Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w II Liceum Ogólnokształcącym

z BJN im. Bronisława Taraszkiewicza w Bielsku Podlaskim

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 stycznia                 2010 roku (znak: RIO.I.6002-25/09), o treści jak niżej:

Pan Andrzej Stepaniuk

Dyrektor

II Liceum Ogólnokształcącego

z BJN im. Bronisława Taraszkiewicza

w Bielsku Podlaskim

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej II Liceum Ogólnokształcącego w Bielsku Podlaskim za okres 2008 roku, przeprowadzonej w na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania jednostki, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planów finansowych, gospodarowanie mieniem przekazanym jednostce w zarząd, zamówienia publiczne, rozliczenia z budżetem gminy.

W zakresie trybu opracowywania planu finansowego ustalono, że brak jest udokumentowanego potwierdzenia, aby projekt planu finansowego jednostki na 2008 r. został przedstawiony Radzie Pedagogicznej do zaopiniowania. Uchwałą Rady Pedagogicznej z dnia 30 października 2007 r. w sprawie opinii dotyczącej projektu planu finansowego Szkoły na rok 2008 zostały zaopiniowane założenia projektowe jednostki w wersji przekazanej do Starostwa 20 września 2007 r. Projekt planu finansowego na 2008 r. w rozumieniu art. 185 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), opracowany na podstawie informacji Zarządu Powiatu o kwotach dochodów i wydatków przewidzianych w projekcie budżetu na 2008 r. i przekazany do Starostwa 3 grudnia 2007 r., nie został przedstawiony Radzie Pedagogicznej do zaopiniowania. Obowiązek opiniowania projektu planu finansowego przez Radę Pedagogiczną wynika z art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poza. 2572 ze zm.) oraz § 17 ust. 2 pkt 2 Statutu Szkoły – str. 29 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała, że jako element ksiąg rachunkowych przewidziano w przepisach wewnętrznych wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), rolę inwentarza w jednostce, która prowadzi księgi rachunkowe w sposób określony ustawą spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 8 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała, że:

a) zapisy księgowe w dzienniku zawierają dwie jednakowe daty oznaczone jako „Data dekr.” i „Data op. g.”. Wskazana w zapisie data odnosi się do daty dokonania dekretacji, przy braku daty zapisu księgowego i daty operacji gospodarczej (a także daty sporządzenia dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji). Przyjęty sposób oznaczania zapisów księgowych datami nie spełnia wymogów określonych w art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy oraz w regulacjach wewnętrznych jednostki – str. 9 protokołu kontroli,

b) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządzone za okresy miesięczne wykazują różnice za miesiące czerwiec-grudzień 2008 r. z obrotami miesięcznymi i obrotami wykazanymi narastająco w dzienniku, co jest niezgodne z art. 18 ust. 1 ustawy – str. 9-12 protokołu kontroli,

c) sumy obrotów wykazane w zestawieniach obrotów i sald kont księgi głównej oraz sumy obrotów wykazane w dzienniku wykazują różnice między stroną Wn i stroną Ma. Stwierdzony stan wynika z ujmowania w dzienniku i w zestawieniu obrotów i sald także kont pozabilansowych, na których nie obowiązuje zasada podwójnego zapisu określona w art. 15 ust. 1 ustawy. Konta pozabilansowe nie są kontami księgi głównej, zatem zgodnie z zasadami określonymi w art. 18 ustawy, nie mogą być ujmowane w miesięcznych zestawieniach obrotów i sald kont księgi głównej – str. 13 protokołu kontroli,

d) miesięczne zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej nie wykazują sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, a w efekcie i sum sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, nie spełniając tym samym wymogów określonych w art. 18 ust. 1 ustawy – str. 13 protokołu kontroli,

e) zapisów na koncie 137 „Rachunek środków funduszy pomocowych” dokonywano w okresie maj-grudzień 2008 r. niezgodnie z danymi wyciągów bankowych, co jest sprzeczne z ogólnymi zasadami prowadzenia ewidencji na kontach zespołu 1, zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia – str. 21 protokołu kontroli,

f) na koncie syntetycznym 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” wykazywano saldo jednostronne ustalone jako per saldo należności i zobowiązań ujętych na tym koncie. W sprawozdawczości za 2008 r. wartość należności i zobowiązań została wykazana w wysokości prawidłowej, wynikającej z ewidencji analitycznej – str. 24 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji dochodów na podstawie umowy najmu z MPEC w Bielsku Podlaskim wykazała, że umowę tę zawarto od 1 października 2006 r. na czas nieokreślony (wynika to z aneksu podpisanego 2 sierpnia 2007 r. do pierwotnej umowy najmu, z mocą obowiązująca od 1 października 2006 r.). Zawarcie umowy na czas nieokreślony poprzedzała umowa zawarta na 3 lata – od 10 października 2003 r. do 30 września 2006 r. Zgodnie z zasadami gospodarowania nieruchomościami oddanymi w trwały zarząd, określonymi w art. 43 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) oraz uchwałach Rady Powiatu w Bielsku Podlaski nr XXVI/149/04 z dnia 30 grudnia 2004 r. i nr XIV/96/07 z dnia 29 grudnia 2007 r., jednostka organizacyjna ma prawo oddania nieruchomości lub jej części (oddanej w trwały zarząd) w najem, dzierżawę, albo użyczenie po uzyskaniu zgody Zarządu Powiatu i Rady Powiatu, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony zawiera kolejną umowę, której przedmiotem jest ta sama nieruchomość. W trakcie kontroli nie okazano dokumentacji poświadczającej uzyskanie zgody organów powiatu na zawarcie umowy na czas nieoznaczony – str. 31-32 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki. Od 1 stycznia 2010 r. zakres odpowiedzialności kierownika jednostki określają przepisy art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedstawianie Radzie Pedagogicznej do zaopiniowania dokumentu stanowiącego projekt planu finansowego w rozumieniu art. 248 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

2. Usunięcie z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości zapisów wskazujących na prowadzenie przez jednostkę inwentarza jako elementu ksiąg rachunkowych.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymaganiami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

b) sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej posiadających cechy wskazane w art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym poprzez wyłączenie z ich treści obrotów i sald kont pozabilansowych,

c) dokonywanie zapisów na kontach służących ewidencji obrotów na rachunkach bankowych wyłącznie na podstawie danych wyciągów bankowych, w celu zachowania zgodności między ewidencją jednostki a ewidencją banku,

d) wykazywanie w ewidencji syntetycznej dwustronnych sald kont rozrachunkowych, obrazujących rzeczywisty stan należności i zobowiązań jednostki.

4. Przestrzeganie zasad gospodarowania nieruchomościami posiadanymi w trwałym zarządzie, wynikających z art. 43 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz postanowień uchwały Rady Powiatu z dnia 29 grudnia 2007 r.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Bielskiego