Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w VIII Liceum Ogólnokształcącym  w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 stycznia             2010 roku (znak: RIO.I.6002-22/09), o treści jak niżej:

Pan

Antoni Teodor Grodzki

Dyrektor VIII LO w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej VIII Liceum Ogólnokształcącego w Białymstoku za okres 2008 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto ustalenia ogólnoorganizacyjne, księgowość i sprawozdawczość, kontrolę wewnętrzną, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację planu finansowego, wyposażenie w majątek, dochody własne jednostki budżetowej i wydatki nimi finansowane, rozliczenia finansowe jednostki z budżetem miasta.

Kontrolując prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki stwierdzono, że zapisy księgowe nie zawierają daty zapisu, lecz jedynie datę dokumentu księgowego. W myśl art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 223, poz. 1223 ze zm.), zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 7 protokołu kontroli.

Badając kompletność i terminowość sporządzania sprawozdań budżetowych w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) ustalono, że w sprawozdaniu Rb-N za 2008 r. należności wykazano w łącznej kwocie 2.668,03 zł, z tego należności wymagalne w kwocie 1.511,23 zł i niewymagalne z tytułu dostaw i usług w kwocie 1.156,80 zł, natomiast w bilansie jednostki wykazano należności w kwocie 2.686,03 zł. Różnica w wysokości 18 zł między sprawozdaniem Rb-N a bilansem wynikała z błędnych księgowań, które wykryto przed sporządzeniem bilansu i ujęto do ksiąg 2008 r. Nie dokonano jednakże korekty sprawozdania Rb-N w celu ujęcia w nim danych wynikających z ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień 31 grudnia 2008 r.

            Badając realność sald kont rozrachunkowych ustalono, że na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” widnieje m.in.:

a) kwota nieopłaconej należności w wysokości 219,60 zł, wynikająca z faktury za najem z 6 marca 2007 r. Ustalono, że wielokrotne ponaglenia w sprawie uregulowania należności nie przyniosły skutku – kontrahent kwestionuje jej istnienie,

b) nieopłacona kwota za najem powierzchni reklamowej w kwocie 295,13 zł powstała w 2007 r.

         Od powyższych zaległości nie naliczano odsetek za zwłokę. Kontrola wykazała, że na 31 grudnia 2008 r. odsetki z tego tytułu wynosiły 93,06 zł a na 30 września 2009 r. – 143,10 zł. Zgodnie z § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

         Ostatnie wezwanie do zapłaty skierowane do wymienionych kontrahentów pochodziło z 29 września 2008 r. Z wyjaśnienia Pana Dyrektora złożonego w tej sprawie wynika, że zamierza Pan wystąpić do Prezydenta Miasta Białegostoku o umorzenie wymienionych należności.

         Ponadto stwierdzono, że na stronie Ma konta syntetcznego 201 widnieje saldo w wysokości 16.017,27 zł, na które składa się m.in. zobowiązanie wobec MPEC w kwocie 15.032,47 zł. Stwierdzono, na podstawie ewidencji analitycznej rozrachunków, że rozrachunki wobec MPEC stanowią w istocie ustalone per saldo należności (obciążenie MPEC za energię zużytą na węźle kotłowniczym) i zobowiązań (faktura za dostarczanie ciepła). Podobne źródło posiadają wykazane na koncie 201 zobowiązania związane z żywieniem, które wykazano jako persaldo rozrachunków dotyczących żywienia w wysokości 438,24 zł. Rzeczywiste rozrachunki wobec MPEC wynosiły 660,99 zł należności i 15.693,46 zł zobowiązań, natomiast za wyżywienie należności stanowiły 195,30 zł a zobowiązania 633,54 zł. Reasumując, na koncie 201 powinny być wykazane należności w kwocie 2.686,03 zł i zobowiązania w kwocie 16.873,76 zł. W bilansie jednostki za 2008 r. wartość należności i zobowiązań została wykazana w wartości prawidłowej, wynikającej z ewidencji analitycznej - str. 10-12 protokołu kontroli.

Zgodnie z ustalonymi w formie pisemnej zasadami gospodarki drukami ścisłego zarachowania, ewidencją winny być objęte druki płatnicze oraz druki, które podlegają kontroli ilościowej, a w szczególności czeki gotówkowe i rozrachunkowe, kwitariusze przychodowe, KP, KW, PZ, zapotrzebowania żywieniowe, arkusze spisu z natury w chwili wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Ustalono, że w 2008 r. kontrolowana jednostka nie ewidencjonowała w księdze druków ścisłego zarachowania dokumentów PZ i zapotrzebowania żywieniowego, w związku z prowadzeniem ewidencji stanu magazynowego za pomocą programu komputerowego. W trakcie kontroli, zarządzeniem z 19 listopada 2009 r., Pan Dyrektor dostosował zasady ewidencji druków ścisłego zarachowania do faktycznych potrzeb jednostki – str. 12-13 protokołu kontroli.

W stosunku do osób, których wynagrodzenie zostało poddane kontroli zbadano prawidłowość naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 r. Dodatkowe wynagrodzenie roczne ustalono i wypłacono zgodnie z obowiązującymi przepisami, za wyjątkiem wynagrodzenia zastępcy Dyrektora przebywającej na urlopie dla poratowania zdrowia od 9 do 20 czerwca 2008 r. Ustalono, że pracownik ten otrzymał w 2009 r. dodatkowe wynagrodzenie w wysokości 3.869,20 zł brutto, a zgodnie z prawidłowym obliczeniem, uwzględniającym zrealizowane w czerwcu godziny ponadwymiarowe powinien otrzymać 3.906,95 zł. Różnica w wysokości 37,75 zł brutto wynikała z pomniejszenia wynagrodzenia za czerwiec 2008 r. dla potrzeb obliczenia „trzynastki” o czas przebywania dla poratowania zdrowia łącznie ze zrealizowanymi w czerwcu godzinami ponadwymiarowymi. O wskazaną kwotę zaniżono także koszty jednostki za 2008 r. – str. 18-19 protokołu kontroli.

W kontrolowanej jednostce nie stosowano, ze względu na wysokość realizowanych wydatków, przepisów o zamówieniach publicznych. Zarządzeniem Pana Dyrektora z 1 czerwca 2007 r. określono zasady udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro oraz przekraczającej 14.000 euro. Odnośnie zamówień, których wartość nie przekracza 14.000 euro, zarządzenie ogranicza się do zapisu, że zamówienia te dokonywane są przez Dyrektora w sposób celowy, oszczędny, zgodny z zasadami uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, a zlecenie zadania następuje na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty. Szczegółowych regulacji dotyczących sposobu realizacji tych zamówień nie określono. W szczególności należy wskazać na potrzebę uregulowania sposobu dokumentowania, iż przy wyborze wykonawców przestrzegano przywołanych wyżej zasad, o których do 31 grudnia 2009 r. była mowa w art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), a ustalonych obecnie w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) – str. 21 protokołu kontroli.

Analiza zapisów na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” wykazała, że z konta tego wyksięgowano, na podstawie protokołu likwidacji, pozostałe środki trwałe o wartości 2.885,86 zł, w tym m.in. odkurzacz (907,68 zł). W okazanym kontrolującemu protokole likwidacji odkurzacza nie wskazano sposobu jego likwidacji. Zgodnie z art. 35 ustawy z 29 lipca 2005 r. o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (Dz. U. Nr 180, poz. 1495 ze zm.), użytkownik sprzętu przeznaczonego dla gospodarstw domowych jest obowiązany do oddania zużytego sprzętu zbierającemu zużyty sprzęt, natomiast art. 36 zabrania umieszczania zużytego sprzętu łącznie z innymi odpadami – str. 25 protokołu kontroli.

Zgodnie z wymogami art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki winien dokonać wyboru metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych rzeczowych składników aktywów obrotowych. Z przyjętych zasad rachunkowości odnoszących się do gospodarki magazynowej (§ 4 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych) wynikało m.in., że „kartoteki magazynowe prowadzone są przez magazyniera (intendenta) ilościowo, winne być przynajmniej raz w kwartale uzgadniane”. Mimo powyższego zapisu kontrolowana jednostka prowadziła ewidencję analityczną artykułów spożywczych metodą ilościowo-wartościową. W trakcie kontroli, zarządzeniem z 25 listopada 2009 r., Pan Dyrektor dokonał zmiany Instrukcji, wprowadzając zapis, iż kartoteki magazynowe prowadzone są przez magazyniera metodą ilościowo-wartościową – str. 26 protokołu kontroli.

W zakresie inwentaryzacji ustalono, że ostatnia inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych została przeprowadzona w dniach od 1 do 20 lipca 2009 r. na podstawie zarządzenia Pana Dyrektora z 25 czerwca 2009 r. W zarządzeniu nie określono, na jaki dzień ma być ustalony stan składników majątkowych. Faktycznie inwentaryzację przeprowadzono na dzień 20 lipca 2009 r. Podobnie nie określono dnia, na jaki ma być przeprowadzona inwentaryzacji w zarządzeniu z 23 listopada 2007 r. dotyczącym inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w internacie. Faktycznie inwentaryzację przeprowadzono na dzień 14 grudnia 2007 r.

Stwierdzono, że częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji wynikająca z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości została dotrzymana. Jednakże, w celu ułatwienia prawidłowego sporządzenia i rozliczenia inwentaryzacji, w zarządzeniu Pana Dyrektora powinna zostać określona precyzyjna data jej przeprowadzenia – str. 26-27 protokołu kontroli.

Sprawdzono wpływy z tytułu najmu pomieszczeń szkolnych oraz dzierżawy gruntów. Łącznie z tego tytułu w 2008 r. kontrolowana jednostka uzyskała 61.450,79 zł. W zakresie terminowości wpłat stwierdzono, że zgodnie z umowami zapłata czynszu ma następować przelewem na konto szkoły  w terminie do 20-go każdego miesiąca z góry. Ustalono, że VIII LO wystawiało faktury VAT i określało termin płatności, który nie zawsze pokrywał się z zapisem umownym. Na przykład termin płatności czynszu za listopad 2008 r. (wpłata nastąpiła w dniu 2 grudnia 2008 r.) według faktury przypadał na 28 listopada, a według umowy na 20 listopada.

         Ponadto kontrolowana jednostka wynajmowała w 2008 r. 2 lokale mieszkalne. Zgodnie z umowami zawartymi z lokatorami w dniu 1 września 2008 r., zapłata czynszu ma następować w terminie do końca miesiąca bieżącego. Stwierdzono, że płatność za październik 2008 r. przez obu najemców została dokonana 7 listopada 2008 r., natomiast za listopad 2008 r. w dniu 11 grudnia 2008 r. Nie naliczano w księgach i nie pobierano odsetek od nieterminowych płatności czynszu. Odsetek nie naliczano także za nieterminowe płatności czynszu najmu oraz czynszu dzierżawnego za grunt pod garaż. Łącznie, ustalone przez kontrolującego odsetki od opóźnień w zapłacie powinny wynosić 17,79 zł - str. 30-31 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

         Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli zarządczej, spoczywa na  Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki. Od 1 stycznia 2010 r. zakres odpowiedzialności kierownika jednostki określają przepisy art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, a także kierownika jednostki, na którym ciąży powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy o rachunkowości,

b) naliczanie oraz ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od nieterminowo opłacanych należności, zgodnie z § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…,

c) wykazywanie w ewidencji syntetycznej dwustronnych sald kont rozrachunkowych, obrazujących rzeczywisty stan należności i zobowiązań jednostki.

2. Dokonywanie korekt sprawozdań budżetowych w przypadku zmiany wartości należności w księgach rachunkowych okresu, za który zostały sporządzone.

3. Podjęcie zdecydowanych działań w stosunku do zalegających z zapłatą należności szkoły, mając na uwadze upływ terminu przedawnienia określony w art. 118 Kodeksu cywilnego.

4. Wypłacenie pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli kwoty zaniżonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

5. Sprecyzowanie stosowanych procedur wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 tys. euro oraz określenie zasad dokumentowania wyboru, mając na uwadze potwierdzenie stosowania zasad obowiązujących przy wykonywaniu wydatków publicznych na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

6. Wskazywanie sposobu likwidacji środków trwałych, mając na uwadze m.in. przepisy ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym.

7. Precyzyjne określanie dnia, na jaki należy przeprowadzić inwentaryzację.

8. Wyeliminowanie niezgodności między datami płatności czynszu wynikającymi z wystawianych faktur a postanowieniami zawartych umów.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku