Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej nr 47 w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 grudnia            2009 roku (znak: RIO.I.6002-14/09), o treści jak niżej:

Pani

Halina Hapunik

Dyrektor

Szkoły Podstawowej Nr 47

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2008 rok, przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 47 w Białymstoku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust.1ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowość i uchybienie opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, rachunkowość i sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, dochody i wydatki budżetowe, dochody własne i wydatki nimi finansowane, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem.

Z ustaleń zawartych na str. 40 protokołu kontroli wynika, iż 22 sierpnia 2008 r. opłacona została przez Szkołę faktura z dnia 20 sierpnia 2008 r. opiewająca na kwotę 12.225 zł dotycząca zakupu pawilonu strażnika szkoły wraz z transportem i rozładunkiem. W dniu opłacenia faktury jednostka nie posiadała limitu wydatków we właściwej podziałce klasyfikacyjnej planu finansowego, tj. par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”. Fakturę opłacono 22 sierpnia 2008 r., klasyfikując wydatek w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” i księgując Wn 400 „Koszty według rodzajów” – Ma 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”. Ustalono, iż Pani Dyrektor występowała do Urzędu Miejskiego w Białymstoku pismami z dnia 25 sierpnia i 15 września 2008 r. o zwiększenie planu finansowego w par. 6060 rozdziału 80101 o kwotę 12.225 zł. Pismo informujące o zwiększeniu limitu w tej podziałce klasyfikacyjnej wpłynęło do Szkoły 1 października 2008 r. W związku z tym dokonano przeniesienia wydatku w klasyfikacji budżetowej z par. 4210 do par. 6060, a także zmniejszono koszty działalności bieżącej poprzez przeksięgowanie kwoty 12.225 zł z konta 400 na konto 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”.

Opisany stan faktyczny świadczy o tym, iż sfinansowanie zakupu pawilonu strażnika odbyło się z naruszeniem zasady dokonywania wydatków publicznych w granicach limitów ustalonych w planie finansowym, określonej w art. 35 ust. 1 i art. 138 pkt 3 w zw. z art. 189 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Z wyjaśnienia Pani Dyrektor wynika, że Prezydent Miasta Białegostoku na piśmie zezwolił Pani (w odpowiedzi na Pani wniosek w tej sprawie) za zakup pawilonu, w związku z czym wyrażała Pani przekonanie, iż jest to równoznaczne ze zmianą planu finansowego (informacje o zmianach przekazuje szkołom Departament Edukacji, Kultury i Sportu UM). Na podstawie pisma Prezydenta Miasta dokonała zatem Pani zamówienia pawilonu, które zostało zrealizowane bardzo szybko. W odniesieniu do przywołanych przez Panią okoliczności należy wskazać, że podjęcie jakichkolwiek działań posiadających cechy zaciągnięcia zobowiązania obciążającego plan finansowy jednostki nie może nastąpić przed formalnym zawiadomieniem o dokonaniu stosownych zmian w planie, dokonanym w trybie § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.). Zawiadomienia takiego nie zastępuje „zezwolenie” Prezydenta na dokonanie zakupu.

Badając funkcjonowanie wewnętrznej kontroli finansowej ustalono, że Pani Dyrektor  zarządzeniem z dnia 27 grudnia 2007 r. wprowadziła regulacje wewnętrzne odnoszące się do realizacji wydatków ze środków publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, tj. wydatków, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Określono, że procedury ustalone w przepisach wewnętrznych dotyczą zamówień o wartości od 7.000 do 14.000 euro, natomiast nie mają zastosowania do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 7.000 euro.

Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych stanowi w art. 35 ust. 3 pkt 1, że wszelkie wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Od 1 stycznia 2010 r. zasadę tę zawiera art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). Wewnętrzne procedury wyboru wykonawców winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie jej przestrzegania w odniesieniu do wszystkich wydatków publicznych o znaczącej wysokości. Dodatkowo należy wskazać, iż badana jednostka, mimo wskazania w przepisach wewnętrznych o zaniechaniu stosowania procedur dla wydatków poniżej 7.000 euro, sporządzała dla takich wydatków dokumentację w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty – str. 40-41 protokołu kontroli.

Stwierdzona w wyniku kontroli nieprawidłowość i uchybienie były wynikiem nieprzestrzegania przepisów dotyczących gospodarki finansowej samorządowej jednostki budżetowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, a od 1 stycznia 2010 r. na mocy art. 53 ustawy o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków wyłącznie w granicach ustanowionych w planie finansowym limitów dotyczących danego rodzaju wydatku.

2. Objęcie pisemnymi procedurami wewnętrznymi dotyczącymi dokumentowania wyboru wykonawców także zamówień o wartości poniżej 7.000 euro, mając na uwadze praktykę stosowaną w jednostce.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku