Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Bursie Szkolnej nr 2 w Łomży

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół  w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 grudnia                 2009 roku (znak: RIO.IV.6002-2/09), o treści jak niżej:

                                                                           Pani Barbara Zawrotna

                                                                                              Dyrektor Bursy Szkolnej nr 2

                                                                                              w Łomży

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Bursy Szkolnej nr 2 w Łomży za 2008 rok, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz.577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i wykonanie planu finansowego, gospodarowanie składnikami majątkowymi.

Badając wewnętrzne unormowania dotyczące gospodarki finansowej i rachunkowości Bursy (str. 2 protokołu kontroli) stwierdzono, że:

- w zarządzeniu nr 22/2007 dyrektora Bursy z 31 grudnia 2007 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości zawarto m.in. postanowienia dotyczące metod inwentaryzowania składników majątkowych. W śród nich określono, że dostawy niefakturowane nie będą inwentaryzowane w drodze spisu z natury, lecz w drodze weryfikacji, tj. porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Należy wskazać, że przyjęcie dostaw niefakturowanych, czyli przyjęcie na podstawie dowodów przychodu materiałów i towarów, na które dostawca nie wystawił faktury do końca okresu sprawozdawczego, nie uniemożliwia ich inwentaryzowania w drodze spisu z natury. Stosownie do postanowień art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) rzeczowe składniki aktywów obrotowych inwentaryzuje się drogą spisu z natury, w drodze weryfikacji mogą być one inwentaryzowane tylko w przypadku, gdy przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe;

-w zarządzeniu nr 24/2007 dyrektora Bursy z 31 grudnia 2007 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli wewnętrznej dokumentów finansowo-księgowych oraz gospodarki materiałowej nie uwzględniono dokumentów faktycznie występujących w jednostce, stanowiących podstawę ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, tj. jadłospisów (zestawień ilościowo-wartościowych dotyczących produktów żywnościowych) oraz wniosków o zaliczkę;

-w instrukcji dotyczącej udzielania zamówień publicznych o wartości do 14.000 euro, wprowadzonej do stosowania przez dyrektora Bursy 31 grudnia 2007 r., postanowiono m.in., że dla zakupów o wartości nieprzekraczającej 5.000 zł nie obowiązuje pisemna forma dokumentowania postępowania, w tym umowa, protokół odbioru, faktura lub rachunek. Zapisy w kwestii wyłączenia dokumentów w postaci faktur lub rachunków są niewłaściwe, ponieważ faktura lub rachunek jest podstawowym dowodem poświadczającym zdarzenie gospodarcze oraz księgowym dowodem źródłowym, o którym mowa w art. 20 ustawy o rachunkowości.

W przedmiocie prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków budżetowych stwierdzono uchybienia w sferze wewnętrznej kontroli finansowej, które w szczególności dotyczyły braku na niektórych umowach i zleceniach podpisu głównego księgowego na dowód dokonania kontroli wstępnej, o której mowa w art. 45 ust. 1 pkt 3 i 4 i ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) – str. 4, 8, 10 protokołu kontroli.

         Analizując wydatki budżetowe Bursy stwierdzono też niewłaściwe zakwalifikowanie wydatku dotyczącego zakupu znaczków pocztowych do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, zamiast do par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, jak o tym stanowią przepisy załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz.726 ze zm.) – str. 8 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości ewidencjonowania składników majątkowych w księgach inwentarzowych (ewidencja analityczna do konta 013 „Pozostałe środki trwałe”) ustalono, że w niektórych przypadkach ewidencja ta nie zawierała wskazania cech służących należytej identyfikacji poszczególnych obiektów inwentarzowych (np. komputerów). Opisanie środków trwałych w ewidencji pomocniczej za pomocą dostatecznie dokładnych danych, pozwalających na ich identyfikację, ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych składników majątkowych, a także umożliwia należyte powiązanie wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizację obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o rachunkowości. Ponadto stwierdzono niedozwolone przeróbki i korektorowanie zapisów w księgach inwentarzowych – str. 12 protokołu kontroli

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących rachunkowości i gospodarki finansowej jednostki budżetowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, spoczywa na kierowniku jednostki zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz dokonywania wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych oraz dokumentów ich dotyczących należą do głównego księgowego, stosownie do art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie artykułu 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian i uzupełnień w regulacjach wewnętrznych dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości, eliminujących uchybienia wskazane w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu.

2. Spowodowanie wykonywania przez głównego księgowego kontroli wstępnej, o której mowa w art. 45 ustawy o finansach publicznych.

3. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków budżetowych.

4. Spowodowanie w zakresie ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych:

a) poprawiania zapisów w ewidencji w sposób określony w art. 25 ustawy o rachunkowości,

b) uzupełnienia ewidencji o elementy służące właściwej ochronie posiadanych składników majątkowych i należytemu przeprowadzeniu ich inwentaryzacji drogą spisu z natury.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Prezydent Łomży

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

    Zespół w Łomży