Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej Nr 10 im. Jana Pawła II  w Łomży

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 stycznia 2010 roku (znak: RIO.IV.6002-3/09), o treści jak niżej:

Pani

Hanka Gałązka

Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 10

im. Jan Pawła II

w Łomży

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych za okres 2008 roku, przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 10 im. Jan Pawła II w Łomży na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania Szkoły Podstawowej Nr 10 im. Jan Pawła II   w Łomży, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planu finansowego, gospodarowanie mieniem przekazanym jednostce w zarząd, rozliczenia z budżetem gminy.

Podstawowym aktem regulującym obecnie przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości oraz procedury kontroli wewnętrznej jest zarządzenie Dyrektora Szkoły Nr 1/2009 z dnia 2 stycznia 2009 roku. Zmieniono nim poprzednie regulacje, obowiązujące w okresie objętym kontrolą, które w wielu elementach nie były dostosowane do przepisów prawa i zakresu działania kontrolowanej jednostki.

 Również analiza postanowień wprowadzonych od roku 2009 przywołanym zarządzeniem wskazuje, że niektóre zapisy wymagają uzupełnienia lub uszczegółowienia.

         I tak badając dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, pod kątem wypełnienia wymogów stawianych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr152, poz. 1223 ze zm.), ustalono, iż:

- w części poświęconej systemowi przetwarzania danych nie zamieszczono zasad funkcjonowania programu komputerowego stosowanego od 1 stycznia 2009 r. do prowadzenia ewidencji księgowej (nie przywołano stosowanej instrukcji - dostarczonej przez producenta) oraz opisów wskazujących na sposób archiwizacji zbiorów tworzących księgi rachunkowe na nośnikach komputerowych. Brak w zarządzeniu kompletnych zapisów dotyczących wskazanych elementów, wymaganych w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, powoduje, iż regulacji tej nie można uznać za wyczerpującą w pełni dyspozycję art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b), c) i pkt 4 ustawy – str. 7 protokołu kontroli,

- w części dotyczącej zakładowego planu kont (art.10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy) nie opisano dostatecznie zasad funkcjonowania subkont do konta 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”. Np. niedookreślenie zasad  rozliczeń podatku VAT, w związku z utworzeniem subkont, skutkowało w 2008 r. tym, iż operacje wynikające z rozliczeń tego podatku ujmowano w postaci tzw. storna po stronie Ma na subkoncie dochodów (130/1),  co naruszało zasadę czystości obrotów obowiązującą na koncie 130 i spowodowało ustalenie nieprawidłowej sumy obrotów, wykazanej w zamknięciu rocznym 2008 r., określającej wielkość dochodów odprowadzonych na rachunek  budżetu - zawyżonej w stosunku do sumy wynikającej z ewidencji analitycznej dochodów o kwotę 13.541,42 złotych. W konsekwencji prowadziło to  do naruszenia postanowień art. 16 ust. 1 ustawy, w myśl których konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Od 2009 roku Szkoła nie prowadzi działalności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, w związku z czym  nie ma  operacji,  których nieprawidłowe księgowanie skutkowało błędnymi wynikami ewidencji – str. 7, 12 i 13 protokołu kontroli,

- w sekwencji poświęconej kontroli obrotu pieniężnego zapisano, niezgodnie ze stanem faktycznym, że nie występuje obrót gotówkowy i zaniechano prowadzenia konta 101 "kasa".

Z opisu na str. 8 i 11 protokołu kontroli wynika, że kontrolowana jednostka przyjmuje w gotówce, na pokwitowania z kasy fiskalnej, opłaty za posiłki w stołówce szkolnej oraz dokonuje wypłat, aczkolwiek o stosunkowo niewielkiej wartości, z gotówki podjętej z rachunków bankowych.

Natomiast kontrola kompletności przyjętych procedur kontroli wewnętrznej wykazała brak procedur kontrolnych operacji gospodarczych polegających na przyjmowaniu i wydawaniu z magazynu artykułów żywnościowych do sporządzania posiłków w stołówce szkolnej. Określono dowody stanowiące podstawę obrotu artykułami żywnościowymi w ewidencji ilościowo-wartościowej, prowadzonej przez magazyniera-intendenta, natomiast nie zawarto dostatecznego opisu stosowanych w praktyce zasad sporządzania dowodów będących podstawą ujmowania operacji magazynowych w ewidencji księgowej – wyłącznie wartościowo na koncie 310 "Materiały" – oraz kontroli zgodności tych dowodów z dowodami rozchodowymi. Z opisu na stronach 7 - 8 protokołu wynika, iż rozchód z magazynu do kuchni dokumentowany jest w postaci "zapotrzebowań na żywność" zawierających zestawienie artykułów wydanych danego dnia  (odbiór pokwitowany przez  kucharkę wraz z akceptacją z-cy dyrektora na każdym z nich) natomiast podstawą ujęcia w ewidencji księgowej rozchodu artykułów żywnościowych z magazynu stanowią zbiorcze zestawienia sporządzane przez magazyniera za okresy miesięczne z kartotek magazynowych, nieskorelowane z dziennymi dowodami rozchodowymi – nie dokumentowano sposobu kontroli łącznej ilości i wartości artykułów spożywczych ujętych w dowodach zbiorczych  z poszczególnymi dowodami rozchodowymi.

Dowodami stanowiącymi podstawę ujęcia na koncie 310 przychodu artykułów żywnościowych są faktury opisane przez magazyniera pod względem sposobu ujęcia w kartotece magazynowej (poprzez odnotowanie odpowiednich kartotek i pozycji przychodowych) natomiast  nie opisano i nie udokumentowano wykonywania kontroli poprawności i zupełności objęcia kartoteką wszystkich pozycji wg wskazań na fakturach – str. 7, 8 protokołu kontroli.

Ponadto w wyniku kontroli gospodarki magazynowej artykułami żywnościowymi ustalono, że niektóre asortymenty niezależnie od pojemności lub wagi wpisywano do kartotek w sztukach i w takich jednostkach rozchodowywano do kuchni. Przy różnych objętościach i wagach towarów w opakowaniu powoduje to, że nie można określić rzeczywistej ilości zapasów niektórych artykułów. Ponadto taki sposób prowadzenia magazynu nie przyczynia się do właściwej kontroli wydanych artykułów w odniesieniu do ilości produkowanych posiłków. Za przyczynę takiego stanu ewidencji należy uznać niedookreślenie sposobu jej prowadzenia w przepisach wewnętrznych - str. 24 oraz załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

Stosownie do postanowień art. 47 ustawy o finansach publicznych, procedury kontroli wewnętrznej powinny dotyczyć wszelkich procesów dotyczących gromadzenia
i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem.       

W wyniku badania prawidłowości klasyfikowania wydatków stwierdzono nieprawidłowe, naruszające postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), kwalifikowanie wydatków na zakup znaczków pocztowych do § 4210  "zakup materiałów i wyposażenia" – w 2009 r na sumę 1.176,20 zł. Znaczki pocztowe stanowią jedynie formę zapłaty za usługi pocztowe, a zatem ich zakup należy ujmować do paragrafu  430 "Zakup usług pozostałych" – str. 5 protokołu kontroli.

         W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowe, naruszające zasady opisane w załączniku nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), ujmowanie w 2009 roku na rachunku podstawowym jednostki (konto 130) obrotów w zakresie sum na zlecenie. Odpowiednim rachunkiem bankowym do ujmowania sum na zlecenie jest rachunek, którego obroty w ewidencji księgowej należy ewidencjonować na koncie 139 – str. 15, 16 protokołu kontroli.

         Kontrolując zagadnienia dotyczące opracowywania planu finansowego na rok 2008 ustalono, iż  opiniowaniu Rady Pedagogicznej poddano zatwierdzony plan finansowy Szkoły, natomiast nie poddano  projektu planu, a zatem nie wykonano dyspozycji art. 41 ust. 2 pkt. 2 ustawy o z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – str. 17  protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania i nieznajomości przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych, w tym ustalenia właściwej organizacji w przepisach wewnętrznych.

 Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, któremu kierownik jednostki winien powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie treści obowiązujących regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości oraz procedury kontroli finansowej o brakujące elementy, dotyczące:

a)  zasad funkcjonowania stosowanego programu komputerowego do prowadzenia ewidencji księgowej oraz sposobu archiwizacji zbiorów tworzących księgi rachunkowe na nośnikach komputerowych,

b) zasad funkcjonowania subkont do konta 130 w sposób zapewniający zgodność ewidencji syntetycznej z ewidencja analityczną,

c) ewidencjonowania obrotów gotówkowych z zastosowaniem konta 101- "Kasa",

d) sporządzania dowodów zbiorczych stanowiących podstawę ujmowania w ewidencji księgowej, na koncie 310, obrotów magazynu żywnościowego w sposób zapewniający kontrolę zgodności tych operacji z dowodami źródłowymi - zapotrzebowaniami na żywność; e) określenie zasad ewidencjonowania artykułów żywnościowych w magazynie z uwzględnieniem stosowania jednostek miary uwzględniających faktyczną wagę lub pojemność zakupionego asortymentu, celem właściwego obrazowania stanu zapasu oraz należytej kontroli rozchodu.

2. Ujmowanie wydatków na zakup znaczków pocztowych do 430 "Zakup usług pozostałych".

3. Prowadzenie obrotów w zakresie sum na zlecenie na odrębnym rachunku bankowym i ujmowanie w ewidencji księgowej obrotów tego rachunku na odpowiednim koncie.

4. Przedkładanie Radzie Pedagogicznej Szkoły projektu planu finansowego w celu zaopiniowania – stosownie do postanowień wskazanych przepisów ustawy o systemie oświaty.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Prezydent Łomży

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Łomży