Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 3 w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 grudnia                2009 roku (znak: RIO.I.6002-15/09), o treści jak niżej:

Pani Małgorzata Górniak

Dyrektor

Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 3

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 3 w Białymstoku za okres 2008 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólno-organizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy oraz jego realizację, dochody własne i wydatki nimi sfinansowane, zamówienia publiczne, gospodarowanie składnikami majątkowymi.

         Analiza kompletności procedur wewnętrznej kontroli finansowej, w świetle wymogów art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), wykazała, że:

- nie określono procedur kontroli w zakresie pobierania i gromadzenia środków publicznych dotyczących realizowanych przez Zespół dochodów własnych – str. 5 protokołu kontroli;

- dla zamówień o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.), opracowano wewnętrzny regulamin określający procedur udzielania zamówień. W regulaminie wskazano m.in. na obowiązek pozyskiwania ofert cenowych od co najmniej trzech firm zajmujących się sprzedażą określonych artykułów bądź świadczeniem danych usług (oferty mogą być przedstawione w formie papierowej, przesłane faksem lub złożone telefonicznie) oraz wyboru oferty najkorzystniejszej cenowo i jej przedstawienia dyrektorowi Zespołu celem akceptacji. Przepisy wewnętrzne nie przewidują jednakże obowiązku dokumentowania przeprowadzanych czynności w takich postępowaniach (w praktyce też tych czynności nie dokumentowano). Tym samym brak jest możliwości zweryfikowania, czy określony pracownik rzeczywiście dokonał rozpoznania cen na rynku przy realizacji danego wydatku, jak również czy dokonany wydatek był najkorzystniejszy cenowo. Procedury kontroli wewnętrznej w tym obszarze należy zatem uznać za niewystarczające. Obowiązek ustanowienia pisemnych procedur kontroli wewnętrznej ustanawia art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Ustalenie pisemnych procedur kontroli winno służyć urzeczywistnieniu zasady wyrażonej w art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy, w myśl której wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów – str. 27-28 protokołu kontroli.

         Badając gospodarkę kasową stwierdzono, że przyjęta do kasy w dniach 22 i 28 listopada 2008 r. gotówka na łączną kwotę 635,60 zł została zaprzychodowana do raportu kasowego pod datą 2 grudnia 2008 r. Stanowiło to naruszenie § 4 pkt 8 wewnętrznej instrukcji kasowej, według którego wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki dokonanych w danym dniu powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera. Ustalono ponadto, że gotówka przyjęta do kasy od jednego wpłacającego na tę samą kwotę dokumentowana była dwoma dowodami kasowymi, tj. wystawiono kwitariusz przychodowy i dowód KP (kasa przyjmie). Podobna sytuacja wystąpiła przy dokumentowaniu wypłat z kasy: do listy wypłat stypendiów, w których znajdują się pokwitowania uczniów, wystawiono dokument KW (kasa wypłaci). Taki sposób dokumentowania wpłat i wypłat kasowych narusza przepisy instrukcji kasowej, w której ustalono, że dowodami dokumentującymi wpłaty gotówkowe są dokumenty KP, zaś dokumentami rozchodowymi – dowody źródłowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki KW – str. 9 protokołu kontroli.

         Kontrola ewidencji rozrachunków wykazała, że na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” na koniec 2008 r. widniało saldo należności w kwocie 1.062,74 zł za wynajem sal oraz powierzchni na reklamę. Ustalono ponadto, że wystąpiła nadpłata należności w kwocie 10 zł, o którą badana jednostka zmniejszyła należne dochody własne (nadpłatę zwrócono w dniu 7 stycznia 2009 r.). Należy zwrócić uwagę, że stosownie do art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, ze zm.), wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów ustala się oddzielnie – nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów. W związku z tym, na koncie 201 w zakresie realizowanych dochodów własnych należało wykazać po stronie Wn kwotę 1.072,74 zł i po stronie Ma kwotę 10 zł – str. 10 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli sprawozdawczości budżetowej, w oparciu o postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), stwierdzono uchybienia w zakresie sporządzania sprawozdań:

a) Rb-N – rocznego sprawozdania o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, w którym w pozycji „należności wymagalne” wykazano kwotę 1.062,74 zł. Na podstawie dokumentów źródłowych ustalono, że prawidłowo należało wykazać kwotę 682,34 zł, ponieważ należność w kwocie 390,40 zł, której termin płatności ustalono na dzień 6 stycznia 2009 r., nie była należnością wymagalną; kwotę 390,40 zł należało wykazać w pozycji „pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług”. Ponadto kwota należności wykazanych w tym sprawozdaniu nie powinna być pomniejszona o nadpłatę w kwocie 10 zł,

b) Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi sfinansowanych, w którym w części C wykazano należności netto w kwocie 1.062,74 zł; prawidłowo należało wykazać należności w kwocie 1.072,74 zł oraz zobowiązania w wysokości 10 zł – str. 7 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli realizacji wpływów stanowiących dochody własne badanej jednostki ustalono, że do czasu kontroli nie zostały uregulowane należności z roku 2008 na kwotę 315,63 zł za wykorzystywanie powierzchni reklamowej. Kontrolowana jednostka wysyłała do kontrahenta wezwania do zapłaty (wezwania z dnia 8 października 2008 r. oraz 17 kwietnia i 30 września 2009 r.). Stwierdzono, że w związku z nieterminowymi płatnościami nie naliczono i nie ujęto w księgach rachunkowych odsetek, wbrew przepisowi § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Przepis ten stanowi m.in., że odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Kwota nienaliczonych odsetek według stanu na 31 grudnia 2008 r. wyniosła 63,08 zł – str. 21-22 protokołu kontroli.

         Badając prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia na wykonanie remontu sal lekcyjnych, remontu łazienki uczniowskiej i remontu instalacji elektrycznej w budynku Zespołu Szkół Ogólnokształcących ustalono, że Pani Dyrektor powołała zarządzeniem nr 11/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. komisję do wybrania najkorzystniejszej oferty wyznaczając jedynie jej skład personalny. Zgodnie z art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, kierownik zamawiającego winien określić organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.

         Stwierdzono też, wartość zadania na remont sal lekcyjnych ustalona została na podstawie rozeznania rynku. Zgodnie z art. 33 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych, wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego – str. 23-24 protokołu kontroli.

         Kontrola poniesionych wydatków na remont budynku Zespołu Szkół (str. 26-27 protokołu kontroli) wykazała, że w grudniu 2008 r. zostały podpisane umowy:

a) na wykonanie kapitalnego remontu łazienki uczniowskiej na III piętrze o wartości 20.000 zł. Termin wykonania prac ustalono od 8 grudnia 2008 r. do 31 stycznia 2009 r. W dniu 29 grudnia 2008 r. wykonawca wystawił fakturę na sumę 12.000,01 zł za częściowo wykonane roboty, którą opłacono 30 grudnia. Należy wskazać, że postanowienia zawarte w § 5 umowy nie przewidywały odbioru częściowego robót oraz fakturowania przejściowego,

b) na wymianę 3 drzwi na I piętrze, za cenę 9.200 zł, z terminem realizacji w okresie od 19 do 24 grudnia. Wystawioną za wymianę drzwi fakturę opłacono 30 grudnia 2008 r.

Plan wydatków w rozdz. 80120 Licea ogólnokształcące, par. 4270 Zakup usług remontowych wynosił 23.846,70 zł. Zatem, zaciągnięte na podstawie przywołanych umów zobowiązania o łącznej wartości 29.200 zł były wyższe od planu wydatków o 5.353,30 zł. Stosownie do art. 193 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki budżetowej jednostki samorządu terytorialnego może, w celu realizacji zadań, zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki. Wyjątek od tej zasady wynika z postanowień art. 188 ust. 2 pkt 3 ustawy, jednakże możliwość zaciągania zobowiązań obciążających plan finansowy roku następnego (na podstawie stosownego upoważnienia) dotyczy wyłącznie umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki. Brak okoliczności wskazujących, aby realizacja przedstawionych robót remontowych posiadała ten przymiot.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, a od 1 stycznia 2010 r. na mocy art. 53 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności oraz art. 45 ust. 1 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, a od 1 stycznia 2010 r. – art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uregulowanie w przepisach wewnętrznych:

a) procedur kontroli w zakresie pobierania i gromadzenia środków publicznych,

b) kwestii dokumentowania czynności wykonywanych w postępowaniach dotyczących udzielania zamówień publicznych, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych.

2. Spowodowanie przestrzegania przepisów zawartych w instrukcji kasowej w zakresie:

a) terminowości ujmowania wpłat w raportach kasowych,

b) dokumentowania wpłat i wypłat z kasy.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do:

a) przestrzegania przepisów art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości przy ustalaniu stanu należności i zobowiązań na koncie 201,

b) sporządzania sprawozdań Rb-N i Rb-34 zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do naliczania i ujmowania w księgach rachunkowych odsetek od nieuregulowanych należności, jak tego wymaga § 7 ust. 8 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...; rozważenie uregulowania w przepisach wewnętrznych przesłanek niedochodzenia odsetek o niskiej wartości.

5. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) określanie organizacji i trybu pracy komisji przetargowej oraz zakresu obowiązków jej członków w sposób zapewniający sprawności jej działania, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości prac,

b) określanie wartości zamówienia na roboty budowlane na podstawie kosztorysu inwestorskiego.

6. Przestrzeganie ustalonego umową sposobu płatności za wykonane roboty.

7. Przestrzeganie wynikającej z ustawy finansach publicznych zasady, iż kierownik jednostki budżetowej nie może zaciągać innych zobowiązań pieniężnych, z terminem płatności przypadającym po upływie roku budżetowego, niż zobowiązania z tytułu umów, których realizacja w latach następnych jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki zaciągane na podstawie upoważnienia organu wykonawczego.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku