Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w I Liceum Ogólnokształcącym im. Marii Konopnickiej w Suwałkach  

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 grudnia                 2009 roku (znak: RIO.V.6002- 4/09), o treści jak niżej:

Pani Bożenna Szynkowska

Dyrektor

I Liceum Ogólnokształcącego

im. Marii Konopnickiej

w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2008 roku, przeprowadzonej w I Liceum Ogólnokształcącym w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji jednostki budżetowej, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planu finansowego, gospodarowanie mieniem, rozliczenia z budżetem miasta.

Kontrola wykazała, iż w 2008 roku w sposób nieprawidłowy został naliczony odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Do naliczenia odpisu na Fundusz dla nauczycieli przyjęto kwotę bazową wynoszącą 2.145,59 zł, określoną dla pracowników państwowej sfery budżetowej na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Według art. 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2007 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela (Dz. U. Nr 247, poz. 1821) w roku 2008 kwota bazowa dla nauczycieli, o której mowa w art. 30 ust. 3 i art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela wynosiła 2 074,15 zł. W rezultacie odpis na Fundusz dla nauczycieli zawyżono o 5.458,50 zł.

Stwierdzono również, że przyjęto błędną podstawę do naliczenia odpisu na Fundusz dla pracowników niebędących nauczycielami w wysokości 884,40 zł. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2008 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2007 r. i w drugim półroczu 2007 r. (M.P. Nr 16, poz. 181), przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2007 r. wyniosło 2.417,63 zł. W związku z tym, w świetle art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), odpis na jednego zatrudnionego powinien wynosić 906,61 zł. Łącznie odpis dla pracowników niebędących nauczycielami oraz emerytów i rencistów zaniżono o 1.487,73 zł. W wyniku nieprawidłowego naliczenia odpisu na Fundusz zawyżono w sumie wydatki budżetowe z tego tytułu o 3.970,77 zł – str. 20 protokołu kontroli.

W sferze terminowości i poprawności zapisów w księgach rachunkowych stwierdzono, że wynik finansowy za 2008 rok (konto 860) został przeksięgowany na fundusz jednostki (konto 800) pod datą 31 grudnia 2008 r. Zgodnie z opisem konta 860, zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), wynik finansowy za 2008 rok należało przenieść na konto funduszu w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego – str. 8 protokołu kontroli.

         Czynności kontrolne wykazały, iż w kilku przypadkach na umowach cywilnoprawnych nie był zamieszczany podpis głównego księgowego. Prezydent Miasta Suwałk nałożył w udzielonym dyrektorowi LO pełnomocnictwie wymóg współdziałania przy zawieraniu umów drugiego pełnomocnika – głównego księgowego – str. 12 protokołu kontroli. Wskazania również wymaga, że stosownie do postanowień art. 45 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) na głównym księgowym ciążą obowiązki dokonywania wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych oraz dokumentów ich dotyczących. Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, stosownie do art. 45 ust. 3 ustawy, jest jego podpis na dokumentach dotyczących danej operacji.

         Analiza procedury opracowania projektu planu finansowego LO na 2008 rok wykazała uchybienie terminowi jego przekazania do organu prowadzącego, określonemu w § 4 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.). Projekt planu finansowego przekazano w dniu 27 grudnia 2007 r., według zaś przywołanego przepisu należało go przekazać najpóźniej do dnia 22 grudnia – str. 13 protokołu kontroli.

         Kontrolowana jednostka w 2008 roku nie udzielała zamówień publicznych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2009 r. – Prawo zamówień publicznych (z uwagi na ich wartość nieprzekraczającą równowartości 14.000 euro). Jak ustalono, Pani Dyrektor wprowadziła zarządzeniem z dnia 26 lutego 2008 r. wewnętrzny regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości do 14.000 euro. Badanie stosowania przyjętych regulacji, dokonane m.in. na podstawie zamówienia na wymianę rynien, wykazało, że w postępowaniu tym nie przestrzegano postanowień regulaminu dotyczących: ustalenia wartości szacunkowej zamówienia, uzyskania co najmniej dwóch ofert, wskazania terminu składania ofert, sporządzenia notatki służbowej z przebiegu postępowania z podaniem przesłanek wyboru wykonawcy – str. 17, 19 protokołu kontroli.

         W sferze gospodarowania aktywami trwałymi stwierdzono, że:

- w ewidencji środków trwałych (konto 011) ujęto przekazaną przez Radę Rodziców odśnieżarkę spalinową o wartości 2.300 zł, która według przepisów wewnętrznych oraz § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… powinna być zarachowana do tzw. pozostałych środków trwałych (konto 013), podlegających jednorazowemu umorzeniu – str. 22 protokołu kontroli,

- niektórym środkom trwałym nie nadano symboli klasyfikacji rodzajowej, bądź dokonano błędnej ich klasyfikacji w świetle postanowień rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze zm.). Błędy klasyfikacyjne miały przełożenie na przyjęcie niewłaściwych stawek umorzeniowych środków trwałych. Jak ustalono, wartość rocznego umorzenia środków trwałych została zaniżona na sumę 8.844,70 zł – str. 22-23 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących rachunkowości i gospodarki finansowej jednostki budżetowej.

         Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Pomniejszenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na 2010 rok o kwotę 3.970,77 zł, o którą zawyżono odpis na Fundusz dokonany w roku 2008.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do przeksięgowywania na fundusz jednostki wyniku finansowego za dany rok w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego.

3. Zapewnienie podpisywania umów przez głównego księgowego, stosownie do udzielonego Pani Dyrektor pełnomocnictwa oraz mając na uwadze obowiązki głównego księgowego w zakresie wykonywania kontroli wstępnej, o której mowa w art. 45 ustawy o finansach publicznych.

4. Przestrzeganie terminu przekazywania organowi prowadzącemu projektu planu finansowego jednostki.

5. Stosowanie wewnętrznych regulacji ustanowionych dla zamówień poniżej wartości 14.000 euro.

6. Spowodowanie w zakresie gospodarowania aktywami trwałymi:

a) ujmowania w księdze środków trwałych obiektów inwentarzowych o wartości powyżej 3.500 zł,

b) nadania wszystkim środkom trwałym symboli klasyfikacji rodzajowej (KŚT), z uwzględnieniem szczegółowych zasad klasyfikacji zawartych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r.,

c) stosowania prawidłowych stawek umorzeniowych środków trwałych.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Prezydent Suwałk

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

    Zespół w Suwałkach