachunków budżetu na kontach
zaczynających się symbolem trzycyfrowym 224, plan kont określał zasady
funkcjonowania, dla wyspecyfikowanych rodzajów rozrachunków, kont 224/0, 224/2
i 224/3. Faktycznie funkcjonowało 5 kont syntetycznych, na których
ewidencjonowano rozrachunki budżetu, o symbolach od 224/0 do 224/4 – str. 21
protokołu kontroli. Badanie
rozrachunków na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazało,
że według stanu na koniec 2008 r. kontrolowana jednostka posiadała należność w
kwocie 8.240,33 zł z tytułu opłat rocznych za użytkowanie wieczyste
nieruchomości, ustanowione umową z 29 grudnia 1995 r. Jak stwierdzono,
użytkownik wieczysty zaniechał uiszczania opłat od 2001 r., a na wskazaną
należność składały się naliczone przez badaną jednostkę opłaty za rok 2001 w
kwocie 1580,40 zł, za lata 2002-2004 w kwocie 3.254,49 (1084,83x3) oraz za lata
2005-2008 w kwocie 3.405,44 zł (851,36x4; należne opłaty roczne ulegały
sukcesywnemu obniżaniu w związku ze zbywaniem prawa przez użytkownika
wieczystego). W latach 2001-2009 Urząd skierował do dłużnika 9 wezwań do
zapłaty zaległych należności nie podejmując żadnych innych czynności
windykacyjnych. Z wyjaśnień Pana Wójta wynika, iż dalszych czynności
windykacyjnych (egzekucji komorniczej) zaniechano z powodu bezcelowości ich
prowadzenia w związku z niewypłacalnością dłużnika – str. 23 protokołu
kontroli. Należy zauważyć, że zaniechanie stosownych, prawem przewidzianych działań,
prowadzi w efekcie do przedawnienia roszczenia o należne opłaty, o którym mowa
w art. 117 Kodeksu cywilnego (przedawnienie ma ten skutek, że po upływie jego
terminu dłużnik może uchylić się od zaspokojenia roszczenia, chyba że zrzeka
się korzystania z zarzutu przedawnienia). Termin przedawnienia, jak stanowi
art. 118 k.c., wynosi lat dziesięć a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz
roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. W
świetle tej regulacji przedawnieniu uległy, jako świadczenia okresowe, należne
od dłużnika opłaty za użytkowanie wieczyste za lata 2001 – 2006 w kwocie
6.537,61 zł. Bieg przedawnienia może zostać przerwany, jednakże, w braku
uznania roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje, może
to nastąpić jedynie przez czynność przed sądem lub innym organem powołanym do
rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem
polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo
zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia – art. 123 § 1 pkt 1 i 2 k.c. Ponadto
należy wskazać na przepis § 7 ust. 8 (poprzednio ust. 2) rozporządzenia
Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, który stanowi,
że odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje
się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach
rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w
wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Badana jednostka nie ujmowała
w ewidencji odsetek od należności z tytułu użytkowania wieczystego – str. 24
protokołu kontroli. Kontrola
ewidencji szczegółowej, prowadzonej dla konta 221 w księdze kontowej, wykazała
natomiast, że była ona prowadzona tylko w podziale na dłużników. Przepisy
załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.
wymagają prowadzenia ewidencji pomocniczej do tego konta według dłużników,
podziałek klasyfikacji budżetowej oraz budżetów, których należności dotyczą –
str. 24 protokołu kontroli. 4. Uchwała budżetowa i plany
finansowe Ustalono,
że procedura budżetowa została określona przez Radę Gminy uchwałą z dnia 29
grudnia 1994 r. w sprawie określenia procedury opracowania i uchwalania budżetu
gminy oraz rodzaju i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących
projektowi budżetu. Analiza treści tej uchwały prowadzi do wniosku, iż nie
uwzględnia ona obecnego stanu prawnego, wynikającego z ustawy o finansach
publicznych, wskazującego na wyłączną kompetencję wójta w kwestii przygotowania
projektu uchwały budżetowej i inicjatywy w sprawie zmian tej uchwały (art. 179
i 183 ust. 2 ustawy), a także określającego wymaganą treść uchwały budżetowej
(art. 184 ustawy) – str. 28-29 protokołu kontroli. Odnośnie procedur opracowywania projektów
planów i planów finansowych podległych jednostek budżetowych stwierdzono
nieprzestrzeganie przepisów art. 185 i 186 ustawy o finansach publicznych oraz
przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie
gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw
pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę
organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.). W zakresie projektów
planów finansowych jednostek budżetowych oświaty kontrolującemu okazano
nieopatrzony datą sporządzenia „projekt planu finansowego wydatków oświatowych
na 2008 r.”, podpisany przez główną księgową i kierownika Biura Obsługi Szkół.
Projekt ten, zawierający podział wydatków na poszczególne jednostki w pełnej
szczegółowości klasyfikacji budżetowej, został sporządzony, jak wyjaśniono,
przed formalnym ustaleniem projektu budżetu na 2008 r. Zgodnie z przywołanymi
regulacjami Pan Wójt zobowiązany jest do przekazania kierownikom poszczególnych
jednostek budżetowych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały
budżetowej organowi stanowiącemu, informacji niezbędnych do opracowania
projektów ich planów finansowych (tj. informacji o kwotach dochodów i wydatków
budżetowych przyjętych w projekcie uchwały budżetowej). Kierownicy jednostek
budżetowych zobowiązani są do opracowania, zatwierdzenia i przekazania Panu
Wójtowi projektów planów finansowych swoich jednostek w terminie 30 dni od dnia
otrzymania informacji, nie później niż do dnia 22 grudnia roku poprzedzającego
rok budżetowy. Projekty te podlegają weryfikacji przez Pana Wójta pod względem
ich zgodności z projektem uchwały budżetowej. W
zakresie opracowania planów finansowych jednostek oświatowych na 2008 rok
kontrolującemu okazano pismo Pana Wójta z 15 stycznia 2008 r. (budżet został
uchwalony w dniu 28 grudnia 2007 r.) skierowane do Biura Obsługi Szkół, przy
którym został przesłany „plan finansowy dochodów i wydatków oświaty i
wychowania na 2008 r.”. Zgodnie z przepisami prawa Pan Wójt jest zobowiązany do
przekazania podległym jednostkom informacji o ostatecznych kwotach dochodów i
wydatków tych jednostek, a kierownicy jednostek do dostosowania projektów
planów do uchwały budżetowej w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia
otrzymania informacji. Poza tym,
zgodnie z postanowieniem art. 186 ust 3 ustawy o finansach publicznych
wszystkie wydatki budżetowe nieujęte w planach finansowych innych jednostek
budżetowych, ujmuje się w planie finansowym urzędu jednostki samorządu
terytorialnego. Planu finansowego Urzędu Gminy nie sporządzono – str. 127-128
protokołu kontroli. 5. Realizacja dochodów budżetowych W toku
kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano dochody z tytułu podatków i
opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl
art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst
jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola
prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru
wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości
podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych. Badanie
zagadnień związanych z realizacją dochodów z tytułu podatku rolnego wykazało
brak powszechności składania informacji podatkowych, które stanowią podstawowy
materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. Sytuacja taka
narusza przepis art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku
rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.), gdyż osoby fizyczne są
obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informacje o gruntach,
sporządzone na formularzach według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia
zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie, zmianę albo wygaśnięcie
obowiązku podatkowego w zakresie podatku rolnego. Większość złożonych
informacji pochodzi z lat wcześniejszych i nie odpowiada aktualnemu stanowi
faktycznemu w zakresie posiadania gruntów. W związku z tym, dane zawarte we
wspomnianych informacjach są niezgodne z zawartymi w ewidencji podatkowej oraz
decyzjach wymiarowych, które są wystawiane na podstawie danych geodezyjnych.
Nieprawidłowość ta jest pochodną naruszenia art. 272 Ordynacji podatkowej,
który stanowi, że organy podatkowe dokonują czynności sprawdzających mających
na celu m.in. ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia
zgodności z przedstawionymi dokumentami – str. 41- 42 protokołu kontroli. Kolejną
stwierdzoną nieprawidłowością było niedotrzymanie ustawowego terminu
załatwiania spraw, dotyczące decyzji wymienionych na str. 45 i 47-48 protokołu
kontroli. Naruszono normy wynikające z treści art. 139 § 1 ustawy Ordynacja
podatkowa stanowiące, iż załatwienie sprawy powinno nastąpić bez zbędnej
zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie
skomplikowanej - nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia
postępowania, chyba że przepisy ustawy stanowią inaczej. W toku
czynności kontrolnych ustalono, że Wójt Gminy Rutki nie wystąpił z wnioskiem do
Rady Gminy dotyczącym podjęcia uchwały określającej tryb oraz szczegółowe
warunki zwolnienia od podatku rolnego użytków rolnych, na których zaprzestano
produkcji rolnej. Kompetencja Rady Gminy do podjęcia takiej uchwały wynika z
art. 12 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku rolnym – str. 47 protokołu kontroli. Brak
uchwały ustalającej tryb i warunki zwolnienia powoduje, iż w przypadku
pojawienia się wniosku o jego zastosowanie organ podatkowy nie będzie miał
realnych możliwości rozpatrzenia takiego wniosku. W
przypadku podatnika o nr konta 3301047 stwierdzono, że złożył on korektę
deklaracji, na której brak adnotacji dotyczącej daty jej wpływu do Urzędu, co
wskazuje na naruszenie § 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22
grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i
związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 ze zm.). Nie
prowadzono także czynności sprawdzających, które winny być dokonywane przez
organ podatkowy stosownie do wskazań przepisu art. 272 Ordynacji podatkowej –
str. 49 protokołu kontroli. W trakcie
kontroli ustalono, że podatnicy wymienieni w opisie na stronie 49 protokołu
kontroli złożyli deklaracje po terminie, naruszając art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy
o podatku rolnym. Nieterminowe, w świetle przepisów ustawy z dnia 12 stycznia
1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844ze
zm.), składanie deklaracji stwierdzono też w podatku od nieruchomości i podatku
od środków transportowych – str. 54, 56-60 protokołu kontroli. W zakresie
podatku od środków transportowych, opis na stronie 57 protokołu kontroli,
ustalenia dotyczyły również przypadków niezłożenia przez zobowiązanych
podatników deklaracji podatkowych. Poza tym stwierdzono, że w korekcie
deklaracji złożonej przez podatnika o numerze ewidencji komputerowej 33010045,
w pozycji „grunty pozostałe”, nastąpiło istotne zmniejszenie wykazywanej
wielkości. Zmiana nie miała odzwierciedlenia w przedstawionej do kontroli
dokumentacji. Brakujące wyjaśnienie wpłynęło do Urzędu w trakcie kontroli.
Zgodnie z nim, zmiana wynikała z błędnego zakwalifikowania użytków rolnych i
lasów do gruntów pozostałych – str. 54 protokołu. Opisane sytuacje wskazują na
brak reakcji organu podatkowego na naruszenia norm materialnego prawa
podatkowego, będący efektem zaniechań w prowadzeniu czynność sprawdzających w
zakresie wynikającym z treści art. 272 Ordynacji podatkowej. Ustalenia
dotyczyły także niedociągnięć w zakresie działań upominawczych i
windykacyjnych. W podatku od nieruchomości stwierdzono zaległość w kwocie
14.475,51 zł, a w podatku od środków transportowych w kwocie 5.134,00 zł, które nie były objęte postępowaniem
egzekucyjnym. Również w przypadku łącznego zobowiązania pieniężnego na 8
kontrolowanych kontach stwierdzono częściowy brak wpłat. Na dzień kontroli
kwota zaległości nie objęta postępowaniem egzekucyjnym wynosiła 65.229,29 zł.
Brak pełnych i systematycznych działań w stosunku do
podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych świadczy o naruszeniu
przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17
czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r.
Nr 229, poz. 1954 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22
listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o
postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541
ze zm.) – str. 55-56, 58-59 oraz 64-70 protokołu kontroli. Stwierdzono
także nieprawidłowości polegające na niestosowaniu przez organ podatkowy
właściwych procedur, w przypadkach opisanych na stronach 57-59 protokołu
kontroli, dotyczących wpłaty odsetek za zwłokę w nieprawidłowej
wysokości bądź ich braku. Zasadą wynikającą z treści art. 53 § 1 ustawy
Ordynacja podatkowa jest naliczanie odsetek za zwłokę od zaległości
podatkowych. Zasady i procedury obowiązujące w tym zakresie kreują przepisy
rozdziału 6 ustawy „Odsetki za zwłokę i opłata prolongacyjna” oraz
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania
odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz
zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240, poz.
2063). W
toku kontroli ustalono, że w przepisach wewnętrznych Urzędu nie określono
wzorów kwitariuszy przychodowych do poboru opłaty targowej. Zgodnie z § 4 ust.
3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie
zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i
niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek
samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 112, poz. 761) do udokumentowania wpłat
służą m. in. dowody wpłaty, zatwierdzone do stosowania przez właściwe organy
jednostki samorządu terytorialnego. W związku z tym, Pan Wójt powinien w
wewnętrznych uregulowaniach wprowadzić wspomniane wzory – str. 60-61 protokołu
kontroli. Sytuację taką stwierdzono także w obrębie urządzeń księgowych
stosowanych do inkasa zobowiązań podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania
pieniężnego. Komputerowe wydruki wpłat nie zostały zatwierdzone do stosowania. Kontrola
wykazała, że Rada Gminy Rutki nie podjęła uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty
prolongacyjnej. Przyczyną tego stanu rzeczy był brak projektu, który, w
dbałości o kompletność dochodów, powinien przedłożyć Wójt Gminy – str. 60
protokołu kontroli. Ustalono, iż w badanym okresie nie
doręczono 4 decyzji wymiarowych. Decyzje wymiarowe nie zostały doręczone z
powodu braku aktualnego adresu podatnika i możliwości skutecznego ustalenia
miejsca zamieszkania podatnika, co może być podstawą do ustanowienia kuratora
sądowego do doręczeń dla takiej osoby, nieznanej z miejsca pobytu (art. 154 § 2
w związku z art. 138 § 2 Ordynacji podatkowej). W związku z powyższym, organ
podatkowy, jako zainteresowana strona, winien skierować wniosek do sądu
opiekuńczego miejsca ostatniego zamieszkania osoby nieobecnej, o ustanowienie
kuratora do doręczeń. We wszystkich 4 przypadkach naruszono art. 21 § 2
Ordynacji podatkowej, dokonując przypisu zobowiązań podatkowych bez doręczenia
decyzji ustalającej wysokość zobowiązania. Brak szybkich i efektywnych działań
mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że zobowiązanie
podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast,
jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat,
licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy,
ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy – str. 62
protokołu kontroli. Przeprowadzona
kontrola kont podatników łącznego zobowiązania pieniężnego oraz podatku od
nieruchomości od osób fizycznych wykazała, że część wpłat dokonywana była po
ustawowym terminie płatności. Na 15 kontrolowanych kontach wystąpiły także
nadpłaty, wobec których organ podatkowy winien podjąć czynności wynikające z
art. 76 (zaliczenie nadpłat na poczet zaległości podatkowych) i art. 77 (zwrot
nadpłat w określonych terminach) Ordynacji podatkowej - str. 64-70 protokołu
kontroli. Kierownik kontrolowanej jednostki
wprowadził zarządzeniem nr 1/202 z dnia 30 stycznia 2002 r., jako załącznik nr
3, instrukcję w sprawie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz obowiązek
prowadzenia ewidencji księgowej „Księgowość Budżetowa”, „Podatki” przy użyciu
komputera. Nie uwzględniono jednakże w tym dokumencie wszystkich elementów
określonych w art. 10 ustawy o rachunkowości. Nie opracowano wykazu zbioru
danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z
określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji
całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, opisu systemu
przetwarzania danych. Stwierdzono również brak opisu systemu informatycznego,
zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury
oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad
ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i
systemu ich przetwarzania a także nie określono wersji oprogramowania i daty
rozpoczęcia jego eksploatacji w przypadku zmian, systemu służącego ochronie
danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych
dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Wobec
faktu, iż kontrolowana jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu
komputera, wykaz ksiąg rachunkowych powinien mieć formę wykazu zbiorów danych
tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem
ich struktury i wzajemnych powiązań logicznych. Informacje te powinny być
zawarte w dokumentacji techniczno-eksploatacyjnej systemu informatycznego
rachunkowości dostarczonej przez producenta systemu wraz z oprogramowaniem tego
systemu jak również powinny zawierać opis funkcji, jakie pełnią owe zbiory w
organizacji całości ksiąg rachunkowych oraz w procesach przetwarzania danych
realizowanych przy pomocy ksiąg rachunkowych w danym systemie informatycznym.
Powyższe unormowania mają na celu zagwarantowanie sprawdzalności ksiąg
rachunkowych przy ich prowadzeniu za pomocą komputera, co zostało określone w
art. 23 ust. 4 i art. 24 ust. 1 i 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 13
ust. 2 wskazanej ustawy, za równoważne z tradycyjnymi księgami rachunkowymi,
mającymi formę zapisów na papierze, uważa się również odpowiednie zasoby
informacyjne rachunkowości zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych
zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych ich części. Ponadto, przy
prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wewnętrzne unormowania
powinny zawierać opis rozwiązań służących ochronie danych i ich zbiorów,
stosownie do wymogów art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Stwierdzono iż,
komórka finansowa korzysta z programów komputerowych takich jak: „Księgowość
zobowiązań podatkowych”, „Płace”, „Auta”, „JGU”, które formalnie zarządzeniem
Wójta nie zastały dopuszczone do użytkowania – str. 70-72 protokołu. Opisane
wyżej komputerowe wydruki wpłat nie zostały przyjęte do książki druków ścisłego
zarachowania i nie określono zasad przyjmowania i wydawania ich inkasentom. Nieprawidłowo
wykazano kwoty w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów
podatkowych, a także Rb-27S o dochodach budżetowych, za okres od 1 stycznia do
31 grudnia 2008 r. W kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków
obliczonych za okres sprawozdawczy”, w wierszu „podatek od nieruchomości”, nie
uwzględniono w całości kwot skutków obniżenia górnych stawek podatków, wykazując
kwotę 420.746,54, zamiast kwoty 1.383.483,44 zł, wobec czego zaniżono kwotę
skutków o 962.736,90 Również w kolumnie „Skutki udzielonych ulg i zwolnień
obliczonych za okres sprawozdawczy” nie uwzględniono w całości kwot skutków,
wykazując kwotę 307.043,68zł, zamiast 467.499,83 zł – różnica 160.456,15 zł.
Przyczyną powstania nieprawidłowości była nieznajomość art. 2 ustawy o
podatkach i opłatach lokalnych, którego treść wyłącza z opodatkowania grunty i
położone na nich budowle dróg publicznych, który wszedł w życie w dniu 1
stycznia 2007 r. Wymieniony przepis nie zwalnia z opodatkowania dróg lokalnych,
które nie są drogami publicznymi w myśl przepisów o drogach publicznych i
podlegają co do zasady opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości – str. 74
protokołu kontroli. W wyniku badania dochodów ze sprzedaży nieruchomości
stwierdzono, że w ustnym przetargu nieograniczonym na sprzedaż działki
położonej we wsi Górskie Ponikły - Stok żądano wniesienia wadium poprzez wpłatę
na konto Urzędu Gminy. Z przepisów § 4 ust. 3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 14 września 2004 r. w sprawie
sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości
(Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.) wynika, że wadium może być wnoszone w
pieniądzu, obligacjach Skarbu Państwa lub papierach wartościowych dopuszczonych
do obrotu publicznego, zaś właściwy organ wskazuje w ogłoszeniu o przetargu
formy wnoszenia wadium. Również § 13 pkt 5 rozporządzenia, traktujący o
ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym, stanowi, iż ogłoszenie winno
zawierać informacje o wysokości wadium, formach, terminie i miejscu jego
wniesienia. Literalna wykładnia tych przepisów wskazuje, że organizator
przetargu nie jest uprawniony do wymagania jednej, wybranej przez siebie, formy
wniesienia wadium, lecz wybór formy – spośród dopuszczonych przepisami
rozporządzenia – należy do oferenta – str. 75 protokołu kontroli. Z ustaleń
zawartych na wskazanej stronie protokołu kontroli wynika również, że w
regulaminie przetargu ustalono postąpienie w kwocie 1.000 zł. Należy zauważyć,
że według postanowienia § 14 ust. 3 cytowanego rozporządzenia Rady Ministrów o
wysokości postąpienia decydują uczestnicy przetargu, nie zaś jego organizator.
Przywołany przepis zawiera jedynie wskazanie, iż postąpienie nie może wynosić
mniej niż 1 % ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek
złotych. Badanie
dochodów uzyskanych z wynajmu lokali mieszkalnych wykazało przede wszystkim, że
Rada Gminy nie podjęła wymaganych regulacji, o których mowa w ustawie z dnia 21
czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o
zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.), w związku
z posiadaniem przez gminę zasobu mieszkaniowego. Stosownie do przepisów art. 21
tej ustawy, Rada Gminy uchwala wieloletnie programy gospodarowania
mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład
mieszkaniowego zasobu gminy. W uchwale w sprawie programu gospodarowania
powinny zostać określone m.in. zasady polityki czynszowej oraz warunki
obniżania czynszu (art. 21 ust. 2 pkt 4). Zasady te winny zaś stanowić podstawę
ustalania przez Wójta stawek czynszu za 1m2 powierzchni lokali –
art. 8 pkt 1 ustawy. W związku z brakiem wymienionych regulacji czynsz najmu
był wyliczany w oparciu o stawki czynszu regulowanego, ustalone uchwałą Rady
Gminy z dnia 19 lutego 2001 r. na podstawie obowiązującej wówczas ustawy o
najmie lokali mieszkalnych i dodatkach mieszkaniowych. Jak również stwierdzono,
w 2008 r. w rozliczeniach z najemcą lokalu mieszkalnego (w tym okresie
wynajmowano 1 lokal) stosowano stawki opłat za centralne ogrzewanie, zimną i
ciepłą wodę, wywóz nieczystości stałych oraz ryczałt za energię elektryczną
ustalone od dnia 1 maja 2001 r. aneksem do umowy najmu z 2 listopada 2000 r.
Kontrolującemu nie okazano kalkulacji stanowiącej podstawę wyliczenia tych
opłat – str. 76-77 protokołu kontroli. Należy wskazać, że według definicji z
art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie
gminy… opłaty za dostawy do lokalu energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków,
odpadów i nieczystości ciekłych należą do tzw. opłat niezależnych od
właściciela. Jak natomiast wynika z przepisów art. 9 ust. 2 ustawy, lokator
obowiązany jest opłacać opłaty niezależne od właściciela w wysokości, jaka jest
niezbędna do pokrycia przez właściciela kosztów tych dostaw i usług. W zakresie najmu lokali użytkowych
stwierdzono nieaktualizowanie od 2000 r. opłaty miesięcznej (zawierającej
czynsz i odpłatność za usługi komunalne) za korzystanie z lokalu przez Pocztę
Polską, mimo zapisu w umowie o prawie zmiany wysokości opłaty w razie wzrostu
kosztów utrzymania budynku – str. 78 protokołu kontroli. Wśród
zrealizowanych w 2008 r. dochodów budżetowych stwierdzono wpływy w kwocie
27.985 zł, sklasyfikowane w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów”, w dziale 010
„Rolnictwo i łowiectwo”. Dochody te pochodziły z umów zawieranych w latach
2002-2006 z mieszkańcami gminy, które dotyczyły „partycypacji w kosztach budowy
kanalizacji” bądź „partycypacji w kosztach budowy wodociągu”. Według
postanowień tych umów użytkownik wodociągu/kanalizacji zobowiązywał się do
uczestnictwa partycypacyjnego w kosztach budowy w kwocie 1.650 zł (z
możliwością wpłat ratalnych), a w ramach tej partycypacji inwestor (gmina)
wykonywał przyłącze wodociągowe do budynku (działki) użytkownika, podłączone do
miejsca uwzględnionego na etapie opracowania dokumentacji projektowej – w
przypadku budowy wodociągu oraz przykanalik sanitarny zakończony studzienką
rewizyjną na posesji użytkownika – w przypadku budowy kanalizacji sanitarnej.
Pobierana odpłatność w jednakowej kwocie 1.650 zł wynika z okazanej
kontrolującym uchwały nr 88/79/98 Zarządu Gminy Rutki z dnia 30 września 1998
r. w sprawie zasad wykonywania przyłączy kanalizacyjnych i ponoszenia opłat za
przyłączenie nieruchomości do kanalizacji sanitarnej w Rutkach (uchwała ta
została podjęta na podstawie uchwały Rady Gminy z dnia 27 lutego 1998 r.
powierzającej Zarządowi ustalanie cen i opłat za usługi komunalne). W
związku z przywołanym stanem faktycznym należy wskazać na regulacje ustawy z
dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym
odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.). Art. 15 tej
ustawy określa obowiązki i zakres udziału finansowego gminy (lub
przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, jeżeli planuje przedsięwzięcia
rozwojowo-modernizacyjne) oraz właścicieli nieruchomości w budowie
infrastruktury wodociągowej i kanalizacyjnej. Gmina jest obowiązana zapewnić
budowę urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych, realizację budowy przyłączy do
sieci zapewnia natomiast na własny koszt osoba ubiegająca się o przyłączenie
nieruchomości do sieci, przy czym pojęcia przyłączy, jak i urządzeń
wodociągowych i kanalizacyjnych zostały zdefiniowane w art. 2 pkt 5, 6, 14 i 16
ustawy (w świetle tych przepisów przyłączami mogą być wyłącznie odcinki
przewodów kanalizacyjnych i wodociągowych posadowione w granicach nieruchomości
odbiorcy; tak np. uchwała SN z dnia 13 września 2007 r., sygn.: III CZP 79/07).
Z uwagi na wskazaną regulację kwestia udziału finansowego mieszkańców w
kosztach budowy przyłączy nie może być określana zarządzeniami organu
wykonawczego gminy, gdyż zapłata przez mieszkańca za wykonane przez gminę
przyłącze do sieci nie stanowi opłaty, o której mowa w art. 4 ustawy z dnia 20
grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 1997 r. Nr 9, poz. 43 ze
zm.). Zarządzeniem takim nie mogą też być regulowane kwestie obciążeń
mieszkańców w zakresie budowy samych urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych,
gdyż obciążenia tego rodzaju kosztami mogą nastąpić w przypadkach i na zasadach
określonych w przepisach art. 143 – 148b ustawy o gospodarce nieruchomościami
traktujących o opłacie adiacenckiej. Z
przytoczonych względów postanowienia uchwały Zarządu nie mogą być podstawą
konstruowania umów cywilnoprawnych zawieranych przez gminę z jej mieszkańcami,
w tym w zakresie wysokości należnych wpłat. Jak bowiem wskazano, każdy z
ubiegających się o przyłączenie do sieci zobowiązany jest do pokrycia faktycznych
kosztów budowy przyłączy do jego nieruchomości, w pozostałych kosztach może zaś
partycypować, jeżeli wyraża taką wolę (z tego względu zawierane umowy, których
przedmiotem jest wykonanie przez gminę przyłączy powinny określać koszt ich
wykonania). Pobieranie zaś opłaty jednakowej może prowadzić do sytuacji, w
której niektórzy właściciele nieruchomości (osoby ubiegające się o
przyłączenie) mogą nie ponosić faktycznych kosztów budowy przyłącza, mimo
prawnego obowiązku, inni zaś realizują ten obowiązek, partycypując dodatkowo w
kosztach budowy sieci, przy czym z zawieranych w opisany sposób umów nie
wynika, jaka jest wysokość takiej partycypacji – str. 80-83 protokołu kontroli. 6. Realizacja wydatków budżetowych Stwierdzono,
że uchwała budżetowa na 2008 r. w § 8 przewidywała udzielenie „dotacji
podmiotowej” Uczniowskiemu Ludowemu Klubowi Sportowemu „Tempo” przy Gimnazjum
Publicznym w Rutkach w wysokości 21.600 zł. Zapis w uchwale o dotacji został
przyjęty na wniosek z dnia 27.09.2007 r. złożony do Rady Gminy przez prezesa
Klubu o przyznanie środków w wysokości 21.600 zł na sfinansowanie działalności
drużyny piłkarskiej juniorów w 2008 r. W przedmiotowym wniosku zawarto
przewidywany kosztorys wykonania zadania. W dniu 21 stycznia 2008 r. gmina
zawarła umowę z ULKS „Tempo” na realizację zadania publicznego, określonego we
wniosku złożonym przez stowarzyszenie. Stosownie
do art. 176 ustawy o finansach publicznych podmioty niezaliczane do sektora
finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku mogą otrzymywać
dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na cele publiczne związane
z realizacją zadań tej jednostki. Zlecenia zadania i przyznanie dotacji
następuje w trybie określonym ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności
pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.) – w
przypadku zadań określonych w art. 4 tej ustawy. W świetle przytoczonych norm
prawnych nieprawidłowe było wskazanie w uchwale budżetowej wymienionego
stowarzyszenia jako beneficjenta dotacji podmiotowej (ustalono, że w wykonaniu
wydatków budżetu dotacja została prawidłowo sklasyfikowana w par. 2820 „Dotacja
celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do
realizacji stowarzyszeniom”). Udzielenie
dotacji ULKS „Tempo” nie zostało poprzedzone postępowaniem konkursowym
wymaganym ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W
świetle przepisów art. 11 ust. 2 i art. 13 ust. 2 tej ustawy wspieranie lub
powierzanie realizacji zadań publicznych odbywa się w drodze otwartego konkursu
ofert, poprzedzonego ogłoszeniem zawierającym m.in. informacje o rodzaju zadania,
wysokości środków publicznych przeznaczonych na jego realizację, zasadach
przyznawania dotacji, terminach i warunkach realizacji zadania, terminie
składnia ofert, terminie, trybie i kryteriach stosowanych przy dokonywaniu
wyboru oferty. Ogłoszenie to podlega upublicznieniu w prasie o zasięgu
lokalnym, w BIP jednostki oraz na tablicy ogłoszeń z trzydziestodniowym
wyprzedzeniem (art. 13 ust. 1 i 3 ustawy). W odpowiedzi na ogłoszenie podmiot
ubiegający się o dotację powinien złożyć ofertę zawierającą: szczegółowy zakres
rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji, termin i miejsce
realizacji zadania publicznego, kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania,
informację o wcześniejszej działalności podmiotu składającego ofertę w
zakresie, którego dotyczy zadanie, informację o posiadanych zasobach rzeczowych
i kadrowych zapewniających wykonanie zadania, w tym o wysokości środków
finansowych uzyskanych na realizację danego zadania z innych źródeł, deklarację
o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania (art. 14 ustawy).
Oferta taka, z uwzględnieniem wysokości środków publicznych przeznaczonych na
realizację zadania, podlega ocenie w zakresie możliwość realizacji zadania
przez organizację pozarządową, prawidłowości kalkulacji kosztów realizacji
zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania (art. 15 ustawy). Zawarta z
Klubem umowa z dnia 21 stycznia 2008 r. przewidywała obowiązek rozliczenia
przyznanych środków poprzez złożenie sprawozdania końcowego z realizacji
zadania według wzoru zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty
realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania
publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U nr 264, poz.
2207). Okazane w toku kontroli rozliczenie dotacji przez stowarzyszenie,
datowane na dzień 16.01.2009 r., nie spełniało wymogów rozporządzenia,
stosownie do których sprawozdanie powinno zwierać m. in. sprawozdanie
merytoryczne, sprawozdanie z wykonania wydatków, w tym rozliczenie ze względu
na rodzaj kosztów i źródła finansowania, zestawienie faktur i rachunków, na
podstawie których wydatkowano dotację. Porównanie kwot faktycznie wydatkowanych
z dotacji na poszczególne rodzaje kosztów z kwotami zawartymi we wniosku o
dotację, który miał stanowić szczegółową podstawę realizacji zadania, wykazało
zasadnicze różnice. W szczególności stowarzyszenie wydatkowało kwotę 14.068,81
zł na pokrycie kosztów nieobjętych wnioskiem o dotację, w tym 5.702,13 zł
przeznaczono na cele niezwiązane z prowadzeniem drużyny piłkarskiej (zakup
książek, szalików, gabloty, kolców lekkoatletycznych). Wyjaśniając kwestię
różnic pomiędzy deklarowanymi kwotami wydatków a faktycznie wykonanymi Pan Wójt
stwierdził, iż zmiany zostały przez niego zaakceptowane w wyniku ustanych
ustaleń dokonanych z prezesem Klubu. Należy wskazać, iż § 15 umowy dotacyjnej
wymagał dla wszelkich jej zmian zachowania formy pisemnej pod rygorem
nieważności – str. 88-90 protokołu kontroli. Czynności
kontrolne w zakresie wydatków z tytułu podróży służbowych pracowników Urzędu
Gminy wykazały, iż w jednostce nie zawsze przestrzegano § 8a ust. 2
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w
sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236,
poz.1990 ze zm.) wymagającego przedstawienia przez pracownika rozliczenia
kosztów podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia – str. 92
protokołu kontroli. W
trakcie kontroli stwierdzono, że radnym, poza dietami określonymi uchwałą Rady
Gminy z dnia 30 grudnia 2005 r., wypłacano świadczenia z tytułu zwrotu kosztów
dojazdów na posiedzenia Rady Gminy. Podstawą wypłaty tych świadczeń była
uchwała nr 107/XX Rady z dnia 10 listopada 1992 r. w sprawie zmiany uchwały
ustalającej wysokość diet dla radnych. Przyznawała ona zwrot kosztów podróży
dla radnych zamieszkałych poza miejscowością Rutki w wysokości 0,50 zł (po
denominacji) za każdy kilometr. Wysokość zwrotu tych kosztów ustalano na
podstawie oświadczenia radnego o ilości km przejazdu w obie strony oraz list
obecności na posiedzeniach Rady i komisji. Stosownie do art. 25 ust. 4 ustawy z
dnia 8 marca 1990 r. samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze
zm.), na zasadach ustalonych przez radę gminy radnemu przysługują diety oraz
zwrot kosztów podróży służbowych. Wskazany przepis ustawy nie przewiduje innych
świadczeń dla radnych. Dojazd radnego na sesje Rady i posiedzenia jej komisji
nie stanowi podróży służbowej, gdyż ta jest definiowana jako wykonywanie przez
radnego zadania mającego bezpośredni związek z wykonywaniem mandatu,
określonego przez przewodniczącego rady gminy, poza miejscowością, w której
znajduje się siedziba rady – § 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z
tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800
ze zm.). W świetle przytoczonej regulacji, zwrot kosztów dojazdów do siedziby
Rady powinien być rekompensowany radnym w postaci diety, nie zaś stanowić
odrębnie określone świadczenie. Na
podstawie sprawozdawczości ustalono, iż jednostka przeznaczyła na wydatki z
tego tytułu kwotę 524 zł. Analiza wypłacanych radnym należności z tytułu diet i
zwrotów kosztów dojazdów w miesiącu sierpniu wykazała, iż łącznie nie
przekraczały one maksymalnych wysokości diet określonych na podstawie ustawy o
samorządzie gminnym – str. 94-95 protokołu kontroli. W
zakresie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) kontroli
poddano 3 postępowania o udzielenie zamówień publicznych stwierdzając, że: - postępowanie w trybie przetargu
nieograniczonego na dostawę oleju napędowego wszczęto publikując ogłoszenie w
Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 13.12.2007 r. oraz w Biuletynie
Informacji Publicznej i na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w dniu 12.12.2007 r.
Regulacja zawarta w art. 40 ust. 6 pkt 1 ustawy nie zezwala na zamieszczanie
ogłoszeń na stronie internetowej zamawiającego oraz w miejscu publicznym w jego
siedzibie przed dniem publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych –
str. 84 protokołu kontroli; - z treści specyfikacji istotnych
warunków zamówienia na dostawę oleju napędowego nie wynikało jednoznacznie co
jest przedmiotem oceny w ustaleniu najkorzystniejszej oferty: cena za - w postępowaniach na przebudowę
dróg ogłoszenia o przetargu opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nie
zawierały opisu sposobu dokonywania oceny warunków udziału w postępowaniu i ich
znaczenia; art. 48 ust. 2 pkt 6) ustawy stanowi, iż informacja taka jest
obligatoryjnym elementem ogłoszenia o postępowaniu prowadzonym w trybie
przetargu ograniczonego – str. 97, 101 protokołu kontroli; - specyfikacje w dwóch przypadkach
nie zawierały pouczenia o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w
toku postępowania, wymaganego art. 36 ust. 1 pkt 17 ustawy – str. 86 i 102
protokołu kontroli; - oferta złożona w postępowaniu na
przebudowę dróg dojazdowych do gospodarstw we wsi Górskie Ponikły-Stok nie
zawierała daty sporządnienia i złożenia (na podstawie prowadzonej w jednostce
ewidencji korespondencji kontrolujący nie mógł ustalić kiedy oferta wpłynęła do
jednostki, ponieważ informacja o dacie wpływu oferty nie była w niej zawarta, w
jednostce nie przechowywano też kopert, w których wpływają oferty wykonawców).
Z wchodzącego w skład oferty oświadczenia wykonawcy, datowanego na dzień
23.10.2008 r., można wnioskować, że złożona została ona zgodnie z terminem
określonym w zaproszeniu do składania ofert. Jednakże dokument „Ogłoszenie o
wyborze oferenta” został przez zamawiającego opatrzony datą wcześniejszą –
06.10.2008 r. Z wyjaśnienia Pana Wójta wynika, że wskazana rozbieżność dat jest
wynikiem przeoczenia i pracy na wcześniej opracowanym dokumencie, tj.
zaproszeniu do złożenia oferty. Zamiast widniejącej daty 6.10.2008 r. na ogłoszeniu
o wyborze oferenta powinna widnieć data 6.11.2008 r. – str. 98-99 protokołu
kontroli. Przestawiony stan faktyczny wskazuje na potrzebę dołożenia większej
staranności przy opracowywaniu dokumentacji postępowania oraz na naruszenie
obowiązków w zakresie przyjmowania korespondencji określonych w rozporządzeniu
Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz.
1319 ze zm.); - zaniechano w badanych postępowaniach
publikacji informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie
internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego,
wbrew wymogom art. 92 ustawy – str. 86, 99, 102 protokołu kontroli; - protokoły postępowania skontrolowanych
zamówień nie zawierały informacji o kwocie, jaką zamawiający zamierzał
przeznaczyć na finansowanie zamówienia, niezgodnie z rozporządzeniem Prezesa
Rady Ministrów z dnia 24 października 2007 r. w sprawie protokołu postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 202, poz. 1463); art. 86 ust. 3
ustawy zobowiązuje zamawiającego do podania bezpośrednio przed otwarciem ofert
wysokości kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia – str.
86, 99, 102-103 protokołu kontroli; - w obu postępowaniach na wykonanie
robót drogowych zamawiający zaniechał zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu
zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, z naruszeniem art. 95 ust. 1
ustawy – str. 100, 103 protokołu kontroli. 7. Mienie komunalne W zakresie
gospodarki rzeczowymi składnikami majątku ustalono, że nie były stosowane
ustalenia zawarte w zarządzeniach wewnętrznych dotyczące wyznaczania przez
Wójta pracowników odpowiedzialnych za gospodarkę tymi składnikami – str.
105-106, 107 protokołu kontroli. Nie stosowano też w praktyce, przewidzianych
regulacją wewnętrzną Pana Wójta, dowodów przyjęcia i wydania służących
dokumentowaniu obrotów materiałami – str. 106, 113 protokołu kontroli. Ustalono,
że Pan Wójt, łącznie z projektami budżetu gminy, sporządzał informacje
dotyczące stanu mienia komunalnego. Porównanie zakresu informacji stanowiących
załącznik do projektów budżetu gminy na 2008 i 2009 rok z zakresem określonym w
przepisach art. 180 ustawy o finansach publicznych wykazało, że nie zawierały
one specyfikacji zmian w stanie mienia komunalnego od dnia złożenia poprzedniej
informacji oraz rzetelnych danych o uzyskanych dochodach. Jak bowiem
stwierdzono, w informacji stanowiącej załącznik do projektu budżetu na 2009 rok
przedstawiono przewidywane wykonanie dochodów w 2008 r. w wysokości 586.145 zł,
podczas gdy faktycznie uzyskane w tym roku dochody były niższe od
przedstawionych w informacji o 76,7% – str. 108-109 protokołu kontroli. 8. Zadania zlecone i realizowane w
ramach porozumień W
ramach współdziałania z innymi jednostkami samorządu terytorialnego gmina Rutki
realizowała w 2008 r. dwa zadania inwestycyjne na drogach powiatowych o łącznej
wartości wydatków w kwocie 138.330,21 zł. Podstawę ich ponoszenia stanowiło
porozumienie spisane w dniu 5 maja 2005 r. z powiatem zambrowskim w sprawie
realizacji wspólnych inwestycji na drogach powiatowych. Zgodnie z regulacją
zawartą w art. 167 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, wydatki
budżetów jednostek samorządu terytorialnego mogą być przeznaczone na pomoc
rzeczową lub finansową dla innych jednostek samorządu terytorialnego, określoną
przez organ stanowiący odrębną uchwałą. Odrębnej uchwały o udzieleniu pomocy
powiatowi w 2008 roku Rady Gminy nie podjęła – str. 122-123 protokołu kontroli. 9. Rozliczenia finansowe gminy z
jednostkami organizacyjnymi W
zakresie realizacji zadań gminy za pośrednictwem jednostek organizacyjnych
stwierdzono, że zadania własne gminy w zakresie kultury były wykonywane przez
Gminną Bibliotekę Publiczną oraz przez Świetlicę Wiejską w Rutkach. Jednostki
te nie uzyskały organizacyjnej, prawnej i finansowej samodzielności na zasadach
określonych w ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i
prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.).
Z zakresu dokumentacji organizacyjno-prawnej dotyczącej tych jednostek
kontrolującemu okazano jedynie uchwałę nr 97/XIX Rady Gminy z dnia 18 września
1992 r. w sprawie nadania statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Rutkach, nie
przedstawiono zaś żadnej dokumentacji dotyczącej Świetlicy Wiejskiej w Rutkach.
Przepisy
art. 9 przywołanej ustawy stanowią, że jednostki samorządu terytorialnego
organizują działalność kulturalną tworząc samorządowe instytucje kultury, dla
których prowadzenie takiej działalności jest podstawowym celem statutowym, oraz
że prowadzenie takiej działalności jest zadaniem własnym o charakterze
obowiązkowym. Wyczerpujące regulacje ustawy w kwestii powołania do życia
instytucji kultury, ich funkcjonowania oraz finansowania (art. 9, 10, 11, 13,
14 i 27) odnoszą się wprost do bibliotek, domów kultury, świetlic prowadzonych
przez jednostki samorządu terytorialnego i nie dają możliwości prowadzenia ich
działalności w formie innej niż w niej przewidziana. Jak natomiast ustalono,
kontrolowana jednostka: - nie posiada regulacji w kwestii
funkcjonowania Świetlicy Wiejskiej w Rutkach, w tym jej statutu, co nie
odpowiada wymogom art. 13 ustawy, - nie prowadzi rejestru instytucji
kultury, o którym mowa w art. 14 ustawy i rozporządzeniu Ministra Kultury i
Sztuki z dnia 17 lutego 1992 w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji
kultury (Dz. U. Nr 20 poz.80). Według art. 14 ustawy z chwilą wpisu do rejestru
instytucje kultury uzyskują osobowość prawną; ustalono, że Biblioteka została
zgłoszona i otrzymała numer identyfikacyjny REGON jako gminna jednostka
organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, - w budżecie na 2008 r. wydatki w
dziale 921 „Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego”, rozdziałach 92109 ,,Domy
i ośrodki kultury, świetlice i kluby” i 92116 ,,Biblioteki” (łącznie 87.067
zł), zostały zaplanowane w rozbiciu na poszczególne paragrafy klasyfikacji
budżetowej wydatków według zasad stosowanych dla zadań budżetowych; stosownie
do przepisów art. 27 i 28 ustawy organizator finansuje instytucję kultury
poprzez udzielenie dotacji podmiotowej, dotacja taka podlega uwzględnieniu
przez instytucję kultury w planie działalności, który winien stanowić podstawę
jej gospodarki finansowej – str. 130-132 protokołu kontroli. Stwierdzone
w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem
nieprzestrzegania bądź błędnej wykładni przepisów prawnych dotyczących
gospodarki finansowej i rachunkowości gminy. Organem
wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in.
przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i
gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową
gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o
samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy
pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy),
działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli.
Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora
finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli
wewnętrznej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 44
ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w
zakresie gospodarki finansowej. Wójt jest
również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt
1 ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązki
w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego budżetu –
skarbnika, któremu kierownik jednostki winien powierzyć obowiązki i
odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach
publicznych, a także kierownika jednostki, do którego należy opracowanie i
aktualizacja dokumentacji zasad rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy
o rachunkowości. Mając na
uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, zalecam: 1.
Powierzenie Skarbnikowi obowiązków oraz odpowiedzialności w zakresie
przewidzianym w art. 45 ustawy o finansach publicznych. 2.
Wprowadzenie pisemnych procedur kontroli w zakresie wymaganym w art. 47 ustawy
o finansach publicznych. 3.
Uzupełnienie regulacji w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości poprzez: a) ustalenie wykazu ksiąg
pomocniczych, które mają być prowadzone dla poszczególnych kont syntetycznych, b) określenie sposobu prowadzenia
ksiąg rachunkowych z uwzględnieniem rzeczywiście stosowanych rozwiązań oraz
wymogów dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, c) zobowiązanie kierownika Ośrodka
Pomocy Społecznej do ustanowienia dokumentacji zasad rachunkowości
obowiązujących w tej jednostce z uwzględnieniem elementów określonych w art. 10
ustawy o rachunkowości, d) uregulowanie stosowanych zasad
prowadzenia ewidencji na koncie 130, e) dostosowanie zakładowego planu
kont dla budżetu do faktycznie prowadzonej ewidencji rozrachunków. 4.
Zobowiązanie Skarbnika do: a) dokonywania zapisów w dzienniku
Urzędu zgodnie z wymogami przywołanych przepisów ustawy o rachunkowości, b) prowadzenia rozliczeń dochodów
budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz budżetu jednostki
samorządu terytorialnego na koncie 224, c) ujmowania w księgach rachunkowych
odsetek od należności stosownie do postanowień § 7 ust. 8 rozporządzenia
Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… d) prowadzenia ewidencji pomocniczej
do konta 221 ze szczegółowością wymaganą przepisami prawa. 5.
Zapewnienie realizacji obowiązków w zakresie sporządzania jednostkowych
sprawozdań budżetowych, ciążących na Panu Wójcie i kierownikach gminnych
jednostek budżetowych. 6. Podjęcie
działań prawem przewidzianych w celu dochodzenia należności za użytkowanie
wieczyste, mając na uwadze, że ich zaniechanie prowadzi do dalszego
przedawnienia roszczenia. 7.
Przygotowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie określenia
procedury uchwalania budżetu uwzględniającego przywołane regulacje ustawy o
finansach publicznych. 8.
Zapewnienie stosowania prawem określonych procedur opracowywania projektów
planów i planów finansowych jednostek organizacyjnych; sporządzanie planu
finansowego Urzędu Gminy. 9.
Wyegzekwowanie od podatników informacji w sprawie podatku rolnego w zakresie
niezbędnym do prawidłowego ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego. 10.
Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w przywołanych przepisach
Ordynacji podatkowej, w odniesieniu do powszechności i terminowości składania
informacji i deklaracji podatkowych, a także mających na celu ustalenie stanu
faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi
dokumentami. 11.
Zachowanie powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych
poprzez wyegzekwowanie deklaracji podatkowych od podatników tej należności. 12.
Przestrzeganie obowiązku ewidencjonowania wpływu deklaracji podatkowych do
Urzędu Gminy, wynikającego z treści wskazanego rozporządzenia w sprawie
instrukcji kancelaryjnej. 13.
Przestrzeganie ustawowych, wynikających z treści przepisów Ordynacji
podatkowej, terminów załatwiania spraw. 14.
Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej tryb oraz szczegółowe
warunki zwolnienia od podatku rolnego użytków rolnych, na których zaprzestano
produkcji rolnej, w myśl ustawy o podatku rolnym. 15.
Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do
podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mających na względzie
przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia
Ministra Finansów sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji. 16.
Zachowanie prawidłowości naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach
dokonywanych po terminie płatności, zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji
podatkowej oraz przepisów wykonawczych. 17.
Uzupełnienie wewnętrznych uregulowań w zakresie wzorów kwitariuszy
przychodowych służących do poboru opłaty targowej. 18.
Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty
prolongacyjnej. 19.
Doręczanie decyzji wymiarowych zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa,
z uwzględnieniem uwag zawartych w protokole kontroli. 20.
Określanie stosowną decyzją wysokości powstałej nadpłaty zgodnie z przepisami
Ordynacji podatkowej. Zaliczanie stwierdzonej nadpłaty z urzędu na poczet
zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku
dokonywanie zwrotu z urzędu. 21.
Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych dotyczących prowadzenia ewidencji
księgowej podatków i opłat w systemie informatycznym, zgodnie wymogami prawa i
uwagami zawartymi w protokole kontroli. 22. Dokonanie
prawidłowego ustalenia skutków obniżenia stawek podatkowych oraz zwolnień w tym
zakresie wynikających z uchwał Rady Gminy. Skorygowanie błędnie wykazanych
danych w sprawozdaniach Rb-PDP oraz przesłanie korekty sprawozdań do
Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.
23. W
zakresie przetargów na sprzedaż nieruchomości: a) zamieszczanie w ogłoszeniach o
przetargach na zbycie nieruchomości informacji o dopuszczalnych formach
wnoszenia wadium, b) zaniechanie ustalania wysokości
postąpienia, jako czynności nieprzynależnej organizatorowi przetargu. 24. W
zakresie najmu lokali mieszkalnych: a) przygotowanie i przedłożenie
Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej program gospodarowania mieszkaniowym
zasobem gminy oraz zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu, b) ustalenie, zgodnie z zasadami
polityki czynszowej ustalonymi przez Radę Gminy, stawek czynszu za c) dokonanie weryfikacji
prawidłowości poboru tzw. opłat niezależnych od właściciela od najemcy lokalu
mieszkalnego. 25.
Zweryfikowanie zasadności utrzymywania opłaty za najem lokalu użytkowego na
poziomie ustalonym w umowie z dnia 22 listopada 2000 r., z uwzględnieniem jej
postanowień w kwestii zmiany wysokości opłaty. 26. Formalne
uchylenie uchwały nr 88/79/98 Zarządu Gminy z dnia 30 września 1998 r. w
sprawie zasad wykonywania przyłączy kanalizacyjnych i ponoszenia opłat za
przyłączenia nieruchomości do kanalizacji sanitarnej w Rutkach. 27.
Wskazywanie w umowach o wykonanie przez gminę przyłączy nieruchomości do sieci
wodociągowych i kanalizacyjnych faktycznych kosztów budowy, do poniesienia
których zobowiązana jest osoba ubiegająca się o przyłączenie. 28. W
zakresie dotacji dla podmiotów niezaliczanym do sektora finansów publicznych: a) udzielanie dotacji na zadania
publiczne określone w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o
wolontariacie w wyniku postępowania konkursowego przeprowadzonego na zasadach
określonych w przepisach tej ustawy, b) dokonywanie na piśmie zmian
postanowień zawartej umowy dotacyjnej, z uwzględnieniem, że zmiany tej umowy
nie mogą dotyczyć zadania, które zostało powierzone do realizacji w wyniku
otwartego konkursu ofert, c) egzekwowanie od zleceniobiorcy
prawidłowego rozliczenia dotacji, tj. złożenia sprawozdania według wzoru
ustalonego w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy, umożliwiającego weryfikację
prawidłowości wykorzystania dotacji. 29.
Zobowiązanie pracowników do rozliczania kosztów podróży w terminie 14 dni od
jej zakończenia. 30.
Zaniechanie wypłat radnym Rady Gminy zwrotu kosztów dojazdów na posiedzenia
Rady i jej komisji jako dodatkowego – poza dietą – świadczenia; w tym celu
rozważenie ewentualnych zmian regulacji w sprawie diet radnych poprzez
uwzględnienie wysokości takiego świadczenia w kwocie diety. 31.
Spowodowanie w zakresie udzielania zamówień publicznych: a) upubliczniania ogłoszeń o
zamówieniu w kolejności wynikającej z ustawy i zawierania w nich wszystkich
informacji wymaganych ustawą, b) opracowywania specyfikacji
istotnych warunków zamówienia zawierających wszystkie wymagane przepisami
elementy, c) rzetelnego dokumentowania
czynności w zakresie terminów ich dokonania oraz dokumentowania dat wpływu
ofert, d) należytego wypełniania obowiązków
informacyjnych, o których mowa w art. 92 Prawa zamówień publicznych, e) zawierania w protokołach z
przeprowadzonych postępowań informacji o kwocie, jaką zamawiający zamierza
przeznaczyć na finansowanie zamówienia, f) zamieszczania w Biuletynie
Informacji Publicznej ogłoszeń o udzieleniu zamówienia. 32. Wprowadzenie
do stosowania ustanowionych przez Pana Wójta regulacji dotyczących wyznaczania
pracowników odpowiedzialnych za gospodarkę rzeczowymi składnikami majątku oraz
dokumentowania obrotu materiałami, ewentualnie rozważenie zmian tych regulacji,
mając jednakże na uwadze, iż pisemne procedury kontroli wewnętrznej powinny
obejmować procesy związane z gospodarowaniem mieniem. 33.
Sporządzanie rzetelnych informacji o stanie mienia komunalnego, z
uwzględnieniem pełnego ich zakresu określonego w art. 180 ustawy o finansach
publicznych. 34.
Udzielanie pomocy rzeczowej lub finansowej innym jednostkom samorządu
terytorialnego w zakresie określonym przez Radę Gminy odrębną uchwałą. 35. Podjęcie
stosownych działań w celu prawidłowego zorganizowania i prowadzenia działalności
kulturalnej, w szczególności dotyczących: a) wydania niezbędnych aktów
normatywnych i założenia właściwego rejestru dla zorganizowania działalności
jednostek w formie instytucji kultury, b) finansowego wyodrębnienia
instytucji kultury jako podmiotów finansowanych przez organizatora poprzez
udzielanie dotacji. O sposobie
wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową
w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo
informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania
wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za
pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o
regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie
zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą
zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437454 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437454 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |