Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Mechanicznych  w Białymstoku

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 lutego                 2010 roku (znak: RIO.I.6002 -26/09), o treści jak niżej:

Pan

Jędrzej Ignacy Łucyk    

Dyrektor Zespołu Szkół Mechanicznych

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół Mechanicznych w Białymstoku za 2008 r. oraz pierwsze półrocze 2009 r., przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, dochody i wydatki budżetowe objęte planem finansowym, dochody własne i wydatki nimi sfinansowane, gospodarowanie majątkiem oraz rozliczenia z budżetem miasta.

W zakresie prowadzenia rachunkowości stwierdzono, iż jednostka naruszyła przepisy art. 14 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) poprzez niesporządzanie zestawienia zbiorczego prowadzonych dzienników częściowych. Zgodnie z przywołanym przepisem, w przypadku stosowania dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy – str. 10 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarki kasowej wykazała, iż kasę w zakresie wpłat za kursy prowadzone w Ośrodku Szkolenia Kierowców prowadzi osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia zawartej 1 września 2004 r. na czas nieokreślony. Umową powierzone zostały jej obowiązki sekretarza-skarbnika Ośrodka Szkolenia Kierowców. Z zawartej umowy oraz z regulaminu Ośrodka Szkolenia Kierowców z dnia 1 września 2004 r. określającego obowiązki sekretarza-skarbnika OSK nie wynika, aby do obowiązków sekretarza-skarbnika należało prowadzenie kasy i sporządzanie raportów kasowych – str. 12-13 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dokumentalnego rozliczenia kasy prowadzonej w Centrum Kształcenia Praktycznego (dla rozdziału 80140 „Centra kształcenia ustawicznego i praktycznego oraz ośrodki dokształcania zawodowego”) za grudzień 2008 r. stwierdzono, iż z pobieranych do kasy dochodów własnych realizowane były wydatki. Przyjęty sposób gromadzenia dochodów własnych i realizowania z nich wydatków miał wpływ na źródła danych prezentowanych w sprawozdawczości. Sprawozdania Rb-34 w części dotyczącej rozdziału 80140 za IV kwartał 2008 r. i za II kwartał 2009 r. sporządzone zostały na podstawie danych ewidencyjnych wynikających z konta 101 „Kasa” i 132 „Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych”. Kwoty dochodów własnych i wydatków z nich sfinansowanych wykazane w sprawozdaniach Rb-34 były wyższe od obrotów na rachunku bankowym w zakresie dochodów o 335.598,65 zł na koniec 2008 r. i o 173.284,17 zł na koniec II kwartału 2009 r., zaś w zakresie wydatków o 215.674,33 zł na koniec 2008 r. i o 80.509,84 zł na koniec II kwartału 2009 r. – str. 14 i 36-37 protokołu kontroli.

  Zgodnie z normą zawartą w art. 22 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), samorządowe jednostki budżetowe uzyskujące dochody z tytułów określonych w uchwale organu stanowiącego mogą je gromadzić na wydzielonym rachunku dochodów własnych. Wynika stąd obowiązek odprowadzania pobranych dochodów własnych na wyodrębniony rachunek bankowy. Potwierdzają go zasady sporządzania sprawozdawczości. Zgodnie z przepisami § 26 ust. 4 i 5 załącznika nr 33 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) w sprawozdaniu Rb-34 należy wykazać planowane i zrealizowane dochody oraz planowane i poniesione wydatki wynikające z wydzielonego rachunku dochodów własnych. Przywołane zasady sporządzania sprawozdania Rb-34 obowiązują do czasu likwidacji rachunku dochodów własnych w trybie art. 93 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1241), co wynika z § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).

Kontrola sprawozdań Rb-34 za IV kwartał 2008 r. oraz za II kwartał 2009 r. (str. 34-38 protokołu kontroli) wykazała ponadto szereg nieprawidłowości, w tym wynikających z nieprawidłowej ewidencji księgowej, polegających na:

a) wykazaniu kwoty zrealizowanych wydatków, w rozdz. 80140, par. 4300 sprawozdania za IV kwartał 2008 r., pomniejszonej o wysokość odsetek od środków na rachunku bankowym, co było  wynikiem błędnego zaksięgowania odsetek,

b) wykazaniu w rozdz. 80140 stanu należności na koniec okresu sprawozdawczego niższego od stanów wynikających z ewidencji księgowej: o kwotę 967,40 zł w sprawozdaniu za IV kwartał 2008 r. i o kwotę 1.127,95 zł w sprawozdaniu za II kwartał 2009 r. Jak wyjaśnił zastępca głównego księgowego, wskazane kwoty dotyczyły: 967,40 zł salda rozliczeń wewnętrznych pomiędzy kontami dochodów własnych w CKP, a kontami szkoły, 39,77 zł stanowiła nadpłata opłaconych faktur, zaś 120,78 zł opłata faktury proforma. Zaniechano ujęcia w sprawozdaniu tych kwot, gdyż nie stanowiły należności,

c) wykazaniu w sprawozdaniu za IV kwartał 2008 r. w rozdz. 85410 po stronie dochodów par. 0750 (kwota 8.462,82 zł) niewynikającego z ewidencji księgowej i pomniejszeniu o kwotę 8.462,82 zł, w stosunku do danych wynikających z ewidencji księgowej, dochodów wykazanych w sprawozdaniu w par. 0830. Jak wyjaśniła główna księgowa, błędnie nazwano w ewidencji konto jako 0830-3 zamiast 0750, zaś używany w jednostce program nie zezwala na zmianę nazwy konta po zaksięgowaniu operacji,

d) niewykazaniu w sprawozdaniu za IV kwartał 2008 r. w rozdz. 80130 wydatków w par. 4240 (68,81 zł), wynikających z ewidencji księgowej; w sprawozdaniu, w stosunku do danych wynikających z ewidencji księgowej, o tę kwotę powiększono wydatki wykazane w par. 4210 oraz wykazaniu w tym rozdziale par. 4170 z kwotą 0 zł, podczas gdy według ewidencji księgowej kwota wydatków w tym paragrafie wynosiła 24 zł – o kwotę 24 zł, w stosunku do danych wynikających z ewidencji księgowej, powiększono natomiast wydatki wykazane w sprawozdaniu w par. 4300. Jak wyjaśniła główna księgowa, wynikało to z błędnego zaksięgowania kwoty 24 zł w par. 4170 oraz kwoty 68,81 zł w paragrafie 4240,

e) wykazaniu stanu należności na początek okresu sprawozdawczego w rozdz. 80130 i 85410 w kwocie o 3.122,41 zł niższej od wynikającego z ewidencji księgowej; stan należności na koniec okresu sprawozdawczego w sprawozdaniu Rb-34 za 2008 r. był o 1.425,78 zł niższy od stanu wynikającego z ksiąg. Jak wynika z wyjaśnień głównej księgowej, rozbieżności powstały w następstwie tego, iż w księgach rachunkowych widnieje stan należności ustalony na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, tj. 31 marca 2009 r. Niedokonano zatem korekty sprawozdania Rb-34 polegającej na dostosowaniu jego danych do zgodności z danymi ksiąg rachunkowych, które zostały w zakresie należności zmienione po sporządzeniu sprawozdania,

f) wykazaniu w sprawozdaniu za II kwartał 2009 r. w rozdz. 80148, 80130 i 85410 stanu należności o 103,53 zł niższego od stanu wynikającego z ewidencji księgowej. Jak wyjaśniła główna księgowa, wynikało to z faktu niezaksięgowania na dzień sporządzenia sprawozdania 1 faktury podlegającej ujęciu w księgach tego okresu.

Zgodnie z przepisami § 9 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, kierownik jednostki jest zobowiązany sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Jedną z podstawowych przyczyn rozbieżności między danymi ewidencji i sprawozdawczością było niesporządzanie korekt sprawozdań Rb-34 w celu wykazania w nich danych zgodnych z księgami. Jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez zastępcę głównego księgowego, powodem niesporządzania korekt sprawozdań Rb-34 jest okoliczność, iż Urząd Miejski w Białymstoku nie przyjmuje sprawozdań po upływie terminu ich złożenia, tj. po dacie 31 stycznia w przypadku sprawozdań za IV kwartał oraz po dacie 10 lipca w przypadku sprawozdań za II kwartał. Mając na uwadze powyższą tezę należy wskazać, że wewnętrzne zasady rachunkowości jednostki winny określać spójne z nią zasady kwalifikowania dokumentów poświadczających powstanie należności i zobowiązań do poszczególnych okresów sprawozdawczych, polegające na określeniu, po jakim dniu po upływie okresu sprawozdawczego wpływające dokumenty będą kwalifikowane do ksiąg kolejnego okresu sprawozdawczego, zamiast do okresu, którego dotyczą zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

W zakresie badania rozrachunków stwierdzono, że w ewidencji CKP wśród zobowiązań na koncie 202 znajdowało się saldo w kwocie 33.035 zł na koniec 2008 r. oraz 33.065 zł na koniec II kwartału 2009 r. Dotyczyło ono wpłat z tytułu rozpoczętych kursów nauki jazdy prowadzonych w Ośrodku Szkolenia Kierowców działającym przy ZSM. Wpłacane kwoty nie były księgowane na konta przychodów, nie ujmowano ich również do sprawozdań Rb-34 jako zobowiązań. Jak wyjaśnił zastępca głównego księgowego, przyjęty sposób księgowania wpłat częściowych za kursy (Wn 101 – Ma 202) wynikał z faktu, iż faktury za kursy wystawiane są dopiero w momencie dokonania pełnej odpłatności za kurs. Przyjęte jest, iż kwoty zaliczkowe wpłacone na poczet kursów stanowią własność kursanta i to on decyduje o ich zwrocie bądź wpłacie pozostałej kwoty i ukończeniu kursu. Wśród kwot pozostających na koncie 202 znajdują się wpłaty od osób, z którymi od dłuższego czasu nie ma żadnego kontaktu. Ponadto saldo wpłat ratalnych dotyczy też kursów trwających z bieżącymi płatnościami. – str. 18-19 protokołu kontroli.

Zgodnie z postanowieniami regulaminu OSK obowiązującego od dnia 1 września 2004 r., wpłaty za kurs prawa jazdy mogą być dokonywane w całości lub w ratach, a pełna odpłatność za kurs powinna być dokonana do momentu zakończenia kursu i wydania zaświadczenia o ukończonym kursie. Z regulaminu nie wynikają zasady rozliczeń wpłat ratalnych w sytuacji rezygnacji z kursu bądź braku wpłat kolejnych rat. Należy zauważyć, iż w przypadku pozostałych kursów realizowanych w OSK, oprócz kursów nauki jazdy, zasady rozliczeń zostały szczegółowo uregulowane w regulaminie wprowadzonym 1 marca 2007 r. dotyczącym kursów organizowanych i przeprowadzanych w ZSM CKP Nr 2. Z postanowień tego regulaminu wynika, iż z uczestnikiem kursu jest zawierana umowa, płatności mogą być dokonywane w dwóch ratach, a w przypadku naruszenia terminu płatności uczestnik może być obciążony odsetkami za zwłokę. W przypadku rezygnacji z kursu lub niedokonania wpłaty drugiej raty dokonana wcześniej opłata przepada na rzecz Centrum, a uczestnik kursu nie może wnosić żadnych roszczeń. Tak sformułowane zapisy regulaminu umożliwiają dokonywanie prawidłowych rozliczeń prowadzonych kursów w przypadkach rezygnacji z kursu bądź niedokonywania wpłat kolejnych rat – str. 41 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że kwoty zabezpieczeń, kaucji i gwarancji ujmowane były na rachunku dochodów własnych w korespondencji z kontem 241 „Pozostałe rozrachunki”. Przyjmowanie sum depozytowych na rachunek dochodów własnych skutkowało m.in. wykazywaniem ich bezpodstawnie w kwocie zrealizowanych dochodów własnych – str. 20 i 39 protokołu kontroli. Zgodnie z postawieniami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), a także przywołanych wyżej zasad sporządzania sprawozdań Rb-34, do ewidencjonowania sum depozytowych winno służyć konto 139 „Inne rachunki bankowe”.

W zakresie badania wydatków realizowanych z dochodów własnych dotyczących kosztów podróży służbowych stwierdzono, iż delegowani nie składali wniosków w sprawie odbycia podróży służbowej samochodem prywatnym, o których mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Nie była też formalnie ustalana przez Pana Dyrektora stawka za 1 kilometr przebiegu. W praktyce przyjmowano stawkę wynikającą z przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr  27, poz. 271 ze zm.). Zasada ta nie była stosowana konsekwentnie, gdyż w jednej z badanych delegacji koszty przejazdu zostały zwrócone w wysokości 340 zł, podczas gdy liczba przejechanych w podróży kilometrów wynosiła 498, co przy zastosowaniu stawki 0,8358 za 1 km powinno skutkować wydatkiem w wysokości 416 zł. Do delegacji było załączone oświadczenie, z którego wynika, iż delegowany wydał kwotę 340 zł na zakup paliwa – str. 41-42 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

         Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki. Od 1 stycznia 2010 r. zakres odpowiedzialności kierownika jednostki określają przepisy art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) sporządzanie zestawień zbiorczych prowadzonych dzienników częściowych na koniec okresu sprawozdawczego,

b) odprowadzanie pobranych do kasy dochodów własnych na rachunek bankowy dochodów własnych oraz dokonywanie wydatków finansowanych z dochodów własnych wyłącznie ze środków podjętych do kasy z rachunku dochodów własnych,

c) ustalanie danych na potrzeby sporządzania kwartalnych sprawozdań Rb-34, w zakresie zrealizowanych dochodów i wydatków, na podstawie ewidencji prowadzonej do konta 132,

d) dołożenie należytej staranności przy ewidencjonowaniu operacji dotyczących dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych,

e) ujmowanie danych w sprawozdaniu Rb-34 zgodnie ze stanem wykazanym w księgach rachunkowych,

f) wyjaśnienie i rozliczenie sald kont rozrachunkowych dotyczących rozliczeń wewnątrz jednostki,

g) zaniechanie przyjmowania wpływu środków o charakterze depozytowym na konto 132 i wykazywania ich w sprawozdaniu Rb-34.

2. Formalne powierzenie osobie wykonującej zadania sekretarza-skarbnika OSK obowiązków związanych z prowadzeniem kasy i sporządzaniem raportów kasowych.

3. Określenie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości reguł kwalifikowania dokumentów poświadczających powstanie należności i zobowiązań do poszczególnych okresów sprawozdawczych poprzez wskazanie, po jakim dniu po upływie okresu sprawozdawczego wpływające dokumenty będą kwalifikowane do ksiąg kolejnego okresu sprawozdawczego, zamiast do okresu, którego dotyczą, w celu uniknięcia różnic między stanem wynikającym z ksiąg na koniec okresu sprawozdawczego i danymi sprawozdawczości za ten okres.

4. Uregulowanie w przepisach wewnętrznych zasad rozliczania wpłat ratalnych za kursy prawa jazdy prowadzone w Ośrodku Szkolenia Kierowców, co jest warunkiem prawidłowej kwalifikacji środków pozostających na rachunku jednostki z tytułu przerwanych kursów.

5. Zlecanie i odbywanie podróży służbowych pojazdami niebędącymi własnością pracodawcy na podstawie wniosku złożonego przez pracownika oraz przy określeniu stawki zwrotu kosztów podróży za 1 kilometr, mając na uwadze przepisy rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia.

           O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku