Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej Nr 26 w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 stycznia 2010 roku (znak: RIO.I.6002-17/09), o treści jak niżej:

Pani  Alicja  Kruczkowska

Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 26
w  Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej nr 26 w  Białymstoku za okres 2008 r., przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia ogólno-organizacyjne, prowadzenie rachunkowości,  kontrolę wewnętrzną, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację planu finansowego, wyposażenie w majątek, dochody własne jednostki budżetowej i wydatki nimi finansowane, zamówienia publiczne, rozliczenia finansowe z budżetem miasta.

W zakresie prawidłowości udzielania zamówień publicznych kontroli poddano zamówienie udzielone przez jednostkę 20 grudnia 2006 r. na dostawę produktów zwierzęcych, mięsa i produktów mięsnych. Stwierdzono, że postępowanie zostało przeprowadzone z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.), obowiązujących  w  czasie  udzielania  zamówienia (str. 23-25 protokołu  kontroli). W postępowaniu naruszono:

a) art. 34 ust. 3 pkt 2 lit. b) ustawy, poprzez przyjęcie jako wartości szacunkowej zamówienia przewidywanego kosztu zużycia mięsa w 2006 r., mimo że zamówienie miało być udzielone na lata 2007-2009. Stosownie do przywołanego przepisu, jeżeli zamówienia na dostawy lub usługi udziela się na okres dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy i z uwzględnieniem okresu wykonania zamówienia. Niewłaściwe ustalenie wartości szacunkowej nie spowodowało pominięcia procedur nakazanych ustawą, ponieważ jego wartość ustalona za 3 lata nie przekraczała równowartości 60.000 euro;

b) art. 4a ust. 2 ustawy, poprzez zaniechanie zamieszczenia ogłoszenia o przetargu oraz ogłoszenia o zawarciu umowy na portalu internetowym UZP;

d) art. 94 ust. 1 ustawy, poprzez zawarcie umowy z wykonawcą w dniu 20 grudnia 2006 r., tj. w dniu dokonania wyboru oferty; przywołany przepis wymagał bezwzględnie, aby zawarcie  umowy nastąpiło w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze wykonawcy. Od 24 października 2008 r. zamawiający może na podstawie art. 94 ust. 1a zawrzeć umowę przed upływem 7 dni, jeżeli w postępowaniu została złożona tylko jedna oferta. Od 29 stycznia 2010 r. sytuacje uprawniające do zawarcia umowy przez upływem terminów wskazanych w art. 94 ust. 1 określa art. 94 ust. 2 w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 2 grudnia 2009 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 223, poz. 1778).

Badając kompletność procedur kontroli finansowej stwierdzono, że Szkoła nie posiada pisemnych regulacji wewnętrznych określających zasady zlecania dostaw, usług i robót budowlanych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, tj. umożliwiającej pominięcie procedur Prawa zamówień publicznych. Udokumentowanie wyboru wykonawcy, jako przedstawiającego najkorzystniejszą ofertę, jest elementem służącym poświadczeniu, że przy dokonywaniu wydatków respektowano zasadę określoną dotychczas w art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), a od 1 stycznia 2010 r. w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) – str. 5 protokołu kontroli.

Analiza rozrachunków z pracownikami według stanu na koniec 2008 r. wykazała istnienie zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe zrealizowane w miesiącu grudniu 2008 r. Zobowiązanie to zostało uregulowane 29 stycznia 2009 r. Czas wypłaty wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe naruszył postanowienia art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) stanowiące, że składniki wynagrodzenia, których wysokość może być ustalona wyłącznie na podstawie wykonanych prac wypłaca się z dołu z ostatnim dniem miesiąca, a w przypadkach szczególnie uzasadnionych mogą być wypłacone w jednym z ostatnich pięciu dni miesiąca lub w dniu wypłaty pozostałych składników wynagrodzenia, którym jest pierwszy dzień miesiąca – str. 13 protokołu kontroli.

Badając realizację dochodów własnych dotyczących wpływów z tytułu najmu pomieszczeń szkolnych pod kątem ich zgodności z zarządzeniem Prezydenta Miasta Białegostoku ustalającym minimalne stawki netto czynszu za wynajmowanie pomieszczeń szkolnych stwierdzono, że jednostka nie przestrzegała postanowień zarządzenia przy zawarciu niektórych umów najmu. Między innymi nie stosowano postanowień wymagających określenia wysokości czynszu w przypadku najmu pomieszczeń na cele biurowe jako wyniku kalkulacji przyjętej stawki czynszu za 1m² i wynajmowanej powierzchni użytkowej. Natomiast przy najmie sali gimnastycznej i pomieszczeń na cele lecznicze i handlowe nie określano stawki za 1m² lokalu. Wyliczenia kontrolującego wykazały, że faktycznie stosowana stawka za 1m² była zgodna z zarządzeniem – str. 35-36 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości wydatków z tytułu podróży służbowych krajowych wykazała, że były one odbywane samochodem własnym pracownika, na podstawie złożonego wniosku. Koszty podróży rozliczano według maksymalnej stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnieniu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Nie stwierdzono, aby stawka ta była ustalana przez pracodawcę przy wyrażeniu zgody na odbycie podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy, jak tego wymaga przywołany przepis – str. 21-22 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej samorządowej jednostki organizacyjnej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Natomiast art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych nakłada na kierownika zamawiającego odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) ustalanie wartości zamówienia na dostawy i usługi z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia,

b) przestrzeganie zasady zawierania umów w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminów wskazanych w art. 94 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, z zastrzeżeniem przypadków umożliwiających wcześniejsze zawarcie umowy, wskazanych od 29 stycznia 2010 r. w art. 94 ust. 2 tej ustawy,

c) uregulowanie w przepisach wewnętrznych zasad wyboru wykonawców zamówień, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych, mając w szczególności na uwadze udokumentowanie przestrzegania przy dokonywaniu wydatków zasad zawartych w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

2. Wypłacanie wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe w terminie wynikającym z art. 39 ust. 4 Karty Nauczyciela.

3. Ustalanie w umowach kwoty czynszu za najem pomieszczeń przy określeniu stawki czynszu za 1 m² powierzchni.

4. Określanie stawki za 1 kilometr przebiegu przy wyrażaniu zgody na odbywanie podróży służbowych samochodami niebędącymi własnością pracodawcy.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku